PMP/CAPM, Project Management

Project Status Reports: Como crearlos + 3 Plantillas Descargables

Uno de los puntos más importantes en la gestión de proyectos es la correcta comunicación con los diferentes interesados (stakeholders) del proyecto.

Entre los puntos principales de la comunicación, debería estar el reportar el estado de salud del proyecto.

Un error común en los proyectos, es cuando hay problemas o desviaciones, «maquillarlas» o no comunicarlo hasta que ya es demasiado tarde.

Una buena práctica sería todo lo contrario, ser transparentes y comunicar en todo momento los problemas detectados, y eso sí, las soluciones que planteamos para subsanarlos.

Para ayudarnos con la comunicación del avance del proyecto, nos podemos apoyar en los reportes de estado del proyecto o «project status report».

Aunque existen diferentes tipo de reportes, os voy a dar algunos consejos útiles para generarlos, que serían comunes a todos ellos.

Consejos para generar un buen informe de estado del proyecto (Project Status Report)

Define quien es la audiencia

Este es quizás el punto más importante de todos, definir correctamente a tu audiencia. Es decir quien va a ser el receptor del status report y cuales son sus necesidades.

Lo ideal es que durante las fase de planificación del proyecto, se hayan tomado los requisitos de los diferentes interesados, y se haya definido correctamente un plan de comunicación.

En este `plan de comunicaciones debería aparecer detallado el tipo de reporte a realizar para cada una de las partes interesadas, el nivel de detalle, tipo de frecuencia, plantilla a utilizar, método de entrega etc

Lógicamente no tendrá el mismo nivel de detalle el status report que compartamos con el Sponsor/Cliente, que el que podamos compartir con un proveedor del proyecto o un perfil más técnico.

Ves «al grano»

No es necesario incluir demasiada información en los reportes, pero si la justa y necesaria.

No andarse por las ramas, ser claros y concisos, haciendo honor a la expresión «keep it simple»

Es importante lo que se dice en el reporte, pero también el como se dice.

Se transparente y aporta soluciones a los problemas

La transparencia es un punto clave. En todo proyecto hay momentos críticos, retrasos, incidencias, etc

Esta información debe comunicarse claramente, indicando quienes son los responsables de que el problema/incidencia se monitorice y solucione y aportando el plan de acción necesario.

Ocultar información o «maquillarla», te puede salir muy caro..

Elige adecuadamente el método de entrega del reporte

Este es otro punto importante a tener en cuenta, igual que el nivel de detalle, el método de entrega es clave.

No es lo mismo enviar un mail, que entregar un documento en mano o llevar a cabo una reunión virtual o presencial para analizarlo.

Dependiendo el receptor del informe y la criticidad del mismo deberemos seleccionar el método más adecuado.

Por lo general, en el plan de comunicaciones del proyecto, ya se ha indicado los métodos de entrega para cada una de las partes interesadas.

Coméntalo con tu equipo – no trabajes en solitario –

Parece un punto obvio, pero muchas veces se nos olvida. La gestión de proyectos es un trabajo en equipo, no tarea única del PM.

Por lo tanto a la hora de generar los reportes, trabájalos y coméntalos conjuntamente con tu equipo y con los stakeholders que consideres.

Lo importante es que información sea entendible, fácilmente digerible, transparente y que se destaquen los puntos clave a monitorizar.

Project Status Report: Plantillas Descargables

Para ayudarte con la creación del status report, te adjunto varios links a plantillas descargables, que puedes editar y modificar para cubrir las necesidades concretas de tu proyecto.

Espero que la información del artículo te sea útil y te ayude a generar informes de estado de proyecto profesionales.

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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Project Management

PMBOK 7 – Todo lo que tienes que saber + Plantilla Resumen Descargable

El PMBOK 7 ya está aquí y en el artículo de hoy y tras haber estudiado a fondo la nueva edición del PMBOK, os traigo mis conclusiones.

En este artículo no os voy a hablar en detalle sobre el contenido del manual, más que nada porque ya hay cientos de artículos, webinars y posts hablando sobre ello.

Por otro lado, quitando los apéndices, el manual apenas llega a las 200 páginas, de las cuáles el estándar apenas ocupa 60 páginas, con esto quiero decir que es una lectura fácil y relativamente amena 🙂

En todo caso, si te da pereza abordar esta lectura o tienes poco tiempo, al final del post te adjunto un link para descargar la plantilla pdf que en CEOLEVEL hemos generado resumiendo los puntos más importantes de la guía.

Dicho esto, me quiero centrar más en destacar las diferencias con otras ediciones anteriores y como debemos entender este cambio.

Las novedades de PMBOK 7

Lo primero que sorprende, es la «dieta» que ha realizado el manual, pasando de unas 700 páginas de ediciones anteriores a apenas a unas 270 de esta edición (contando apéndices).

Esto ha sido posible, dado que toda la información sobre las entradas, herramientas y salidas ha sido eliminada de la guía (esto no quiere decir que desaparezcan o que no sean útiles).

PMI ha buscado reducir el tamaño de la guía, apoyándose en un repositorio digital online, donde volcar todo aquello que no aparece en la guía (pero que si se hace referencia en la misma).

El repositorio digital o PMIStandards+ está aún en fase de pruebas y mejoras, siendo a día de hoy, un poco complejo navegar y encontrar la información deseada (espero que esto se simplifique en breve)

PMBOK 7 ha sido diseñado para ser una herramienta útil para todos los stakeholders del proyecto, no únicamente para el PM o el equipo de gestión.

De esta manera la primera parte del manual que nos define el estándar, trabaja conceptos de estrategía, principios y sobretodo enfoque en la entrega de valor.

Hasta ahora muchos pensaban en el PMBOK como la biblia de recursos para el PM, ahora será más un manual divulgativo sobre proyectos, de más fácil lectura, acceso y comprensión.

Complementado tu biblioteca de gestión

Entendido lo anterior, hemos de ver el PMBOK 7 como un complemento a otros estándares, metodologías y herramientas existentes.

Con PMBOK 7 y sin otros conocimientos, no vamos a poder gestionar un proyecto, por lo tanto ha sido diseñado para ser complementado/usado con terceros.

Por ejemplo podemos usar PMBOK 7 y los enfoques predictivos de PMBOK 6, o usar PMBOK 7 y prácticas ágiles (Scrum,Kanban..) o usar PMBOK y metdología PM2 o Prince2

Es decir, es una herramienta de trabajo complementaría, no excluyente de otras metodologías o enfoques de gestión.

PMBOK 7 pretende poner orden, dar una visión estatrégica de alto nivel, establecer unos valores y principios y poner foco en la entrega de valor.

Dicho de otra manera, puedes usar la metodología que quieras, pero si no tienes interiorizados estos principios, definida una buena estrategia para el proyecto y enfoque en el valor entregado, no vas a conseguir buenos resultados.

Por lo tanto, considero que PMBOK 7 es un buen añadido a la «biblioteca de conocimiento» del PM, siempre que se entienda y aplique correctamente.

Si como he podido ver en algunos webinars o posts, entendemos como que PMBOK 7 es un cambio de concepto y que viene a sustituir lo ya presente, no estamos enfocándolo correctamente.

A todo esto, comentar que PMBOK 7 no afecta al examen PMP, dado que este ya fue actualizado en Enero de este año y no va a recibir por el momento nuevos cambios.

Y como lo prometido es deuda, puedes descargar ahora el resumen gráfico de la Guía PMBOK Séptima Edición:

Descargar Resumen Gráfico PMBOK7

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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Project Management

Situación del Project Management en España en el 2021

En el artículo de hoy, os comento los resultados del último informe sobre la situación del Project Management en España este 2021.

El informe ha sido realizado por el capítulo PMI de Madrid, y ha contado con la colaboración de sus «branches» (Asturias, Cantabria, País Vasco, Extremadura, Aragón, Castilla y León, Castilla La Mancha y Canarias) y también PMI Andalucía, PMI Barcelona, PMI Galicia y PMI Valencia.

Se preparó una encuesta de 18 preguntas y esta fue respondida por 892 personas, de todas las comunidades autónomas.

Aparecen representados 81 sectores profesionales, dentro de los cuales destacan “Tecnologías de la Información” con un 32.51% e “Ingeniería” con un 20.74% de la muestra.

Análisis de los resultados:

Ante la pregunta de si las organizaciones gestionan correctamente y eficientemente sus proyectos, un preocupante 42,2% negativo surgió a la luz.

La siguiente pregunta, donde se cuestionaba si aplicando enfoques de gestión de proyectos mejorarían los resultados de la empresa, un claro 98,5% respondió afirmativamente.

Otro dato preocupante es la baja o escasa formación en gestión de proyectos de muchos perfiles profesionales, más teniendo en cuenta que hoy en día, la mayoría de trabajos en las empresas se enfocan como proyectos.

Hemos de recordar, que la formación de los profesionales de las organizaciones es algo clave en el retorno de valor para la empresa.

Otra interesante foto, es la del uso de las diferentes metodologías de gestión a la hora de llevar a cabo los proyectos.

Tal y como se observa en la imagen, la gran mayoría apuesta por modelos híbridos, escogiendo el mejor sistema de gestión dependiendo de las características propias del proyecto.

Aunque un porcentaje amplío de profesionales responden que usan enfoques ágiles o híbridos, sorprende que una gran mayoría no son capaces de responder correctamente que supone ser Agile:

Posiblemente, estas respuestas tan diversas vienen dadas por la carencia de formación especializada que se deducía de los apartados anteriores de la encuesta.

Nota: La respuesta más correcta de las mostradas es –> «una forma de pensar (mindset), unos principios y valores»

El informe completo (20 páginas) revela muchos más datos interesantes, os animo a descargarlo y leerlo con detalle: Descarga Informe Completo

Gracias a PMI Madrid por promover las buenas prácticas de gestión y llevar a cabo este interesante y necesario trabajo de divulgación.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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El Caótico Multiverso de PMI y sus múltiples líneas temporales

Después de un breve y merecido descanso, volvemos al ataque con el blog, con energías renovadas y muchas nuevas ideas, tendencias y opiniones a compartir con todos vosotros 🙂

Este mes de Agosto han sucedido muchas cosas en el mundillo de la gestión de proyectos, siendo entre las más notorias la publicación del esperado PMBOK Séptima Edición.

Disponible ya en formato digital e impreso, tanto en inglés como en castellano (gratuito para los socios de PMI).

Nota: Podéis encontrar el link oficial de descarga al final del artículo.

En próximos posts del blog entraré en detalle a comentar más sobre esta nueva edición de PMBOK y mis opiniones personales al respecto.

Pero el artículo de hoy, no se centrará tanto en el nuevo PMBOK, sino en el caos que considero se está generando con la cantidad de información publicada por parte de PMI.

Hemos de recordar que algunas de las decisiones tomadas por PMI en los últimos años han generado bastante controversia, comenzando con el lavado de imagen y cambio en su branding.

Luego llegó la adquisición de DA (Disciplined Agile) y la aparición de decenas de nuevas (y desde mi punto de vista, totalmente innecesarias) certificaciones ágiles con nombres «rimbombantes»

Después el controvertido y discutido nuevo modelo de partnership ATP (más enfocado en generar negocio que no en la calidad de la formación)

Sin olvidarnos del cambio del ECO (Exam Content Outline) del examen PMP y finalmente la publicación del esperado PMBOK v7

Pues bien, por si todo esto fuera poco, ahora mismo nos encontramos en un punto cercano al «caos» con la cantidad de información que existe y que no se ha integrado demasiado bien entre si.

Esto unido a la falta de comunicación clara y precisa, más la poca usabilidad de algunas nuevas herramientas como la Digital Standards+ están provocando que muchos profesionales anden algo «perdidos» (¡y con razón!)

¿A qué me refiero con el concepto de multiverso?

Como ya sabréis los que seguís mi blog, suelo hacer analogías con películas de Marvel, Disney, Pixar (de las cuáles soy bastante fan).

Y al igual que en el multiverso y los cruces de las líneas temporales que se nos van a presentar en las próximas películas de la exitosa compañía Marvel, tengo la impresión que PMI se debe haber inspirando inconscientemente en ellos..

Ya que parece que existieran diferentes universos paralelos con diversos enfoques y materiales (sin mucha relación entre si, generados por equipos de trabajos diferentes) y que de repente se ha creado una brecha, y todos han confluido en el nuestro.

Dejadme que os lo muestre primero con una imagen y luego lo intente sintetizar con palabras para que se entienda mejor:

Hasta ahora teníamos un PMBOK 6 con sus 5 grupos de procesos y 10 áreas de conocimiento, que si bien no era perfecto, si que era una gran ayuda para muchos profesionales.

Dado que PMBOK no cubría demasiado bien la agilidad, apareció la Agile Practice Guide, que de alguna manera subsanaba la falta de profundidad en las prácticas ágiles del PMBOK.

Hasta aquí todo mas o menos bien, pero ahora aparece PMBOK 7, como una capa superior a todo esto, que añade los principios y el enfoque en la creación de valor.

PMBOK 7 no sustituye a PMBOK 6, lo complementa. Es decir una lectura al PMBOK 7 te ayudará a enfocar correctamente la estrategia a seguir para gestionar el proyecto, pero no te dirá el «cómo» hacerlo.

Por lo tanto, uno no viene a sustituir al otro (como venía pasando con las ediciones anteriores), sino que se complementaran.

Tu puedes usar PMBOK 7 y Scrum o PMBOK 7 y los procesos predictivos de PMBOK 6, es tu elección.

Bueno, aunque puede resultar algo confuso, y yo lo hubiera enfocado de manera diferente, hasta aquí de momento todo bien.

¿De donde deriva el caos pues?

El caos deriva de las diferentes líneas temporales de trabajo de PMI, posiblemente debido a que sean equipos de trabajo diferentes, con sus objetivos concretos y quizás una «pizca» de falta de comunicación/integración entre ellos.

Ya sabéis el dicho: «En casa del herrero, cuchara de palo»

Tenemos ahora el siguiente escenario con los materiales disponibles actualmente (no demasiado alineados entre si) que evolucionan de manera divergente, con diferente enfoque, nomenclaturas, etc

  • PMBOK 6: 10 Areas de Conocimiento, 5 Grupos de Procesos y 49 Procesos
  • PMBOK 7: 8 Dominios y 12 Principios
  • PMP ECO 2021: 3 Dominios (no directamente relacionados con los dominios ni de PMBOK 7, ni 6)
  • Material oficial ATP : 5 Temas o «topics» (tampoco directamente alineados a los anteriores).
  • Standards+ : Múltiple contenido digital en línea – con enfoque predictivo, agile e híbrido -> (no muy usable a día de hoy, siendo complejo encontrar la información de manera eficiente)

Si para mi, que me dedico a estar al día en todas las novedades y cambios que acontecen en el área, ya me resulta un tanto «confuso», imagino que para el profesional de a pie, que dedica a esto menos tiempo, puede entrar en pánico al ver toda esta «divergencia».

Personalmente creo que PMI en algún momento tiene que simplificar este entramado de versiones, materiales y enfoques, dado que empieza a ser algo difícil de gestionar y muy poco práctico.

Algunas preguntas que personalmente me hago:

¿No tendría más sentido que estuvieran todos los materiales más alineados entre si?

¿Tenía sentido actualizar el PMP ECO (documento que rige el contenido del examen) a principios de año, sabiendo que unos meses después aparecería el PMBOK 7, y aunque no llegaran a tiempo, al menos podrían haber alineado la nomenclatura usada para que coincidieran?

¿Era realmente necesario añadir al catálogo de certificaciones, 5 certificaciones ágiles con nombres que rozan lo absurdo? (A día de hoy, la mayoría de los firmantes del Manifesto Agile, se sacarían los ojos al ver todo el oscuro negocio que se ha formado alrededor de los principios y valores ágiles)

¿Qué opinas? ¿No te parece que algo que debería ser «sencillo» (que no simple) se está complicando en exceso?

Como siempre espero tus opiniones y comentarios.

Link Externo PMI –> Descarga PMBOK v7

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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Un Descuento Especial para ti, Vacaciones y ¡mucho más en Septiembre!

El calor ya está empezando a apretar y toca recargar pilas, para volver en Septiembre con nuevas y frescas ideas para los artículos de mi blog.

Pero para no dejaros con un sabor agridulce en la boca, os traigo un regalo:

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Contamos con 3 cursos online de gestión de proyectos:

Además del 10% de descuento, si optas por realizar 2 de nuestros cursos, el precio especial del «combo» sería de 650 EUR.

Tan solo mencionar la oferta «Verano2021» del blog durante el proceso de inscripción y os aplicaré el descuento. Podéis inscribiros desde la sección de contacto de la web o contactándome directamente.

Recordaros que CEOLEVEL, es un centro formativo especializado en gestión de proyectos, patrocinador oficial de PMI en España (Madrid Chapter) y de la PM2 Alliance.

Pero lo más importante, el nivel de satisfacción de nuestros alumnos, que año tras año nos puntúan con un 5 sobre 5, por nuestro nivel de atención y soporte:  Opiniones Cursos CEOLEVEL

Todos los cursos otorgan PDUs para aquellos que ya estéis certificados y necesitéis ir manteniendo vuestra certificación en buen estado.

Aunque el blog estará “parado” hasta septiembre, yo estaré en activo, así que me podéis escribir sin problemas, si tenéis cualquier duda o consulta, o queréis que os asesore personalmente en relación a que certificación os conviene más, etc

Las convocatorias para los cursos presenciales a partir de Septiembre están ya abiertas (puedes ver las fechas aquí) y las plazas cubriéndose rápidamente, por lo que si tienes interés en participar, reserva la tuya cuanto antes! 

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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Project Management

Matriz Eisenhower: Aprende a diferenciar lo «Urgente» de lo «Importante»

En el artículo de hoy, os hablo de la Matriz Eisenhower para ayudaros a diferenciar lo «Importante» de lo «Urgente»

Lo cierto que el tema me lo sugirió uno de mis apreciados lectores y creo que es muy importante y suele llevar a confusión.

¿Cuántas veces nos hemos encontrado en nuestro día a día con múltiples tareas en cola y la dificultad de tener que priorizarlas?

Por un lado tenemos las tareas del día a día, las que son importantes, y las que son urgentes (muchas veces impuestas por terceros).

Diferencias principales:

Las tareas “urgentes” son esas que ruegan tu atención, pero no necesariamente añaden valor.

Las tareas “importantes” son las que aportan valor directo, tienden a posponerse porque no hay urgencia de completarlas.

Matriz Eisenhower

Para ayudarnos a priorizarlas podemos usar la matriz de Importancia/Urgencia.

También conocida como la caja de Eisenhower, es un marco de trabajo simple para priorizar las tareas y administrar la carga de trabajo.

Su nombre deriva de Dwight D. Eisenhower, un general del ejército y el presidente número 34 de los Estados Unidos.

Más adelante fue publicitada en el conocido libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey, donde se recomienda el uso de esta matriz como base para administrar lo que hacemos con nuestro tiempo.

Ejemplo de Matriz Matriz Eisenhower:

Nota: La interpretación de esta matriz dependerá de las circunstancias de cada organización, las diferentes políticas de los departamentos, de la la duración y complejidad de cada tareas, sus efectos e implicaciones, etc

Para usarla bien, debería haber un buen plan de comunicaciones en la empresa, y que todos los implicados en proyectos y gestión de tareas tenga la misma información para poder valorar con un criterio similar.

En términos generales, el orden de actuación podría determinarse en:

Tareas Nivel 1: Hecho
Estas tareas son de gran valor a la hora de alcanzar los objetivos. Deberíamos realizarlas cuanto antes y si es posible no delegarlas.

Tareas Nivel 2: Planificar
Son tareas que también son de gran valor, pero no tienen esa urgencia, por lo tanto las podemos planificar, pero también intentaremos hacerlas nosotros mismos y no delegarlas.

Tareas Nivel 3: Delegado
Estas tareas deben completarse lo antes posible, pero normalmente no es necesario que uno mismo se encargue de ellas, así que podemos delegarlas.

Tareas Nivel 4: Eliminar.
Las tareas que no aportan valor, y que no tienen prioridad. Valorar si tienen sentido o eliminarlas.

Deficiencias del Modelo y mejoras

Algunos expertos reconocen que el modelo Eisenhower está algo «caduco» y que aunque se sigue usándose en múltiples organizaciones, debería actualizarse.

Por ejemplo diferenciar entre urgencia real y urgencia subjetiva:

Las urgencias reales: Aquellas en las que si no se lleva a cabo la tarea/acción en una determinada fecha/hora, implicarían afrontar consecuencias negativas o incluso que sea imposible realizarla.

Las urgencias subjetivas: Las que se ponen para ir tirando o avanzar o que son urgencias para los objetivos de otras personas

O valorar la importancia en base a su impacto, si es o no económico:

El impacto económico: Deberíamos definir a partir de qué cifra económica una tarea o proyectos son prioritarios o establecer comparaciones entre los mismos según su impacto económico al negocio.

El impacto no económico: Todo lo que hace referencia a elementos que no tienen que ver directamente (aunque sí indirectamente) con la economía del proyecto/organización (por ej: salud de las personas , factores sociales o medioambientales, etc)

También hay quien añade que habría que valorar la «energía» necesaria para llevar a cabo la tarea, y ver en que momento del día sería más óptimo su ejecución (optimización del tiempo necesario vs optimización del esfuerzo/energía)

Y por supuesto tener en cuenta siempre la famosa Ley de Pareto 🙂

Espero que te haya resultado interesante al artículo y te ayude a la hora de priorizar tus tareas.

¿Conoces algún otro método para priorizar tareas? ¿Cómo gestionas tu la prioridad o importancia de las tareas de tus proyectos?

Como siempre tus comentarios y valoraciones serán bien recibidas.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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¿Conoces las diferencias entre el Riesgo Absoluto y el Riesgo Relativo?

En el artículo de hoy voy a tratar un tema que no es nuevo pero si que ha vuelto a estar de actualidad en algunos círculos a raíz de la vacunación COVID-19

Como seguro que ya sabes, la gestión del riesgo es un factor de lo más importante y crítico en la gestión de proyectos (y en otra muchas áreas)

Si sigues mi blog, habrás visto que es un tema que he tratado en numerosas ocasiones, desde diferentes puntos de vista.

Como Project Manager es muy importante saber identificar los riesgos, analizarlos y ser capaz de presentarlos y comunicarlos a los diferentes interesados del proyecto.

La manera en que se plasman estos datos, puede dar lugar a diferentes reacciones, por lo tanto es un tema delicado al que tenemos que prestar atención.

Ya no solo por el formato en el que comunicamos la información, no es lo mismo presentar un word con una lista de 300 riesgos que presentar una matriz de riesgos con su análisis detallado, código de colores, etc

En algunos casos, para analizar bien el impacto de un riesgo (sobre todo a nivel estadístico) nos puede interesar contar con su factor de riesgo relativo y de riesgo absoluto.

Generalmente (especialmente cuando se trata de «vender» un producto) se suele trabajar con el factor de riesgo relativo, dado que tiene un impacto visual mucho mayor.

Vayamos primero con las definiciones:

Riesgo Relativo:

Es el número, habitualmente expresado como % que indica como algo que haces puede incrementar o no tu riesgo. Por ejemplo si tomas una acción y esta no cambia tu riesgo, entonces la reducción del riesgo relativo es 0.

Sin embargo si tomas una acción que reduce tu riesgo en un 90% (por ej ponerte la vacuna del COVID-19) versus a alguien que no ha tomado esta acción, entonces la reducción del mismo sería del 90%

Dicho de otra manera: El riesgo relativo es el cociente entre el riesgo en el grupo con el factor de exposición o factor de riesgo y el riesgo en el grupo de referencia, que no tiene el factor de exposición.

Riesgo Absoluto

Mide la incidencia total, dicho de otra manera, el riesgo absoluto es la probabilidad que tiene un sujeto de sufrir un evento a lo largo de cierto tiempo, mientras que el riesgo relativo compara la frecuencia con que ocurre el daño entre los que tienen el factor de riesgo y los que no lo tienen.

De lo anterior se desprende, por ejemplo, que la incidencia real de una enfermedad en una población se denomina riesgo absoluto.

Ejemplo Práctico:

Supongamos que compras una lavadora nueva. El manual te dice que la nueva máquina está cubierta por una garantía durante el primer año.

El manual también dice que, en promedio, el 10% de las máquinas necesitarán servicio durante el primer año.

Por tanto, el riesgo absoluto de que la máquina necesite servicio durante el primer año es del 10%.

El manual también dice que ciertas cosas que puedes hacer aumentarán o disminuirán el riesgo de necesitar servicio durante el primer año.

El riesgo de necesitar servicio durante el primer año disminuye al 8% si usas detergente en polvo para ropa en lugar de un detergente líquido para ropa.

Por lo tanto, el riesgo absoluto de necesitar servicio en el primer año disminuye en un 2% si usas solo detergente en polvo.

El 2% es la diferencia entre el riesgo absoluto inicial del 10% de necesitar servicio y el riesgo absoluto del 8% si usas solo detergente en polvo (10% – 8% = 2%).

Se puede decir que solo usar detergente en polvo reduce el riesgo absoluto en un 2%.

La caída del 2% en el riesgo absoluto es, sin embargo, una disminución del riesgo relativo del 20% porque divide el 2% entre el 10% (.02 ÷ .10 = .20, o 20%).

En otras palabras, en relación con el riesgo absoluto del 10%, el riesgo absoluto del 8% es un 20% menor.

Se puede decir que usar solo detergente en polvo da como resultado una reducción del 20% en el riesgo relativo.

Conclusión: Aunque el riesgo relativo disminuye un 20% si usa solo detergente en polvo, el riesgo absoluto disminuyó solo un 2% (8% frente a 10%).

Podemos llevar este ejemplo a uno de más rabiosa actualidad, el de las vacunas anti-COVID19 y su efectividad:

Reducción del Riesgo Relativo (RRR)

Estos son los datos de eficacia (reducción de casos sintomáticos) que dan los fabricantes y que vemos continuamente en TV y redes sociales:

  • Pfizer-BioNTech 95%
  • Moderna-NIH 94%
  • J&J 67%
  • AstraZeneca-Oxford 67%

Reducción del Riesgo Absoluto (ARR)

Este es el dato del valor de reducción del riesgo absoluto:

  • Pfizer-BioNTech 0.84%
  • Moderna-NIH 1.2 %
  • J&J 1.2%
  • AstraZeneca-Oxford 1.3%

Fuente: The Lancet Journal

Nota: Esto no quiere decir que las vacunas no sean eficaces o necesarias (esto sería un debate totalmente diferente) sino que el mostrar y comunicar los datos de una manera u otra puede provocar diferentes reacciones en el receptor de la información.

Además el conocer el valor de riesgo absoluto nos permite conocer también la eficacia de las vacunas en mayor detalle y estimar el número de personas que deben ser vacunadas para prevenir un caso más de COVID-19

Por ej: Deberíamos vacunar a 199 personas con Pfizer-BioNTech para evitar un nuevo caso de COVID-19 y a 81 personas con Moderna para evitar un nuevo caso, versus los 78 de Astra-Zeneca

Este análisis no se puede llevar a cabo sin conocer ambos valores relativos y absolutos de la reducción del riesgo.

Yo soy de la opinión que deberíamos exigir que se nos facilite toda la información para poder tomar decisiones informadas (en todos los ámbitos).

Por desgracia los medios de comunicación y las farmas, se mueven por sus propios intereses, y suelen jugar siempre con datos de riesgos relativos, que son los que «más venden»

Conocer ambos datos nos puede facilitar información mucho más detallada y comprensiva del riesgo, y ayudar a los profesionales y a la población en general a tomar mejores decisiones.

¿Qué opinas al respecto? ¿Ya conocías la diferencia entre el riesgo relativo y riesgo absoluto?

Como siempre tus comentarios, consultas y opiniones serán bienvenidas 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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Modelo Kirkpatrick: Evaluación del impacto de la formación en 4 pasos

En el artículo de hoy analizaremos el impacto de la formación con el modelo Kirkpatrick

Como ya dijo en su momento Henry Ford «Before everything else, getting ready is the secret of success», es decir, antes que nada para conseguir el éxito hay que prepararse.

La formación ya sea en formato presencial, live, online o un mixto de las variantes siempre es una potente herramienta para «prepararse»

Pero como todo en los proyectos, la formación debe planificarse, ejecutarse y monitorizarse, sino puede perder todo el sentido.

Esto es especialmente cierto cuando se trata de formación para empresas o formación en el proyecto, donde debe haber un objetivo claro y medible.

Emprender una formación, sea del tipo que sea, sin definir claramente su objetivo inicial y sin un acompañamiento/seguimiento posterior, no tiene demasiado sentido.

Por desgracia, esto sucede y más de lo deseado, cuando ves formaciones impartidas «a granel» sin ningún propósito más que agotar el presupuesto de formación de ese año y asegurar el del siguiente.

Yo siempre hago hincapié a las empresas, de la importancia sobre todo del seguimiento y medición de los resultados de la formación.

Nota: El análisis del impacto de la formación, forma parte del nuevo ECO (Exam Content Outline) para la Certificación PMP, por lo que es un punto a tener en cuenta en las preguntas situacionales del examen.

Este seguimiento va mucho más allá de la encuesta de satisfacción y se traduciría en varios «steps» de control, que comento en la siguiente slide donde podemos observar los 4 niveles del modelo Kirkpatrik

Por lo tanto, además de definir unos objetivos SMART para nuestra formación, deberemos analizar su impacto:

  • Reacción: Este punto estaría enfocado en la clásica encuesta de satisfacción o feedback directo de los asistentes.
  • Aprendizaje: Evaluar los conocimientos adquiridos, mediante tests, certificaciones, etc
  • Comportamiento: Hacer un seguimiento y ver si el nuevo conocimiento adquirido se está aplicando en las tareas del día a día
  • Resultado: Analizar el impacto a nivel de negocio, resultado del proyecto, mejora en la ejecución del trabajo, toma de decisiones, etc

El modelo Kirkpatrick nos permitirá valorar que formaciones están teniendo un mayor impacto y cuales son susceptibles de ser eliminadas.

Esto nos permitirá a su vez optimizar el presupuesto de formación y enforcarnos en aquellas formaciones que vemos que si tienen un impacto positivo para la organización y los proyectos.

¿Ya conocías el modelo de evaluación de formación de Kirkpatrick? ¿En tu empresa analizan el impacto de las formaciones que recibes y qué método utilizan?

Como siempre, tus comentarios, sugerencias y/o consultas serán bien recibidos 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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Herramientas Gratuitas para preparar tu examen de Certificación PMP

En el artículo de hoy quiero compartir contigo una lista completa de recursos gratuitos para ayudarte en tu proceso de obtener la Certificación PMP

Los he separado en 3 categorías: Cursos – Tests – Otros

Todos estos materiales son de uso gratuito (excepto el PMI StudyHall que tiene un coste de 30$), vamos ello:

Cursos

PMI Perfect Kickoff : Esta herramienta gratuita, ha sido desarrollada en conjunto por PMI y Amazon, con el objetivo de entender en profundidad las diferencias de gestión de un proyecto Waterfall vs un proyecto Agile

Es una herramienta excelente para ayudarte a preparar el nuevo examen PMP que como ya sabrás tiene un 50% de contenido Agile.

Puedes leer más sobre la herramienta y acceder a ella en este otro post que publiqué hace algunos meses: ¿Quieres aprender a iniciar y gestionar un proyecto en solo 45 minutos?

PMI Study-Hall: Este herramienta oficial de PMI.org, está disponible únicamente para aquellos que vayáis a realizar el examen en inglés y ya os haya sido aprobada la candidatura.

Tiene un coste de 30$ o de 15$ usando el voucher:  SHDP50PCT

Está disponible durante 4 meses y contiene material de repaso y 2 simuladores de examen completos de 180 preguntas, además de mini-tests, flash-cards con definiciones importantes, etc

Podéis acceder desde aquí: PMI Study Hall

Tests

Edward PMP Free Questions: Un clásico de referencia, directorio con enlaces a múltiples webs con simuladores de prueba gratuitos (algunos muy interesantes). Puedes acceder aquí: https://edward-designer.com/web/list-of-free-pmp-exam-questions/

OpenPM: Plataforma abierta de uso gratuito con infinidad de tests en inglés para poner a prueba tus conocimientos, accesible aquí: https://openpm.org/

Otros

Blog Ceolevel: Nuestro blog de gestión de proyectos, con artículos (como el presente) enfocados en la gestión de proyectos, recursos gratuitos, ayuda para la preparación de tus exámenes, etc

Cada Martes un artículo nuevo, con 50.000 suscriptores a nivel mundial, el blog de referencia en gestión de proyectos de habla hispana.

No olvides suscribirte para no perderte ningún artículo: https://www.ceolevel.com/blog

Plantillas PMI: Plantillas ofrecidas en la web de PMI para tu uso y disfrute: https://www.projectmanagement.com/Templates/index.cfm#=

Plantillas PM2: Plantillas de uso público, diseñadas dentro del marco de la metodología de gestión de proyectos de la Comisión Europea (PM2).

Son unas plantillas muy detalladas y completas, las puedes descargar aquí: https://www.pm2alliance.eu/the-pm2-artefacts/

Mapas de Procesos Ricardo Vargas: Super interesante mapa de procesos visual para entender la lógica del PMBOK v6, no dejéis de ver el vídeo donde Ricardo Vargas lo explica en detalle: https://ricardo-vargas.com/pmbok6-processes-flow/

Espero que todos estos recursos te sean de ayuda en tu proceso de preparación para el examen de certificación PMP.

Por supuesto, cualquier duda o consulta que tengas respecto a las certificaciones de gestión de proyectos (PMI, PM2Alliance, Scrum.org, etc) puedes contactarme directamente y estaré encantado de poder ayudarte.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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Enseñando a los niños a gestionar proyectos: PMI for KIDS (Descarga Gratuita)

Como ya he comentado en otros artículos, quien más quien menos en su día a día está gestionando proyectos (otra cosa es que seamos conscientes de ello).

Incluso los más pequeños se enfrentan también a todo tipo de retos y la disciplina de la gestión de proyectos puede ayudarles a enfocarlos correctamente.

El PMI dentro de su fundación educacional ha creado un kit de para aprender las bases de la gestión y ayudar a los profesores a «enseñar a aprender» a un nivel de escuela primaria.

Este kit de uso gratuito, consta de los siguientes apartados:

  • Una primera sección de introducción al uso del kit, definiendo sus objetivos y la manera en la que ha sido diseñado
  • Una segunda sección, con la metodología de trabajo, seguido de un ejemplo de proyecto explicado
  • Una tercera sección de material de entrenamiento para los profesores
  • Una cuarta sección con el detalle del uso de las herramientas y técnicas incluidas en el kit
  • Una última y quinta sección con ejemplos y resultados obtenidos de proyectos didácticos desarrollados en diferentes escuelas de primaria

Todo este material es gratuito y se puede descargar en diferentes idiomas (incluido el español) directamente desde la web oficial de PMI aquí: Projects From the Future Kit for Primary School

Puedes encontrar también otros recursos para formar a los más pequeños en las bases y principios de gestión de proyectos en esta otra web: Project Kids Adventures

Espero que estos recursos te sean de utilidad para ayudar a los más pequeños de la casa a empezar a gestionar sus proyectos 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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