Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

26 de Marzo del 2018 es la fecha oficial para el nuevo examen PMP

Después de varias semana esperando la publicación de la fecha para los nuevos exámenes, el PMI ha hecho oficial en su página web que el 26 de Marzo del 2018 se introducirán los nuevos exámenes de certificación basados en el PMBOK Sexta Edición.

Como ya os comenté en una publicación anterior, el PMBOK Sexta Edición fué publicado el 6 de Septiembre y trae consigo bastantes novedades y nuevos contenidos.

Podéis consultar la notificación oficial del PMI aquí.

Si tienes pensado examinarte antes de Abril del 2018, tienes que estudiar con la Quinta Edición del PMBOK.

Aún quedan 6 meses para el cambio, hay tiempo de sobras para preparar con garantías de éxito la certificación, y este es justamente mi consejo, hacer un sprint antes del cambio, por varias razones:

  • El PMBOK Sexta Edición incorpora bastante material nuevo y se ha publicado conjuntamente con la la Agile Practice Guide que son casi 180 páginas adicionales, faltará por ver si el examen incluye también contenidos de la Agile Practice Guide, en todo caso es más material que estudiar.
  • Los materiales actuales, especialmente los simuladores de preguntas, están muy maduros y probados con la actual versión del examen, aún tardarán en aparecer versiones actualizadas y de la calidad con la que cuentan los actuales materiales de preparación.

Dicho lo anterior, la opción más inteligente sería plantearse obtener el Certificado PMP antes del cambio de versión.

No siempre es fácil plantearse un reto como este, ya que la carga del día a día, trabajo, familia, etc reducen el tiempo necesario para dedicar al estudio necesario.

Con este objetivo en mente y tratando de ayudar a optimizar el tiempo al máximo, he diseñado el Curso Intensivo PMP que imparto en un formato de 2 días + práctica online.

El curso intensivo se lleva cabo mensualmente (en Viernes y Sábado) y prepara eficazmente para superar el examen, con un tiempo medio de estudio post-curso de 7-8 semanas (1h al día), es decir en 2 meses podrías estar certificado PMP.

Te podría contar muchas cosas buenas sobre el curso, pero mejor que sean mis propios alumnos los que hablen de su experiencia en la formación: Opiniones Intensivo PMP

Si eres de los que prefieres, estudiar a tu ritmo, desde casa, también cuentas con una buena opción, el Curso Online PMP que incluye entre otras cosas, un potente simulador de examen, tutoría con tiempo medio de respuesta de 2h y garantía de aprobado.

Esperando que mis indicaciones y consejos te ayuden a planificar tus objetivos de certificación, quedo a tu disposición para resolver cualquier duda o ampliarte información.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

Crea tu propia (y efectiva) Matriz de Stakeholders en tan solo 3 Pasos

En el artículo de hoy me gustaría adentrarme en el interesante tema de la gestión de stakeholders.

Los involucrados o interesados (“stakeholders” en inglés) son todas aquellas personas u organizaciones que afectan o son afectadas por el proyecto, ya sea de forma positiva o negativa

Como bien sabrás, el éxito del proyecto entre otras cosas depende de nuestra capacidad para comunicarnos, relacionaros y gestionar a los interesados.

Es un terreno delicado, ya que cada individuo tiene sus propias expectativas, su propia imagen mental de lo que el proyecto debe aportarle.

En algunos casos nos encontraremos con interesados “amigos” que nos facilitarán las tareas y la consecución de los objetivos.

En otros casos nos encontraremos con interesados “no tan interesados” en el proyecto, es decir, aquellos que se ven impactados pero de manera (según su perspectiva) negativa.

Es justamente en estos casos, en los que debemos emplearnos más a fondo, identificar e involucrar cuanto antes a estos stakeholders menos interesados (especialmente si tienen poder/influencia) y trabajar para satisfacerlos y que vean que el proyecto también les puede aportar valor.

Ya sabes, el famoso dicho de: “ten a tu enemigo más cerca que a tu amigo”, pues esta es la filosofía a seguir con la gestión de interesados en el proyecto.

Dado que no siempre será una tarea fácil, lo ideal es que desde el inicio del proyecto, contemos con alguna herramienta que nos permita facilitar la gestión de los interesados.

El objetivo de este artículo es justamente guiarte paso a paso en la creación de dicha herramienta, una matriz de poderes, que podremos generar en tan solo 3 pasos:

A continuación te indico los pasos a seguir:

1) Identifica correctamente a los stakeholders de tu proyecto:

Aquí invertiremos tanto tiempo como sea necesario, una de las peores sorpresas que nos podemos llevar durante el transcurso del proyecto, es no haber dedicado el tiempo suficiente a este apartado y encontrarnos de repente con “nuevos interesados” que no habíamos detectado y que tienen una bolsa bien grande de peticiones a realizar (esto nos impactará seguro a nivel de tiempo y costes).

2) Documenta sus características:

Aquí nos centraremos en documentar sus características, si son internos (empleados, socios, directores, etc) o externos (gobierno, comunidades, medios de comunicación, etc) y cuáles son sus expectativas en relación al proyecto (es decir que esperan del mismo).

3) Crea una matriz de poderes y situa a los interesados en ella:

Aquí generaremos una matriz (puede ser parecida a la que incluyo arriba en la foto), lo importante es que tenga diferentes cuadrantes para clasificar a los interesados en base a su interés (alto o bajo) y su poder/influencia (alto o bajo).

Una vez realizada la matriz, procederemos a situar a los interesados dentro de uno de los cuadrantes de la matriz de la siguiente manera:

  • Cuadro Verde: Con interés y mucho poder, interesados con los que debemos conectar y hacer un esfuerzo para involucrarlos al máximo en el proyecto y mantenerlos satisfechos.
  • Cuadro Rojo: Con poder y menor interés, estos son los más “peligrosos” ya que puede llegar a afectar muy negativamente al proyecto, por lo tanto es vital involucrarlos cuanto antes y gestionarlos activamente, mantenerlos informados en todo momento, con el objetivo de que vean con buenos ojos nuestro proyecto.
  • Cuadro Azul: Con poco poder y poco interés, en este caso nos limitaremos a monitorizarlos, ir viendo cuál es su estado para detectar cambios de actitud o percepción respesto al proyecto.
  • Cuadro Gris: Con poco poder pero bastante interés, este será un “grupo amigo”, tienen interés en lo que hacemos, nos pueden aportar feedback, y nos apoyarán pero no disponen de poder suficiente como para ofrecernos un impulso al proyecto, por lo tanto simplemente les mantendremos informados.

Con estos 3 pasos ya tendremos creada la Matriz, pero ¿De qué nos sirve una herramienta si no la ponemos en práctica y actualizamos?, para ello y para que realmente sea una herramienta efectiva para la gestión de proyecto, deberemos asegurarnos de seguir los siguientes 2 pasos adicionales:

Gestionar a los interesados en consecuencia a lo documentado en la matriz

Una vez creada la matriz, deberemos actuar en consecuencia y gestionar a los interesados tal y como hemos planificado en la misma.

Actualizar la matriz en el día a día, para que su información sea válida

Lo importante de la matriz de interesados, no es únicamente crearla, sino ir manteniéndola a medida que avance el proyecto, para que siga siendo útil y válida, por lo tanto debemos recordar ir revisándola y actualizándola periódicamente.

Conclusión:

Si sigues los pasos anteriores, verás que te resulta mucho más fácil el seguimiento y la gestión de los interesados, y además si se incorpora algún miembro nuevo en el equipo, podrás facilitarle la matriz para que rapidamente entienda la foto y sepa situar a los interesados de manera correcta.

Eso si, la matriz de poderes, es un documento con información “sensible”, por ello se recomienda que se distribuya a discreción del project manager (habitualmente entre los integrantes del equipo de proyecto).

Espero que te haya resultado útil el artículo de esta semana.

¿Cónoces alguna técnica o recomendación para facilitar la gestión de interesados? Si es así no dudes de dejar tu comentario abajo.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¿Sabes lo que es un “Delivery Story Teller”? Aplicando técnicas de Storytelling en el Project Management

Este verano leí un artículo de la publicación empresarial FastCompany donde comentaban 5 competencias que serían muy necesarias en un futuro cercano (y ya en la actualidad) para la búsqueda de un buen trabajo, me llamó la atención que destacaban entre ellas 2:

  • Project Management
  • Storytelling

En relación a la primera, hace tiempo que el PMI (Project Management Institute) viene haciendo hincapié en el crecimiento de la demanda de profesionales del sector en sus estudios y análisis (podéis consultarlos aquí).

La frase que mejor los resume es la siguiente:

“Across the globe, there’s a widening gap between employers’ need for skilled project management workers and the availability of professionals to fill those roles.”

Es decir, que hay más demanda que oferta disponible de profesionales cualificados y que esta tendencia irá creciendo en los próximos años por lo que se deduce de los diferentes estudios publicados recientemente.

Esta tendencia la vengo observando personalmente desde hace ya algunos años, cada vez son más las organizaciones que entienden el valor de la gestión de proyectos y la necesidad de un perfil profesional como el de un gestor de proyectos con experiencia.

La mejor manera de acreditar tu experiencia y conocimientos en el área, es mediante la Certificación PMP, el estándar de facto en la profesión y la más solicitada en los procesos de selección.

Adicionalmente al Project Management, también destacaban en la lista, el Storytelling, imagino que para muchos de vosotros será un concepto nuevo, pues bien, es algo que está cada vez más demandado y tiene mucho potencial.

El storytelling es el arte de contar una historia, o mejor dicho de ser capaces de conectar emocionalmente con el receptor del mensaje.

Se ha venido usando desde hace tiempo, sobretodo como potente herramienta de marketing, pero cada vez más se emplea a nivel personal como herramienta de creación de marca personal y a nivel de negocio para emocionar y conectar con los clientes.

Un término que he escuchado recientemente en varios foros profesionales y que me ha llamado mucho la atención, es el de “Delivery Story Teller”, es decir la figura del PM transformada en alguien que además de ser capaz de obtener resultados, es capaz de emocionar y conectar con el cliente.

Por todos es bien sabido que muchas veces, especialmente en sectores como el de IT, los PMs acaban siendo figuras polivalentes que no únicamente gestionan el proyecto sino que necesitan de otros skills de ventas, marketing, relaciones públicas, etc

Es aquí donde el concepto de “Delivery Story Teller”  y las técnicas de Storytelling cobran sentido.

Cada vez más en este mundo cambiante del Project Management, donde los métodos y estándares tradicionales dan paso a métodos y prácticas ágiles, que muchas veces conviven, es donde más encaja un PM polivalente y con amplia experiencia y variedad de competencias blandas y duras.

Un gestor de proyectos con conocimientos mixtos de entornos tradicionales y ágiles y con capacidad para vender la idea/proyecto y conectar/emocionar a los interesados (clientes, usuarios, etc)

Esto no es algo que piensen unos pocos, sino que cada vez más, el perfil de gestor de proyectos va a requerir de adaptación a un medio cada vez más cambiante. Al igual que las organizaciones y sus empleados tienen que adaptarse a los cambios incesantes y cada vez más rapidos que nos depara el futuro.

Por lo tanto, como profesionales del sector, deberemos trabajar todo tipo de competencias para poder gestionar los proyectos con éxito y obtener la satisfacción de los diferentes interesados en el mismo.

Otra reconocida publicación de negocios, Forbes.com también menciona el Storytelling como una potente herramienta de comunicación para los líderes, en su artículo: Why Leaders Need To Be Great Storytellers

Entre otras cosas, describen en el artículo como el Storytelling impacta en las diferentes áreas del cerebro y la generación de emociones:

Si quéreis obtener más información y profundizar en los conceptos y técnicas del Storytelling os recomiendo a un excelente profesional del sector: Victor Gay Zaragoza y su método: El Camino Amarillo

Víctor ha creado una metodología propia para adaptar las técnicas narrativas y de guión usadas en Hollywood por sus mentores, John Truby y Robert McKee, al mundo profesional actual, para ayudar a marcas, marcas personales y directivos a comunicar mejor y tener más éxito.

¿Qué opinas del uso del Storytelling en la Gestión de Proyectos? ¿Conocías la técnica? ¿ Te parece una herramienta con potencial de futuro?

¡Espero vuestras opiniones!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¡El PMBOK 6 (Sexta Edición) ya se puede descargar! ¿Cómo afecta a los exámenes PMP, CAPM y PMI ACP?

El PMBOK Sexta Edición ya es oficial, después de toda la espera, el PMI ha publicado en su página web la nueva versión del la guía del PMBOK, la ansiada Sexta Edición, conjuntamente con la Agile Practice Guide.

Si eres miembro del PMI, puedes descargar ambos ahora, desde aquí.

Es la primera vez en la historia del PMI, que se incluye en el estándar las prácticas ágiles, pero tiene todo el sentido del mundo, teniendo en cuenta que no se actualizaba desde el 2013 y los diferentes cambios que han impactado en la profesión en estos últimos años.

Ya os he hablado en artículos previos de las diferencias más significativas en cuanto a los contenidos del PMBOK, hoy me gustaría centrarme en como afectará esta nueva edición del PMBOK a los exámenes de certificación y por lo tanto a todos aquellos que estéis estudiando o en proceso de iniciar vuestro estudio hacía la certificación.

Concretamente hay 3 exámenes de certificación que se verán afectados por los cambios: PMP, CAPM y PMI ACP

Vamos a ir por partes, comentando como afectará a cada uno de ellos:

Exámen de Certificación PMP – Project Management Professional

Este es el examen de certificación claramemente más afectado por los cambios.

El PMI publicará en breve la fecha de los nuevos exámenes oficiales y el nuevo ECO “exam content outline” que es el documento base por el cuál se rige el contenido del examen y las preguntas del mismo.

Hasta el momento sabemos que el cambio de examen tendrá lugar en el 1Q del 2018 y que habrán nuevos contenidos y preguntas que incluirán las prácticas ágiles también.

Exámen de Certificación CAPM – Certified Associate in Project Management

Para los que no lo sepáis, el CAPM es la versión “entry-level” del examen PMP, para aquellos que no tienen las horas de experiencia requeridas, pero desean acreditar sus conocimientos teóricos.

El examen CAPM (que a diferencia del PMP puede tomarse online sin necesidad de desplazamiento) cambiará en el 2Q del 2018, es decir más tarde que el PMP.

Faltará ver los cambios que introducen en el nuevo “exam content outline” pero seguramente también nos encontraremos con preguntas sobre las prácticas ágiles.

Examen de Certificación PMI ACP (Agile Certified Practitioner)

Este examen del PMI está enfocado en las prácticas ágiles y es el que menos se verá afectado por los cambios, no habrá contenidos nuevos, pero la terminología de las preguntas de examen será actualizada durante el 1Q del 2018 para alinearse con el PMBOK Sexta Edición y la Agile Practice Guide.

Ok, ya hemos comentado todos los cambios que van a venir en los próximos meses, pero la pregunta del millón:

¿Qué debo hacer si aún no he empezado a estudiar o si ya estoy estudiando para los exámenes de certificación?

En el caso que tengas pensado certificarte como PMP o CAPM aún estarías a tiempo de examinarte sobre la actual edición.

Hay que tener en cuenta que faltan 4 meses para el 2018 y que aunque el PMI haga pública la fecha de examen que será sobre el 1Q para el PMP y el 2Q para el CAPM, siempre habrá unos meses de carencia, en los cuáles podrás examinarte aún de la Quinta Edición.

Bajo este escenario tendrías unos 6 meses de margen desde hoy para preparar y superar el examen, tiempo bajo mi experiencia más que suficiente.

Yo a través de mi empresa CEOLEVEL imparto cursos intensivos de fin de semana y formación online para superar la prueba con garantías de éxito y en el menor tiempo posible. Mis alumnos son siempre mi mejor aval: Opiniones Curso Intensivo PMP y CAPM

En el caso de la certificación PMI ACP (Agile Certified Practitioner), no habrá nuevos contenidos de momento, simplemente se actualizará la terminología empleada en las preguntas para que esté bien alineada con la Agile Practice Guide y el PMBOK Sexta Edición.

También en este caso contamos con un curso específico de preparación para la certificación: Curso Certificación PMI ACP + Scrum Master

Mi consejo:

Yo te recomendaría que si estás interesado en obtener la certificación, hagas un sprint y te presentes al examen actual de certificación, antes del cambio por varias razones:

  • En esta ocasión los cambios son considerables, hay bastante más materia de estudio y los exámenes incluirán preguntas sobre prácticas ágiles
  • Más material de estudio = Más tiempo de estudio
  • Una vez apruebes el examen, ya estarás certificado y no será necesario volver a examinarte aunque aparezca una nueva versión.
  • A día de hoy, hay menos material de preparación, es más, al no estar publicado aún el nuevo ECO ” Exam Content Outline” no se sabe con certeza  los contenidos de las preguntas del mismo, por lo que por ejemplo los simuladores no pueden estar actualizados a la nueva versión.

Poco a poco se irán actualizando los materiales, simuladores, libros, etc pero tardarán en tener el nivel de madurez que puedes encontrar en los materiales actuales referidos a la Quinta Edición.

Aun así quiero esperar y examinarme de la nueva versión:

Si tomas la decisión de esperar y examinarte durante el 2018, mi recomendación es que te hagas ya mismo con la Sexta Edición del PMBOK (si eres miembro del PMI la puedes descargar desde aquí).

En el caso de querer contratar una formación con miras al nuevo examen, yo esperaría un tiempo para asegurarme que los contenidos están totalmente actualizados (especialmente las preguntas de examen), ya que a día de hoy, el ECO (Exam Content Outline) no ha sido actualizado con los cambios (lo deberían actualizar al publicar las fechas oficiales de los nuevos exámenes).

Espero que el artículo os haya resultado de interés y os permita aclarar las dudas y tomar la decisión correcta en vuestro camino hacía la certificación.

No dudes en compartirlo en tus redes (puedes utilizar el menú que tienes a tu izquierda para ello) para que otros se puedan beneficiar de la información también.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, Project Management

La Ventana de Johari y sus 4 Cuadrantes: Potente Herramienta de Autoánalisis

Aquí estoy de nuevo después de un merecido período de desconexión del blog, ¡vuelvo a la carga con nuevas ideas y energias renovadas! 🙂

Hoy os quiero hablar de una potente herramienta de autoanálisis, empleada por muchas empresas en dinámicas de grupo  para mejorar la comunicación, sinergias y desempeño de los diferentes  miembros de la organización.

El uso de esta herramienta os va a permitir conocernos mejor y os dará alguna que otra sorpresa.

La herramienta en cuestión es conocida como Ventana de Johari en honor al nombre de sus creadores, los psicólogos Joseph Luft y Harry Ingham (he resaltado en negrita las letras que forman el nombre de su herramienta).

La Ventana de Johari es una herramienta de la psicología cognitiva.

Concretamente este modelo de análisis ilustra el proceso de la comunicación y analiza la dinámica de las relaciones personales.

La teoría se articula mediante el concepto de espacio interpersonal, que está dividido en cuatro áreas (cuadrantes), definidas por la información que se transmite (ver abajo ilustración).

Este modelo, propone dos puntos de vista o enfoques: el yo y los otros y lo hace desde dos enfoques diferentes: el emisor y el receptor.

La descripción de los 4 cuadrantes es la siguiente:

Área libre (Pública):

Es el cuadrante de aquello conocido por uno mismo y por los demás, aquí se incluiría todo lo que dejamos ver a los demás sobre nosotros mismos, lo que comunicamos abiertamente: experiencias, emociones, pensamientos, etc

Área ciega:

Es el cuadrante que incluye aquello que desconocemos de nosotros mismos, pero que si que conocen los demás (por ejemplo algo que hemos descubierto tras el comentario de algunas personas/amigos de confianza).

Muchas veces nos negamos a querer ver según que cosas, pero si más de dos o tres personas de confianza están de acuerdo en algún rasgo de nuestra personalidad, lo más probable es que algo de verdad haya en ello.

Área oculta:

En este cuadrante incluiríamos todo aquello que conocemos nosotros, pero que desconocen los demás, pensamientos, rasgos de personalidad, emociones, que somos reticentes a mostrar publicamente pero que también nos definen.

Área desconocida:

En este cuadrante, quizás el más intrigante, es donde se incluye todo aquello que desconocemos de nosotros mismos y que también desconocen los demás.

Aquí es donde hay un potencial, un área por descubrir, nuestra capacidad de aprender y crecer y moldearnos, aprendiendo cosas sobre nosotros que desconocíamos (por ejemplo cuando salimos de nuestra zona de confort).

¿Como aplicar la Ventana de Johari de manera práctica?

Hay muchas maneras de trabajar con la Ventana de Johari, una de las más clásicas es hacer un ejercicio como el siguiente:

  1. Haz una lista incluyendo entre 5 y 10 característica o rasgos que consideres que te definen como persona.
  2. Haz que otras personas de confianza (amigos, pareja, compañeros de trabajo, familia) con las que tengas relación habitualmente generen también una lista con los rasgos y características de tu persona
  3.  Una vez tengamos las diferentes listas, crearemos nuestra propia Ventana de Johari
  4. Clasificaremos como rasgos públicos, aquellos que hemos identificado nosotros y los demás en las diferentes listas
  5. Clasificaremos como rasgos ciegos aquellos que los demás han señalado pero no nosotros
  6. Clasificaremos como ocultos aquellos rasgos que hemos mencionado nosotros pero no los demás
  7. El resto de rasgos que no encajen en ninguna categoría, los dejaremos por descarte en el área desconocida (podrían o no pertenecer a este cuadrante, pero no necesariamente).

Os animo a realizar este ejercicio de autoanálisis que os dará seguramente más de una sorpresa y os permitirá conoceros mejor.

Al fin y al cabo la mayoría de ejercicios tipo “feedback 360” que se llevan a cabo en las organizaciones para valorar el trabajo de los diferentes empleados y líderes se basan en el trabajo de algunos de los cuadrantes de la Ventana de Johari.

Espero que os haya gustado el artículo y no dudéis en compartirlo en las redes para que otros puedan beneficiarse del conocimiento.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Un regalo para ti, Vacaciones y ¡mucho más en Septiembre!

Después de mucho pensar sobre si mantener el blog abierto este verano o desconectar hasta Septiembre para cargar pilas y venir con nuevas y frescas ideas he decidido optar por lo segundo.

Pero para no dejaros con un sabor agridulce en la boca, os traigo un regalo:

  • Para todos aquellos que seguís mi blog de gestión de proyectos y queréis aprovechar las vacaciones de verano para mejorar vuestro CV y obtener una certificación profesional con validez internacional, os ofrezco durante Julio y Agosto, un 10% de Descuento en todos los cursos Online (Curso PMP/CAPM | Curso PMI ACP + Scrum)

Tan solo mencionando la oferta Verano2017 del blog durante el proceso de inscripción y os aplicaré el descuento. Podéis inscribiros desde la sección de contacto de la web.

Recordaros que CEOLEVEL, es un centro formativo especializado en gestión de proyectos y patrocinamos el PMI en España (Madrid Chapter) y hemos sido escogidos por Emagister (portal de referencia en formación) como centro “Cum Laude” por las recomendaciones de nuestros alumnos, con un 9,6 sobre 10 de media en las valoraciones: Opiniones Curso PMP/CAPM

Todos los cursos otorgan PDUs para aquellos que ya seáis PMPs y necesitéis ir manteniendo vuestra certificación en buen estado.

Aunque el blog estará “parado” hasta septiembre, yo estaré en activo, así que me podéis escribir sin problemas, si tenéis cualquier duda o consulta, o queréis que os asesore personalmente en relación a que certificación os conviene más, etc

Por otro lado, las matriculas para los cursos presenciales en Septiembre y Octubre para la preparación del PMP y CAPM ya están abiertas y cubriéndose rapidamente, por lo que si tienes interés en participar, reserva tu plaza cuanto antes! 🙂

¡Nos vemos de nuevo en Septiembre!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Las 7C’s para obtener una comunicación Efectiva y Eficiente en tu Proyecto

Como ya bien sabrás si te dedicas a gestionar proyectos, uno de los puntos claves es gestionar bien la comunicación.

Hace algún tiempo ya escribí en mi blog un artículo titulado ¿Cuanto pesa una palabra? donde explicaba el valor de lo que decimos y cómo lo decimos.

Si los interesados del proyecto están bien informados en todo momento y la comunicación es efectiva y eficiente, será mucho más fácil lograr los objetivos de proyectos marcados inicialmente.

Esto es así, tanto en la comunicación de un proyecto, con nuestras amistades o a nivel político:

Para conseguir una buena comunicación antes de nada deberemos planificar como llevar a cabo la misma, diseñando un buen plan de comunicaciones.

Después deberemos en tiempo de ejecución de proyecto, “ejecutar” este plan tal y como lo habíamos diseñado y también medir sus resultados y realizar los ajustes pertinentes.

Esto parece fácil, pero no siempre lo es, por ello os quiero facilitarte algunos consejos para mejorar las comunicaciones, que se resumen en las 7C’s de la Comunicación.

Una buena comunicación ha de ser:

  • Clara: Debemos adecuar el mensaje al oyente, adaptar el tono, vocabulario, etc para que nuestro receptor entienda el mensaje, sin dudas, ni ambigüedades.
  • Concisa: No es necesario complicar más de lo debido el mensaje, ni añadir mucha retórica, muchas veces es mejor ir directos al grano.
  • Concreta: Que el mensaje tenga un impacto, que quede claro lo que hay que hacer, sin dudas.
  • Correcta: Importante, comprobar la veracidad y corrección de los datos ofrecidos, comunicar información incorrecta, nos traerá todo tipo de problemas.
  • Coherente: Que tenga una lógica y un sentido dentro del contexto en el cuál se de.
  • Completa: Que la información contenga todo lo esencial, sin dejarnos ni omitir ningún dato importante.
  • Cortés: Intentar comunicar de una manera honesta y amable, consiguiendo un impacto y sentimiento positivo en el oyente.

Todos estos puntos parecen fáciles, pero una cosa es leerlos y otras ejecutarlos. Una comunicación efectiva y eficiente supone una correcta planificación y ejecución de la misma, y muchas horas de práctica para perfeccionarla.

Si quieres mejorar tus dotes de oratoria, que siempre ayudan a la hora de comunicar, te recomiendo las sesiones “Toastmasters” que se llevan a cabo periódicamente en la mayoría de capitales del mundo.

Concretamente el PMI Madrid tiene un acuerdo con esta organización para la mejora de la oratoria y llevan a cabo quincenalmente sesiones  para sus miembros, con charlas sobre Gestión de Proyectos, por lo que además de trabajar tus aptitudes comunicativas, compartirás experiencias con otros profesionales y mejorarás tu networking.

Más información sobre estas reuniones aquí.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¿Conoces la técnica de las 5W para la toma de requisitos en un proyecto?

Uno de los puntos principales para planificar correctamente un proyecto, es llevar a cabo una adecuada toma de requisitos.

A este proceso, en muchas ocasiones no se le dedica el tiempo necesario y es lo que provocará que el proyecto se desvíe de las planificaciones originales.

Si estamos trabajando en algo que no es lo que el cliente quiere, de alguna manera podríamos decir que “estamos perdiendo el tiempo”.

Entonces, ¿Cómo debemos afrontar esta fase del proyecto? ¿Que técnicas y herramientas nos pueden ayudar?

Estas y otras preguntas son las que voy a responder a continuación en el artículo de esta semana.

Lo primero que debemos realizar es revisar el acta de constitución del proyecto (Project Charter), ya que ahí deberían estar descritos a alto nivel, los objetivos del proyecto.

Una vez claros estos objetivos, deberíamos reunirnos con los diferentes interesados del proyecto para obtener más información de sus requisitos.

En estas reuniones podemos utilizar todo tipo de técnicas de facilitación y herramientas de apoyo visual, como son:

– Brainstorming o tormenta de ideas
– Delphi
– Diagramas de afinidad
– Etc

El objetivo final es obtener una lista completa y detallada de los requisitos del proyecto.

Una vez tenemos la lista, debemos asegurarnos que estos requisitos estén alineados con el acta de constitución de proyecto y clasificarlos de mayor a menor importancia en relación a lo ligados que estén a lo escrito en su momento en el SOW (Statement Of Work), que es el enunciado del trabajo o borrador inicial del alcance del proyecto incluido en el Acta de Constitución.

También deberemos generar una Matriz de Trazabilidad de Requisitos (Requirements Traceability Matrix), que nos ayudará a dos objetivos:

  • Unir cada requisito con un objetivo en particular (esto es útil para entender por que estamos haciendo según que cosas en el proyecto)
  • A medida que avance el proyecto nos permitirá tener un control de los requisitos y si estos se van completando adecuadamente

Ejemplo de Matriz de Trazabilidad:

¿Qué método puedo utilizar para realizar una correcta toma de requisitos del proyecto?

Hay muchos métodos, uno de los más interesantes, es el de las 5 Why:

  • What: ¿Qué se necesita?
  • Why: ¿Por qué es necesario este requisito/funcionalidad en el proyecto?
  • Who: ¿Quien va a ser el objetivo?
  • Where: ¿Donde se va a usar?
  • When: ¿Cuando se va a usar?

Realizar estas 5 preguntas a nuestros interlocutores, nos ayudará mucho a entender en más detalle la necesidad y el objetivo final del requisito y poder cumplimentar correctamente la Matriz de Trazabilidad.

Si te interesa el tema, el PMI (Project Management Institute) ha publicado una “Practice Guide” para gestión de requisitos del proyecto que puedes encontrar aquí: Requirements Management: A Practice Guide (Nota: Debes ser socio del PMI para poder descargar la guía).

Si conoces alguna otra técnica o método para realizar una correcta identificación y gestión de los requisitos del proyecto no dudes en dejar tu comentario.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

5 Técnicas de Liderazgo para obtener un Equipo de Alto Rendimiento

Mucho se ha escrito sobre las diferentes teorías de liderazgo y motivacionales. Yo mismo en mi blog escribí hace ya algún tiempo un artículo sobre el modelo de liderazgo situacional de Hersey-Blanchard.

Este modelo se basa en el análisis de una situación determinada, teniendo en cuenta el nivel de madurez de los componentes del equipo, para luego adoptar un estilo de liderazgo acorde con esa situación.

También en este mismo blog, os hablé sobre el modelo de desarrollo de equipos del Dr. Tuckman en el cuál se describen las cuatro fases por las que atraviesan los grupos en su desarrollo, llegando a la conclusión que todos los grupos tienen que alcanzar estas etapas antes de alcanzar su máxima efectividad.

Relacionado con los posts anteriores, hoy os quiero comentar 5 útiles técnicas para conseguir un equipo de alto rendimiento (como el de la foto ;)).

1) Establecer unas metas y objetivos claros: Desde el minuto 0, nos interesa dejar claro los roles, tareas, expectativas de los miembros del equipo, los equipos ganadores saben lo que quieren y están bien organizados.

Aquí es muy importante trabajar la comunicación desde el inicio.

2) Autonomía: El equipo si ha sido bien seleccionado, estará preparado para abordar las tareas que se le encomienden, por lo tanto hay que darle cierta autonomía y flexibilidad, incluso permitirles que se autogestionen.

El PM aquí actuará como un facilitador y ayudará a desbloquear problemas.

3) Team-Building: Nos interesa fomentar y fortalecer las relaciones y sinergias entre los diferentes miembros del equipo.

Desde organizar una cena de proyecto hasta montar sesiones de LSP (Lego Serious Play), nos permitirá conseguir un equipo mucho más cohesionado y efectivo.

4) Reconocer el buen trabajo: Parece algo obvio, pero no siempre se trabaja este punto, tendemos a destacar y criticar lo que está mal, pero pocas veces dedicamos tiempo a resaltar y reconocer lo que está bien.

Prueba a hacerlo más a menudo y verás los positivos resultados de esta técnica.

5) Lidera con el ejemplo – Inspira al equipo: Predica con el ejemplo, si esperas algo de tu equipo, sé tu el motor del cambio. Demuestra que tu eres el primero en involucrarte en el trabajo y la solución de problemas, liderando con el ejemplo.

Un equipo inspirado por su lider, es imbatible 🙂

___

Espero que os hayan resultado interesantes estos consejos de liderazgo para conseguir un equipo de alto rendimiento.

¿Que otras técnicas de liderazgo y  gestión de equipos conoces? No dejes de compartir tus experiencias y conocimiento en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¿Ya gestionas correctamente tu red de contactos? 3 Útiles APPS que te ayudarán

Hoy en día casi todos los profesionales independientemente del sector, estamos en las redes sociales (ya sea Linkedin, Twitter, Facebook, u otras), a menudo gestionar la cantidad de información generada, los perfiles con los que conectamos a diario y recordar quién es quién no es tarea fácil.

Con el objetivo de simplificar esta tarea, y de gestionar correctamente nuestra “cartera de contactos” os invito a probar estas 3 aplicaciones de uso profesional:

Accompany: Esta herramienta nos permite obtener mucha información en poco tiempo sobre un contacto o una empresa.

¿Verdad que sería útil disponer de toda la información completa sobre la persona con la que vas a reunirte dentro de unas horas? Pues Accompany hace justamente eso.

Investiga y analiza miles de datos y nos envía un reporte con toda la información detallada de la persona y de su empresa.

Adicionalmente nos permite poner cara a las citas en el calendar (muy útil si solemos tener varias reuniones al día y no queremos meter la pata):

 

Contactually: Esta interesante herramienta, nos permite centralizar todos nuestros contactos de diferentes en redes en una única lista para luego pasar a recordarnos cuanto hace que no contactatamos con ellos y enviarnos notificaciones programadas para que podamos hacer un seguimiento y hacer crecer nuestra red profesional.

 

Rapportive: Finalmente y no por ello menos importante, el plug-in que más uso de Google Chrome.

Rapportive te permite obtener toda la información de un contacto con tan solo pasar el mouse por encima de su dirección.

Por ejemplo: recibes un correo de cierta persona que no recuerdas quien es o simplemente es la primera vez que te contacta, y con tan solo abrir su mensaje obtenemos toda la información necesaria: nombre y apellidos, foto, puesto actual, empresa, etc

Para mi una herramienta imprescindible para el día a día.

Hasta aquí mi lista, ¿Conoces alguna otra herramienta de gestión de contactos que te resulte útil? Explícanoslo en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP