En el artículo de hoy, me voy a centrar en un elemento clave para la correcta planificación, gestión y control del proyecto: El Plan de Gestión del Proyecto.
Un error muy común, es una vez firmado el contrato del proyecto y sin apenas pararse a pensar, iniciar las actividades del mismo.
Pues bien, si queremos que el proyecto llegue a buen puerto, no debemos olvidarnos de lo más importante: Planificar antes de Actuar.
Para ello deberemos tener en cuenta los siguientes puntos si queremos obtener un efectivo y completo Plan de Gestión de Proyecto:
- Nivel de Detalle y Enfoque del Plan del Proyecto: Debemos entender que tipo de proyecto vamos a gestionar, es decir, su complejidad y criticidad, el tiempo del que disponemos para llevar a cabo el mismo, las herramientas de las que disponemos, los factores ambientales que nos puedan afectar, etc En base a esta evaluación decidiremos el nivel de detalle necesario y la metodología apropiada (tradicional, agile, etc) para el Plan de gestión del Proyecto y sus componentes,
- Informar a los interesados: Muchos interesados que deberemos consultar para obtener sus inputs durante el proceso de creación del Plan de Gestión del Proyecto, puede que desconozcan el valor del mismo o su propia naturaleza, por lo que, una de las primeras tareas será la de informar adecuadamente a todas las partes interesadas del objetivo de proyecto, y la importancia del Plan de Gestión, para conseguir que estén alineados y que «compren» (buy-in) el proyecto.
- Crear los Planes de Gestión que formarán el Plan de Proyecto: Esto incluye crear los planes de gestión de las diferentes áreas de conocimiento del proyecto, tales como: Alcance, Tiempo, Costes, Calidad, Recursos, Riesgos, Compras, etc Estos plantes de gestión, para entendernos serán los «manuales de instrucciones del proyecto» que determinarán como el proyecto será planificado, ejecutado y controlado.
- Definir la línea base del Alcance (Scope Baseline): Este es el documento principal del Plan de Gestión del Proyecto, para ello deberemos definir correctamente el alcance del proyecto (acotar lo que entra y no entra en el mismo) y descomponerlo en paquetes de trabajo (WBS/EDT – Estructura de Desglose del Trabajo)
- En base al trabajo realizado anteriormente, generaremos las líneas base de Tiempo (Schedule Baseline) y Costes (Cost Baseline).
Una vez creado el Plan de Gestión del Proyecto, con todos los sub-planes de gestión y las 3 líneas base (alcance, tiempo y coste) es importante comunicar el mismo y que este sea aprobado por el Patrocinador (Sponsor) y demás figuras principales del proyecto.
Esta comunicación debería realizarse al final de la fase de planificación del proyecto y antes del inicio de las tareas de ejecución del mismo y debería incluir:
- Revisión y aprobación final del Plan
- Confirmar el proceso los cambios en el plan y las baselines de proyecto (por ej: creación de comité de control de cambios)
Si sigues estos pasos, estoy seguro que te será fácil obtener un buen plan de gestión de proyectos, que sin duda te ayudará a dirigir el proyecto y a mantener a todas las partes implicadas informadas y alineadas con los objetivos del mismo.
Puedes consultar más detalle del Plan de Gestión del Proyecto y los diferentes sub-planes aquí: Project Management Templates (English) o si eres socio del PMI, puedes descargar las plantillas profesionales de gestión de proyecto: 63 Plantillas para gestionar proyectos (PMBOK)
También pueden serte de utilidad las plantillas/infografías de gestión de proyectos de Venngage
¿Crees que se le da la suficiente importancia al Plan de Gestión de Proyectos? ¿En tus proyectos que % de tiempo dedicas a Planificar?
Puedes dejar tus comentarios y/o experiencias personales abajo en la sección de comentarios.
Agradezco el aporte de ustedes para la gestión de proyectos en lo académico y profesional
Gracias Carlos por tu amable comentario. Saludos!
En mi opinión, el plan de un proyecto, así como los planes subsecuentes que de él se derivan, representan el cerebro del proyecto; pues un buen plan, direcciona los esfuerzos, recursos y gestiones hacia la consecución de las metas, con el menor de los desaciertos y el menor de los riesgos ayudando a una buena gestión del tiempo, y como el tiempo es dinero, muy probablemente el menor de los costos. Siempre doy una alta importancia al plan y al monitoreo y control del proyecto; pues me resultan en proyectos bien gestionados.
Gracias por estos tips.
Gracias Sergio por tu amable comentario y aportación. Saludos!
Excelente material, de fácil lectura y muy bien redactado!
Gracias Pedro por tu amable comentario, saludos!
Me encantó el material. Muchas gracias.