PMP/CAPM, Project Management

¿Conoces las nuevas tipologías de preguntas de los exámenes del PMI?

Como ya sabrás si eres lector habitual de mi blog, el PMI está en plena fase de renovación, desde su branding, cambio de centros examinadores, pasando por los nuevos contenidos del examen PMP.

Lo que quizás no sepas es que en los nuevos exámenes del 2020 van a cambiar no solo los contenidos, sino también la tipología de preguntas.

Hasta ahora, todos los exámenes del PMI, seguían el mismo formato: 1 enunciado, 4 respuestas, 1 única respuesta válida

Pues bien, esto va a cambiar a lo largo del 2020, comenzando por el examen CAPM y luego posiblemente el resto de certificaciones del PMI.

3 Nuevos Tipos de Preguntas

  1. Preguntas de «matching» o «drag and drop» : Este nuevo tipo de preguntas, implicará que tengas que «conectar» la información de 2 listas (por ej: relacionar áreas de conocimiento y sus procesos) o tener que ordenar los procesos adecuadamente.
  2. Preguntas «multi-choice»: Este tipo de preguntas incluirán más de una respuesta correcta, y deberás marcar todas ellas adecuadamente para que la respuesta sea válida.
  3. Preguntas multimedia: El tipo de preguntas más novedoso, que supondrá el incluir audios/vídeos en las preguntas, que tendrás que visionar para poder luego responder correctamente.

Aún es pronto para saber como afectará esto a la dificultad del examen y al sistema de evaluación del mismo, pero lo que está claro es que supondrá un antes y un después en la forma de evaluar a los candidatos.

Recordar que con efecto inmediato y debido al cambio de proveedor de exámenes (de Prometric a Pearson/VUE) ya no será posible realizar el examen en papel, y solo queda la opción de examen computerizado.

El examen será siempre presencial para el PMP y con la opción de realizarlo online (con tutor vía webcam) para el CAPM.

Si quieres saber más sobres los cambios recientes en el PMI, puedes consultar mis otros artículos:

No dejes de seguir mi blog para estar al día de las novedades en los exámenes, nuevas tendencias en gestión de proyectos, liderazgo y negociación.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¿Conoces los 10 pasos para cerrar correctamente un proyecto?

En el artículo de hoy quiero hablarte sobre los pasos a seguir para cerrar correctamente un proyecto, incluyendo la parte contractual y la parte administrativa.

No es un tema complicado pero si delicado y que suele generar mucha confusión, especialmente para aquellos que se presentan al examen de Certificación PMP.

En el PMBOK se indica que para cerrar correctamente un proyecto, se debe llevar a cabo un cierre contractual y un cierre administrativo, ¿pero cuáles son sus diferencias?

Diferencias entre Cierre Contractual y Cierre Administrativo:

  • El cierre contractual se debe realizar antes de que el proyecto sea finalizado por completo.
  • El cierre contractual se puede realizar múltiples veces (una vez para cada contrato durante el ciclo de vida de un proyecto).
  • El cierre contractual se lleva a cabo habitualmente antes del cierre administrativo del proyecto.
  • El cierre administrativo se realiza una única vez por fase o para el proyecto entero.

Se podría incluso decir que el cierre administrativo es mas un tema interno de la propia compañía que realiza el PM y el cierre contractual la formalización del cierre del contrato entre la parte cliente y proveedora.

10 pasos a seguir para el cierre del proyecto:

  1. Confirmar que el trabajo se ha completado según los requisitos
  2. Verificar que todas las compras se han completado correctamente (cierres contractuales con proveedores)
  3. Conseguir la aceptación formal
  4. Completar el cierre financiero (Facturación del proyecto)
  5. Transferir el producto al cliente o a quien corresponda
  6. Obtener feedback del cliente
  7. Completar el informe final
  8. Indexar y archivar toda la información
  9. Obtener lecciones aprendidas y actualizar el repositorio
  10. Liberar el equipo

Plantillas para el Cierre del Proyecto

Para facilitarte el trabajo, puedes apoyarte en las siguiente plantillas descargables y editables: Descargar Plantillas de Cierre de Proyecto

En el anterior enlace podrás descargar gratuitamente 4 plantillas:

  • Aceptación del Proyecto
  • Plan de Transición
  • Revisión Post-Proyecto
  • Lecciones Aprendidas

Espero que este artículo te ayude a organizar correctamente el cierre de tus proyectos y a responder correctamente las preguntas del examen de Certificación PMP.


Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¿Qué es y para que sirve un Project Charter? + 40 Plantillas Descargables

En el artículo de hoy te quiero hablar sobre el Project Charter o Acta de Constitución del Proyecto.

Según la definición oficial del PMBOK, un Project Charter es:

«Un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto»

Pero no es solo un documento que autoriza el proyecto, es mucho más.

Project Charter

¿Qué incluye un Project Charter?

El Project Charter contiene información clave para el proyecto, habitualmente se suele definir lo siguiente:

  • Nombre del proyecto y descripción
  • Nombre y nivel de autorización del Sponsor o la persona que autoriza el Project Charter
  • Designación del director del proyecto y definición de su nivel de autoridad
  • Justificación del proyecto (Business Case)
  • Definición inicial de los principales stakeholders y sus intereses, así como de recursos principales para el proyecto
  • Descripción del producto o servicio a desarrollar por el proyecto
  • Definición de los objetivos del proyecto, incluyendo el cronograma preliminar y el presupuesto inicial.
  • Definición de riesgos inicial
  • Requerimientos de aprobación del proyecto
  • Otros puntos que el Sponsor considere importantes

Todo lo anterior se define a un alto nivel, como punto de partida inicial para poder autorizar el proyecto.

Será responsabilidad posterior del gestor de proyectos asignado, una vez iniciado el proyecto y durante la fase de planificación, de bajar a mucho más detalle todo el contenido del Project Charter.

¿Quién es el responsable de crear el Project Charter?

Dado que el documento se genera antes del inicio oficial del proyecto, habitualmente es el Patrocinador (Sponsor) del proyecto quien lo define y firma, todo y eso, es muy recomendable que el gestor de proyecto designado participe en su creación.

El Project Charter es el documento que oficializa el inicio del proyecto, nombra oficialmente al director del proyecto y define los principales objetivos y restricciones que este debe cumplir, por lo tanto un Project Charter mal definido puede provocar problemas en fases posteriores del proyecto.

¿Qué formato ha de tener el Project Charter?

El formato es lo de menos, lo importante es que incluya toda la información clave para el proyecto.

Para ayudarte con la tarea de creación del acta de constitución del proyecto, te dejo un link donde puedes descargar múltiples plantillas (editables) para diferentes tipologías de proyecto: 40 Plantillas de Project Charters


Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP


PMP/CAPM, Project Management

3 Factores Clave para Alcanzar el Éxito en tus Proyectos

Como ya sabrás hay muchos factores que pueden afectar al éxito o al fracaso de un proyecto.

En el artículo de hoy quiero destacar 3 factores que en mi opinión son claves para ayudarte en el objetivo de alcanzar el éxito.

Antes de nada, deberíamos entender que determina que un proyecto se defina como exitoso o no.

En términos generales, aquellos proyectos que cumplen con el alcance, el tiempo, el presupuesto y la calidad tal y como se había planificado, se denominan proyectos exitosos.

A esto habría que añadir la parte más «emocional», es decir, que hayas conseguido tus objetivos pero con una buena gestión del equipo y de los interesados (no me vale que un proyecto se defina como exitoso si el equipo ha trabajado 12h/día o hemos acabado enfadados con el cliente).

Dicho lo anterior, los principales factores clave para el éxito son los siguientes:

Compromiso de la alta dirección:

Uno de los puntos principales al iniciar un proyecto, es que se comunique adecuadamente, que todas las partes desde las capas directivas a los mandos intermedios (por ej: directores funcionales) entiendan la razón de ser (el business case) del proyecto.

Esto muchas veces se obvia o no se hace adecuadamente y luego vienen los problemas. El proyecto puede ser algo en lo que tú personalmente tengas mucho interés, pero quizás otros departamentos se vean afectados y no entiendan tan «positivamente» el impacto del proyecto.

Especialmente tenemos que dedicar esfuerzos al inicio del proyecto y en comunicar los detalles adecuadamente a lo principales interesados, especialmente aquellos que tenga mucho poder y poco interés (estos son los que nos pueden bloquear el proyecto).

Adicionalmente tenemos que asegurarnos que las capas directivas entienden el «business case» del proyecto, su valor, el ROI, el coste de oportunidad del mismo, etc para que cuando hayan problemas, podamos acudir a ellos y recibir soporte y no encontrarnos puertas cerradas.

Metodología de Trabajo / Elección del Lider de Proyecto

Esto tiene que ver con el concepto de «Tailoring» del que ya he hablado en este blog en otra ocasiones. Se trata de seleccionar y adaptar las mejores herramientas y enfoques para cada proyecto.

¿Verdad que el enfoque, herramientas y equipo de una operación a corazón abierto no son las mismas que para una operación ocular? Pues lo mismo sucede en la gestión de proyectos.

Probablemente no usarás el mismo enfoque, herramientas y equipo para un proyecto de 3 meses de desarrollo de un software de contabilidad que para un proyecto a 5 años vista de construcción de dos torres gemelas de 100 plantas en Dubai.

Por lo tanto, el enfoque ya sea más tradicional o más adaptativo tiene que ir de la mano de la complejidad del proyecto, su nivel de incerteza y riesgo, la criticidad del mismo, etc

Involucrar a toda la organización

Este punto está muy relacionado con el primero y con la comunicación del proyecto.

Una vez el proyecto es entendido por todas las partes interesadas, es importante gestionar los intereses de estas partes, hacerlos partícipes del proyecto que se sientan como «Partners» del mismo.

Un error común es avanzar por nuestra cuenta, sin preocuparnos mucho del resto de interesados, cuando justamente son ellos los que nos van a permitir avanzar, aportando información, conocimiento y desbloqueando problemas que nos vayamos encontrando.

Por lo tanto involucrar desde el inicio a todas las partes interesadas del proyecto y mantener el contacto continuo con una correcta comunicación y seguimiento de sus expectativas, es otro de los factores claves para el éxito del proyecto.

¿Estás de acuerdo con estos 3 factores claves? ¿Añadirías alguno más que consideres importante?

Tus comentarios como siempre serán bien recibidos! 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Project Management

Agile Coach ¿Por qué lo necesito en mi organización?

Hoy os quiero hablar sobre el perfil de Agile Coach.

El hecho que me haya decidido a hablaros sobre ello, es que está de moda y es un rol cada vez más demandado en muchas organizaciones en proceso de transformación Agile.

No es un término nuevo (ni Agile, ni Coaching lo son) ciertamente ya en 1999 Kent Beck define el rol de Coach en su libro sobre sobre Extremme Programming (XP).

¿Pero qué es un Agile Coach?

Un Agile Coach es un rol dentro de la organización, es un acompañante y agente del cambio, para aquellas empresas que están en proceso de transformación.

agile coach

Adoptar el «mindset» o filosofía de trabajo agile no es fácil, no es algo que se lleve a cabo en unas semanas. Como todo cambio a nivel de organización, requiere de un análisis previo, una gestión del cambio, incluyendo un buen plan de comunicaciones.

Es un cambio que afectará a diferentes capas de la organización y por lo tanto debe gestionarse adecuadamente.

Es aquí donde aparece el perfil de Agile Coach, como una figura facilitadora y acompañante del cambio.

¿Qué características debe tener un Agile Coach?

Pues un buen Agile Coach deberá tener dos áreas de conocimiento bien maduradas:

  1. La área del Coach: Ha de ser alguien con capacidad de observar, acompañar y facilitar el cambio a nivel de organización. Por lo tanto ha de conocer el lenguaje de negocio y empresarial, así como entender sus procesos internos. Es decir debe tener conocimientos de coach y conocimientos de empresa.
  2. La parte Agile: Además de lo anterior ha de tener conocimientos profundos sobre Agile, para ello debe conocer bien los marcos de referencia y saber cuando y como deben aplicarse.

Idealmente un buen Agile Coach combinará estas dos áreas al 50/50 y actuará como elemento integrador y gestor del cambio en la organización, acompañando en todo el proceso: observando, facilitando y recomendando acciones.

¿Cuáles son los riesgos del Agile Coach?

Es un perfil complejo, tiene similitudes en algunos puntos con el ScrumMaster pero no es lo mismo, ni tan siquiera es como algunos piensan una evolución de este último.

El Agile Coach está más cerca de la organización, es un rol de mas alto nivel, el Scrum Master está más cerca del equipo de desarrollo.

Eso no quiere decir que un buen ScrumMaster no pueda ser un buen AgileCoach si tiene las aptitudes necesarias para ello.

Uno de los principales riesgos es contratar a un Agile Coach sin experiencia, que no domine las 2 áreas principales (la del coach y la de agile). Esto puede provocar que más que aportar soluciones y ser un gestor del cambio, acabe siendo todo lo contrario y genere más caos que orden.

¿Cómo me preparo para ser Agile Coach?

Mi recomendación para aquellos que quieran ser acompañantes del cambio en las organizaciones es que se formen y hagan madurar sus «habilidades blandas» tales como la empatía, escucha activa, liderazgo, habilidades de negociación, comunicación y oratoría, sin olvidarnos de las «habilidades duras» que en este caso sería el conocimiento en profundidad de los marcos de trabajo Agile y el «mindset» subyacente.

Una buena manera de trabajar estas habilidades y obtener los conocimientos para poder llegar a tener las habilidades correctas es la formación.

Un curso muy completo y orientado a adquirir/reforzar estas capacidades sería la formación Agile : PMI ACP + ScrumMaster.

Ya son muchos los coaches que hemos formado, reforzando la parte «Agile» y el conocimiento de los diferentes marcos de trabajo.

Si deseas que te facilite más información no dudes en contactarme.


Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Aires de Renovación en el PMI (incluido nuevo Branding)

El PMI (Project Management Institute) fue fundado en el 1969 por un grupo de 40 voluntarios como organización sin ánimo de lucro.

A finales del 1990 se publicó la primera edición del PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

La organización fue creciendo rápidamente hasta convertirse ya en el 2011 en la más grande e importante a nivel mundial

Con su sede central en Pensilvania (EEUU) tiene 3 objetivos principales como organización:

  • Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.
  • Generar conocimiento a través de la investigación
  • Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación.

Este año el PMI cumple su 50 aniversario y con ello se anuncia un importante rebrading, que ya ha afectado a todo el site oficial del PMI, tal y como podéis ver en PMI.org

Este importante cambio de imagen viene acompañado de otros muchos cambios como por ejemplo:

  • Nuevo examen PMP anunciado (con cambios tanto en contenido como en mecánica del examen)
  • Nuevo PMBOK en desarrollo (Séptima Edición)
  • Nuevo logo y página web

La idea del PMI es seguir creciendo y ser la organización de referencia en cuanto a gestión de proyectos se refiere, para ello además del cambio de imagen se está haciendo un esfuerzo importante en cubrir todos los enfoques de gestión desde los más predictivos a los más adaptativos.

Justamente el cambio de examen y la nueva edición de PMBOK están orientado a este nuevo enfoque, dando mayor importancia al «tailoring» o adaptación de las herramientas/técnicas/procesos necesarios a usar dependiendo de la situación y contexto.

La nueva imagen del PMI.org es esta:

A mi personalmente me gusta mucho, y considero que es mucho más «fresca» que la anterior, pero como siempre, es cuestión de opiniones y gustos personales.

Los símbolos de la imagen no han sido escogidos al azar y tienen que ver con el nuevo enfoque y los valores del PMI:

Desde mi punto de vista, creo que estos cambios van a favorecer a toda la comunidad, dado que el objetivo final es que no nos centremos tanto en procesos y herramientas, sino también en las personas con especial foco en entregar valor a la organización.

¿Tu que opinas? ¿Crees que el nuevo branding refleja los valores compartidos por los gestores de proyectos? ¿Crees que los cambios y enfoques del «nuevo» PMI van por buen camino?

Como siempre tus opiniones y comentarios serán bienvenidos!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

6 Técnicas de IA que ya están cambiando la Gestión de Proyectos

La Inteligencia Artificial (IA) está entrando con fuerza en nuestras vidas, casi todos los sectores profesionales se están viendo afectados.

El PMI recientemente ha publicado una encuesta en la que han participado 551 gestores de proyectos en la que se deducía que efectivamente la IA nos está impactando.

El estudio denominado «The AI Innovators: Cracking the Code on Project Peformance» indica que la proporción de proyectos que se van a ver impactados por la IA pasará de ser del 23% al 37% en los próximos 3 años.

De las 6 tecnologías de IA que pueden impactar a la gestión de proyectos, hay 3 que ya lo están haciendo:

  • Knowledge-based systems: Nos ayudan al aprendizaje y a tomar mejores decisiones.
  • Machine learning: Analizan datos para crear modelos detectando patrones, de esta manera se mejora la toma de decisión sin intervención humana.
  • Decision management: Procesos inteligentes basados en reglas y lógicas que permite tomar decisiones informadas de manera automática.

Os adjunto una gráfica con los % de impacto actual y futuro en las organizaciones:

Las otras 3 técnicas que tendrá un impacto mayor en un futuro no muy lejano son las siguientes:

  • Expert systems: Emula la inteligencia humana, cualquier tipo de aptitud o comportamiento en un área o tarea concreta.
  • Deep learning: Creación y entrenamiento de redes neuronales que predicen el futuro basado en datos y probabilidades.
  • Robotic process automation: Automatiza tareas que hasta ahora hacían los humanos, para mejorar los procesos corporativos.

Os adjunto también una gráfica con los % de impacto actual y futuro en las organizaciones de estas técnicas:

Hasta un 81% de profesionales han reportado en las encuestas que la IA está afectando ya a su manera de trabajar.

Yo personalmente creo que hay cosas que difícilmente podrá hacer una máquina a corto/medio plazo, la tarea del PM como «integrador» o como a mi me gusta decir «director de orquesta» difícilmente la podrá substituir una inteligencia artificial, por muy avanzada que esta sea.

La comunicación, la gestión emocional y de conflictos, negociaciones, etc son aptitudes muy avanzadas que un software tardará mucho en llegar a poder suplantar.

Pero ciertamente en otras áreas más analíticas, como por ejemplo la gestión del cronograma de tiempo, predicción de riesgos y su prevención, etc si que entiendo que podrán ser trabajadas mucho mejor con sistemas de software avanzados.

En todo caso, la implantación de tecnologías de IA en la organización será un proyecto crítico para muchas organizaciones y requerirá de una importante gestión del cambio.

Será necesario mucho más que implantar unos sistemas informáticos, sino que habrá que cambiar el modo de pensar/aprender/trabajar y esto afectará a todas las áreas, incluso a la cultura empresarial.

Para gestionar todos estos cambios y proyectos, la figura del Gestor de Proyectos (PM) como agente del cambio será totalmente imprescindible en las organizaciones que quieran implementar la IA con éxito.

Si queréis leer el informe completo, os dejo aquí el link a la página oficial del PMI donde se ha publicado: «The AI Innovators: Cracking the Code on Project Peformance»

¿Tu que opinas? ¿Consideras que la IA cambiará la manera en la que trabajamos los gestores de proyectos? ¿Acabará un robot sustituyendo al PM?

Como siempre tus opiniones y comentarios serán bienvenidos!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

3 Herramientas de Colaboración Online: Slack | Trello | Basecamp

En el artículo de la semana pasada te hablé de los pros y los contras del trabajar desde casa.

Uno de los principales problemas del trabajo online o a distancia es la dificultad añadida para comunicarse y mantenerte «conectado» a tu equipo y empresa.

Para paliar estas dificultades han ido apareciendo en el mercado un sinfín de herramientas de colaboración online que te pueden ayudar a mantener una correcta comunicación con tu equipo.

El artículo de hoy justamente lo dedico a comentarte algunas de las mejores opciones de herramientas para colaboración online, vamos a ello:

Slack

Una de las herramientas más potentes y conocidas para colaborar online con tu equipo.

Slack Permite la creación de salas de chat públicas, envío de mensajes privados o conversaciones grupales e integración con otras herramientas de colaboración como Trello.

Puedes verla en funcionamiento en el siguiente vídeo introductorio:

Trello

Herramienta de gestión de proyectos y colaboración que fue lanzada en el 2011 y tras cosechar un gran éxito ha sido adquirida por la multinacional Atlassian.

Trello te ayudará a mantenerte comunicado e informado, así como establecer y organizar prioridades para las tareas, etc

Una de las principales ventajas de Trello es su intuitiva interfaz y fácil curva de aprendizaje.

Puedes ver un resumen de sus funcionalidades principales en este vídeo:

Basecamp

Esta herramienta es muy útil para emprendedores, si quieres una solución todo en uno para organizar/asignar tareas, alertas, revisiones de documentos, chats, etc

Muy útil para mantener toda la información relacionada con el proyecto en un único repositorio online, fácilmente accesible y con una interfaz agradable e intuitiva.

Aunque hay muchas herramientas (tipo Gsuite, Dropbox, Office365, etc) que te permiten realizar la mayoría de tareas online, Basecamp integra las funcionalidades principales de estas en una única herramienta.

Puedes ver más sobre el funcionamiento de Basecamp en el siguiente vídeo:

Estas 3 son mis herramientas de colaboración preferidas, pero obviamente hay muchas otras en el mercado que pueden ser más o menos adecuadas dependiendo tus necesidades concretas.

Por ejemplo si necesitas herramientas de videoconferencia, algunas de las más usadas son: Skype, GotoMeeting, Webex, Hangouts o Whereby (antes Appear.in).

¿Conoces o utilizas alguna otra herramienta colaborativa no mencionada? ¿Cuál es tu herramienta preferida para la colaboración online?

Como siempre tus comentarios serán bienvenidos!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

«Work from Home» ¿Bendición o Maldición?

Se acabaron las vacaciones (para aquellos que hayan tenido la suerte de disfrutarlas) y la mayoría hemos vuelto a nuestras rutinas habituales.

Varios estudios demuestran que hasta un 30% de la población sufre de ansiedad, malestar o apatía al tener que reincorporarse en su puesto de trabajo tras un periodo más o menos largo de desconexión vacacional.

El tener que madrugar, volver a los atascos matutinos (o esperas en el transporte público), las prisas, el ruido, la vuelta a la oficina, etc no ayuda a que nuestro cuerpo se habitúe a la nueva realidad.

La primera semana suele conllevar un proceso de adaptación (hay quien ha desconectado tanto, que ni recuerda el password de su pc).

Para evitar estas situaciones y con la idea de facilitar el poder compaginar trabajo y familia, algunas organizaciones están virando al modelo de teletrabajo o «work from home» invitando a sus empleados a trabajar desde casa ya sea la jornada laboral completa o algunas horas/días.

Desde el punto de vista de la empresa, tiene algunos beneficios económicos obvios (de espacio, dietas, etc).

También para el trabajador se pueden observar bastantes beneficios, ¿pero es todo tan bonito como parece a priori?

La Realidad del Teletrabajo:

Yo desde mi experiencia, considero que la mejor opción es un punto intermedio, es decir que la organización permita al trabajador trabajar desde casa 2-3 días por semana.

Y es que aunque inicialmente pueda parecer una panacea, el trabajar desde casa también tiene sus inconvenientes, por ej:

  • Menor interacción humana: Esto lo sabe quien ha pasado semanas trabajando desde casa, por mucho que tengas herramientas colaborativas, estas no sustituyen al 100% el contacto humano.
  • Perdida de valores corporativos: Este punto va relacionado con el primero. Si la organización no tiene unos buenos planes de comunicación e involucración del empleado, pueden darse situaciones de aislamiento y perdida de «pertenencia a la empresa».
  • Distracciones Constantes: Si no disponemos de un buen entorno de trabajo y aplicamos cierto nivel de disciplina, podemos vernos tentados por distracciones (tv/radio de fondo, ruidos, interrupciones de la familia, etc)
  • No desconectar: Aunque a priori hay quien piensa que desde casa se trabaja menos al no tener una supervisión constante, la realidad suele ser la contraria, se acaba trabajando más horas y sin un horario fijo (esto sucede especialmente en el caso de ser autónomo, donde te puedes encontrar fácilmente trabajando a las 2.00 de la mañana sin darte cuenta).

Por ello, es importante si se tiene pensado valorar la opción de trabajar desde casa, de buscar un equilibrio adecuado.

Mis consejos para el teletrabajo:

  • Trabajar 2-3 días desde casa (el resto en la oficina o en un coworking).
  • Separar claramente el espacio de trabajo del espacio de ocio y evitar cualquier tipo de interrupciones no deseadas.
  • Disponer de herramientas de colaboración adecuadas al trabajo (Skype, TeamViewer, Trello, SharePoint, Basecamp, etc)
  • Marcarse horarios y respetarlos en la medida de lo posible
  • Evitar levantarse de la cama y trabajar en pijama (podemos trabajar con ropa cómoda), pero el quedarse con el pijama no ayuda a separar los entornos de ocio/descanso y trabajo (ni físicamente, ni mentalmente).

Hasta aquí mi visión del teletrabajo y mis consejos para no «morir en el intento», ahora me gustaría saber tu opinión:

¿Consideras el trabajar desde casa como una buena opción? ¿Tu empresa te ofrece esta facilidad? ¿Tienes alguna experiencia que quieras compartir con los lectores?

¡Como siempre espero tus comentarios!


Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¿Sabes cuál es la herramienta de gestión más usada en las Pymes?

En muchas ocasiones se habla de gestión proyectos y de software especializado para gestionar proyectos de alta complejidad o de cifras millonarias.

No es necesario encontrarnos ante megaproyectos para aplicar las buenas prácticas descritas en el PMBOK o para utilizar herramientas de gestión apropiadas.

En mis formaciones suelo preguntar a los alumnos que herramientas profesionales utilizan en su día a día para gestionar sus proyectos.

Os sorprendería saber que siempre más del 50% del aula contesta que utiliza únicamente Microsoft Excel (incluso empresas de cierto tamaño y complejidad).

Otra situación divertida es cuando en una formación «in-company» pregunto a los asistentes por las herramientas que usan.

La respuesta más habitual a la pregunta anterior es que cada uno trabaja con una herramienta diferente, es decir que no cuentan con una herramienta «oficial» estandarizada a nivel de empresa para la gestión de los proyectos.

Esto es ciertamente preocupante, dado que Excel se queda corto en muchas áreas para el control de proyectos y peor aún el mix de herramientas sin homogeneizar a lo largo de la empresa (lo que supone contar con diferentes formatos, dificultades para compartir y contrastar información entre departamentos, etc).

Software de Gestión de Proyectos para Pymes

Hace algún tiempo escribí un artículo sobre las 24 herramientas de gestión de proyectos que según los estudios llevados a cabo por Gartner eran las más apropiadas para las Pymes: 24 Aplicaciones de Gestión de Proyectos

La empresa Capterra ha realizado una encuesta a profesionales de gestión de proyectos que trabajan en Pymes para conocer mejor sus problemáticas y el tipo de herramientas usadas.

Conclusiones de la encuesta:

  • Un 43 % de trabajadores que usa Excel y Outlook como herramienta principal (esto lo he contrastado yo personalmente en el aula)
  • Las prácticas ágiles solo están implementados en un 11 % de las Pymes
  • Cumplir con los plazos es el mayor desafío, seguido de la organización de las tareas y la reacción a los cambios que puedan surgir.

Podéis consultar el análisis completo aquí: Encuesta 2019: El software de Gestión de Proyectos

¿Con qué herramienta de gestión trabajas habitualmente o recomendarías para una Pyme?

Como siempre tus comentarios y sugerencias son bienvenidos en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP