El éxito de un proyecto no debería medirse solamente por su capacidad para cumplir con las líneas base establecidas al comienzo del mismo.

A lo largo del proyecto pueden surgir nuevos desafíos, imprevistos, y necesidades que hacen que el proyecto tenga que ser adaptado y replanteado para lograr los objetivos establecidos.

Además, un proyecto bien liderado y gestionado tiene que cumplir con las métricas establecidas pero haciéndolo de manera correcta, gestionando las personas, las emociones y los conflictos de manera adecuada.

Por eso, en este artículo te explico algunas claves para evaluar el éxito de un proyecto más allá de las líneas base:

Alineación con los objetivos

Lo más importante a la hora de evaluar el éxito de un proyecto es comprobar si se han logrado los objetivos establecidos.

Para ello, es fundamental que desde el comienzo se definan claramente los objetivos que se quieren lograr con el proyecto, y que se establezcan métricas concretas para poder medir el progreso en el logro de esos objetivos.

Si el proyecto logra alcanzar los objetivos establecidos, entonces se puede considerar un éxito independientemente de que haya desviaciones en las líneas base.

Adaptación al cambio

Los proyectos no siempre se desarrollan según lo planeado, y es importante que el equipo de proyecto tenga la capacidad de adaptarse a los cambios que puedan surgir en el camino.

Si el proyecto ha sido capaz de adaptarse a los imprevistos y a las necesidades que han surgido a lo largo del camino, y ha logrado cumplir con los objetivos establecidos, entonces podemos considerar que ha sido un éxito.

Actualización de las líneas base

Aunque es importante tener en cuenta las líneas base establecidas al comienzo del proyecto, es fundamental que estas líneas base sean actualizadas a lo largo del proyecto para reflejar los cambios que se han producido.

Si la última línea base establecida refleja la situación actual del proyecto y el mismo ha sido capaz de cumplir con ella, entonces podemos considerarlo un éxito.

Aprendizaje

Todos los proyectos son una oportunidad para aprender algo nuevo.

Si el equipo de proyecto ha sido capaz de identificar las áreas de mejora durante el proceso y ha implementado medidas para mejorar, entonces podemos considerarlo un éxito aunque no se hayan cumplido todas las líneas base.

Conclusion:

En definitiva, evaluar el éxito de un proyecto no es una tarea sencilla y no se puede hacer de forma simplista simplemente comparando los resultados con las líneas base.

El éxito de un proyecto se evalúa por su capacidad para cumplir con los objetivos establecidos, su capacidad para adaptarse al cambio y su capacidad para aprender de los errores.

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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En los últimos años, el enfoque en la sostenibilidad se ha convertido en un tema clave en la gestión de proyectos.

Las empresas y organizaciones buscan cada vez más lograr una «triple línea de resultados» que considere no solo el impacto económico, sino también el social y ambiental de sus proyectos.

Hoy os hablaré sobre la importancia del enfoque en la triple línea de resultados y la inclusión de criterios de sostenibilidad en la toma de decisiones en la gestión de proyectos.

Además, discutiremos la certificación de proyectos sostenibles como una forma de demostrar el compromiso de una organización con la sostenibilidad.

Enfoque en la triple línea de resultados

La triple línea de resultados (también conocida como triple bottom line en inglés) es un concepto que surgió en la década de 1990 como una forma de evaluar la sostenibilidad de las empresas y organizaciones.

En lugar de enfocarse únicamente en los resultados económicos, la triple línea de resultados incluye tres áreas de impacto: económico, social y ambiental.

Esto significa que se deben tomar medidas para garantizar que los proyectos no tengan un impacto negativo en la comunidad local y el medio ambiente.

Además, las empresas y organizaciones deben considerar cómo sus proyectos pueden contribuir positivamente a la sociedad y el medio ambiente.

La inclusión de criterios de sostenibilidad en la toma de decisiones

La inclusión de criterios de sostenibilidad en la toma de decisiones es una parte fundamental de la gestión de proyectos sostenibles.

Los criterios de sostenibilidad pueden incluir la reducción de emisiones de gases de efecto invernadero, la conservación de la biodiversidad, la gestión responsable de los recursos naturales y el uso de materiales y tecnologías sostenibles.

Al tomar en cuenta estos criterios, las empresas y organizaciones pueden garantizar que sus proyectos sean sostenibles y contribuyan positivamente a la sociedad y el medio ambiente.

Certificación de proyectos sostenibles

Una forma de demostrar el compromiso de una organización con la sostenibilidad es a través de la certificación de proyectos sostenibles.

Hay varias certificaciones disponibles, como LEED (Liderazgo en Energía y Diseño Ambiental) y BREEAM (Método de Evaluación Ambiental de Edificios de Investigación). Estas certificaciones demuestran que los proyectos han sido diseñados y construidos de acuerdo con los criterios de sostenibilidad establecidos.

Además de demostrar el compromiso de una organización con la sostenibilidad, la certificación de proyectos sostenibles también puede proporcionar beneficios económicos.

Los edificios certificados LEED, por ejemplo, pueden tener un mayor valor de reventa y una menor tasa de vacantes. Además pueden atraer inquilinos y compradores conscientes de la sostenibilidad.

El enfoque en la triple línea de resultados, la inclusión de criterios de sostenibilidad en la toma de decisiones y la certificación de proyectos sostenibles son herramientas críticas para garantizar que los proyectos contribuyan positivamente a la sociedad y el medio ambiente.

Por lo tanto, es importante que las empresas y organizaciones consideren la sostenibilidad como un elemento clave en la gestión de proyectos y trabajen para implementar prácticas sostenibles en sus proyectos.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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En un equipo de proyecto, dar feedback es una parte importante de la gestión del rendimiento y del éxito del proyecto.

Esto puede ayudar a los miembros del equipo a mejorar su trabajo y a alcanzar los objetivos del proyecto de manera más efectiva.

El objetivo del feedback (o retroalimentación) no es el de criticar lo que se está haciendo mal, tampoco el de adoctrinar al otro sobre como debería hacer su trabajo, sino que busca ayudar al receptor del mismo a mejorar.

Aquí hay algunos consejos para dar feedback constructivo a un miembro del equipo de proyecto:

Sé específico

Cuando des feedback, asegúrate de ser específico sobre lo que quieres decir.

En lugar de decir «tu trabajo no es lo suficientemente bueno», trata de ser más específico. Por ejemplo, podrías decir: «La presentación que hiciste ayer carecía de detalles importantes y las gráficas no eran lo suficientemente claras».

De esta manera, el miembro del equipo sabrá exactamente en qué necesita mejorar.

Sé objetivo

Es importante ser objetivo al dar feedback. Evita ser demasiado crítico o emocional.

En lugar de eso, céntrate en los hechos y en lo que se necesita mejorar. Además, es importante ser sincero y decir la verdad.

No sirve de nada dar feedback que no es honesto, ya que no ayudará al miembro del equipo a mejorar su trabajo.

Sé constructivo

El feedback debe ser constructivo, no destructivo. En lugar de criticar, enfócate en cómo el miembro del equipo puede mejorar su trabajo.

Ofrece sugerencias y soluciones prácticas para que el miembro del equipo pueda mejorar su trabajo de manera efectiva.

Sé oportuno

Es importante dar feedback de manera oportuna.

No esperes demasiado tiempo para dar feedback, ya que el miembro del equipo puede no recordar los detalles de su trabajo.

Da feedback inmediatamente después de una presentación o una tarea importante, para que el miembro del equipo tenga la oportunidad de mejorar su trabajo rápidamente.

Sé empático

Por último, es importante ser empático al dar feedback.

Reconoce que el miembro del equipo ha trabajado duro y que puede ser difícil escuchar críticas.

Ofrece tu apoyo y asegúrate de que el miembro del equipo sepa que estás ahí para ayudarlo a mejorar su trabajo.

En conclusión, dar feedback constructivo es una parte importante de la gestión del rendimiento en un equipo de proyecto.

Para dar feedback de manera efectiva, asegúrate de ser específico, objetivo, constructivo, oportuno y empático. Al hacerlo, ayudarás al miembro del equipo a mejorar su trabajo y a alcanzar los objetivos del proyecto de manera más efectiva.

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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En el artículo de hoy, en colaboración con Xavier Tusquets de Teocé Consultors y autor de la obra “El Gran Reto” vamos a ver cómo se puede aplicar CCPM en los proyectos.

¿Qué es CCPM y como se aplica?

Critical Chain Project Management (CCPM) ofrece una solución que ayuda a las organizaciones a entregar proyectos de manera más rápida, más eficiente y a menor coste.

A continuación, os indicamos algunos factores de CCPM que se deben aplicar para gestionar entornos de multiproyectos:

• Identificar la Cadena Crítica: La Cadena Crítica es la secuencia de tareas dependientes que determinan la duración total de un proyecto. Las tareas críticas son aquellas que, si se retrasan un solo día impactan directamente en la protección del proyecto. La Cadena Critica nos permite conocer la criticidad de una tarea respecto a las otras tareas del proyecto.

• Crear un Buffer de proyecto: un Buffer de proyecto es un búfer de tiempo agregado al final de la Cadena Crítica para proteger el proyecto de retrasos ocasionados por las incidencias no previstas o por el impacto de la priorización en la gestión de las tareas. Este Buffer no es una protección que se añade al proyecto. Este Buffer se “construye” a partir de las protecciones individuales de las tareas. La planificación de las tareas se realiza sin proteger a las mismas y así nos permite crear el Buffer del proyecto sin alargar plazos sino todo lo contrario.

• Controlar y ajustar: CCPM enfatiza la importancia de controlar el progreso del proyecto y ajustar los planes según sea necesario para mantenerse encaminado. En entornos de multiproyectos, esto implica monitorear las Cadenas Críticas para cada proyecto, así como la cartera general de proyectos, y hacer ajustes a las prioridades y la asignación de recursos según sea necesario.

• Priorizar las tareas: en entornos de multiproyectos, es importante priorizar las tareas en función de su criticidad (margen respecto a las tareas criticas) pero también en función de la criticidad del proyecto respecto a los otros proyectos. Esto ultimo lo determina un gráfico conocido como Fever Chart que se “alimenta” del avance del proyecto y el consumo del Buffer.

• Gestionar el riesgo: CCPM aporta visibilidad del estado del proyecto, así como la identificación de la cadena critica. Es por ello por lo que CCPM permite identificar y gestionar los riesgos de manera proactiva y así las organizaciones pueden evitar demoras y minimizar el impacto de eventos inesperados.

Caso real

Un cliente se enfrentaba el desafío de gestionar más de 20 proyectos simultáneamente, con recursos escasos compartidos.

La empresa estaba luchando para cumplir con los plazos del proyecto y controlar los costos, lo que estaba poniendo a prueba la relación con los clientes. Internamente la presión era muy elevada y ello provocaba mal ambiente y en consecuencia una rotación del personal difícilmente asumible.

Para hacer frente a estos desafíos, la empresa decidió implementar los principios y técnicas de gestión de proyectos de Cadena Crítica (CCPM).

1. Comenzaron creando una plantilla que les ayudaría a posteriori a planificar más fácilmente los proyectos.
2. Luego planificaron los proyectos individualmente, identificando las Cadenas Críticas y creando Buffers de proyecto.
3. En tercer lugar, gracias a un software, crearon una cartera de proyectos para obtener listas de tareas priorizadas para cada miembro del equipo. Cada miembro del equipo disponía de una lista propia y única con todas sus tareas a realizar priorizadas.
4. Finalmente empezaron a gestionar las tareas y los proyectos con CCPM y fueron mejorando el sistema de forma continua ya que el sistema permite aprender a medida que lo vas utilizando.

Los resultados fueron impresionantes. El primer beneficio fue la obtención de visibilidad en cuanto a avance del proyecto y consumo de Buffer lo que permitió a la empresa mejorar la comunicación con sus clientes.

Conclusión

La empresa pudo completar proyectos de manera más rápida y eficiente, con menos demoras y sobrecosto al aplicar CCPM. También pudieron administrar las dependencias en múltiples proyectos de manera más efectiva, asegurando que los proyectos más críticos se completaran a tiempo. Como resultado, la empresa pudo mejorar la satisfacción de los clientes.

Para los que estéis interesados en profundizar en CCPM, disponéis de la única novela de gestión de proyectos para entornos de multiproyectos, “El Gran Reto” de Xavier Tusquets que incluye casos reales y ofrece una guía práctica de conocimientos que se pueden aplicar directamente en la propia organización.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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En el artículo de hoy quiero hablarte sobre un «gran olvidado» en la gestión de proyectos: La gestión de la documentación.

Hay quien defiende que se debe documentar todo en detalle y quien defiende que es mejor no documentar y centrarse en el trabajo.

Obviamente no es todo blanco y negro y hay grises. El nivel de documentación dependerá totalmente del proyecto en si, su complejidad, las herramientas de las que dispongamos, el enfoque de gestión (waterfall, agile o híbrido), etc

Pero documentar es importante y se debe realizar siempre, un proyecto sin documentación es un proyecto sin rumbo.

Ya escribí en otro artículo sobre la importancia de tener un buen plan y de la documentación: ¿La falta de un plan es el mejor plan?

En el artículo de hoy me centraré en destacar los puntos importantes a la hora de gestionar correctamente y de una manera eficiente la documentación del proyecto.

¿Cuáles son los puntos a tener en cuenta?

• Identificar los documentos necesarios: En la fase de planificación, debemos identificar todos los documentos que serán necesarios en el proyecto, incluyendo planes de proyecto, presupuestos, diagramas de flujo, cronogramas, actas de reuniones, reportes, etc

• Establecer un sistema de organización: Una vez identificados los documentos necesarios, es importante importante establecer un sistema de organización para asegurar que los documentos sean almacenados de manera clara y accesible para todo el equipo de proyecto. Puedes utilizar herramientas digitales, como software de gestión de documentos para facilitar esta tarea.

• Definir las políticas de gestión de documentos: Deberías establecer políticas claras y bien definidas para la gestión de documentos, incluyendo la forma en que se crean, se modifican y se archivan los documentos. Estas políticas serán comunicadas a todo el equipo de proyecto para asegurar que entiendan los procedimientos de gestión de documentos.

• Mantener los documentos actualizados: Los documentos deben ser actualizados regularmente para reflejar el estado actual del proyecto. Esto ayuda a mantener un registro claro de los cambios en el proyecto y permite a los miembros del equipo de proyecto tomar decisiones informadas.

• Establecer un proceso de revisión: Es importante establecer un proceso de revisión para los documentos del proyecto, especialmente para aquellos que son críticos para el éxito del proyecto. Este proceso de revisión debe incluir la revisión de los documentos por parte del equipo de proyecto y las partes interesadas.

• Asegurar la seguridad de los documentos: La seguridad de los documentos es crítica, especialmente en proyectos que involucran información confidencial. Es importante establecer medidas de seguridad para asegurar que los documentos sean almacenados y compartidos de manera segura.

Conclusión

En resumen, la gestión de la documentación es una parte crítica en la gestión de proyectos.

Para asegurar una correcta gestión se requiere de una planificación y organización cuidadosa para asegurar que los documentos sean almacenados, compartidos y actualizados de manera efectiva.

El no llevar un control adecuado de la documentación, supondrá un grave problema para el proyecto, encontrándonos con documentación duplicada o inexistente.

Especialmente grave en el caso de que tengamos rotación continua en el equipo y no haya forma de conservar el conocimiento dentro del proyecto.

Espero que este artículo te sirva de ayuda para afrontar este punto crítico dentro de la gestión de proyectos.

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²

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