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Reuniones de Trabajo: 3 Efectivos Consejos para Mejorarlas

En el artículo de hoy quiero explicarte varías técnicas (sencillas pero muy efectivas) para mejorar el rendimiento de tus reuniones de trabajo.

Estoy seguro que al igual que yo en más de una ocasión habrás «sufrido» o te habrás desesperado en reuniones de seguimiento de proyecto totalmente improductivas.

Reuniones que se alargan por horas, a las que asisten multitud de personas (muchas de las cuáles no saben ni que están haciendo en la reunión).

Sesiones maratonianas de las cuáles apenas obtenemos un valor para la organización o el proyecto pero si un importante gasto (el coste/hora de los perfiles que asisten y el coste de oportunidad (que sería el valor de aquello que no estamos haciendo en ese momento por estar presentes en la reunión).

Para evitar situaciones como las que acabo de describir, debemos prestar atención a las cuatro fases del manejo de una reunión:

  1. Planificación (agenda y metas).
  2. Organizar la reunión (logística).
  3. Manejo de la reunión (presidir / facilitar).
  4. Seguimiento (Al finalizar la reunión).

Los puntos que menciono en la lista parecen obvios, pero no siempre se llevan a cabo correctamente, sobre ellos ya profundicé en mi anterior artículo: Las 10 Reglas para Gestionar Reuniones Efectivas

En el artículo de hoy, añadimos 3 consejos/técnicas para mejorar el rendimiento de tus reuniones de trabajo:

Alcance y Duración:

La reunión, si es de seguimiento de proyecto, no debería durar más de 30-45 minutos máximo. El objetivo de esta reunión es hacer un seguimiento del avance y detectar problemas (para analizarlos en profundidad en otras reuniones no en esta misma).

En una reunión de seguimiento de proyecto, deberemos revisar al menos las 3 líneas base del proyecto: Alcance, Tiempo,Coste y revisar la matriz de riesgos.

Para todo aquello que se salga de este seguimiento: problemas técnicos, de calidad, etc deberemos asignarles una reunión propia e invitar a los perfiles técnicos/especialistas apropiados para su análisis y resolución.

Moderación y Gestión del Tiempo

En relación al punto anterior, para controlar el tiempo nos podemos ayudar de algo tan sencillo como un reloj de arena (o en su defecto uno digital), para que de un golpe de vista los asistentes puedan saber cuanto tiempo queda y así optimizar sus intervenciones.

El moderador debe también gestionar el tiempo, los turnos de palabras y detectar cuando un tema se ha de sacar de la reunión principal y agendarlo para una reunión específica posterior.

Para ayudarte en la tarea de moderador puedes servirte de un «totem», por ej una pelota de tenis, que todo aquel que quiera intervenir, debe solicitar.

De esta manera quien no disponga del «totem» no puede intervenir en ese momento y debe solicitarlo, evitando de esta manera los «corrillos» y conversaciones alternativas.

Coste de la Reunión:

Este punto no se suele tener en cuenta, pero las reuniones además de tiempo, suponen un coste importante para el proyecto/organización, sobretodo aquellas a las cuáles asisten perfiles directivos.

Hay empresas que al entrar en la reunión, en la entrada a la sala además de aparecer la agenda y el tiempo máximo esperado, se indica el coste aproximado de esta reunión (teniendo en cuenta el coste/hora de los perfiles que asisten).

Imaginad el impacto visual, al entrar en una sala y ver «6.000 EUR» por una reunión de una hora, probablemente todos los asistentes harán un esfuerzo para intentar que sea lo más ejecutiva posible.

¿Conoces alguna otra técnica efectiva para la gestión de reuniones que puedas compartir?

No dudes en dejar tus comentarios abajo.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

8 respuestas

  1. Otra forma que experimenté en una empresa, es que en la sala no existan mesas ni sillas, todos de pie. La sala debidamente decorada con mensajes de la visión y misión de la empresa y una pizarra para anotar las tareas, después se le saca una foto y se manda al grupo de whatsapp.
    Para mi esto provoca estar más atento y no distraerse con un café o celular, que se puede hacer al finalizar la reunión.

  2. Alejandro un gusto saludarte.
    Para mi resulta muy efectivo e importante clasificar el tipo de reunión ya que esto me permite selecionar a los invitados, preparar la agenda mas focalizadamente y optimizar el tiempo, las reuniones para mi son del tipo a) informativa,
    b) estratégica/toma de decisiones c) de seguimiento
    d) integracion, son Informales (con todo mi equipo en el cual se conversa cualquier tonteria que permita crear empatía entre nosotros)
    Saludos

  3. Muy buenos consejos para tener una reunión productiva y ordenada. Yo añadiría también que a veces es necesario comentar internamente la estrategia que se va a seguir en una reunión (el equipo de trabajo de proyecto o tú con directores de área o tu propio superior) para abordar temas peliagudos, por ejemplo, reclamaciones a proveedores, sobre todo cuando el objetivo de la reunión es conseguir influenciarle o negociar para que mejore su desempeño.

  4. Una idea muy interesante a tener en cuenta es que el orden del día debe ser compartido con los participantes en la reunión, por lo que para ello, se fotocopiará y entregara en mano un folio con los puntos a tratar el día de la reunión

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