Project Management

Agile Coach ¿Por qué lo necesito en mi organización?

Hoy os quiero hablar sobre el perfil de Agile Coach.

El hecho que me haya decidido a hablaros sobre ello, es que está de moda y es un rol cada vez más demandado en muchas organizaciones en proceso de transformación Agile.

No es un término nuevo (ni Agile, ni Coaching lo son) ciertamente ya en 1999 Kent Beck define el rol de Coach en su libro sobre sobre Extremme Programming (XP).

¿Pero qué es un Agile Coach?

Un Agile Coach es un rol dentro de la organización, es un acompañante y agente del cambio, para aquellas empresas que están en proceso de transformación.

agile coach

Adoptar el «mindset» o filosofía de trabajo agile no es fácil, no es algo que se lleve a cabo en unas semanas. Como todo cambio a nivel de organización, requiere de un análisis previo, una gestión del cambio, incluyendo un buen plan de comunicaciones.

Es un cambio que afectará a diferentes capas de la organización y por lo tanto debe gestionarse adecuadamente.

Es aquí donde aparece el perfil de Agile Coach, como una figura facilitadora y acompañante del cambio.

¿Qué características debe tener un Agile Coach?

Pues un buen Agile Coach deberá tener dos áreas de conocimiento bien maduradas:

  1. La área del Coach: Ha de ser alguien con capacidad de observar, acompañar y facilitar el cambio a nivel de organización. Por lo tanto ha de conocer el lenguaje de negocio y empresarial, así como entender sus procesos internos. Es decir debe tener conocimientos de coach y conocimientos de empresa.
  2. La parte Agile: Además de lo anterior ha de tener conocimientos profundos sobre Agile, para ello debe conocer bien los marcos de referencia y saber cuando y como deben aplicarse.

Idealmente un buen Agile Coach combinará estas dos áreas al 50/50 y actuará como elemento integrador y gestor del cambio en la organización, acompañando en todo el proceso: observando, facilitando y recomendando acciones.

¿Cuáles son los riesgos del Agile Coach?

Es un perfil complejo, tiene similitudes en algunos puntos con el ScrumMaster pero no es lo mismo, ni tan siquiera es como algunos piensan una evolución de este último.

El Agile Coach está más cerca de la organización, es un rol de mas alto nivel, el Scrum Master está más cerca del equipo de desarrollo.

Eso no quiere decir que un buen ScrumMaster no pueda ser un buen AgileCoach si tiene las aptitudes necesarias para ello.

Uno de los principales riesgos es contratar a un Agile Coach sin experiencia, que no domine las 2 áreas principales (la del coach y la de agile). Esto puede provocar que más que aportar soluciones y ser un gestor del cambio, acabe siendo todo lo contrario y genere más caos que orden.

¿Cómo me preparo para ser Agile Coach?

Mi recomendación para aquellos que quieran ser acompañantes del cambio en las organizaciones es que se formen y hagan madurar sus «habilidades blandas» tales como la empatía, escucha activa, liderazgo, habilidades de negociación, comunicación y oratoría, sin olvidarnos de las «habilidades duras» que en este caso sería el conocimiento en profundidad de los marcos de trabajo Agile y el «mindset» subyacente.

Una buena manera de trabajar estas habilidades y obtener los conocimientos para poder llegar a tener las habilidades correctas es la formación.

Un curso muy completo y orientado a adquirir/reforzar estas capacidades sería la formación Agile : PMI ACP + ScrumMaster.

Ya son muchos los coaches que hemos formado, reforzando la parte «Agile» y el conocimiento de los diferentes marcos de trabajo.

Si deseas que te facilite más información no dudes en contactarme.


Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Aires de Renovación en el PMI (incluido nuevo Branding)

El PMI (Project Management Institute) fue fundado en el 1969 por un grupo de 40 voluntarios como organización sin ánimo de lucro.

A finales del 1990 se publicó la primera edición del PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

La organización fue creciendo rápidamente hasta convertirse ya en el 2011 en la más grande e importante a nivel mundial

Con su sede central en Pensilvania (EEUU) tiene 3 objetivos principales como organización:

  • Formular estándares profesionales en Gestión de Proyectos.
  • Generar conocimiento a través de la investigación
  • Promover la Gestión de Proyectos como profesión a través de sus programas de certificación.

Este año el PMI cumple su 50 aniversario y con ello se anuncia un importante rebrading, que ya ha afectado a todo el site oficial del PMI, tal y como podéis ver en PMI.org

Este importante cambio de imagen viene acompañado de otros muchos cambios como por ejemplo:

  • Nuevo examen PMP anunciado (con cambios tanto en contenido como en mecánica del examen)
  • Nuevo PMBOK en desarrollo (Séptima Edición)
  • Nuevo logo y página web

La idea del PMI es seguir creciendo y ser la organización de referencia en cuanto a gestión de proyectos se refiere, para ello además del cambio de imagen se está haciendo un esfuerzo importante en cubrir todos los enfoques de gestión desde los más predictivos a los más adaptativos.

Justamente el cambio de examen y la nueva edición de PMBOK están orientado a este nuevo enfoque, dando mayor importancia al «tailoring» o adaptación de las herramientas/técnicas/procesos necesarios a usar dependiendo de la situación y contexto.

La nueva imagen del PMI.org es esta:

A mi personalmente me gusta mucho, y considero que es mucho más «fresca» que la anterior, pero como siempre, es cuestión de opiniones y gustos personales.

Los símbolos de la imagen no han sido escogidos al azar y tienen que ver con el nuevo enfoque y los valores del PMI:

Desde mi punto de vista, creo que estos cambios van a favorecer a toda la comunidad, dado que el objetivo final es que no nos centremos tanto en procesos y herramientas, sino también en las personas con especial foco en entregar valor a la organización.

¿Tu que opinas? ¿Crees que el nuevo branding refleja los valores compartidos por los gestores de proyectos? ¿Crees que los cambios y enfoques del «nuevo» PMI van por buen camino?

Como siempre tus opiniones y comentarios serán bienvenidos!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

6 Técnicas de IA que ya están cambiando la Gestión de Proyectos

La Inteligencia Artificial (IA) está entrando con fuerza en nuestras vidas, casi todos los sectores profesionales se están viendo afectados.

El PMI recientemente ha publicado una encuesta en la que han participado 551 gestores de proyectos en la que se deducía que efectivamente la IA nos está impactando.

El estudio denominado «The AI Innovators: Cracking the Code on Project Peformance» indica que la proporción de proyectos que se van a ver impactados por la IA pasará de ser del 23% al 37% en los próximos 3 años.

De las 6 tecnologías de IA que pueden impactar a la gestión de proyectos, hay 3 que ya lo están haciendo:

  • Knowledge-based systems: Nos ayudan al aprendizaje y a tomar mejores decisiones.
  • Machine learning: Analizan datos para crear modelos detectando patrones, de esta manera se mejora la toma de decisión sin intervención humana.
  • Decision management: Procesos inteligentes basados en reglas y lógicas que permite tomar decisiones informadas de manera automática.

Os adjunto una gráfica con los % de impacto actual y futuro en las organizaciones:

Las otras 3 técnicas que tendrá un impacto mayor en un futuro no muy lejano son las siguientes:

  • Expert systems: Emula la inteligencia humana, cualquier tipo de aptitud o comportamiento en un área o tarea concreta.
  • Deep learning: Creación y entrenamiento de redes neuronales que predicen el futuro basado en datos y probabilidades.
  • Robotic process automation: Automatiza tareas que hasta ahora hacían los humanos, para mejorar los procesos corporativos.

Os adjunto también una gráfica con los % de impacto actual y futuro en las organizaciones de estas técnicas:

Hasta un 81% de profesionales han reportado en las encuestas que la IA está afectando ya a su manera de trabajar.

Yo personalmente creo que hay cosas que difícilmente podrá hacer una máquina a corto/medio plazo, la tarea del PM como «integrador» o como a mi me gusta decir «director de orquesta» difícilmente la podrá substituir una inteligencia artificial, por muy avanzada que esta sea.

La comunicación, la gestión emocional y de conflictos, negociaciones, etc son aptitudes muy avanzadas que un software tardará mucho en llegar a poder suplantar.

Pero ciertamente en otras áreas más analíticas, como por ejemplo la gestión del cronograma de tiempo, predicción de riesgos y su prevención, etc si que entiendo que podrán ser trabajadas mucho mejor con sistemas de software avanzados.

En todo caso, la implantación de tecnologías de IA en la organización será un proyecto crítico para muchas organizaciones y requerirá de una importante gestión del cambio.

Será necesario mucho más que implantar unos sistemas informáticos, sino que habrá que cambiar el modo de pensar/aprender/trabajar y esto afectará a todas las áreas, incluso a la cultura empresarial.

Para gestionar todos estos cambios y proyectos, la figura del Gestor de Proyectos (PM) como agente del cambio será totalmente imprescindible en las organizaciones que quieran implementar la IA con éxito.

Si queréis leer el informe completo, os dejo aquí el link a la página oficial del PMI donde se ha publicado: «The AI Innovators: Cracking the Code on Project Peformance»

¿Tu que opinas? ¿Consideras que la IA cambiará la manera en la que trabajamos los gestores de proyectos? ¿Acabará un robot sustituyendo al PM?

Como siempre tus opiniones y comentarios serán bienvenidos!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

3 Herramientas de Colaboración Online: Slack | Trello | Basecamp

En el artículo de la semana pasada te hablé de los pros y los contras del trabajar desde casa.

Uno de los principales problemas del trabajo online o a distancia es la dificultad añadida para comunicarse y mantenerte «conectado» a tu equipo y empresa.

Para paliar estas dificultades han ido apareciendo en el mercado un sinfín de herramientas de colaboración online que te pueden ayudar a mantener una correcta comunicación con tu equipo.

El artículo de hoy justamente lo dedico a comentarte algunas de las mejores opciones de herramientas para colaboración online, vamos a ello:

Slack

Una de las herramientas más potentes y conocidas para colaborar online con tu equipo.

Slack Permite la creación de salas de chat públicas, envío de mensajes privados o conversaciones grupales e integración con otras herramientas de colaboración como Trello.

Puedes verla en funcionamiento en el siguiente vídeo introductorio:

Trello

Herramienta de gestión de proyectos y colaboración que fue lanzada en el 2011 y tras cosechar un gran éxito ha sido adquirida por la multinacional Atlassian.

Trello te ayudará a mantenerte comunicado e informado, así como establecer y organizar prioridades para las tareas, etc

Una de las principales ventajas de Trello es su intuitiva interfaz y fácil curva de aprendizaje.

Puedes ver un resumen de sus funcionalidades principales en este vídeo:

Basecamp

Esta herramienta es muy útil para emprendedores, si quieres una solución todo en uno para organizar/asignar tareas, alertas, revisiones de documentos, chats, etc

Muy útil para mantener toda la información relacionada con el proyecto en un único repositorio online, fácilmente accesible y con una interfaz agradable e intuitiva.

Aunque hay muchas herramientas (tipo Gsuite, Dropbox, Office365, etc) que te permiten realizar la mayoría de tareas online, Basecamp integra las funcionalidades principales de estas en una única herramienta.

Puedes ver más sobre el funcionamiento de Basecamp en el siguiente vídeo:

Estas 3 son mis herramientas de colaboración preferidas, pero obviamente hay muchas otras en el mercado que pueden ser más o menos adecuadas dependiendo tus necesidades concretas.

Por ejemplo si necesitas herramientas de videoconferencia, algunas de las más usadas son: Skype, GotoMeeting, Webex, Hangouts o Whereby (antes Appear.in).

¿Conoces o utilizas alguna otra herramienta colaborativa no mencionada? ¿Cuál es tu herramienta preferida para la colaboración online?

Como siempre tus comentarios serán bienvenidos!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

«Work from Home» ¿Bendición o Maldición?

Se acabaron las vacaciones (para aquellos que hayan tenido la suerte de disfrutarlas) y la mayoría hemos vuelto a nuestras rutinas habituales.

Varios estudios demuestran que hasta un 30% de la población sufre de ansiedad, malestar o apatía al tener que reincorporarse en su puesto de trabajo tras un periodo más o menos largo de desconexión vacacional.

El tener que madrugar, volver a los atascos matutinos (o esperas en el transporte público), las prisas, el ruido, la vuelta a la oficina, etc no ayuda a que nuestro cuerpo se habitúe a la nueva realidad.

La primera semana suele conllevar un proceso de adaptación (hay quien ha desconectado tanto, que ni recuerda el password de su pc).

Para evitar estas situaciones y con la idea de facilitar el poder compaginar trabajo y familia, algunas organizaciones están virando al modelo de teletrabajo o «work from home» invitando a sus empleados a trabajar desde casa ya sea la jornada laboral completa o algunas horas/días.

Desde el punto de vista de la empresa, tiene algunos beneficios económicos obvios (de espacio, dietas, etc).

También para el trabajador se pueden observar bastantes beneficios, ¿pero es todo tan bonito como parece a priori?

La Realidad del Teletrabajo:

Yo desde mi experiencia, considero que la mejor opción es un punto intermedio, es decir que la organización permita al trabajador trabajar desde casa 2-3 días por semana.

Y es que aunque inicialmente pueda parecer una panacea, el trabajar desde casa también tiene sus inconvenientes, por ej:

  • Menor interacción humana: Esto lo sabe quien ha pasado semanas trabajando desde casa, por mucho que tengas herramientas colaborativas, estas no sustituyen al 100% el contacto humano.
  • Perdida de valores corporativos: Este punto va relacionado con el primero. Si la organización no tiene unos buenos planes de comunicación e involucración del empleado, pueden darse situaciones de aislamiento y perdida de «pertenencia a la empresa».
  • Distracciones Constantes: Si no disponemos de un buen entorno de trabajo y aplicamos cierto nivel de disciplina, podemos vernos tentados por distracciones (tv/radio de fondo, ruidos, interrupciones de la familia, etc)
  • No desconectar: Aunque a priori hay quien piensa que desde casa se trabaja menos al no tener una supervisión constante, la realidad suele ser la contraria, se acaba trabajando más horas y sin un horario fijo (esto sucede especialmente en el caso de ser autónomo, donde te puedes encontrar fácilmente trabajando a las 2.00 de la mañana sin darte cuenta).

Por ello, es importante si se tiene pensado valorar la opción de trabajar desde casa, de buscar un equilibrio adecuado.

Mis consejos para el teletrabajo:

  • Trabajar 2-3 días desde casa (el resto en la oficina o en un coworking).
  • Separar claramente el espacio de trabajo del espacio de ocio y evitar cualquier tipo de interrupciones no deseadas.
  • Disponer de herramientas de colaboración adecuadas al trabajo (Skype, TeamViewer, Trello, SharePoint, Basecamp, etc)
  • Marcarse horarios y respetarlos en la medida de lo posible
  • Evitar levantarse de la cama y trabajar en pijama (podemos trabajar con ropa cómoda), pero el quedarse con el pijama no ayuda a separar los entornos de ocio/descanso y trabajo (ni físicamente, ni mentalmente).

Hasta aquí mi visión del teletrabajo y mis consejos para no «morir en el intento», ahora me gustaría saber tu opinión:

¿Consideras el trabajar desde casa como una buena opción? ¿Tu empresa te ofrece esta facilidad? ¿Tienes alguna experiencia que quieras compartir con los lectores?

¡Como siempre espero tus comentarios!


Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¿Sabes cuál es la herramienta de gestión más usada en las Pymes?

En muchas ocasiones se habla de gestión proyectos y de software especializado para gestionar proyectos de alta complejidad o de cifras millonarias.

No es necesario encontrarnos ante megaproyectos para aplicar las buenas prácticas descritas en el PMBOK o para utilizar herramientas de gestión apropiadas.

En mis formaciones suelo preguntar a los alumnos que herramientas profesionales utilizan en su día a día para gestionar sus proyectos.

Os sorprendería saber que siempre más del 50% del aula contesta que utiliza únicamente Microsoft Excel (incluso empresas de cierto tamaño y complejidad).

Otra situación divertida es cuando en una formación «in-company» pregunto a los asistentes por las herramientas que usan.

La respuesta más habitual a la pregunta anterior es que cada uno trabaja con una herramienta diferente, es decir que no cuentan con una herramienta «oficial» estandarizada a nivel de empresa para la gestión de los proyectos.

Esto es ciertamente preocupante, dado que Excel se queda corto en muchas áreas para el control de proyectos y peor aún el mix de herramientas sin homogeneizar a lo largo de la empresa (lo que supone contar con diferentes formatos, dificultades para compartir y contrastar información entre departamentos, etc).

Software de Gestión de Proyectos para Pymes

Hace algún tiempo escribí un artículo sobre las 24 herramientas de gestión de proyectos que según los estudios llevados a cabo por Gartner eran las más apropiadas para las Pymes: 24 Aplicaciones de Gestión de Proyectos

La empresa Capterra ha realizado una encuesta a profesionales de gestión de proyectos que trabajan en Pymes para conocer mejor sus problemáticas y el tipo de herramientas usadas.

Conclusiones de la encuesta:

  • Un 43 % de trabajadores que usa Excel y Outlook como herramienta principal (esto lo he contrastado yo personalmente en el aula)
  • Las prácticas ágiles solo están implementados en un 11 % de las Pymes
  • Cumplir con los plazos es el mayor desafío, seguido de la organización de las tareas y la reacción a los cambios que puedan surgir.

Podéis consultar el análisis completo aquí: Encuesta 2019: El software de Gestión de Proyectos

¿Con qué herramienta de gestión trabajas habitualmente o recomendarías para una Pyme?

Como siempre tus comentarios y sugerencias son bienvenidos en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¡Importante! Nueva fecha para el cambio de examen PMP (+ Contenidos)

Rectificar es de sabios y así lo ha entendido el PMI.

Después de haber pillado a muchos por sorpresa anunciando cambios de gran calado en el examen PMP para mediados de Diciembre, ha decidido cambiar la fecha límite.

Después de recibir feedback de los diferentes interesados, el PMI (Project Management Institute) ha decidido postergar la fecha del cambio de examen hasta el 30 de Junio del 2020.

Es decir, el nuevo examen entrará en juego el 1 de Julio del 2020, por lo que hay mucho más tiempo para preparar los cambios (tanto de cara a los aplicantes como los centros de formación).

Este cambio no tiene que ver con una nueva versión del PMBOK (sigue siendo válida la actual Sexta Edición), sino con el actualizado «ECO» (Exam Content Outline).

Nuevo ECO (Exam Content Outline)

Ya escribí el mes pasado sobre ello (podéis consultar el artículo aquí), pero resumiendo: cada 3-5 años y basándose en el análisis del mercado, el PMI publica una actualización del ECO.

La actual versión databa del 2015 y por lo tanto requería ya de una revisión.

El nuevo ECO recoge los resultados de los últimos análisis de mercado, dando énfasis a las prácticas ágiles y por lo tanto empoderando el rol de las personas y equiparándolo en peso al de los procesos.

Hasta ahora, el examen PMP apenas recogía esta parte, siendo solo un 5-10% de preguntas las que hacían referencia a conceptos relacionados con la filosofía Agile.

A partir del 1 de Julio, el 42% de preguntas harán referencia a ello, por lo que es necesario reforzar esta parte, a la hora de estudiar y no quedarnos únicamente con el contenido del PMBOK.

La foto de contenidos de examen quedaría de la siguiente manera:

  • People: 42% del contenido
  • Process: 50% del contenido
  • Business Environment: 8% del contenido

Mapeo de Contenidos del nuevo Examen PMP

Para facilitar el entendimiento de los cambios, el PMI ha publicado lo que denomina el «Exam Content Crossover Map v1» que está de momento en modo borrador y será actualizado con nueva información en Diciembre.

Este documento ayuda a «mapear» el contenido del actual PMBOK Sexta Edición con el contenido del examen, y entender que áreas hay que reforzar o son contenidos que directamente no aparecen en el manual y que habrá que obtener de otros medios.

Mis recomendaciones personales:

  1. Si ya has comenzado a estudiar para el examen o tienes previsto obtener la certificación en breve, hazlo antes del cambio (es decir antes del 1 de Julio del 2020).
  2. El examen como puedes ver tendrá más contenido por lo que será más complejo estudiarlo y los primeros meses habrá menos material de preparación actualizado (ya no solo contenidos, sino simuladores de examen, etc)
  3. Si no tienes previsto obtener el PMP hasta el año que viene, y ya vas enfocado al nuevo examen, te recomiendo que además del PMBOK Sexta Edición, descargues y estudies la PMI Agile Practice Guide, ya que la mayoría de nuevos contenidos quedan cubiertos en la misma.

Mi enfoque de formación:

Yo personalmente en las formaciones que imparto siempre trabajo desde el punto de vista que es el PM quien debe aplicar un enfoque más predictivo o adaptativo dependiendo de múltiples factores tal y como he descrito en diversos artículos como este: Tailoring «El secreto del éxito en tus proyectos»

En mi caso el cambio de enfoque para el nuevo examen es sencillo, dado que llevo años impartiendo formación sobre agilidad (estoy certificado como PMI ACP – Agile Certified Practitioner) y siempre trabajo en el aula con un enfoque teórico-práctico exponiendo situaciones reales y experiencias que he vivido en proyectos nacionales e internacionales.

Si te quieres formar, te recomiendo que investigues el CV del formador y su conocimiento tanto de la gestión predictiva como agile, dado que este nuevo contenido de examen, requiere un buen dominio de ambas.

Por mi parte he ayudado a formarse y certificarse a más de 2.000 profesionales, puedes ver sus opiniones sobre la calidad y efectividad de la formación aquí: Opiniones Alumnos o buscando por «CEOLEVEL» en Google.

De momento esto es todo, espero que este artículo te haya ayudado a entender el alcance de los cambios y como prepararte para ellos.

Tan pronto haya alguna novedad, te mantendré como siempre informado (si no estás suscrito al blog, te recomiendo que lo hagas ahora para no perderte ninguna de mis notificaciones y artículos de interés).

Por supuesto, si tienes cualquier duda o consulta, puedes dejarla en la sección de comentarios o contactarme directamente para resolverla.

Referencias Consultables en la web oficial del PMI:

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Un regalo para ti, Vacaciones y ¡mucho más en Septiembre!

El calor ya está empezando a apretar y toca recargar pilas, para volver en Septiembre con nuevas y frescas ideas para los artículos de mi blog.

Pero para no dejaros con un sabor agridulce en la boca, os traigo un regalo:

  • Para todos aquellos que seguís mi blog de gestión de proyectos y queréis aprovechar las vacaciones de verano para mejorar vuestro CV y obtener una certificación profesional con validez internacional, os ofrezco durante Julio y Agosto, un 10% de Descuento en todos los cursos Online (Curso PMP/CAPM | Curso Agile PMI ACP + Scrum)

Tan solo mencionar la oferta «Verano2019» del blog durante el proceso de inscripción y os aplicaré el descuento. Podéis inscribiros desde la sección de contacto de la web.

Recordaros que CEOLEVEL, es un centro formativo especializado en gestión de proyectos patrocinador oficial del PMI en España  y hemos sido escogidos por Emagister (portal de referencia en formación) como centro “Cum Laude” por las recomendaciones de nuestros alumnos, con un 9,6 sobre 10 de media en las valoraciones: Opiniones Curso PMP/CAPM

Todos los cursos otorgan PDUs para aquellos que ya seáis PMPs y necesitéis ir manteniendo vuestra certificación en buen estado.

Aunque el blog estará “parado” hasta septiembre, yo estaré en activo, así que me podéis escribir sin problemas, si tenéis cualquier duda o consulta, o queréis que os asesore personalmente en relación a que certificación os conviene más, etc

Por otro lado, la última convocatoria de cursos presenciales en Madrid y Barcelona será este mes de Julio (no habrá en Agosto) y para los cursos presenciales en Septiembre y Octubre las plazas ya están abiertas y cubriéndose rápidamente, por lo que si tienes interés en participar, reserva la tuya cuanto antes! 

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, Project Management

Reuniones de Trabajo: 3 Efectivos Consejos para Mejorarlas

En el artículo de hoy quiero explicarte varías técnicas (sencillas pero muy efectivas) para mejorar el rendimiento de tus reuniones de trabajo.

Estoy seguro que al igual que yo en más de una ocasión habrás «sufrido» o te habrás desesperado en reuniones de seguimiento de proyecto totalmente improductivas.

Reuniones que se alargan por horas, a las que asisten multitud de personas (muchas de las cuáles no saben ni que están haciendo en la reunión).

Sesiones maratonianas de las cuáles apenas obtenemos un valor para la organización o el proyecto pero si un importante gasto (el coste/hora de los perfiles que asisten y el coste de oportunidad (que sería el valor de aquello que no estamos haciendo en ese momento por estar presentes en la reunión).

Para evitar situaciones como las que acabo de describir, debemos prestar atención a las cuatro fases del manejo de una reunión:

  1. Planificación (agenda y metas).
  2. Organizar la reunión (logística).
  3. Manejo de la reunión (presidir / facilitar).
  4. Seguimiento (Al finalizar la reunión).

Los puntos que menciono en la lista parecen obvios, pero no siempre se llevan a cabo correctamente, sobre ellos ya profundicé en mi anterior artículo: Las 10 Reglas para Gestionar Reuniones Efectivas

En el artículo de hoy, añadimos 3 consejos/técnicas para mejorar el rendimiento de tus reuniones de trabajo:

Alcance y Duración:

La reunión, si es de seguimiento de proyecto, no debería durar más de 30-45 minutos máximo. El objetivo de esta reunión es hacer un seguimiento del avance y detectar problemas (para analizarlos en profundidad en otras reuniones no en esta misma).

En una reunión de seguimiento de proyecto, deberemos revisar al menos las 3 líneas base del proyecto: Alcance, Tiempo,Coste y revisar la matriz de riesgos.

Para todo aquello que se salga de este seguimiento: problemas técnicos, de calidad, etc deberemos asignarles una reunión propia e invitar a los perfiles técnicos/especialistas apropiados para su análisis y resolución.

Moderación y Gestión del Tiempo

En relación al punto anterior, para controlar el tiempo nos podemos ayudar de algo tan sencillo como un reloj de arena (o en su defecto uno digital), para que de un golpe de vista los asistentes puedan saber cuanto tiempo queda y así optimizar sus intervenciones.

El moderador debe también gestionar el tiempo, los turnos de palabras y detectar cuando un tema se ha de sacar de la reunión principal y agendarlo para una reunión específica posterior.

Para ayudarte en la tarea de moderador puedes servirte de un «totem», por ej una pelota de tenis, que todo aquel que quiera intervenir, debe solicitar.

De esta manera quien no disponga del «totem» no puede intervenir en ese momento y debe solicitarlo, evitando de esta manera los «corrillos» y conversaciones alternativas.

Coste de la Reunión:

Este punto no se suele tener en cuenta, pero las reuniones además de tiempo, suponen un coste importante para el proyecto/organización, sobretodo aquellas a las cuáles asisten perfiles directivos.

Hay empresas que al entrar en la reunión, en la entrada a la sala además de aparecer la agenda y el tiempo máximo esperado, se indica el coste aproximado de esta reunión (teniendo en cuenta el coste/hora de los perfiles que asisten).

Imaginad el impacto visual, al entrar en una sala y ver «6.000 EUR» por una reunión de una hora, probablemente todos los asistentes harán un esfuerzo para intentar que sea lo más ejecutiva posible.

¿Conoces alguna otra técnica efectiva para la gestión de reuniones que puedas compartir?

No dudes en dejar tus comentarios abajo.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Nuevo PMP Exam Content Outline 2019: ¿Como afectará al examen?

Después de varios años sin actualizarse, el PMI ha decidido que ya era hora de revisar el documento que rige la certificación PMP, el «Exam Content Outline» que databa del 2015, más de 4 años sin actualizarse.

Para esta tarea ha contado con el equipo de Alpine Testing Solutions que son especialistas en gestión de certificaciones, desarollo de tests, etc

El PMI facilitó a los equipos de trabajo de Alpine los resultados de los diferentes análisis de mercados y tendencias que se han ido efectuando durante los últimos años para que el contenido del documento fuera lo más realista y coherente con las actuales necesidades del mercado.

¿Cuáles son los cambios en el nuevo PMP Exam Content Outline?

Los 5 dominios de la edición anterior (que se basaban en los 5 grupos de procesos) han pasado en este nuevo documento ha ser 3:

  • PEOPLE – Enfatizando los skills y las actividades asociadas al liderazgo de personas y equipos.
  • PROCESS – Reforzando los aspectos más técnicos de la gestión de proyectos
  • BUSINESS ENVIRONMENT – Destacando las conexiones entre los projectos y la estrategia empresarial

El porcentaje de preguntas que aparecerán en el examen de cada área son los siguientes:

Adicionalmente, en el documento oficial se menciona que el 50% de preguntas se enfocarán en el marco de gestión de proyectos predictiva (tradicional o en cascada) y el 50% se centrará en las prácticas y marcos de referencia ágiles.

Es decir que de los 3 dominios de arriba, encontraremos preguntas mezcladas de los diferentes tipos de enfoque y estrategias de gestión.

Tiene todo el sentido del mundo, dado que aún habiendo cambiado el PMBOK, y ya incluir en su Sexta Edición referencias a las prácticas ágiles, su presencia en preguntas de examen era totalmente residual.

¿Cómo afectarán estos cambios al examen de Certificación PMP?

De momento sabemos que hasta el 15 de Diciembre de 2019 no habrá ningún cambio en los exámenes, por lo que si estás estudiando o tienes pensado certificarte antes de Diciembre, te aconsejo que hagas un sprint y no lo dejes para última hora 🙂

A partir del 15 de Diciembre el examen PMP se basará en el nuevo «exam content outline» por lo que podemos esperar cambios, especialmente en el % de preguntas que hagan referencia a las prácticas ágiles.

Puedes acceder al nuevo documento publicado por el PMI aquí: PMP Exam Content Outline 2019


Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP