En el mundo empresarial, transformar ideas en proyectos exitosos requiere habilidades de gestión efectivas.

Para los emprendedores, esto implica un enfoque estratégico que abarque desde la concepción de la idea hasta la implementación y el éxito comercial.

La idea es importante, pero mucho más lo es su ejecución. Sobre este punto en particular ya os hablé en otro post de mi blog: La Idea vs la Ejecución

En el artículo de hoy, exploraremos consejos prácticos y enfoques específicos para gestionar proyectos de manera efectiva, optimizando el camino hacia el éxito emprendedor.

Conoce tu visión y objetivos clave

Antes de embarcarte en cualquier proyecto, es fundamental tener claridad sobre tu visión y objetivos clave.

Define la dirección que deseas tomar y establece metas específicas. Esto te proporcionará un punto de referencia claro y te ayudará a mantener el enfoque a lo largo del proyecto.

Planifica y organiza tu proyecto

Una planificación adecuada es crucial para el éxito de cualquier proyecto.

Utiliza herramientas de gestión de proyectos como diagramas de Gantt o tableros Kanban para visualizar las tareas, asignar recursos y establecer plazos realistas.

Puedes leer más sobre este punto aquí: 5 Pasos para crear un efectivo Plan de Gestión del Proyecto

También es importante que organices tus documentos y comunicaciones de manera estructurada utilizando herramientas de colaboración en línea.

Identifica los riesgos y desarrolla estrategias de mitigación

Los proyectos siempre conllevan riesgos.

Identifica los posibles obstáculos y desarrolla estrategias para mitigarlos.

Realiza un análisis de riesgos y establece planes de contingencia para minimizar cualquier impacto negativo en el desarrollo del proyecto.

Si quieres saber como crear una mátriz simplificada de riesgos, no dejes de leer este otro post: Como crear una efectiva matriz de riesgos en 3 pasos

Asigna roles y responsabilidades claras

Un equipo bien organizado es esencial para el éxito del proyecto.

Asigna roles y responsabilidades claras a los miembros del equipo, asegurándote de que cada uno entienda su contribución y sea responsable de sus tareas específicas.

Comunica de manera efectiva

La comunicación abierta y efectiva es fundamental para evitar malentendidos y mantener a todos los miembros del equipo informados.

Utiliza herramientas de comunicación en línea como correo electrónico, mensajería instantánea o software de gestión de proyectos para compartir actualizaciones, progresos y cambios en el proyecto.

Puedes leer más sobre este punto aquí: 5 Consejos para mejorar la comunicación en tu equipo de proyecto

Realiza un seguimiento y evalúa el progreso

Es importante monitorizar y evaluar continuamente el progreso del proyecto.

Utiliza métricas y KPIs (indicadores clave de rendimiento) para medir el avance y realizar ajustes si es necesario. Esto te permitirá identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas a tiempo.

Para evaluar el éxito o no también te servirán las métricas, puedes profundizar más en este punto leyendo el siguiente artículo: Claves para evaluar el éxito de un proyecto: más allá de las líneas base

Conclusión

La gestión efectiva de proyectos es una habilidad esencial para el éxito de los emprendedores.

Al seguir estos consejos prácticos y enfoques específicos, tendrás más posibilidades de poder transformar tus ideas en proyectos exitosos.

Recuerda que la gestión de proyectos requiere disciplina, organización y adaptabilidad, que el éxito emprendedor se construye paso a paso y es posible que necesites varios intentos hasta lograr dar con la fórmula ganadora 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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La gestión de proyectos está en constante evolución, impulsada por las tendencias y las tecnologías emergentes.

En este artículo, exploraremos las principales tendencias que están transformando el panorama de la gestión de proyectos y cómo diferentes tecnologías disruptivas están cambiando la forma en que se planifican, ejecutan y controlan los proyectos.

Inteligencia artificial (IA) y aprendizaje automático:

Como ya te comentaba en mi último post: ¿Ya utilizas la IA para optimizar la gestión de tus proyectos? la IA y el aprendizaje automático están revolucionando la gestión de proyectos.

Estas tecnologías pueden analizar grandes cantidades de datos históricos y en tiempo real para proporcionar estimaciones más precisas, identificar riesgos potenciales y sugerir soluciones.

La IA también puede automatizar tareas repetitivas y mejorar la toma de decisiones, ayudando a los gestores de proyectos a optimizar recursos y mejorar la eficiencia.

Realidad aumentada (RA) y realidad virtual (RV

La RA y la RV también están abriendo nuevas posibilidades en la gestión de proyectos.

Estas tecnologías permiten a los equipos visualizar y simular proyectos antes de su ejecución, lo que facilita la detección temprana de errores o problemas de diseño (por ej en proyectos de ingeníeria y construcción).

Además, la RA y la RV pueden ser utilizadas para ofrecer capacitación inmersiva y mejorar la colaboración remota, conectando a los miembros del equipo en un entorno virtual compartido.

Internet de las cosas (IoT)

El Internet de las cosas está transformando la forma en que se recopilan y utilizan los datos en la gestión de proyectos.

Los dispositivos IoT pueden recopilar datos en tiempo real sobre el rendimiento de los equipos, el uso de recursos y el estado de los activos.

Estos datos pueden ayudar a los gestores de proyectos a tomar decisiones más informadas, predecir problemas potenciales y optimizar la eficiencia operativa.

Blockchain

Una tecnología que está ganando cada vez más relevancia en la gestión de proyectos es el blockchain.

Esta tecnología de registro distribuido y descentralizado ofrece transparencia, inmutabilidad y seguridad en la gestión de datos y transacciones.

En los proyectos, el blockchain puede utilizarse para garantizar la integridad y trazabilidad de la información, así como para establecer contratos inteligentes que automatizan y verifican el cumplimiento de acuerdos entre diferentes partes involucradas.

Además, el blockchain puede simplificar la gestión de pagos y la auditoría de procesos, reduciendo la necesidad de intermediarios y aumentando la eficiencia.

Automatización robótica de procesos (RPA)

La RPA es una tecnología que permite la automatización de tareas repetitivas y basadas en reglas mediante el uso de software y robots. En la gestión de proyectos, la RPA puede liberar a los profesionales de tareas administrativas tediosas y permitirles centrarse en actividades de mayor valor estratégico.

Los robots de software pueden realizar tareas como la recopilación y procesamiento de datos, la generación de informes y la actualización de sistemas, lo que agiliza los procesos y reduce los errores humanos.

Big data y análisis predictivo

El análisis de grandes volúmenes de datos (big data) y el análisis predictivo están proporcionando información valiosa para la toma de decisiones en la gestión de proyectos.

Al utilizar técnicas de minería de datos y modelado estadístico, podemos obtener información sobre patrones históricos y tendencias futuras. Esto nos permite anticiparnos a posibles problemas, identificar oportunidades y tomar decisiones basadas en datos sólidos.

Conclusión

El futuro de la gestión de proyectos se caracteriza por la convergencia de múltiples tecnologías disruptivas.

La inteligencia artificial, la realidad aumentada, el Internet de las cosas, el blockchain, la automatización robótica de procesos, el análisis de big data y muchas otras innovaciones están transformando la forma en que se planifican, ejecutan y controlan los proyectos.

Como gestores de proyectos, debemos ser conscientes de los cambios e ir adaptándonos a las nuevas tendencias si queremos seguir siendo relevantes en un sector en constante movimiento y transformación.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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La inteligencia artificial (IA) se está convirtiendo en una herramienta cada vez más valiosa para la gestión de proyectos.

Con la capacidad de procesar grandes cantidades de datos y predecir patrones y tendencias, la IA puede ayudar a los directores de proyecto a tomar decisiones informadas y prever problemas potenciales antes de que se conviertan en grandes obstáculos.

En el artículo de hoy te detallo algunos casos de uso en que las herramientas de IA pueden mejorar la gestión de proyectos:

Predicción de riesgos

Las herramientas de IA pueden analizar los datos del proyecto para identificar patrones que puedan indicar posibles problemas.

Por ejemplo, si los datos históricos muestran que ciertos tipos de cambios en el alcance del proyecto han resultado en un aumento en los costes o un retraso en el cronograma, la IA puede alertar al equipo del proyecto sobre el riesgo potencial y ayudarlos a tomar medidas para evitarlo.

La herramienta de IA Riskified utiliza el aprendizaje automático para analizar y predecir el comportamiento fraudulento en los pagos de los clientes, permitiendo a los equipos de gestión de proyectos tomar medidas proactivas para evitar problemas financieros.

Planificación y estimación

Las herramientas de IA pueden ayudar en la planificación y estimación de proyectos.

Por ejemplo, las herramientas de análisis de datos pueden ayudar a estimar los costes y el tiempo requeridos para tareas específicas en función de los datos históricos y los patrones de desempeño anteriores. Esto puede ayudar a los gerentes de proyecto a establecer expectativas realistas y crear planes que sean más factibles de cumplir.

La herramienta de 10,000ft (ahora conocida como Resource Management by Smartsheet) utiliza algoritmos de aprendizaje automático para estimar los costes de los proyectos, basándose en la experiencia previa de proyectos similares y la cantidad de tiempo y recursos necesarios para completar el trabajo.

Automatización de tareas

La IA también puede ayudar a automatizar ciertas tareas del proyecto, como la gestión de documentos y la programación de reuniones. Esto puede ahorrar tiempo y reducir errores en tareas repetitivas y rutinarias.

La herramienta de IA Forecast utiliza el aprendizaje automático para optimizar la programación de tareas y el seguimiento del progreso de los proyectos, utilizando algoritmos de análisis de datos para prever cuellos de botella y retrasos en la entrega.

También la herramienta Copilot que Microsoft acaba de desplegar en sus productos de backoffice permitirá automatizar casi todas las tareas del día a día.

Mejora de la colaboración:

La IA también puede mejorar la colaboración en proyectos, permitiendo a los miembros del equipo trabajar juntos de manera más eficiente y efectiva. Las herramientas de IA pueden ayudar a coordinar los esfuerzos del equipo y proporcionar información valiosa sobre el rendimiento individual y del equipo.

Conclusión:

En resumen, la IA puede ser una herramienta valiosa para la gestión de proyectos, especialmente para prever problemas potenciales y tomar decisiones informadas basadas en datos.

Sin embargo, es importante recordar que la IA no puede reemplazar completamente la toma de decisiones humanas y la experiencia del director de proyecto. Las herramientas de IA deben utilizarse como una herramienta complementaria y no como una solución única para la gestión de proyectos.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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Prepararse para un examen de certificación profesional como el Project Management Professional (PMP) del Project Management Institute (PMI) puede resultar un duro desafío.

Afortunadamente, la tecnología moderna nos brinda herramientas como ChatGPT, una plataforma de lenguaje natural que puede sernos muy útil para preparar este tipo de exámenes.

ChatGPT es una plataforma de chatbot que utiliza inteligencia artificial para proporcionar respuestas precisas y personalizadas a preguntas específicas.

En el caso del examen PMP (u otros exámenes similares de certificación profesional), ChatGPT puede proporcionar una gran cantidad de información sobre los temas que se cubren en el examen y las mejores prácticas para estudiar y prepararse para el mismo.

La herramienta es de uso gratuito, tan solo requiere crear una cuenta de usuario, puedes acceder desde aquí: https://chat.openai.com/

A continuación, te facilito algunos ejemplos de cómo ChatGPT te puede ayudar con tus objetivos de certificación:

Preguntas específicas

ChatGPT puede proporcionar respuestas específicas a preguntas precisas sobre los temas cubiertos en el examen PMP.

Por ejemplo, si tienes dudas sobre la planificación y control de proyectos, puedes hacer una pregunta específica a ChatGPT, como «¿Cómo se realiza la planificación de proyectos en la metodología de gestión de proyectos Ágil?»

Práctica de preguntas

ChatGPT puede proporcionar preguntas de ejemplo similares a las que se encuentran en el examen PMP.

Esto te permite practicar la forma en que se presentan las preguntas en el examen real y te da la oportunidad de poner a prueba tus conocimientos.

Recuerda que el examen actual PMP se basa en escenarios, por lo que es muy importante que las preguntas con las que practiquemos sean de esta tipología.

Un buen «prompt» para obtener preguntas similares a las del examen actual sería este:

«Ask me 10 multichoice scenario based PMP-like questions, wait for my answer and give me feedback, one by one»

o si te estás preparando el examen en español (u otro idioma), puedes añadir este modificador:

«Ask me 10 multichoice scenario based PMP-like questions in spanish, wait for my answer and give me feedback, one by one»

Recursos de estudio

ChatGPT puede proporcionar recursos de estudio útiles.

Por ejemplo, puedes pedirle a ChatGPT que te proporcione una lista de libros recomendados para la preparación del examen PMP, o puedes pedirle consejos sobre cómo estudiar de manera más eficiente.

ChatGPT te puede proporcionar acceso a recursos adicionales como videos, podcasts y otros recursos que pueden ayudarte a prepararte para el examen.

Conexión con otros estudiantes

ChatGPT también puede ayudarte a conectar con otros estudiantes que se están preparando para el examen PMP. Puede darte información de grupos de estudio en línea y participar en discusiones en línea con otros estudiantes.

Conclusión

ChatGPT es una herramienta valiosa para prepararse para el examen PMP (y cualquier otro examen de certificación profesional).

Puede proporcionar respuestas precisas y personalizadas a preguntas específicas, ofrecer preguntas de ejemplo y recursos de estudio, y ayudarte a conectar con otros estudiantes que se están preparando para el examen.

Al utilizar ChatGPT junto con otros recursos de preparación (como una buena formación con un instructor experimentado) puedes aumentar tus posibilidades de éxito en el examen y avanzar en su carrera profesional.

Espero que el contenido te resulte interesante y lo puedas poner en práctica en tus próximos exámenes 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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La negociación es una habilidad esencial en la gestión de proyectos.

Como Project Manager estamos continuamente negociando, ya sea para tratar de asegurar recursos adicionales, resolver conflictos con stakeholders o garantizar plazos y presupuestos.

La capacidad de negociar de manera efectiva puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.

En el artículo de hoy te presento algunas técnicas clave que todo gestor de proyectos debería tener en cuenta en el momento de negociar.

Consejos para Negociar Eficazmente

1. Preparación: La preparación es la clave para cualquier negociación exitosa. Antes de entrar en una negociación, asegúrate de haber investigado a la otra parte y sus intereses, de tener claro cuáles son tus objetivos y límites, y de tener un plan de respaldo en caso de que las cosas no salgan como esperabas.
2. Enfoque en intereses, no en posiciones: En lugar de centrarte en lo que quieres, trata de entender los intereses de la otra parte y cómo podeis trabajar juntos para alcanzar una solución que sea beneficiosa para ambos.
3. Escucha activa: Escucha atentamente lo que la otra parte tiene que decir, y asegúrate de hacer preguntas para entender completamente sus necesidades e intereses.
4. Genera opciones: En lugar de tratar de imponer tu solución, trata de generar opciones que puedan satisfacer los intereses de ambas partes. Esto puede ayudar a llegar a un acuerdo que beneficie a todos.
5. Busca puntos en común: Identifica los puntos en común entre ambas partes y utiliza esos puntos como base para llegar a un acuerdo.
6. Busca compromisos: En lugar de tratar de ganar en todo, busca compromisos que puedan satisfacer las necesidades de ambas partes.
7. Mantén la calma: Mantén una actitud calmada y respetuosa durante la negociación, incluso si la otra parte se muestra agresiva o confrontativa.
8. No te desanimes: Si no llegas a un acuerdo en la primera negociación, no te desanimes. Puede ser que necesites volver a la mesa de negociación con más información o un enfoque diferente.
9. Documenta el acuerdo: Una vez que hayas llegado a un acuerdo, asegúrate de documentarlo por escrito para evitar malentendidos o malinterpretaciones en el futuro.
10. Evalúa el resultado: Después de la negociación, evalúa el resultado y considera cómo podrías mejorar tu enfoque en futuras negociaciones.

Otros métodos y tácticas de negociación

Además de estos consejos, es recomendable que conozcas tu ZOPA y tu BATNA, previo a una negociación, para saber más sobres estos términos usados por los expertos en negociación de Harvard, te recomiendo leer este otro artículo: ¿Quieres ganar en tus negociaciones? Conoce tu ZOPA y tu BATNA

Espero que el contenido te resulte interesante y lo puedas poner en práctica en tus negociaciones.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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El éxito de un proyecto no debería medirse solamente por su capacidad para cumplir con las líneas base establecidas al comienzo del mismo.

A lo largo del proyecto pueden surgir nuevos desafíos, imprevistos, y necesidades que hacen que el proyecto tenga que ser adaptado y replanteado para lograr los objetivos establecidos.

Además, un proyecto bien liderado y gestionado tiene que cumplir con las métricas establecidas pero haciéndolo de manera correcta, gestionando las personas, las emociones y los conflictos de manera adecuada.

Por eso, en este artículo te explico algunas claves para evaluar el éxito de un proyecto más allá de las líneas base:

Alineación con los objetivos

Lo más importante a la hora de evaluar el éxito de un proyecto es comprobar si se han logrado los objetivos establecidos.

Para ello, es fundamental que desde el comienzo se definan claramente los objetivos que se quieren lograr con el proyecto, y que se establezcan métricas concretas para poder medir el progreso en el logro de esos objetivos.

Si el proyecto logra alcanzar los objetivos establecidos, entonces se puede considerar un éxito independientemente de que haya desviaciones en las líneas base.

Adaptación al cambio

Los proyectos no siempre se desarrollan según lo planeado, y es importante que el equipo de proyecto tenga la capacidad de adaptarse a los cambios que puedan surgir en el camino.

Si el proyecto ha sido capaz de adaptarse a los imprevistos y a las necesidades que han surgido a lo largo del camino, y ha logrado cumplir con los objetivos establecidos, entonces podemos considerar que ha sido un éxito.

Actualización de las líneas base

Aunque es importante tener en cuenta las líneas base establecidas al comienzo del proyecto, es fundamental que estas líneas base sean actualizadas a lo largo del proyecto para reflejar los cambios que se han producido.

Si la última línea base establecida refleja la situación actual del proyecto y el mismo ha sido capaz de cumplir con ella, entonces podemos considerarlo un éxito.

Aprendizaje

Todos los proyectos son una oportunidad para aprender algo nuevo.

Si el equipo de proyecto ha sido capaz de identificar las áreas de mejora durante el proceso y ha implementado medidas para mejorar, entonces podemos considerarlo un éxito aunque no se hayan cumplido todas las líneas base.

Conclusion:

En definitiva, evaluar el éxito de un proyecto no es una tarea sencilla y no se puede hacer de forma simplista simplemente comparando los resultados con las líneas base.

El éxito de un proyecto se evalúa por su capacidad para cumplir con los objetivos establecidos, su capacidad para adaptarse al cambio y su capacidad para aprender de los errores.

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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En los últimos años, el enfoque en la sostenibilidad se ha convertido en un tema clave en la gestión de proyectos.

Las empresas y organizaciones buscan cada vez más lograr una «triple línea de resultados» que considere no solo el impacto económico, sino también el social y ambiental de sus proyectos.

Hoy os hablaré sobre la importancia del enfoque en la triple línea de resultados y la inclusión de criterios de sostenibilidad en la toma de decisiones en la gestión de proyectos.

Además, discutiremos la certificación de proyectos sostenibles como una forma de demostrar el compromiso de una organización con la sostenibilidad.

Enfoque en la triple línea de resultados

La triple línea de resultados (también conocida como triple bottom line en inglés) es un concepto que surgió en la década de 1990 como una forma de evaluar la sostenibilidad de las empresas y organizaciones.

En lugar de enfocarse únicamente en los resultados económicos, la triple línea de resultados incluye tres áreas de impacto: económico, social y ambiental.

Esto significa que se deben tomar medidas para garantizar que los proyectos no tengan un impacto negativo en la comunidad local y el medio ambiente.

Además, las empresas y organizaciones deben considerar cómo sus proyectos pueden contribuir positivamente a la sociedad y el medio ambiente.

La inclusión de criterios de sostenibilidad en la toma de decisiones

La inclusión de criterios de sostenibilidad en la toma de decisiones es una parte fundamental de la gestión de proyectos sostenibles.

Los criterios de sostenibilidad pueden incluir la reducción de emisiones de gases de efecto invernadero, la conservación de la biodiversidad, la gestión responsable de los recursos naturales y el uso de materiales y tecnologías sostenibles.

Al tomar en cuenta estos criterios, las empresas y organizaciones pueden garantizar que sus proyectos sean sostenibles y contribuyan positivamente a la sociedad y el medio ambiente.

Certificación de proyectos sostenibles

Una forma de demostrar el compromiso de una organización con la sostenibilidad es a través de la certificación de proyectos sostenibles.

Hay varias certificaciones disponibles, como LEED (Liderazgo en Energía y Diseño Ambiental) y BREEAM (Método de Evaluación Ambiental de Edificios de Investigación). Estas certificaciones demuestran que los proyectos han sido diseñados y construidos de acuerdo con los criterios de sostenibilidad establecidos.

Además de demostrar el compromiso de una organización con la sostenibilidad, la certificación de proyectos sostenibles también puede proporcionar beneficios económicos.

Los edificios certificados LEED, por ejemplo, pueden tener un mayor valor de reventa y una menor tasa de vacantes. Además pueden atraer inquilinos y compradores conscientes de la sostenibilidad.

El enfoque en la triple línea de resultados, la inclusión de criterios de sostenibilidad en la toma de decisiones y la certificación de proyectos sostenibles son herramientas críticas para garantizar que los proyectos contribuyan positivamente a la sociedad y el medio ambiente.

Por lo tanto, es importante que las empresas y organizaciones consideren la sostenibilidad como un elemento clave en la gestión de proyectos y trabajen para implementar prácticas sostenibles en sus proyectos.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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En un equipo de proyecto, dar feedback es una parte importante de la gestión del rendimiento y del éxito del proyecto.

Esto puede ayudar a los miembros del equipo a mejorar su trabajo y a alcanzar los objetivos del proyecto de manera más efectiva.

El objetivo del feedback (o retroalimentación) no es el de criticar lo que se está haciendo mal, tampoco el de adoctrinar al otro sobre como debería hacer su trabajo, sino que busca ayudar al receptor del mismo a mejorar.

Aquí hay algunos consejos para dar feedback constructivo a un miembro del equipo de proyecto:

Sé específico

Cuando des feedback, asegúrate de ser específico sobre lo que quieres decir.

En lugar de decir «tu trabajo no es lo suficientemente bueno», trata de ser más específico. Por ejemplo, podrías decir: «La presentación que hiciste ayer carecía de detalles importantes y las gráficas no eran lo suficientemente claras».

De esta manera, el miembro del equipo sabrá exactamente en qué necesita mejorar.

Sé objetivo

Es importante ser objetivo al dar feedback. Evita ser demasiado crítico o emocional.

En lugar de eso, céntrate en los hechos y en lo que se necesita mejorar. Además, es importante ser sincero y decir la verdad.

No sirve de nada dar feedback que no es honesto, ya que no ayudará al miembro del equipo a mejorar su trabajo.

Sé constructivo

El feedback debe ser constructivo, no destructivo. En lugar de criticar, enfócate en cómo el miembro del equipo puede mejorar su trabajo.

Ofrece sugerencias y soluciones prácticas para que el miembro del equipo pueda mejorar su trabajo de manera efectiva.

Sé oportuno

Es importante dar feedback de manera oportuna.

No esperes demasiado tiempo para dar feedback, ya que el miembro del equipo puede no recordar los detalles de su trabajo.

Da feedback inmediatamente después de una presentación o una tarea importante, para que el miembro del equipo tenga la oportunidad de mejorar su trabajo rápidamente.

Sé empático

Por último, es importante ser empático al dar feedback.

Reconoce que el miembro del equipo ha trabajado duro y que puede ser difícil escuchar críticas.

Ofrece tu apoyo y asegúrate de que el miembro del equipo sepa que estás ahí para ayudarlo a mejorar su trabajo.

En conclusión, dar feedback constructivo es una parte importante de la gestión del rendimiento en un equipo de proyecto.

Para dar feedback de manera efectiva, asegúrate de ser específico, objetivo, constructivo, oportuno y empático. Al hacerlo, ayudarás al miembro del equipo a mejorar su trabajo y a alcanzar los objetivos del proyecto de manera más efectiva.

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• Dar Feedback: 5 Técnicas Esenciales (Incluido el «Shit Sandwich»)
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En el artículo de hoy, en colaboración con Xavier Tusquets de Teocé Consultors y autor de la obra “El Gran Reto” vamos a ver cómo se puede aplicar CCPM en los proyectos.

¿Qué es CCPM y como se aplica?

Critical Chain Project Management (CCPM) ofrece una solución que ayuda a las organizaciones a entregar proyectos de manera más rápida, más eficiente y a menor coste.

A continuación, os indicamos algunos factores de CCPM que se deben aplicar para gestionar entornos de multiproyectos:

• Identificar la Cadena Crítica: La Cadena Crítica es la secuencia de tareas dependientes que determinan la duración total de un proyecto. Las tareas críticas son aquellas que, si se retrasan un solo día impactan directamente en la protección del proyecto. La Cadena Critica nos permite conocer la criticidad de una tarea respecto a las otras tareas del proyecto.

• Crear un Buffer de proyecto: un Buffer de proyecto es un búfer de tiempo agregado al final de la Cadena Crítica para proteger el proyecto de retrasos ocasionados por las incidencias no previstas o por el impacto de la priorización en la gestión de las tareas. Este Buffer no es una protección que se añade al proyecto. Este Buffer se “construye” a partir de las protecciones individuales de las tareas. La planificación de las tareas se realiza sin proteger a las mismas y así nos permite crear el Buffer del proyecto sin alargar plazos sino todo lo contrario.

• Controlar y ajustar: CCPM enfatiza la importancia de controlar el progreso del proyecto y ajustar los planes según sea necesario para mantenerse encaminado. En entornos de multiproyectos, esto implica monitorear las Cadenas Críticas para cada proyecto, así como la cartera general de proyectos, y hacer ajustes a las prioridades y la asignación de recursos según sea necesario.

• Priorizar las tareas: en entornos de multiproyectos, es importante priorizar las tareas en función de su criticidad (margen respecto a las tareas criticas) pero también en función de la criticidad del proyecto respecto a los otros proyectos. Esto ultimo lo determina un gráfico conocido como Fever Chart que se “alimenta” del avance del proyecto y el consumo del Buffer.

• Gestionar el riesgo: CCPM aporta visibilidad del estado del proyecto, así como la identificación de la cadena critica. Es por ello por lo que CCPM permite identificar y gestionar los riesgos de manera proactiva y así las organizaciones pueden evitar demoras y minimizar el impacto de eventos inesperados.

Caso real

Un cliente se enfrentaba el desafío de gestionar más de 20 proyectos simultáneamente, con recursos escasos compartidos.

La empresa estaba luchando para cumplir con los plazos del proyecto y controlar los costos, lo que estaba poniendo a prueba la relación con los clientes. Internamente la presión era muy elevada y ello provocaba mal ambiente y en consecuencia una rotación del personal difícilmente asumible.

Para hacer frente a estos desafíos, la empresa decidió implementar los principios y técnicas de gestión de proyectos de Cadena Crítica (CCPM).

1. Comenzaron creando una plantilla que les ayudaría a posteriori a planificar más fácilmente los proyectos.
2. Luego planificaron los proyectos individualmente, identificando las Cadenas Críticas y creando Buffers de proyecto.
3. En tercer lugar, gracias a un software, crearon una cartera de proyectos para obtener listas de tareas priorizadas para cada miembro del equipo. Cada miembro del equipo disponía de una lista propia y única con todas sus tareas a realizar priorizadas.
4. Finalmente empezaron a gestionar las tareas y los proyectos con CCPM y fueron mejorando el sistema de forma continua ya que el sistema permite aprender a medida que lo vas utilizando.

Los resultados fueron impresionantes. El primer beneficio fue la obtención de visibilidad en cuanto a avance del proyecto y consumo de Buffer lo que permitió a la empresa mejorar la comunicación con sus clientes.

Conclusión

La empresa pudo completar proyectos de manera más rápida y eficiente, con menos demoras y sobrecosto al aplicar CCPM. También pudieron administrar las dependencias en múltiples proyectos de manera más efectiva, asegurando que los proyectos más críticos se completaran a tiempo. Como resultado, la empresa pudo mejorar la satisfacción de los clientes.

Para los que estéis interesados en profundizar en CCPM, disponéis de la única novela de gestión de proyectos para entornos de multiproyectos, “El Gran Reto” de Xavier Tusquets que incluye casos reales y ofrece una guía práctica de conocimientos que se pueden aplicar directamente en la propia organización.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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