En el ámbito de la gestión de proyectos, es fundamental entender la diferencia entre datos, información y reportes, ya que cada uno juega un rol específico en la toma de decisiones y en el seguimiento del progreso del proyecto.
El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) proporciona una clara distinción entre estos términos, vamos a verlo con más detalle en el artículo de hoy.
Datos
Los datos son hechos y cifras crudos, sin procesar, y no interpretados que se recopilan durante la ejecución de un proyecto.
Estos datos pueden incluir números, fechas, valores medidos, etc que se obtenga directamente de la actividad del proyecto.
Ejemplo:
- Horas trabajadas por los miembros del equipo cada semana.
- Número de tareas completadas.
- Cantidad de materiales utilizados.
En este contexto, los datos representan la base más elemental y no tienen un significado particular hasta que se analizan o se ponen en contexto.
Información
La información es el resultado del procesamiento y análisis de los datos.
Cuando los datos se organizan, se interpretan y se presentan de una manera que sea útil para la toma de decisiones, se convierten en información.
La información permite a los gestores de proyectos y a los equipos comprender lo que está sucediendo en el proyecto y tomar decisiones informadas.
Ejemplo:
- Se analiza y se determina que el equipo está trabajando un 20% más de horas de lo planeado, lo que puede indicar sobrecarga de trabajo.
- Un análisis que indica que se ha utilizado un 10% más de materiales de construcción de lo esperado, lo que podría sugerir un problema de desperdicio o una mala estimación inicial.
La información proporciona el contexto necesario para comprender los datos y utilizarlos para la toma de decisiones estratégicas.
Reportes
Los reportes son documentos que recopilan y presentan información de manera estructurada y formal.
Los reportes se utilizan para comunicar el estado del proyecto, el rendimiento y otras métricas relevantes a los interesados del proyecto (stakeholders).
Estos documentos no solo presentan información sino que también pueden incluir análisis, interpretaciones y recomendaciones basadas en dicha información.
Ejemplo:
- Un informe de estado mensual que incluye un resumen de las actividades completadas, hitos alcanzados, problemas encontrados, y riesgos identificados.
- Un reporte de desempeño que compara el progreso actual del proyecto con el plan original, mostrando desviaciones y proponiendo acciones correctivas.
Los reportes son herramientas esenciales para la comunicación efectiva en la gestión de proyectos, ya que permiten mantener a todos los interesados informados y alineados con los objetivos del proyecto.
Puedes ver más información sobre como crear reportes de estado para el proyecto y descargar plantillas gratuitas aquí: Project Status Reports: Como crearlos + 3 Plantillas Descargables
Relación entre Datos, Información y Reportes
La relación entre estos tres conceptos puede verse como un flujo: los datos son recolectados y, a través de su análisis y procesamiento, se convierten en información.
Esta información, cuando se organiza y se presenta en un formato comprensible y accionable, forma parte de un reporte.
Flujo Ejemplo:
- Datos: Se registran las horas trabajadas por el equipo cada día.
- Información: Se analiza y se determina que el equipo está trabajando un 20% más de horas de lo planeado, lo que puede indicar sobrecarga de trabajo.
- Reporte: Se elabora un informe de estado semanal que incluye esta información, se analiza el impacto en el cronograma del proyecto y se sugieren acciones para mitigar la sobrecarga de trabajo.
Conclusión
Entender la diferencia entre datos, información y reportes es crucial para una gestión de proyectos efectiva.
Los datos por sí mismos no son útiles hasta que se convierten en información, y esta información debe ser presentada de manera estructurada a través de reportes para ser utilizada efectivamente en la toma de decisiones.
Si seguimos estos pasos, podemos asegurar una comunicación clara y un seguimiento preciso del progreso del proyecto, lo que es esencial para el éxito del mismo.
Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²
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28 respuestas
Maravillosa idea.
Felicitaciones.
Gracias Rafael, saludos!
Muy buena explicación. Concisa y clara!
Gracias Celi!
Muy bueno. Si no tenemos un claro manejo de los conceptos nos podemos perder entre datos, números, estadísticas que pueden retrasar la toma de decisiones.
Eso es Carlos, gracias por tu comentario 🙂
Excelente artículo, el aporte que brinda para entender mejor las diversas formas de comunicar los avances y asi mismo los entregables de un proyecto.
Muy bueno!
Gracias Daniel!
Espero sus reportes,saludos
Gracias Jose 🙂
Buena info, gracias estimados.
Gracias Mauro!
Buen día.
Importante aclaración, que está alineada con los conceptos de BI (Business Intelligent).
Datos que son procesados, limpiados mediante ETL y posteriormente buscando patrones con la minería de datos, generando información que es finalmente presentada en dashboards. De la táctica, se pasa a la estrategia para la toma de decisiones de negocio a alto nivel.
Saludos.
Gracias Martín por tu comentario y aportación 🙂
Muy interesante y útil
Gracias Carlos!
Buen articulo. Corto y claro.
Gracias Suyapa!
Excelente conceptualización, gracias
Gracias Carlos!
Hola Alejandro.
Cuando dices «Estos datos pueden incluir números, fechas, valores medidos, y cualquier otro tipo de información que se obtenga directamente de la actividad del proyecto», estás diciendo que los datos son información.
Saludos y gracias.
Jaime S. B.
Gracias Jaime por la apreciación, lo he corregido para evitar confusión 🙂
Excelente articulo
Gracias!
Lo expuesto parece simple, aunque tiene una trascendencia importante en el desarrollo de proyectos. ¡Formidable!
Gracias!
Excelente y clara la diferencia, solo algo adicional, sobre la información, que debe ser veraz , oportuna y disponible solo para quienes la deben tener.
Gracias!