En gestión de proyectos, la eficiencia es la piedra angular del éxito.
En la búsqueda de optimizar recursos y minimizar tiempos, dos técnicas destacan por su efectividad: el Leveling y el Smoothing.
Estas estrategias no solo ayudan a equilibrar la carga de trabajo, sino que también contribuyen a mantener la estabilidad en el proyecto y a mitigar los riesgos asociados con la gestión de recursos.
¿Qué es el Leveling y el Smoothing?
El Leveling, también conocido como nivelación de recursos, se refiere al proceso de ajustar la asignación de recursos para evitar picos de carga de trabajo en determinados momentos del proyecto.
Por otro lado, el Smoothing, o suavizado de recursos, implica redistribuir las actividades dentro de un periodo de tiempo específico para minimizar fluctuaciones en la utilización de recursos.
Aplicación de Técnicas de Leveling y Smoothing
- Identificación de Recursos Críticos: El primer paso es identificar los recursos críticos del proyecto, aquellos cuya disponibilidad puede afectar significativamente el cronograma. Esto puede incluir personal especializado, equipos específicos o materiales necesarios para la ejecución de las tareas.
- Análisis de Carga de Trabajo: Con la lista de recursos críticos en mano, se procede a analizar la carga de trabajo prevista para cada uno a lo largo del proyecto. Esto implica examinar el calendario de actividades y identificar posibles conflictos de recursos o picos de demanda.
- Leveling de Recursos: Una vez identificados los picos de carga de trabajo, se aplican técnicas de leveling para redistribuir las tareas de manera más uniforme a lo largo del tiempo. Esto puede implicar reprogramar actividades, ajustar plazos o incluso contratar recursos adicionales si es necesario.
- Smoothing de Recursos: El siguiente paso es suavizar la distribución de recursos dentro de los periodos críticos del proyecto. Esto se logra ajustando la duración de las actividades o reorganizando la secuencia de tareas para evitar sobrecargar a los recursos en momentos específicos.
- Monitorización y Ajuste Continuo: Es crucial monitorizar de cerca la carga de trabajo de los recursos a lo largo del proyecto y realizar ajustes según sea necesario. Esto puede implicar revisar regularmente el cronograma, anticiparse a posibles conflictos y tomar medidas proactivas para mantener la estabilidad en la asignación de recursos.
Ventajas de Leveling y Smoothing
Desventajas de Leveling y Smoothing
Ejemplo Práctico: Construcción de un Edificio
Imagina que estás a cargo de un proyecto de construcción de un edificio de oficinas de varios pisos en una ciudad importante.
Durante la fase de planificación, te das cuenta de que hay ciertos recursos críticos, como la grúa y el equipo de electricistas, que podrían enfrentar problemas de disponibilidad en momentos específicos del proyecto.
Leveling:
Durante la fase de leveling, identificas que la grúa estará muy solicitada durante un período en particular debido a la necesidad de levantar materiales pesados para la construcción de los pisos superiores.
Para evitar una sobrecarga en la utilización de la grúa, decides adelantar algunas actividades que requieren su uso intensivo, como la colocación de vigas y columnas, en las etapas iniciales del proyecto.
De esta manera, se distribuye de manera más uniforme la carga de trabajo en la grúa a lo largo del tiempo.
Smoothing:
A medida que avanza la construcción, te das cuenta de que hay una fase en la que se necesita un esfuerzo significativo de instalación eléctrica antes de poder avanzar con otros aspectos del proyecto.
Para suavizar la carga de trabajo durante esta etapa crítica, decides comenzar con la instalación eléctrica unas semanas antes de lo programado originalmente.
Esto permite que el equipo de electricistas se enfoque en tareas menos intensivas en recursos durante el período de mayor demanda, distribuyendo de manera más uniforme la carga de trabajo a lo largo del tiempo.
Conclusión
La principal diferencia entre el leveling y el smoothing radica en cómo se gestionan los recursos y la carga de trabajo a lo largo del tiempo.
En resumen, la diferencia clave entre la nivelación y el suavizado radica en cómo se ajusta el plan del proyecto para gestionar la carga de trabajo a lo largo del tiempo. La nivelación se centra en evitar los picos de trabajo redistribuyendo las tareas de manera más uniforme, mientras que el suavizado se enfoca en mantener una carga de trabajo constante incluso cuando hay variaciones en la demanda o disponibilidad de recursos.
Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²
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Leveling y Smoothing o nivelación y suavizado de recursos es una gran ayuda para avanzar en en los proyectos, correspondiendo estar atento frente a las desventajas y asi adelantarse a los efectos de éstas; de donde se saldrá avanti
Gracias Rodrigo por tu comentario 🙂
En verdad uno hace esto en los proyectos aunque no conocia cual era la terminologia y los nombres que se usaban…
Ciertamente hay veces en las que se pueden usar y es conveniente, para otras actividades que necesitan prerequisitos no es facil… puedes pensar en adelantar tendido electrico pero para eso debes tener infraestructura lista (muros frisados, por ejemplo) donde hacerlo o tener al personal disponible o lugar disponible para guardar y custodiar el material porque el deposito este ocupado…
Gracias Felipe por compartir tu experiencia, efectivamente hay buenas prácticas que las ejecutamos en el día a día sin saber que tiene un «nombre técnico», yo por ejemplo lo que ahora llaman la «daily» y la «retrospectiva» en Agile son prácticas que siempre llevé a cabo por lógica e intución en proyectos tradicinonales (sin ser «ágiles»)
Saludos!
Bien interesante, nos mantenemos al día con la información publicada.
Gracias
Gracias Juan por tu comentario 🙂
¿En qué medida se pueden aplicar las técnicas de Leveling y Smoothing en los procesos de logística de una empresa?
Hola Carlos,
No soy experto en logística, ni he gestionado proyectos de esta tipología, así que no podría darte una respuesta basada en la experiencia práctica en esta ocasión, pero la lógica me dice que si que tiene sentido, por ej para la gestión de inventario y ajustarlo a lo necesario o la nivelación de la producción, o incluso aplicarlo a la distribución de los productos para mejorar la eficiencia de las entregas, etc
Un saludo!
Como siempre, Alejandro, contando cosas interesantes. Como decían otros compañeros, es verdad que, sin utilizar el nombre técnico, muchos hemos hecho esto alguna vez.
Dicho esto, reconozco que del artículo no extraigo claramente cuál es la diferencia entre ambos términos. Al final lo que estamos haciendo es redistribuir la utilización de los recursos a lo largo del cronograma (cuando es posible, que no lo es siempre) para evitar sobrecargas o momentos de escasez de recursos.
Gracias José Luis por tu comentario,
El objetivo al final es el mismo pero a ver si logro explicarlo con más detalle:
En la técnica de nivelación, se ajustan las asignaciones de recursos para evitar picos de carga de trabajo en ciertos momentos del proyecto.
Se trata de distribuir los recursos de manera más uniforme a lo largo del tiempo, evitando que haya momentos en los que algunos recursos se encuentren sobrecargados mientras que en otros haya subutilización.
Esto puede implicar reprogramar tareas o actividades para que los recursos estén disponibles de manera más equitativa durante el transcurso del proyecto.
En contraste, la técnica de suavizado se centra en suavizar las variaciones en el uso de recursos a lo largo del tiempo sin necesariamente nivelarlos por completo.
Se pueden permitir picos y valles en la utilización de recursos, pero se busca suavizar estas variaciones para evitar fluctuaciones bruscas.
Esto implica ajustar las fechas de inicio y finalización de actividades dentro de ciertos márgenes, manteniendo el balance general de recursos pero permitiendo cierta flexibilidad en la distribución de las tareas.
No sé si así queda más claro 🙂
Saludos!