Grupos de Procesos (PMBOK) vs Fases del Proyecto (¡No son lo mismo!)

La gestión de proyectos es una disciplina compleja que implica la coordinación de diversas actividades para alcanzar objetivos específicos.

Dentro de este campo, el PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es uno de los estándares más reconocidos, proporcionando un marco detallado para la gestión eficaz de proyectos.

Un aspecto clave a comprender es la diferencia entre los grupos de procesos del PMBOK y las fases del proyecto, conceptos que, aunque relacionados, tienen funciones y propósitos distintos y es bastante habitual que los profesionales (incluso algunos manuales) los confundan.

En el artículo de hoy, analizo estas diferencias y os proporciono un ejemplo práctico para ilustrar su aplicación.

Grupos de Procesos del PMBOK

El PMBOK define cinco grupos de procesos que abarcan las actividades (procesos individuales) necesarias para gestionar un proyecto de principio a fin:

1. Inicio (Initiating): Incluye procesos que definen y autorizan el proyecto o una fase del proyecto. Un ejemplo de esto es la creación del acta de constitución del proyecto, que establece los objetivos, el alcance y los principales interesados.
2. Planificación (Planning): Abarca los procesos necesarios para establecer el alcance, los objetivos y las acciones necesarias para cumplir con los objetivos del proyecto/fase.
3. Ejecución (Executing): Implica la realización del trabajo definido en los planes para cumplir con los requisitos del mismo. Esto incluye la coordinación de personas y recursos, así como la integración y ejecución de las actividades.
4. Monitoreo y Control (Monitoring and Controlling): Involucra procesos que analizan, revisan y regulan el progreso y el desempeño del proyecto, identificando cualquier área en la que sea necesario realizar cambios. Esto incluye la gestión del rendimiento y la implementación de medidas correctivas.
5. Cierre (Closing): Incluye los procesos utilizados para finalizar todas las actividades del proyecto o de una fase del proyecto. Esto puede involucrar la finalización de entregables, la obtención de la aceptación del cliente y la documentación de las lecciones aprendidas.

Fases del Proyecto

Por otro lado, las fases del proyecto se refieren a los distintos segmentos o etapas del ciclo de vida del proyecto.

Estas fases varían en función del tipo de proyecto y la metodología utilizada. Aunque pueden confundirse, no son lo mismo los grupos de procesos según el PMBOK que las fases del proyecto.

Una fase es un conjunto de actividades relacionadas entre sí atendiendo a una lógica y que finaliza en la consecución de uno o varios entregables.

Cada una de esas fases contendría procesos, que podrían encuadrarse dentro de cada uno de los grupos de procesos que os he comentado arriba.

Diferencias Clave

Enfoque y Alcance

• Grupos de Procesos del PMBOK: Estos grupos representan actividades continuas y recurrentes que pueden aplicarse en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto. Se centran en la gestión y supervisión del proyecto en su totalidad, independientemente de la fase en la que se encuentre.
• Fases del Proyecto: Las fases representan períodos específicos. Cada fase tiene un objetivo claro y produce entregables específicos antes de pasar a la siguiente fase.

Ciclicidad vs. Linealidad

• Grupos de Procesos: Los grupos de procesos son cíclicos y repetitivos. Por ejemplo, los procesos de monitoreo y control se llevan a cabo de manera continua durante todo el proyecto.
• Fases del Proyecto: Las fases del proyecto se refieren a los distintos segmentos o etapas del ciclo de vida del proyecto. Estas fases varían en función del tipo de proyecto y la metodología utilizado.

Nota: Algunos procesos se aplican solo una vez en el proyecto, por ej la creación del acta de constitución y otros procesos se aplican de manera continua durante el proyecto o en el momento que sea necesario (por ej los procesos de monitorización y control).

Ejemplo Práctico

Proyecto: Desarrollo de una Aplicación Móvil

Fases del Proyecto
Las fases representan diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo:

Fase 1: Concepción
Fase 2: Diseño
Fase 3: Desarrollo
Fase 4: Pruebas
Fase 5: Despliegue

Pongamos por ejemplo la fase 2 de Diseño, los grupos de procesos y sus procesos individuales a aplicar en esta fase podrían ser los siguientes:

Grupo de Procesos de Inicio:

Reafirmar y actualizar el acta de constitución del proyecto si es necesario

Grupo de Procesos de Planificación

Desarrollar el plan de gestión del alcance detallado
Crear el cronograma del diseño
Estimar costos y definir el presupuesto del diseño

Grupo de Procesos de Ejecución

Desarrollar prototipos de diseño

Realizar revisiones de diseño con los interesados

Grupo de Procesos de Monitoreo y Control

Asegurarse de que los diseños cumplen con los requisitos

Gestionar cambios en el diseño

Grupo de Procesos de Cierre

Cerrar la fase de diseño y obtener la aprobación para pasar a la fase de desarrollo

En conclusión, entender las diferencias entre los grupos de procesos del PMBOK y las fases del proyecto es esencial para una gestión de proyectos efectiva.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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