Uno de los puntos más importantes en la gestión de proyectos es la correcta comunicación con los diferentes interesados (stakeholders) del proyecto.
Entre los puntos principales de la comunicación, debería estar el reportar el estado de salud del proyecto.
Un error común en los proyectos, es cuando hay problemas o desviaciones, «maquillarlas» o no comunicarlo hasta que ya es demasiado tarde.
Una buena práctica sería todo lo contrario, ser transparentes y comunicar en todo momento los problemas detectados, y eso sí, las soluciones que planteamos para subsanarlos.
Para ayudarnos con la comunicación del avance del proyecto, nos podemos apoyar en los reportes de estado del proyecto o «project status report».
Aunque existen diferentes tipo de reportes, os voy a dar algunos consejos útiles para generarlos, que serían comunes a todos ellos.
Consejos para generar un buen informe de estado del proyecto (Project Status Report)
Define quien es la audiencia
Este es quizás el punto más importante de todos, definir correctamente a tu audiencia. Es decir quien va a ser el receptor del status report y cuales son sus necesidades.
Lo ideal es que durante las fase de planificación del proyecto, se hayan tomado los requisitos de los diferentes interesados, y se haya definido correctamente un plan de comunicación.
En este `plan de comunicaciones debería aparecer detallado el tipo de reporte a realizar para cada una de las partes interesadas, el nivel de detalle, tipo de frecuencia, plantilla a utilizar, método de entrega etc
Lógicamente no tendrá el mismo nivel de detalle el status report que compartamos con el Sponsor/Cliente, que el que podamos compartir con un proveedor del proyecto o un perfil más técnico.
Ves «al grano»
No es necesario incluir demasiada información en los reportes, pero si la justa y necesaria.
No andarse por las ramas, ser claros y concisos, haciendo honor a la expresión «keep it simple»
Es importante lo que se dice en el reporte, pero también el como se dice.
Se transparente y aporta soluciones a los problemas
La transparencia es un punto clave. En todo proyecto hay momentos críticos, retrasos, incidencias, etc
Esta información debe comunicarse claramente, indicando quienes son los responsables de que el problema/incidencia se monitorice y solucione y aportando el plan de acción necesario.
Ocultar información o «maquillarla», te puede salir muy caro..
Elige adecuadamente el método de entrega del reporte
Este es otro punto importante a tener en cuenta, igual que el nivel de detalle, el método de entrega es clave.
No es lo mismo enviar un mail, que entregar un documento en mano o llevar a cabo una reunión virtual o presencial para analizarlo.
Dependiendo el receptor del informe y la criticidad del mismo deberemos seleccionar el método más adecuado.
Por lo general, en el plan de comunicaciones del proyecto, ya se ha indicado los métodos de entrega para cada una de las partes interesadas.
Coméntalo con tu equipo – no trabajes en solitario –
Parece un punto obvio, pero muchas veces se nos olvida. La gestión de proyectos es un trabajo en equipo, no tarea única del PM.
Por lo tanto a la hora de generar los reportes, trabájalos y coméntalos conjuntamente con tu equipo y con los stakeholders que consideres.
Lo importante es que información sea entendible, fácilmente digerible, transparente y que se destaquen los puntos clave a monitorizar.
Project Status Report: Plantillas Descargables
Para ayudarte con la creación del status report, te adjunto varios links a plantillas descargables, que puedes editar y modificar para cubrir las necesidades concretas de tu proyecto.
- La «clásica» plantilla de MsOffice
- La plantilla de Status Report de la metodología PM2 (Comisión Europea)
- Plantilla de SmartSheets
Espero que la información del artículo te sea útil y te ayude a generar informes de estado de proyecto profesionales.
No olvides inscribirte a nuestro blog, dejando abajo tu mail y así recibir todos los martes nuevo contenido y material gratuito.
Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²
Por favor, ayuda a difundir estos contenidos:
💬 Comparte tu opinión y deja tu comentario
👌 Pulsa «Like / Recomendar»
⏭️ Difunde y comparte entre tus contactos
Genial, contar con las plantillas siempre es una ayuda. Gracias.
Gracias Juan por tu amable comentario. Saludos!
Buen artículo. Gracias Alejandro.
Gracias Juan Carlos!
Gracias por sus artículos, los cuales nos ayudan a mejorar.
Gracias a ti Fernando,
Saludos,
Muchas gracias, Alejandro por tu gran aporte.
Un abrazo desde Perú
Éxitos
Gracias Rosy!
Gracias Alejandro por compartir las plantillas y el artículo
Gracias a ti por tu amable comentario 🙂
Interesante informacion y muy útil espero usar las plantillas gracias
Gracias por ayudarnos con las plantillas
Gracias!
Buen artículo como siempre. Yo añadiría que para evitar el «ocultamiento» de los informes de estatus, se generen las Reuniones de Control, llevarlas a cabo y no desviarse de la Agenda. Por otra parte, el Director del Proyecto debe mostrar tener confianza en su gente, pese a los resultados, de forma que sea viable informar de desviaciones al plan y corregir a tiempo. Confianza.
La mayoría de las aplicaciones de programación, como el MSProject solo reciben la información cuantitativa que se les proporciona, pero el PM debe saber cómo se obtiene esa información, como el comparativo entre avances programados vs avances reales, y poder re programar el calendario con todos sus impactos y ajustes.