PMP/CAPM, Project Management

Grupos de Procesos (PMBOK) vs Fases del Proyecto (¡No son lo mismo!)

La gestión de proyectos es una disciplina compleja que implica la coordinación de diversas actividades para alcanzar objetivos específicos.

Dentro de este campo, el PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es uno de los estándares más reconocidos, proporcionando un marco detallado para la gestión eficaz de proyectos.

Un aspecto clave a comprender es la diferencia entre los grupos de procesos del PMBOK y las fases del proyecto, conceptos que, aunque relacionados, tienen funciones y propósitos distintos y es bastante habitual que los profesionales (incluso algunos manuales) los confundan.

En el artículo de hoy, analizo estas diferencias y os proporciono un ejemplo práctico para ilustrar su aplicación.

Grupos de Procesos del PMBOK

El PMBOK define cinco grupos de procesos que abarcan las actividades (procesos individuales) necesarias para gestionar un proyecto de principio a fin:

  1. Inicio (Initiating): Incluye procesos que definen y autorizan el proyecto o una fase del proyecto. Un ejemplo de esto es la creación del acta de constitución del proyecto, que establece los objetivos, el alcance y los principales interesados.
  2. Planificación (Planning): Abarca los procesos necesarios para establecer el alcance, los objetivos y las acciones necesarias para cumplir con los objetivos del proyecto/fase.
  3. Ejecución (Executing): Implica la realización del trabajo definido en los planes para cumplir con los requisitos del mismo. Esto incluye la coordinación de personas y recursos, así como la integración y ejecución de las actividades.
  4. Monitoreo y Control (Monitoring and Controlling): Involucra procesos que analizan, revisan y regulan el progreso y el desempeño del proyecto, identificando cualquier área en la que sea necesario realizar cambios. Esto incluye la gestión del rendimiento y la implementación de medidas correctivas.
  5. Cierre (Closing): Incluye los procesos utilizados para finalizar todas las actividades del proyecto o de una fase del proyecto. Esto puede involucrar la finalización de entregables, la obtención de la aceptación del cliente y la documentación de las lecciones aprendidas.

Fases del Proyecto

Por otro lado, las fases del proyecto se refieren a los distintos segmentos o etapas del ciclo de vida del proyecto.

Estas fases varían en función del tipo de proyecto y la metodología utilizada. Aunque pueden confundirse, no son lo mismo los grupos de procesos según el PMBOK que las fases del proyecto.

Una fase es un conjunto de actividades relacionadas entre sí atendiendo a una lógica y que finaliza en la consecución de uno o varios entregables.

Cada una de esas fases contendría procesos, que podrían encuadrarse dentro de cada uno de los grupos de procesos que os he comentado arriba.

Diferencias Clave

Enfoque y Alcance

  • Grupos de Procesos del PMBOK: Estos grupos representan actividades continuas y recurrentes que pueden aplicarse en cualquier momento del ciclo de vida del proyecto. Se centran en la gestión y supervisión del proyecto en su totalidad, independientemente de la fase en la que se encuentre.
  • Fases del Proyecto: Las fases representan períodos específicos. Cada fase tiene un objetivo claro y produce entregables específicos antes de pasar a la siguiente fase.

Ciclicidad vs. Linealidad

  • Grupos de Procesos: Los grupos de procesos son cíclicos y repetitivos. Por ejemplo, los procesos de monitoreo y control se llevan a cabo de manera continua durante todo el proyecto.
  • Fases del Proyecto: Las fases del proyecto se refieren a los distintos segmentos o etapas del ciclo de vida del proyecto. Estas fases varían en función del tipo de proyecto y la metodología utilizado.

Nota: Algunos procesos se aplican solo una vez en el proyecto, por ej la creación del acta de constitución y otros procesos se aplican de manera continua durante el proyecto o en el momento que sea necesario (por ej los procesos de monitorización y control).

Ejemplo Práctico

Proyecto: Desarrollo de una Aplicación Móvil

Fases del Proyecto
Las fases representan diferentes etapas del ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo:

Fase 1: Concepción
Fase 2: Diseño
Fase 3: Desarrollo
Fase 4: Pruebas
Fase 5: Despliegue

Pongamos por ejemplo la fase 2 de Diseño, los grupos de procesos y sus procesos individuales a aplicar en esta fase podrían ser los siguientes:

Grupo de Procesos de Inicio:

Reafirmar y actualizar el acta de constitución del proyecto si es necesario

Grupo de Procesos de Planificación

Desarrollar el plan de gestión del alcance detallado
Crear el cronograma del diseño
Estimar costos y definir el presupuesto del diseño


Grupo de Procesos de Ejecución

Desarrollar prototipos de diseño

Realizar revisiones de diseño con los interesados


Grupo de Procesos de Monitoreo y Control

Asegurarse de que los diseños cumplen con los requisitos

Gestionar cambios en el diseño


Grupo de Procesos de Cierre

Cerrar la fase de diseño y obtener la aprobación para pasar a la fase de desarrollo

En conclusión, entender las diferencias entre los grupos de procesos del PMBOK y las fases del proyecto es esencial para una gestión de proyectos efectiva.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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23 thoughts on “Grupos de Procesos (PMBOK) vs Fases del Proyecto (¡No son lo mismo!)

  1. Hola Alejandro.

    Debo diferir grandemente de la exposición que has hecho comparando las fases del proyecto con los grupos de procesos de la gestión de proyectos.

    Las fases del proyecto obedecen a la división temporal del trabajo que queramos hacer con el fin de poder construir el entregable y lograr los objetivos.

    No es concebible que un proyecto tenga una fase monolítica, única de planeación y que luego nos lancemos a buscar cumplir ese plan en una fase de ejecución. Esto deja por fuera cualquier posibilidad de modificaciones, que son totalmente normales y esperables, ya que no es posible volver a la planeación, ya sea ante un riesgo materializado, sea ante una solicitud de cambios de parte de alguno de los interesados, ante una posibilidad de un mejor desarrollo del proyecto.

    Por otro lado, como perfectamente claro está en la gráfica del instituto, planeación y ejecución son un ciclo permanente sobre una base de monitoreo y control.

    Por lo tanto, las fases del proyecto estarán definidas, principalmente, por las fases de construcción del producto y, dentro de cada una de ellas, el gerente de proyectos debe estar realizando las actividades correspondientes dadas por los grupos de procesos.

    Al final del artículo nuevamente estás utilizando la palabra «fase» para referirse a los grupos de procesos y estás adoptando un esquema completamente cascada que nunca ha sido dictado por el PMI.

    Esta es una de las más grandes confusiones que tienen muchos gerentes de proyectos en el mundo y es causa de muchos problemas en gestión de proyectos.

    En este webinar explico la diferencia: https://youtu.be/RAfrwZOlX4A?si=_EB1ZGbG3cmL5W1C

    Un saludo.

    • ceolevel

      Hola Mauricio,

      Muchas gracias por tu comentario y correción, efectivamente el ejemplo estaba mal ilustrado y contradecía lo que estaba exponiendo en el propio artículo, lo he modificado y creo que ahora queda mucho más claro.

      Un saludo!

  2. Andrés

    Me quedo un duda.
    En el ejemplo práctico dice, fases del proyecto pero describe los grupos de procesos mencionados al principios del artículo.
    Estoy confundido.
    De igual maneras me gustan muchos sus publicaciones.

    • ceolevel

      Hola Andrés,

      Tienes toda la razón, el ejemplo estaba mal ilustrado y contradecía la exposición del propio artículo, ya lo he modificado para que quede más claro. Saluos!

  3. Excelente articulo y hago este aporte, mi actividad esta en la gerencia de proyectos inmobiliarios y aplico los grupos de procesos en las distintas fases que he determinado para un proyecto inmobilario (Estructuración, planificación, preventa, construcción y cierre)

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