Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¿Qué necesitas realmente para ser un buen Project Manager?

En el artículo de hoy me gustaría hacer un poco de reflexión.

Por lo general, siempre hablamos de los conocimientos técnicos que un buen project manager ha de tener, esto incluye conocer el actual estándar de gestión de proyectos, el PMBOK Quinta Edición, tener experiencia con herramientas de control de proyectos, estar en posesión de la Certificación PMP, etc

Pero poco o nada se habla de aquellos conocimientos o aptitudes muy necesarias para un buen gestor de proyectos, que no se obtienen mediante las herramientas indicadas arriba.

Me refiero a los “soft skills” que para algunos son capacidades innatas o que han ido aprendiendo en base a su formación y entorno social, pero para otros son unos grandes desconocidos.

Yo en mi experiencia profesional, me he topado más de una vez y más de dos veces con “gestores de proyectos” muy cualificados técnicamente, con dotes análiticas increibles y varias certificaciones, que en la práctica eran nefastos 🙁

¿Cómo puede ser esto posible? Pues, desde mi punto de vista, un gestor, entre otras cosas es un comunicador, su rol es el de integrar todas las partes de un proyecto, el de informar, gestionar y comunicar continuamente con todos los interesados del proyecto (esto incluye: el cliente, el equipo, los directores de área, etc)

Además de un gran comunicador, el PM debería tener ciertas aptitudes de ánalisis, no me refiero a ánalisis cuantitativo y númerico, sino ánalisis psicológico, al fin y al cabo tratamos con personas y no únicamente números,

Para gestionar y motivar al personal, se requiere algo más que una certificación, se requiere dotes de liderazgo, de escucha activa, de persuasión y negociación, habilidades comunicativas, saber presentar con claridad la información, asertividad, y un sin fin más de skills que no todos los project managers poseen.

¿Que podemos hacer para mejorar estos aspectos no técnicos de la gestión?

Podríamos separar las aptitudes necesarias para una buena gestión en las siguientes 4:

Capacidades Comunicativas

Estas aptitudes harían referencias a todo lo relacionado con la comunicación, oral y escrita. Aquí podríamos optar por realizar formaciones específicas como por ej:

  • Cursos para mejorar el habla en público.
  • Cursos para mejorar las presentaciones (herramientas tipo power point, visio, etc)

Para lo anterior hay cientos de opciones, una interesante y muy económica son los ToastMasters, son clubs de oratoria, donde los miembros se reunen semanalmente para ir mejorando estas aptitudes (la membresía es muy económica y hay clubs ToastMasters en todo el mundo).

Capacidades de Liderazgo

Trabajar nuestras aptitudes cómo líderes no es fácil, se requiere de empeño y dedicación.

Hay cursos específicos como los del “Modelo de Liderazgo Situacional” que nos ayudan a entender mejor nuestro estilo de liderazgo y como adecuarlo a cada situación específica.

Capacidades de Negociación

Esta aptitud, es básica, para la gestión de proyectos y también para nuestro día a día (ej: negociación de nuestro salario anual).

Aquí os recomiendo la técnica BATNA (también conocida como el “Método Harvard” de la que ya os hablé hace algún tiempo en otro artículo, y es el método empleado en esta famosa universidad para formar a los abogados y directivos de empresas para que consigan sus metas en la negociación de contratos.

Capacidades Relacionales

Esta última capacidad, no es por ello la menos importante, haría referencia a los aspectos relacionales, el ser capaces de ser un poco “psicólogos” y analizar el entorno y las personas con las que trabajamos para ender mejor la realidad y por lo tanto dar respuestas eficaces y eficientes a los problemas del día a día.

Para ello nos puede ayudar formación específica en PNL (Programación Neurolingüística), es un módelo que permite entender mejor nuestras conductas e incluso modificarlas, ha sido probado con éxito en muchas empresas para conseguir cambios personales y organizacionales.

 

¿Cónoces algunas otras herramientas de mejora personal útiles para la gestión de proyectos? Si es así no dejes de compartir tu conocimiento en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

5 Aplicaciones (Gratuitas) para mejorar tu Productividad

En algunos artículos pasados ya he hablado sobre herramientas de gestión de proyectos y técnicas para ser más eficiente y no procrastinar, en el artículo de hoy me gustaría centrarme en 5 herramientas/aplicaciones que podemos usar para ser más productivos en nuestro día a día.

Estas son las 5 herramientas que personalmente os recomiendo:

  1. Trello
  2. Evernote
  3. IFTTT
  4. Buffer
  5. PomoTime

A continuación os incluyo una breve descripción/resumen de cada una de ellas:

Trello: Esta herramienta es perfecta para gestionar tus propios proyectos del día a día, te permitirá trabajar de manera muy visual, creando entornos de gestión basados en el método Kanban.

Podrás clasificar tus tareas en “to do” “doing” and “done” y la versión gratuita es muy completa y te permite realizar casi todas las gestiones necesarias para mejorar tu productividad.

Evernote: Otra herramiente clásica, también muy funcional en su versión gratuita.

Evernote te servirá para hacer “descansar a tu cerebro”, es decir podrás ir dejando notas de casi todo, almacenando la información que consideres importante para su posterior consulta.

Cuenta con un potente buscador que te permitirá dar con aquel dato que necesitas en el momento preciso.

IFTTT: “If This, Then That” esto es lo que vienen a significar las siglas de esta curiosa y útil aplicación de automatización de tareas y procesos, que nos permitirá olvidarnos de algunas tareas manuales y repetitivas, Ej:

Buffer: Esta herramienta es especialmente útil si invertimos tiempo habitualmente en las redes sociales, nos permitirá automatizar la publicación de los artículos y notícias en facebook, linkedin, twitter, etc

Además nos permite crear un calendario, de manera que podemos dejar indicado en que días y a que horas queremos que se publiquen nuestros contenidos.

PomoTime: Esta aplicación os sonará a aquellos que ya trabajeis con la técnica de productividad “pomodoro”.

La técnica Pomodoro usa un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos (llamados ‘pomodoros’ por la forma de tomate del clásico reloj de cocina que usó el creador de la técnica) separados por pausas.

Con PomoTime podrás poner en práctica la técnica pomodoro y comprobar su efectividad.

Espero que estas herramientas os ayuden a mejorar vuestra eficiencia y eficacia en el día a día.

Recuerda compartir el artículo en tus redes para que otros profesionales se puedan beneficiar de estas herramientas y técnicas.

¿Cónoces alguna otra herramienta útil para mejorar la productividad? No dejes de indicarla abajo en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

El poder de los 3: PMI + Agile Alliance +The Boston Consulting Group

Según recientes análisis del PMI (Project Management Institute) publicados en este artículo de “The Economist” en una encuesta a 500 ejecutivos seniors, un 61% admitió que su organización tenia problemas serios para la ejecución estratégica de sus planes y solo un 56% de iniciativas se implementaba con éxito.

El total de inversión perdida como resultado de ello, suponía en muchos casos 30 centavos por dólar invertido.

Con el objetivo de solucionar estos problemas y mejorar la ejecución estratégica, el PMI, la Agile Alliance y The Boston Consulting Group (BCG) han formado una coalición dedicada a la mejora de la gestión estratégica en las empresas.

La iniciativa se ha dado a conocer como: Brightline Initiative

Estas 3 organizaciones están desarrollando una plataforma que permitirá a los directores de empresa tener una visión completa y detallada de la estrategía a implementar y salvar el “salto” entre el desarrollo estratégico y su implementación.

Para más información:

Espero que la información os resulte de interés.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

 

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¿Puede hacer un Robot el trabajo de un Project Manager?

Aprovechando que esta semana tiene lugar en Barcelona el Mobile World Congress y que en todos los títulares de los principales medios de comunicación se habla de tecnología, me gustaría retomar un tema que inicié en otro artículo: “El Project Manager del futuro: Un Transhumano“.

En aquel artículo escribí sobre la fusión hombre-máquina y el transhumanismo, en el de hoy me centraré en el poder de la Inteligencia Artificial y la Robótica.

Sobretodo me gustaría resaltar el impacto que los robots tendrán a corto-medio plazo en nuestras vidas, incluso la posibilidad de que las máquinas pudieran llegar (en un futuro cercano) a reemplazarnos para muchas de las tareas y trabajos que actualmente llevamos a cabo.

Como ya es popular, los robots ya están entre nosotros, algunos ejemplos:

  • Robots que acompañan a los ejecutivos a las salas en los centro de negocios
  • Robots logísticos en almacenes que llevan a cabo la búsqueda, selección y manipulación de los envíos
  • Robots en todo tipo de industrias (automoción, aeronáutica, etc)
  • Robots que sirven café (hay modelos que ya sirven más de 150 cafés en una hora)

En un futuro cercano (estoy hablando de 5-10 años) una gran parte de puestos de trabajo serán cubiertos por robots (supermercados, restaurantes, bancos, etc).

¿Débemos temer pues a los robots y la era de la inteligencia artificial?

Sobre este punto hay mucho debate en la actualidad, algunos tecnólogos expertos como Bill Gates y Elon Musk nos dicen que si, reciemente Gates hizo publica su opinión en esta declaración:

“Estoy en el campo que está preocupado por las súper inteligencias. Primero, las máquinas harán muchos trabajos por nosotros y no serán súper inteligentes. Eso debería ser positivo si lo manejamos bien. Sin embargo, unas décadas después, las inteligencias serán suficientemente fuertes para convertirse en una preocupación. Estoy de acuerdo con Elon Musk y con otros en esto y no entiendo por qué algunas personas no están preocupadas.”

No en vano, ellos y otros expertos forman parte de la asociación “Future of Life” cuyo trabajo es vigilar y promover un desarrollo inteligente y sostenible de la Inteligencia Artificial, sin que esta llegue a suponer un peligro para la raza humana.

Entre otros temas ya se habla de poner un impuesto (tax) a las máquinas, en el momento que estás sustituyan el trabajo de un empleado.

¿Llegará el día que un robot sustituya a un Project Manager en sus funciones?

Dado que el rol del Project Manager no es únicamente el de analizar datos y tomar de decisiones, sino también el de comunicarlas, gestionar a los equipos, etc Es a día de hoy difícil de pensar que una máquina pueda llegar a este nivel.

Todo y eso, si bien es cierto que a corto plazo (5-10 años) lo veo bastante inviable, nada impide que a más largo plazo esto pueda acabar siendo posible.

Recientemente un ordenador ya ha sido capaz de derrotar a los mejores jugadores de Poker del mundo, y el Poker no es juego “exacto”, hay factor humano, la posibilidad de echar “faroles”, etc Por lo que algunas máquinas ya son capaces de entender y detectar las emociones humanas.

En películas como “HER” o “Ex-Machina” ya nos muestran a inteligencias artificiales capaces de entender las emociones humanas.

Por lo tanto no es tan inverosímil el pensar que en un futuro no demasiado lejano, los directores de proyecto (al igual que otros profesionales) acabemos siendo sustituido por robots, que lleven a cabo análisis profundos de la información, basándose en el BigData, en el análisis de emociones, calculando multitud de escenarios posibles en segudos (simulaciones Montecarlo por ejemplo) y tomando las decisiones más acertadas en cada momento.

¿Tú que opinas? ¿Crees que debemos temer o abrazar a la Inteligencia Artificial? ¿Consideras que un Project Manager podrá ser sustituido por una máquina?

¡Espero vuestras opiniones y comentarios al respecto!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

PMP/CAPM, Project Management

¿Sabes cuál es el estado actual del Project Management?

El PMI (Project Management Institute) acaba de hacer pública su encuesta global sobre la profesión de project management y su uso en las organizaciones a nivel mundial.

Esta edición del PMI Pulse of the Profession es la novena y nos da información sobre la salud del project management a nivel mundial, así como de las tendencias actuales y las que vendrán en los próximos años.

Para llevar a cabo el estudio, se han consultado a más de 3000 Project Managers, 200 Ejecutivos Senior y más de 500 Directores de PMO.

Los resultados de la encuesta dejan claro que el uso de metodologias y herramientas de gestión de proyectos, consiguen que estos sean exitosos, especialmente cuando se les otorga la importancia que merecen.

En la siguiente gráfica se puede observar como cada vez son más las empresas que cuentan con su propia oficina de gestión de proyectos (PMO), una tendencia que cada vez va más en aumento:

La Agilidad es uno de los temas que más importancia está asumiendo en los últimos años, un 71% de las organizaciones entrevistadas en el estudio han reportado estar usando Agile en sus proyectos de una manera frecuente, en los últimos 12 meses, 1 de cada 5 proyectos ha empleado técnicas ágiles para su desarrollo.

Recordad que el PMI cuenta con su propia certificación profesional para las prácticas ágiles: PMI ACP (Agile Certified Practitioner), una de las certificaciones con más rápido crecimiento a nivel mundial y un excelente complemento al PMP.

La próxima edición del actual estándar de gestión de proyectos, el PMBOK Sexta Edición, que será presentado oficialmente a lo largo de este primer semestre, incorporará entre otras novedades, un anexo en cada área de conocimiento con el enfoque ágil.

Si queréis descargar el informe completo en pdf (cosa que os recomiendo encarecidamente) podéis hacerlo aquí.

Espero que su lectura os resulte interesante.

Alejandro Pérez, PMP

PMP/CAPM, Project Management

¿Qué certificación de Gestión de Proyectos me conviene más?

En el artículo de hoy, voy a intentar dar un poco de luz sobre el tema de las certificaciones profesionales en gestión de proyectos.

Cada vez más son los profesionales que se interesan por afianzar sus conocimientos y de alguna manera “formalizar” su experiencia y trayectoría profesional obteniendo una certificación en gestión de proyectos.

Muchas veces, el problema o la dificultad radica en saber detectar cuál es la certificación más adecuada para cada uno, y es que, no hay una respuesta universal.

La certificación a elegir dependerá entre otras cosas, del sector profesional, la experiencia acumulada, la necesidad, el objetivo a conseguir, etc

Por ello he considerado interesante y necesario el redactar este artículo para dar algunas pautas a todos aquellos que estéis en esta situación, y espero que la lectura del mismo os ayude a tomar la mejor decisión para vuestras carreras profesionales.

Si tienes poca o ninguna experiencia en gestión de proyectos:

En el caso de tener poca o ninguna experiencia en gestión, pero si interés en introducirte en este apasionante mundillo, la certificación que aplicaría es el CAPM – Certified Associate in Project Management.

Esta certificación internacional del PMI (Project Management Institute) está justamente pensada para aquellos profesionales que quieren dedicarse a la gestión de proyectos, pero aún no tienen la experiencia/conocimientos necesarios.

Para obtener esta certificación, se han de demostrar 23h de formación en gestión de proyectos y superar un examen tipo test de 150 preguntas en 3 horas.

Obtener la certificación CAPM es una muy buena vía de entrada a la gestión de proyectos y puede marcar un antes y un después en tu carrera profesional.

Si ya tienes experiencia como gestor de proyectos:

En este segundo caso, para aquellos profesionales con experiencia (+3 años) gestionando proyectos, lo que conviene es obtener una certificación que acredite de alguna manera esta experiencia, además de los conocimientos adquiridos a lo largo de la trayectoría profesional.

En este caso, la certificación con más demanda a nivel laboral y con más reconocimiento y prestigio internacional es el PMP – Project Management Professional.

Para obtener esta certificación se deben cumplir una série de requisitos (mínimo 3 años de experiencia) y 35h de formación en gestión de proyectos, y superar un examen tipo test de 200 preguntas en 4h.

Podéis leer más información y detalle sobre los pasos necesarios para ser PMP en este otro artículo que redacté hace unas semanas: 7 Pasos para obtener tu Certificado PMP

Si ya eres CAPM o PMP y buscas ampliar tus conocimientos/obtener nuevas certificaciones:

En el caso de ya estar certificado como CAPM o PMP, existen opciones de formación complementaria, algunas de ellas muy interesantes como el PMI ACP – Agile Certified Practitioner.

Este certificación es la que más crecimiento está teniendo en los EEUU y si bien originalmente estaba más enfocada a proyectos de IT, cada vez más se está aplicando a otros sectores.

Muestra de ello es que en la próxima edición del estándar de gestión de proyectos: PMBOK Sexta Edición, se incluirá un anexo con el enfoque “agile” al final de cada área de conocimiento.

En la certificación PMI ACP se cubren los diferentes frameworks y métodos ágiles existentes como por ejemplo Scrum,Kanban,XP, etc

Una de las ventajas de obtener la certificación PMI ACP es que en el proceso se estudia el framework Scrum en profundidad por lo que podemos optar a otras certificaciones como PSM I (Professional Scrum Master) con relativa facilidad.

Un artículo que escribí hace un tiempo, explica el por que PMBOK y los métodos ágiles no son excluyentes, sino más bien complementarios: PMBOK vs SCRUM

Espero que la lectura del artículo os ayude a enfocar el tema de la certificación profesional en gestión de proyectos y a clarificar las dudas sobre las diferentes opciones existentes.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

PMP/CAPM, Project Management

El paradigma de los 5 Monos: Resistencia al Cambio

El cambio es algo que habitualmente aterroriza a las personas, esto viene dado por un miedo común, el miedo a lo desconocido.

Las personas de manera innata nos sentimos más cómodas en entornos controlados o que ya conocemos, por lo tanto introducir cambios en los modelos de gestión, no siempre es tarea fácil.

El Project Manager es aquí un ente principal que ha de actuar como líder y catalizador de los cambios a introducir en los modelos de gestión.

Algunas razones por las que los equipos son reluctantes a los cambios son:

  • Incertidumbre
  • No comprensión del cambio
  • No participación en el proceso de definición de los cambios
  • Inercia (de manera innata el ser humano busca la estabilidad)

Para evitar estas razones de resistencia al cambio, deberemos sobretodo trabajar la comunicación.

Ya se sabe que lo skills comunicativos del Project Manager son su herramienta principal de trabajo y que la mayor parte de su rol en el día a día, es el de comunicar y mantener a todos los stakeholders del proyecto informados.

En las situaciones de cambio, es donde más se ponen de manifiesto las capacidades de liderazgo y comunicación de un buen líder.

En muchas ocasiones nos encontramos que es la propia organización la que dificulta el cambio, por lo tanto es importante buscar un “key stakeholder” que entienda el cambio y que nos apoye en el proceso.

También ayuda el ir introduciendo poco a poco las variables que van a ir propiciando el cambio.

Por ejemplo si queremos pasar de gestionar proyectos en cascada a un módelo Agile, quizás podemos comenzar introduciendo elementos concretos.

Ej: Podríamos llevar a cabo las fases de desarrollo y test en ciclos regulares repetitivos (sprints o iteraciones), vero como esto funciona y  poco a poco ir introduciendo más elementos del nuevo framework a implementar en la gestión del día a día del proyecto.

Para finalizar me gustaría recordar, el paradigma de los 5 monos, donde queda reflejada la razón por la cuál muchas organizaciones y equipos siguen viviendo en la edad de piedra y negando el cambio, y que mejor para ejemplificarlo, que el visionado de este simpático video:

Espero que os haya resultado útil el artículo, como siempre vuestros comentarios son bienvenidos.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

PMP/CAPM, Project Management

4 Técnicas para estimar: PERT,Delphi,Planning Poker,T-shirt

Uno de los skills más preciados en un Project Manager es su capacidad para estimar y predecir el futuro.

Estoy seguro que, antes o después, el BigData acabará por transformar estos ejercicios actuales de estimación y algún robot/IA tomará las decisiones por nosotros, pero de momento, nos conformaremos con conocer las técnicas más actuales para llevar a cabo las estimaciones en nuestros proyectos.

En el terreno más “clásico” o tradicional de estimación tenemos técnicas como Delphi y PERT, en el terreno de la agilidad contaríamos con el PlanningPoker (una versión más moderna y divertida de Wideband Delphi) y con la técnica del T-Shirt Sizing entre otras.

A continuación os dejo una breve introducción a las mismas, para que podáis comenzar a probarlas desde hoy mismo en vuestras estimaciones de proyecto:

PERT:

Sobre esta técnica ya escribí un artículo hace algún tiempo en el blog: ¿Que es PERT y como se calcula?

La técnica de Program Evaluation and Rewiew Technique o PERT fue creada en 1957 por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de EE. UU. como parte del proyecto militar Polaris.

Resumiendo es una técnica de estimación por 3 puntos, en los cuáles se toman en cuenta 3 valores:

P: La estimación en el peor de los casos (estimación pesimista)

O: La estimación en el mejor de los casos (estimación optimista)

M: La estimación esperada (o estimación más probable)

La fórmula del PERT es la siguiente: (O+P+4M)/6, aplicando esta fórmula obtendremos siempre un valor más cercano a la realidad que en el caso de haber escogido unicamente un escenario (P, O, M).

Método Delphi: 

El objetivo principal de este método es llegar a un consenso basado en la discusión entre expertos mediante un proceso iterativo.

Para llevar a cabo el método Delphi, elaboraremos un cuestionario que deberá ser contestado por los expertos en la materia a estimar.

Una vez analizados estos resultados a nivel global, se volverá a realizar otro cuestionario para ser contestado nuevamente por los expertos (pero conociendo previamente el resultado del anterior). Este proceso se puede repetir tantas veces como se quiera hasta alcanzar el consenso.

Se suele decir que es una de las técnicas más precisas, pero su ejecución lleva tiempo y la necesidad de la participación activa de los expertos, por lo que no siempre es aplicable.

Planning Poker:

La técnica de Planning Poker, no deja de ser una versión actualizada del método Delphi, pero empleando la filosofia de “juego serio”.

Para llevar a cabo una estimación con el método de Planning Poker, necesitaremos un mazo de cartas de planificación o alguna app móvil que lo integre.

Un mazo típico de Planning Poker contiene tarjetas mostrando la secuencia de Fibonacci incluyendo un cero: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, incluso algunos mazos incluyen cartas con signo de interrogación (?) y otra con signo de infinito (∞), que pueden ser usadas para declarar completa incertidumbre o desconocimiento de la tarea o funcionalidad a estimar.

El proceso del “juego” es el siguiente:

  • Existe la figura de moderador, que no participará activamente pero gestionará el proceso.
  • El experto con más conocimiento de cada tarea/funcionalidad a estimar, dará primero una breve descripción de la misma, aquí el resto de participantes pueden hacer preguntas para entender mejor lo que hay que estimar.
  • Después de este debate inicial para entender la tarea, cada participante escoge una estimación y coloca boca abajo la tarjeta que representa su estimación (habitualmente, los valores representan puntos de esfuerzo necesario o “story points”)
  • A continuación todos los participantes muestran sus cartas de forma simultánea
  • A aquellos que han tenido estimaciones altas y bajas (en relación a la media) se les ofrece un tiempo para explicar y justificar sus estimaciones
  • Se repite el proceso de votación, tantas veces como sea necesario hasta llegar a un consenso
  • En algunos casos se puede utilizar un reloj de arena o cualquier otro tipo de contador para limitar los tiempos de discusión y/o el tiempo total del juego.

T-Shirt Sizing:

En algunos casos para evitar la confusión de que los “puntos” otorgados a las cartas de Planning Poker están relacionados exactamente con horas de trabajo o simplemente para permitir una estimación más abstracta y fácil de ejecutar, se puede llevar a cabo el sistema T-Shirt Sizing.

En este caso cada miembro del equipo ha de indicar si considera que la tarea a estimar es: XS (Extra Small), S (Small), M (Medium), L (Large), XL (extra-large) o XXL (Double Extra-Large).

Eliminando la implícita precisión necesaria para un modelo númerico como los anteriores, el equipo tiene más fácil la tarea y puede pensar de manera más abstracta en las estimaciones de las tareas a evaluar.

Si el artículo te ha resultado útil e informativo, recuerda que puedes compartirlo facilmente en tus redes (Facebook,Linkedin, Twitter, etc) utilizando el menú que encontrarás a tu izquierda, y así otros lectores podrán beneficiarse de la información.

¿Cónoces alguna otra técnica útil para estimar? ¡No dudes en compartirla en la sección de comentarios!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

 

 

 

 

PMP/CAPM, Project Management

Barack Obama ha firmado una ley apoyando el Project Management

En marzo del año pasado, escribía en el blog un artículo sobre como la gestión política podría mejorarse implementado las mejores prácticas y estándares de gestión de proyectos: ¿Puede el Project Management ayudar a mejorar la gestión política?

Pues bien, parece que Barack Obama debió leer el artículo y tomó buena nota:) ya que en Diciembre firmó la ley “S.1550, the Program Management Improvement and Accountability Act of 2015 (PMIAA)”, con lo que obliga al gobierno americano y agencias federales a tener que emplear los estándares de gestión de proyectos en su día a día.

Esto es una gran notícia para todos aquellos que hemos hecho del Project Management nuestra carrera profesional, y también especialmente para el PMI (Project Management Institute) que ha sido uno de los lobbys que más fuerza ha hecho para conseguir este hito.

El que se reconozca a nivel de gobierno como una herramienta necesaria y obligatoria para la gestión del día a día de una nación como los EEUU dice mucho de la gestión de proyectos y ayudará a que las buenas prácticas se extiendan cada vez más y se consolide la profesión a nivel internacional.

Desde mi humilde punto de vista, creo que estaría genial que algo parecido se hiciese aquí en España, y se consiguiera introducir la gestión de proyectos a nivel profesional en los diferentes estamentos políticos y de gobierno. Esto ayudaría a optimizar todos los procesos, obtener unas buenas planificaciones y ejercer un control adecuado.

¿Qué opinas? ¿Consideras que es una buena notícia que Obama haya reconocido esta necesidad? ¿Crees que algo parecido se podría implementar para mejorar los procesos de gobierno en España? 

Tus comentarios serán bienvenidos 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

5 Técnicas probadas para ser +Eficiente y no Procrastinar

Escribo este artículo, siendo hoy “el día más triste del año” o al menos eso dicen los defensores del conocido como “Blue Monday” o lunes más triste del año.

Para evitar caer en este pensamiento negativo, me he propuesto escribir hoy sobre motivación, eficiencia y productividad.

El ser humano por definición tiende a posponer las tareas que más le preocupan o que le presuponen un gran esfuerzo, lo conocido también como procrastinación.

Como bien apunta Tim Urban en su charla TED “En la mente de un maestro procrastinador” (que por cierto os recomiendo encarecidamente su visionado) todos somos de algún modo procrastinadores.

Para conseguir ser más eficientes, mejorar la productividad y acabar con la pereza, os invito a probar las siguientes técnicas/consejos:

  • Planifica tu trabajo: Este consejo es básico, pero una correcta planificación nos ayudará a solucionar muchos problemas y tener una visión clara de las tareas a realizar. Para ayudarnos en la planificación, dividiremos el trabajo en tareas pequeñas y concretas. Enfrentarnos a proyectos o tareas complejas nos puede producir un bloqueo, por ello el dividirlo en subtareas nos ayudará a ver mejor el camino y la resistencia frente a él será menor.
  • Utiliza la Regla de los Dos Minutos: Si una tarea que estás planificando la puedes llevar a cabo en dos minutos, no la planifiques, ¡hazla! (Este tiempo puede extenderse a tareas de  5-10 minutos)
  • Gestiona tu energía, no tu tiempo: Tan importante como la gestión del tiempo, es la gestión de la energia. Si trabajamos en momentos de agotamiento o de mal humor, las probabilidades de procrastinar aumentarán. Planifica, toma descansos, haz deporte y procura evitar los tóxicos en tu alimentación, para obtener unos buenos niveles energéticos.
  • Enfócate en lo importante: Aplica el principio de Pareto 80/20 ¿Qué 20% de tu trabajo produce el 80% de tus resultados?
  • La Técnica Pomodoro: Este es un método para mejorar la administración del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo a fines de los años 1980. La técnica Pomodoro usa un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos (llamados ‘pomodoros’ por la forma de tomate del clásico reloj de cocina que usó el creador de la técnica) separados por pausas. Hay cinco pasos básicos para implementar la técnica:
  • Decidir la tarea a realizar
  • Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos
  • Trabajar en la tarea de manera intensiva hasta que el reloj suene y anotar una X
  • Tomar una pausa breve (5 minutos)
  • Cada cuatro “pomodoros” tomar una pausa más larga (15-20 minutos)

Espero que estos consejos y técnicas te ayuden a mejorar tu eficiencia y disminuir tu tendencia a la procrastinación.

¿Cónoces o utlizas algún otro metodo? ¡No dudes en dejar tus comentarios!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP