PMP/CAPM, Project Management

3 Consejos Para Superar el Nuevo Examen PMP (Sexta Edición)

Como imagino que ya sabrás si sigues mis publicaciones, en nada tendremos ante nosotros el nuevo examen de Certificación PMP, recién salido del horno.

Todo aquel que se examine a partir del 26 de Marzo, recibirá ya la nueva versión del examen basado en la Sexta Edición del PMBOK publicada a finales del año pasado.

El examen trae consigo novedades, dado que por primera vez aparecen las prácticas ágiles en la Guía del PMBOK.

Hay bastante expectación en ver hasta que punto esto afectará al contenido de las preguntas del examen oficial y que porcentaje de las mismas estarán enfocadas en estás prácticas.

Para quien tenga experiencia en proyectos adaptivos, empleando métodos ágiles, este nuevo contenido no le resultará nada complicado, pero para aquellos profesionales que hayan trabajado siempre en entorno waterfall, el esfuerzo radicará en ser capaz de adaptar la respuesta en base al escenario planteado.

Como ya sabréis, la dificultad del examen PMP radica en las preguntas de tipo “situacionales” o “escenario” en la que después de un largo enunciado se nos plantean preguntas tipo: ¿Cuál sería en tu opinión la mejor opción? ¿ O qué debería hacer el Project Manager en este contexto?

Pues bien, de cara a preparar este tipo de preguntas situacionales y en general enfocar correctamente el estudio de la Guía del PMBOK, os traigo algunos útiles consejos:

1) Entender en profundidad el concepto del “Tailoring” o “traje a medida”:

Cada proyecto es único y el PM debe adaptar los procesos y herramientas a aplicar según las necesidades concretas del momento.

Me gusta usar la similitud con la medicina, imaginate un cirujano que debe realizar una operación a corazón abierto u otro que ha de intervenir un nervio óptico, posiblemente tanto las herramientas, como el equipo y el conocimiento específico a aplicar difiera de una intervención a otra.

Esto mismo aplica a proyectos y para adecuarnos a la situación y elegir bien debemos considerar entre otros:

  • El ciclo de vida del proyecto
  • Cultura de la organización
  • Gestión del conocimiento
  • Gestión del cambio
  • Comunicación de Beneficios
  • Lecciones aprendidas
  • Etc

En entornos de gestión ágiles la figura del Project Manager es más la de un “servant leader” que no gestiona al equipo, sino que se centrará en crear un entorno colaborativo y que favorezca la toma de decisiones, y ayudará a desbloquear posibles problemas y será un elemento comunicador con las áreas funcionales y gerencia.

El propio equipo será quien se auto-gestione y priorice las tareas, ya que ellos son los expertos y poseen el conocimiento específico.

Entender esta necesidad de adaptar las herramientas, métodos y conocimiento a aplicar al contexto, es básico para enfocar correctamente las preguntas situacionales en este nuevo examen.

2) Conocer a fondo los Grupos de Procesos y el flujo del trabajo

Al igual que en las anteriores versiones del examen, es fundamental, conocer los 5 grupos de procesos y sus 49 procesos.

No es necesario memorizar toda las entradas, herramientas/técnicas y salidas, pero si el flujo del trabajo, y las sinergias e iteraciones entre los procesos.

Con este fin os ayudará tener a mano un mapa gráfico/visual de los procesos tal y como os indicaba en uno de mis artículos de este mes.

Podéis acceder a estos mapas visuales aquí.

3) Finalmente algunos consejos genéricos pero útiles para el examen:

  • Decide una fecha para examinarte y registraste (el saber que modificar la fecha del examen con menos de 30 días de antelación tiene un coste económico seguro que te ayudará a mantener tus objetivos )
  • Recuerda leer bien el código ético del PMI, es una de las partes más fáciles del examen y las preguntas serán rápidas de contestar, siempre piensa en mentalidad americana, respuesta legal, honesta, ¡aunque sea dura!
  • No dediques cientos de horas a estudiar y memorizar, intenta entender los conceptos al igual que las fórmulas, todas tiene su lógica. Centra tu esfuerzo en entender las conexiones y sinergias entre las diferentes áreas de conocimiento y los grupos de procesos.
  • De cara a responder correctamente las preguntas y eliminar las respuestas incorrectas, es básico situarse mentalmente en el área de conocimiento y el grupo de procesos concreto, haz este ejercicio mental siempre que tengas dudas con las respuestas.
  • Invierte tiempo en hacer tests, tantos como puedas, esto hará subir mucho tus posibilidades reales de aprobar la prueba.
  • Piensa en la gestión del tiempo y el agotamiento, no es lo mismo contestar 20 preguntas, tomarse un café y contestar otras 20, que sentarse en una silla 4 horas frente a 200 preguntas, aunque pueda parecer algo obvio, el día del examen notarás la diferencia.
  • Recuerda marcar la respuesta en todas las preguntas, incluso si la desconoces, ya que las respuestas incorrectas no restan y ten en cuenta que si acabas el examen y no te da tiempo a repasar todas las preguntas (algo probable) son puntos que pierdes seguro.

Espero que todos estos consejos os ayuden a enfocar correctamente el estudio y preparar con éxito el nuevo examen de Certificación PMP.

Yo imparto personalmente cursos intensivos presenciales de fin de semana (y también en formato online) donde trabajo todo el temario y la técnica de examen en profundidad con una tasa media de aprobados en el primer intento del 95%.

Puedes leer lo que opinan mis alumnos del curso intensivo aquí: Opiniones Intensivo PMP, si quieres más información no dudes en Contactar.

Nota: Todos estos consejos aplican también a aquellos que quieran superar el examen de certificación CAPM (que será actualizado a partir del 21 de Mayo)

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

5 Cursos Gratis de Gestión de Proyectos y Habilidades Directivas

El artículo de hoy lo quiero dedicar a presentaros algunas opciones formativas sin coste, con las cuáles podréis introduciros o profundizar en los conocimientos de gestión de proyectos, equipos y habilidades directivas.

Los cursos que os indico a continuación están respaldados por escuelas de negocios y universidades de la talla de IESE, Stanford y Harvard.

La mayoría de estos cursos son gratuitos y tienen un pequeña tasa de 40-50 EUR por la emisión de certificado al finalizarlo.

Muchos de ellos pueden ser usados para solicitar PDUs y mantener en buen estado las certificaciones de gestión de proyectos del PMI (Project Management Institute).

Plataforma Coursera.org (En castellano)

IESE: La gestión de Personas y Equipos

Este curso está pensado para cualquier persona que quiera mejorar sus habilidades directivas conociendo los pilares básicos del comportamiento en una organización.

No es necesaria experiencia previa en el mundo de los negocios.

IESE: ¿Qué hacen los buenos directivos? Prioridades de la Alta Dirección

Este curso persigue adentrarse en la realidad del trabajo de un alto ejecutivo: lo qué hace y cómo lo hace.

Es un hecho conocido que la mayoría de altos directivos dedican hasta el 90% de su tiempo al día a día y menos del 10% a las tareas asociadas al pensamiento estratégico en la organización.

Por eso es importante ir más allá y entender las prioridades que configuran esta actuación diaria.

Al final, la mejor estrategia es aquella que se practica; la mejor organización, aquella que funciona; y el quehacer cotidiano coherente con las prioridades establecidas, la base de la continuidad con éxito de las empresas.

Plataforma EDX.org (En Inglés)

Introduction to Project Management

Curso orientado a aprender los principios básicos de la gestión de proyectos y aplicarlos al trabajo y al día a día.

Introduction to Operations Management

Curso introductorio para conocer los conceptos de gestión de operaciones (capacidad, productividad, logística, etc).

Innovation and IT Management

Curso introductorio en innovación y gestión IT, te ayudará a mejorar tus aptitudes de toma de decisión y a implementar sistemas de gestión IT e innovación en tu organización.

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Espero que estos cursos te resulten de interés y ayuden a mejorar tus conocimientos y habilidades de gestión.

¡No olvides compartir la información en tus redes para que otros puedan beneficiarse de la información!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

OpenPM² – La Metodología de Gestión de Proyectos de la Comisión Europea

La OpenPM² es una metodología de gestión de proyectos diseñada por la Comisión Europea con el propósito de gestionar proyectos eficientemente.

Antes de continuar, comentaros que al final de este artículo os podréis descargar gratuitamente la Guía OpenPM² (147 Páginas)

Aunque fue diseñada originalmente para satisfacer las necesidades de los proyectos del sector público y programas de la UE, es aplicable a cualquier entorno y proyecto.

El OpenPM² es una metodología muy orientada a la práctica, con explicaciones paso a paso de lo que deberíamos realizar en cada fase del proyecto.

¿En qué se diferencia del PMBOK?

La diferencia más importante es que el PMBOK es un estándar de gestión de proyectos y no una metodología, aúna el cuerpo de conocimiento y mejores prácticas del sector.

En cambio la guía del OpenPM² es una metodología “step by step” que te va guiar en cada momento, indicándote los pasos a seguir en cada una de las fases; esto puede ser especialmente útil para aquellas personas con menos experiencia que necesiten de un “método práctico” que aplicar a sus proyectos.

Una de las cosas que más me gusta de la guía, es que incluye multitud de gráficos (en color) que ayudan a entender los procesos y las partes implicadas.

Además la guía está alineada con los estándares y marcos de referencia actuales: PMBOK, Prince2, ICB de IPMA, etc

Os animo a descargarla y echarle un vistazo ya que es realmente interesante su lectura.

Descargar Gratis la Guía OpenPM² 

¡Y no olvidéis compartir el artículo para que todos se puedan beneficiar de la información!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

PMBOK 6: Descarga el Mapa Visual de Procesos + Vídeo Explicativo

Hace ya algún tiempo, publiqué un artículo en el blog con los mapas visuales o “Mindmaps” de los procesos del PMBOK Quinta Edición (ver aquí).

Hoy os traigo unos mapas visuales aún mejores y actualizados a la Sexta Edición para que os ayuden en vuestro proceso de estudio.

Estos mapas visuales han sido creados por el equipo de Ricardo Vargas que entre 2007 y 2009 fue nombrado Chairman del PMI y actualmente se dedica entre otras cosas a impartir formaciones y charlas sobre estrategia empresarial y gestión de proyectos, desde aquí mis felicitaciones por el excelente trabajo realizado.

Los mapas visuales están disponibles públicamente para su descarga desde su web, en diferentes formatos: blanco y negro y a color (os recomiendo este último) y en versión simplificada (solo mostrando procesos) o versión completa (con todas las entradas, herramientas/técnicas y salidas).

Podéis acceder a la descarga de los Mapas Visuales aquí.

Por si fuera poco, también podéis ver a Ricardo Vargas en persona explicándonos el flujo de los procesos en un excelente vídeo de 1h de duración, que os adjunto aquí:

Espero que este material os sirva de ayuda para conocer las diferencias entre la Quinta y la Sexta Edición del PMBOK, así como entender correctamente el flujo de los procesos.

¡No olvides compartir el artículo en tus redes para que todos se puedan beneficiar de este excelente material!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¿Gestionas o Lideras tus Proyectos? Analizamos las diferencias

En el artículo de hoy me gustaría ayudarte a diferenciar los conceptos de gestión y liderazgo, es muy común hoy en día que se usen de manera indistinta o como sinónimos, pero no lo son en absoluto.

En la literatura de gestión de proyectos, hay numerosas referencias pero quizás una de las más famosas es la de J.P. Kotter que en su obra  “A Force for Change. How Leadership differs from Management”  diferencia claramente ambos términos.

La diferencia básica entre liderar y gestionar, es que quien gestiona, dirige y controla a la persona para llegar de un punto a otro y quien lidera, a través del diálogo guía e inspira a la persona para que ella misma sea capaz de llegar al otro punto.

Según el PMBOK Sexta Edición las diferencias entre Gestionar y Liderar son las siguientes:

  1. Gestor:
    Dirige utilizando poderes
    Administra y gestiona
    Controla
  2. Líder:
    Guia
    Desarrolla
    Inspira

¿Cuál de las 2 opciones es mejor?

Pues la respuesta más completa es que ni una, ni otra, sino una combinación adecuada de ambas.

También dependerá del tipo de estructura organizativa, madurez del equipo y otros factores ambientales que puedan afectar al proyecto, pero en términos generales no son enfoques del todo excluyentes sino que se pueden complementar.

Si aplicamos un enfoque fuerte de gestión y débil de liderazgo, nos encontramos con un perfil de administrador y puede que acabemos no siendo respetados como figura referente en la organización.

Si aplicamos un perfil fuerte de liderazgo y débil de gestión, tendremos un perfil menos administrativo pero que depende en que contextos puede sembrar el caos.

Finalmente si combinamos eficazmente ambos enfoques de manera inteligente y teniendo en cuenta el contexto/ambiente en el cuál nos encontramos, tendremos un perfil más eficiente y eficaz, con mayor impacto en el proyecto y que posiblemente nos conduzca al éxito.

¿Qué opinas tú? ¿Te consideras más un gestor o un líder? ¿Crees que es posible conseguir los objetivos de proyecto liderando sin gestionar o gestionando sin liderar?

Espero vuestras opiniones.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¿Te ayudo a enfocar correctamente tu Certificación PMP? #PMBOK Sexta Edición

El artículo de hoy va destinado a todos mis lectores que están preparándose para superar el examen de Certificación PMP o CAPM.

Como ya sabrás, recientemente ha sido publicada la Sexta Edición del PMBOK y a partir del 26 de Marzo (para el PMP) y el 21 de Mayo (para el CAPM), entrarán en vigor las nuevas versiones de examen.

¿Qué supone este cambio? Pues por un lado que el contenido del examen se verá modificado con preguntas que cubrirán los nuevos contenidos (conceptos de agilidad, tailoring, prácticas emergentes, etc), además las preguntas clásicas se adecuaran a los cambios que han sufrido algunos procesos.

¿Qué voy a necesitar para preparar eficazmente este nuevo examen? Lo primero es un plan, como en todo buen proyecto deberemos planificar nuestros objetivos, teniendo en cuenta los tiempos, costes, riesgos.. al fin y al cabo superar un examen como el PMP no deja de ser un proyecto en si mismo 🙂

Antes de nada, revisar que certificación te encaja más si el PMP (para perfiles con experiencia de al menos 3 años en gestión de proyectos) o el CAPM (para perfiles sin esta experiencia), puedes ver el detalle de los requisitos, costes, etc de cada certificación en la sección Dudas y Preguntas

Algunos consejos útiles:

  • Consultar disponibilidad de fechas: Podemos ver las fechas disponibles para las nuevas convocatorias en la web de Prometric, para ello, una vez dentro de la web, deberemos seleccionar en todo momento la opción de “Locate Test Center”, de esta manera nos permitirá llegar al final y ver las fechas aún sin tener el código de elegibilidad (que nos facilitará el PMI cuando haya sido aprobada nuestra aplicación).
  • Una vez vistas las fechas, el siguiente paso será obtener las 35h de formación en gestión de proyectos necesarias para poder aplicar a examen. Aquí te aconsejo que investigues el mercado, compares ofertas y sobretodo asegúrate que el profesional que imparta la formación tiene experiencia profesional y docente en el área sino quieres llevarte una decepción o acabar tirando tu dinero a la basura.
  • La siguiente acción será rellenar y enviar la aplicación de examen, es importante seguir todos los pasos y detallar bien nuestra experiencia profesional (para más ayuda podéis consultar mi artículo: PMI Auditoría Fallida)
  • Una vez aprobada la solicitud (habitualmente dan respuesta en 5 días laborables) y recibido el ID de Elegibilidad podremos ya seleccionar la fecha de examen en la web de Prometric (habitualmente y salvo en ocasiones excepcionales hay 2-3 convocatorias semanales, por lo que esto no debería ser un problema).

Finalmente tan solo nos quedará poner los codos encima de la mesa, repasar lo visto en las formaciones y trabajar con el simulador online y el material de apoyo al estudio, para poder presentarnos al examen con garantías de éxito.

Yo imparto mensualmente formaciones presenciales intensivas de 2 días de duración (Viernes y Sábado) en Madrid y Barcelona (también disponibles en formato online) habiendo ayudado a más de 1000 profesionales a formarse y certificarse con éxito: Opiniones Alumnos PMP

En mis cursos se trabaja no solo el contenido del PMBOK a fondo y con un enfoque muy dinámico combinando teoría y practica, sino también trabajamos en profundidad la técnica de examen, aprendemos a analizar las preguntas con el enfoque correcto, para el día del examen saber descartar de manera rápida y eficaz las respuestas incorrectas.

A día de hoy el ratio de aprobados es superior al 95% y te garantizo superar el examen en el primer intento (En el caso improbable de no superarlo, me comprometo a analizar tu caso en particular, recomendándote acciones concretas para reforzar tus puntos débiles y podrás participar de nuevo en la siguiente formación sin coste alguno).

Espero que el artículo te sirva de ayuda para planificar y enfocar correctamente la preparación de tu certificación PMP o CAPM.

Si después de leer toda la información te queda alguna duda, puedes llamarme al 932556175 o enviarme un mail a: [email protected] y responderé personalmente a tu consulta.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

La Clave del Éxito en los Proyectos: El Factor Humano

Muchas veces cuando se habla de un proyecto exitoso, se define como aquel proyecto en el cuál se han cumplido los objetivos tal y como estaban planificados, es decir obtener el alcance en tiempo, en coste y con la calidad esperada.

Si bien no vamos a negar que esa definición es correcta, si que la faltaría añadir algún que otro matiz.

En los proyectos aunque puedan estar llenos de herramientas de medición, métricas, aplicaciones, etc al final estamos interactuando siempre con personas, con seres humanos.

En cualquier tipo de profesión en la cuál interactuamos con otros individuos lo más importante es justamente esto, nuestra capacidad para tratar con las personas.

Puedes acabar un proyecto a tiempo, con el coste requerido pero sin embargo haber generado un malestar general en los stakeholders durante el desarrollo del mismo, ¿esto sería un proyecto exitoso?

Por lo contrario puedes retrasarte o desviarte del presupuesto inicial ligeramente y sin embargo tener a los interesados felices debido a una buena gestión de los mismos y de la comunicación durante el transcurso del proyecto.

Con esto quiero destacar que aunque obviamente es importante cumplir con los hitos planificados, es aún más importante entender la psicología subyacente de las relaciones interpersonales con los interesados en el proyecto.

Muy acertadamente en la nueva edición del PMBOK recientemente publicada, se ha incluido un nuevo capítulo que ayuda a entender el “rol del gestor de proyectos”, en este capítulo en la sección de skills de liderazgo se destaca que un común denominador en todos los proyectos son las personas, por encima de las herramientas, números o métricas.

Dicho lo anterior, ¿Qué cualidades debería tener un buen gestor de proyectos?

Pues diferentes estudios nos indican que las más importantes deberían ser:

  • Ser optimista y positivo
  • Ser colaborativo
  • Gestionar adecuadamente las relaciones y los conflictos
  • Dedicar gran parte del tiempo a la comunicación
  • Ser respetuoso
  • Demostrar integridad
  • Tener sensibilidad con las diferencias culturales
  • Dar crédito a quien le corresponde
  • No dejar de aprender

Estas son algunas de las cualidades destacadas en el nuevo PMBOK Sexta Edición.

Para desarrollar nuestras capacidades blandas como gestores, nos pueden ayudar tambíen técnicas y herramientas como el Liderazgo Situacional, la técnica BATNA o la PNL.

Al final, se trata de no dejar nunca de aprender e ir creciendo tanto profesionalmente como personalmente.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¡Christmas Break! Tiempo de lectura y reflexión + 1 Regalo de Navidad

Después de intensos meses de trabajo y decenas de artículos publicados, me tomo unos días de descanso en el blog, para reflexionar, leer y volver en Enero con energías renovadas y muchas nuevas ideas 🙂

Aunque me tome un descanso con el blog, no quiere decir que pare motores, seguiré impartiendo mis formaciones durante este mes de Diciembre en Barcelona y Madrid (Podéis consultar fechas aquí) y también estarán disponibles las plataformas de estudio online.

También aprovecho para comentaros que ya están abiertas las matriculas de las formaciones de Enero, siendo estas las primeras basadas en el PMBOK Sexta Edición, con el material actualizado al nuevo examen PMP que será efectivo a partir del 26 de Marzo del 2018.

Haciendo un poco de retrospectiva, he de decir que me siento orgulloso del trabajo realizado durante todo este 2017, de los cientos de profesionales y empresas que he formado, de haber superado los 13.000 suscriptores en este blog y las más de 40.000 visitas mensuales, acercándome al medio millón de visitas anuales 🙂

Pero lo que más me enorgullece son los constantes mails y llamadas de agradecimiento que recibo todas las semanas de alumnos felices que han aprobado los exámenes de certificación, han conseguido un cambio de rol en su organización o simplemente están aprendiendo y mejorando sus conocimientos en el área siguiendo los artículos que escribo semanalmente.

A continuación os dejo un link, donde podéis leer los comentarios y opiniones de aquellos profesionales que ya he formado y se han certificado siguiendo mi método intensivo: Opiniones Alumnos Curso PMP y CAPM

Si tenéis interés en mejorar vuestros conocimientos de gestión de proyectos y/o obtener la certificación oficial del PMI, o conseguir PDUs para renovarla, podéis aprovechar el 10% de descuento que a partir de hoy y hasta el 31/12 estará vigente en toda la formación online:

Si tenéis dudas sobre cuál es vuestra mejor opción de formación o si cumplís los requisitos necesarios para la formación y/o certificación, no dudéis en contactarme a través de mi mail: [email protected] o telf: 932556175

¡Felices Fiestas y nos vemos en Enero!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

24 Aplicaciones de Gestión de Proyectos en 2017 para PYMES

Hace algún tiempo redacté un artículo en el blog donde comentaba algunas de las aplicaciones de gestión de proyectos más utilizadas por las empresas: 10 Aplicaciones útiles para la gestión de proyectos, en relación a ello, hoy me gustaría comentaros el análisis de Gartner respecto a las mejores aplicaciones para la gestión de proyectos.

Durante este año, Gartner, la multinacional de la información y el análisis, ha publicado en el mercado nuevos modelos de sus ya famosos cuadrantes mágicos.

Lo nuevos cuadrantes, han sido denominados  “FrontRunners” y están enfocados a ayudar en la toma de decisión a la hora de comprar un software para la pequeña/mediana empresa.

Al igual que con los ya clásicos cuadrantes mágicos de Gartner, estos nuevos “FrontRunners” han sido generados tras analizar miles de datos, en concreto los cuadrantes valoran: capacidades (lo que el producto puede hacer, sus funcionalidades)  y valor (en relación a su precio)

FrontRunners for Project Management (Gartner: September 2017)

 

¿Que software puede estar incluido en el cuadrante?

Para que un software sea considerado en el cuadrante, debe tener como mínimo 20 revisiones con un minimo score de calidad en las diferentes áreas analizadas.

Tienen además que ofrecer un conjunto de funcionalidades básicas (gestión de tareas, colaboración, scheduling) y como mínimo una de las siguientes: reportes, gestión del tiempo o compartición de documentos/gestión documental.

¿Cómo debo interpretar el Cuadrante?

La información del cuadrante da información útil al usuario/comprador en base a las características y el valor del producto, y se ha de interpretar de la siguiente manera:

  • Superior Derecho = Leaders: Productos muy completos, ofrecen una gran variedad de funcionalidades, son productos considerados como altamente valiosos por los clientes.
  • Superior Izquierdo = Masters: Estos productos se centran más fuermente en un segmento de mercado, si necesitas un producto más especializado o con funciones concretas sin necesidad de muchas otras funcionalidades avanzadas, este cuadrante puede ser el tuyo.
  • Inferior Derecho = Pacesetters: Estos productos pueden tener funcionalidades potentes pero no puntuan muy alto en value (coste del producto vs funcionalidad), por ej un producto de este cuadrante podría ofrecer una funcionalidad superior en algún aspecto pero a un coste más elevado.
  • Inferior Izquierdo = Contenders: Los productos de este cuadrante son los que están muy especializados en un conjunto de funcionalidades concretas pero a un precio más caro. Para aquellos dispuestos a pagar más por estas funcionalidades específicas que cumplan sus necesidades particulares.

Si os ha interesado el artículo, podéis encontrar información más detallada sobre el análisis y las diferentes aplicaciones mostradas en el cuadrante aquí.

¿Usas de manera habitual alguna de las aplicaciones nombradas en el cuadrante de Gartner? ¿Añadirías algún software no nombrado? Como siempre tus comentarios serán bien recibidos.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

4 Pasos a seguir para crear una PMO desde 0

No hace mucho escribí en el blog sobre las oficinas de proyectos: ¿Sabes que es una PMO y cuáles son sus beneficios para la empresa?

En el artículo de hoy, me gustaría retomar el tema y daros algunos consejos a aquellos que os hayan encomendado la nada fácil tarea de “montar una PMO” desde cero en vuestra organización.

Vamos a enfocar el reto de crear una PMO en la organización como un proyecto en si mismo, por lo tanto los primeros pasos serán:

  • Analizar la situación actual
  • Decidir el enfoque más adecuado y las herramientas a emplear (“tailoring”)
  • Involucrar a los principales stakeholders

Empezaremos a planificar con más detalle la ejecución del proyecto, siguiendo estas 4 fases:

  1. Análisis de la situación: En esta primera fase nos vendrá bien conocer algunos aspectos clave como pueden ser:
    1. El nivel de madurez en Project Management de la compañía
    2. El tipo de organización (funcional, matricial o proyectizada)
    3. La involucración/interés de los interesados en el proyecto
    4. Tipo de PMO que queremos crear (de soporte, control o directiva)
  2. Fase de Diseño y toma de requirimientos: 
    1. Definir las áreas de responsabilidad de la PMO con detalle
    2. Métodos y procesos a implementar
    3. Herramientas y recursos necesarios para llevarlo a cabo
  3. Implementación de la PMO
    1. Pondremos en acción los planes, implementando los procesos y sistemas
    2.  Acciones formativas, de marketing y comunicación en relación a la PMO y sus funciones dentro de la organización
    3. La gestión del cambio será un elemento importante en esta fase, el éxito o el fracaso dependerá de si la organización entiende el valor que aporta la PMO y recibe apoyo de los principales interesados.
  4. Operaciones
    1. Mantener la PMO operativa y funcional
    2. Coaching/Mentorship a los project managers para que colaboren de manera efectiva con la PMO
    3. Seguimiento y adaptación de las funciones de la PMO, midiendo su grado de madurez y en base a las necesidades de negocio de la organización

Estos son solo algunos consejos, obviamente acometer un proyecto como este no será tarea fácil y deberemos planificar muy bien las diferentes fases y contar con el apoyo de las capas gerenciales de la organización si queremos que el proyecto llegue a buen puerto.

¿Tiene tu empresa una PMO? ¿Consideras que aporta un gran valor añadido a las tareas de los PMs? Comparte como siempre tus comentarios y experiencias abajo

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP