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11 Consejos para ser mejor Project Manager

En el artículo de hoy voy a ofrecerte algunos consejos que en base a mi experiencia personal como Project Manager y de otros compañeros de profesión os serán de gran utilidad a la hora de gestionar eficazmente un proyecto.

¿Que entendemos por un proyecto exitoso? Por lo general se entiende por proyecto exitoso aquel que cumple con el alcance, el coste y el tiempo definidos inicialmente, sin perder de vista la calidad del resultado.

Project Manager

Adicionalmente a esta definición estándar de proyecto exitoso, habría que añadir el factor de «percepción» es decir como los interesados del proyecto están viendo satisfechas sus expectativas e intereses en el proyecto.

Se puede dar la situación en la cuál un proyecto finalice en el plazo y con los costes marcados y aún así sea visto como un fracaso si no se han cumplido las demandas de los principales interesados del mismo.

Con el objetivo de obtener un proyecto exitoso y mejorar nuestra gestión como Project Manager te dejo a continuación 11  valiosos consejos para conseguirlo:

1) Se Transparente: Si queremos evitar conflictos y problemas mayores, lo ideal es que comuniquemos correctamente y siendo fieles a la realidad del proyecto. No manipular la información, sino mostrarla y defenderla con datos reales y las acciones preventivas/correctivas que sean necesarias.

2) Define claramente el alcance del proyecto, así como las expectativas de los stakeholders involucrados en el mismo.

3) Haz uso de los «assets» que tengas disponibles en la organización, como por ejemplo plantillas estandarizadas para la gestión de proyectos.

4) Se perseverante: no hay mejor receta para el éxito que la constancia y la perseverancia.

5) No aceptes presiones y aprende a decir que no: Esto parece algo fácil pero no siempre lo es, como project managers debemos  ser capaces de defender nuestras estimaciones y decisiones con datos y no ceder ante presiones.

6) Actua como líder positivo y colaborativo: Trabajar con un objetivo común, servir como lider/coach al equipo de trabajo, actuando como nexo de unión y colaboración. Resolver los problemas de una manera positiva, abierta y colaborativa.

7) Genera Lecciones Aprendidas: A medida que avance el proyecto ir documentando lo que funciona y lo que no, las acciones tomadas y su resultado. No es necesario esperar a final de proyecto para compartir este valioso conocimiento con otros proyectos en marcha con los que pudiera haber sinergias.

8) No tengas miedo a las situaciones complejas ni a equivocarte: Somos humanos y como tales, cometemos errores, pero un error es una experiencia de la que se aprende. No se puede llegar a ser un buen capitán de barco sin navegar en aguas tormentosas y tener que tomar decisiones difíciles.

9) Aplica la inteligencia emocional y el liderazgo situacional: Lejos han quedado ya los tiempos de líderes controladores y manipuladores, ahora se lleva un management más humano y centrado en detectar las capacidades y necesidades, dotar de poder al equipo y ofrecerles el entorno  y herramientas necesarias para que el proyecto sea un éxito.

10) Necesitas tomar tiempo para reflexionar: Si no paramos en algún momento, no podremos reflexionar y si no reflexionamos no podremos mejorar. Para que se de un ciclo de mejora continua, debemos de contar con tiempo para la reflexión, planificación y análisis.

11) Aprende a escuchar: Parece algo obvio pero no siempre lo es, debemos aprender a escuchar, a nuestro equipo, al cliente, al sponsor, a los interesados en general del proyecto. Solo a través de una buena escucha y análisis de las expectativas e intereses, podremos llevar nuestro proyecto a buen puerto.

¿Consideras estos consejos útiles? ¿Añadirías alguno más de tu propia experiencia?

Alejandro Pérez, PMP

33 respuestas

  1. Hola Alejandro,
    En general estoy de acuerdo con tus consejos. Sólo agregaría un par de consejos adicionales:
    1) Hacer énfasis en perfeccionar al máximo posible el «Project Charter» o Acta de Comienzo del Proyecto. Aquí es donde se definen con mayor detalle, tanto el Alcance del Proyecto, el Tiempo de Duración, los Entregables y la Metodología Financiera mediante la cual se mantendrá la dinámica de avance del mismo.
    2) Definir o seleccionar un «Programa Informático» para llevar a cabo la Gestión del Proyecto el cual servirá -entre otras cosas- para realizar el «Control y Seguimiento» de las Tareas, durante la Fase de Ejecución del Proyecto. Hoy en día la tendencia con mayor auge es la de utilizar «Programas de Gestión On-Line», los cuales permiten desarrollar un ambiente mucho más dinámico y colaborativo entre los distintos Miembros o Involucrados en el Proyecto.
    Gracias y saludos.
    Angel Machado
    Valencia – Venezuela

  2. Excelente artículo, con todo respeto permitame adicionar lo siguiente:

    Por experiencia propia es de vital importancia para llevar a «buen puerto» el proyecto, no dejar de lado todo el tema de la logística (proveedores, materiales, recursos, etc), un vez identificada esta logística ya podemos empezar con una buena planeación, y tampoco podemos dejar en manos de un tercero la gestión del riesgo, esto es muy importante.

    Saludos

    Carlos Alfredo Montalvo T.
    Ing. Civil PMP

  3. Gracias por las recomendaciones que entiendo que son fruto de la lógica y la experiencia acumulada. Yo añadiría una más, implícitamente incluida en estas 11, «encontrar el equilibrio» , entre la parte financiera del proyecto, en mantener contento al cliente, así como los trabajadores que hacen posible al mismo.
    Muy cierto lo que comentas de la asertividad, fundamental para un fin exitoso.

  4. Definitivamente un gerente de proyecto es un visionario, pero no uno en su concepción literal. Es un visionario con la linea del horizonte definida asi como la posición donde surge el arco iris. Se puede alcanzar, y si mantiene claridad en la planificación previa, y capacidad para ajustar lo que sea necesario ajustar, este gerente encontrara el sueño que los demás tienen convertido en realidad.

  5. Buenas tardes, mi nombre es Adulfo y me gustaría saber que necesito para ser un project manager y que me da la experiencia para serlo, podría alguien ayudarme para lograr serlo tengo 26 años trabajo en una consultora de TI como analista de pruebas de software estudie la licenciatura de Ingeniería en Computación y me gusta la gestión de proyectos solo que no me dan el puesto por falta de experiencia, y mi duda es que curso necesito para ser un Project Manager

    1. Hola Adulfo,

      Gracias por tu mensaje, formarte y certificarte como CAPM (Certified Associate in Project Management) sería una buena puerta de entrada. Conocerás el estándar actual de gestión de proyectos: PMBOK Quinta Edición y el obtener una certificación internacional te ayudará a obtener un trabajo relacionado con la gestión.

      Saludos!

      1. Ojo : Debes considerar que el PMBOK es puro negocio. Tienes que actualizar tus conocimientos cada 3 años ( Ni en la universidad) y ahora en la séptima edición, imponen como si fuera una verdad revelada el empleo de la metodología Ágile. Que puede que funcione en proyectos de programación, pero no para definirla como un técnica universal.
        Al poco andar ya estamos hablando de Ágile 2, porque el anterior ya no da el ancho.

        1. Buenas Jorge,

          Es la certificación lo que es un negocio (como todas las certificaciones del mercado), el PMBOK como tal es una guía, un estándar de gestión, que como otros estándares se va actualizando cada cierto tiempo.

          PMBOK 7 no impone agile, justamente lo que defiende es el tailoring, es decir adecuar los procesos y herramientas a usar dependiendo el tipo de proyecto a gestionar (waterfall, agile o híbrido).

          Agile como tal no es más que una filosofía, un conjunto de valores y principios, que ciertamente se han ido pervirtiendo y transformándose en algo diferente de lo que era originalmente (la mayoría de firmantes del Manifesto Agile, se tiran de los pelos al ver en lo que se ha convertido hoy en día).

          Gracias por tu aportación al debate.

          Saludos!

  6. Muy grato articulo
    Yo incluiría un 12 avo tips:
    «Pensar, decidir, y luego ejecutar»
    Pensar, aplicando la herramienta FEL
    Decidir, aplicando la gestión del riesgo
    Ejecutar, habiendo llevado antes, una planificación paso a paso.
    Es tiempo invertido…..pero eliminará muchos dolores de cabeza, al llevar el proyecto

    Saludos
    Luis

  7. Hola, Buenas me llamo Cosmin y tengo 15 años. Quisiera ser Project Manager pero aun no se muy bien que deberia estudiar para lograrlo. Estoy entre estudiar ingenieria o management/marketing. ¿Cual de ellas seria mas adecuada?
    Gracias,
    Un saludo.

    1. Hola Cosmin,

      Gracias por comentar, te explico, lo importante como en todas las otras especializaciones es la experiencia. Pero para ello deberás comenzar con una base teórica. Si das con alguna licenciatura que sea de management ideal, sino también puedes cursar una ingenieria y luego especializarte en gestión de proyectos con algún máster/posgrado y obteniendo las certificaciones oficiales del PMI, como el CAPM (para estudiantes sin experiencia) o el PMP (para project managers con experiencia).

      Espero haberte ayudado, cualquier otra consulta, estoy a tu disposición.

      Saludos!

  8. excelente articulo, nos ayuda tener un enfoque mas humano y amplía la visión acerca de la gestión de proyectos, se agradece también el aporte y comentarios de personas involucradas y conocedoras del tema de gestión de proyecto.

  9. El tema de ser «exitoso» en la gestión de un proyecto es un tema al que le he dado muchas vueltas. ¿Hablamos de que el proyecto ha ido bien o de que nuestra gestión ha sido buena? Podemos hacer una gestión de quitarse el sombrero y que el proyecto se vaya de plazos. Esto lo explore en «midiendo el éxito de los proyectos«, hace ya algunos años.
    Y probablemente si lo escribiese ahora, todavía me quedaría más abstracto.

  10. Para mi un factor importante a considerar en un Project Manager es la comunicacion con los stakeholders, que lo nombras en el punto 2, manteniendo contactos con ellos pasos a paso involuvrandolos para evitar cometer muchos errores en su proceso o alcance, asi la Gestion de Riesgo se reduce para no tener problemas en cumplir con los tiempos de finalizar el Proyecto.

    Ante estos temas nombrados que me aconsejas reforzar, si tienes paginas o Link donde me pueda guiar, Gracias

    1. Gracias Jose por tus comentarios y aportaciones.

      Si deseas profundizar en áreas de gestión de proyectos como las que nos ocupan, te recomendaría leer el PMBOK Sexta Edición o mejor aún, realizar alguna de nuestras formaciones online, donde estos temas se estudian con más detalle: http://www.ceolevel.com Saludos!

      1. Creo que pare a ser un buen Gerente de Proyectos, debes comenzar a conocer tu idioma. Las comunicaciones es lo fundamental. Luego la experiencia no se tranza, te entrega las habilidades duras. Lo demás son habilidades blandas que no se enseñan en una academia. Uno se forma con ellas en la primera etapa de tu vida. Tienen que ver con tu familia, el barrio , tus amigos. Ahi nacieron fundamentalmente tus valores. Por eso es que, excelentes profesionales nunca han podido desarrollarse como buenos Gerentes de Proyectos.

  11. Incluiría una verdadera aplicación de la gestión de los riesgos en los proyectos: abarca los objetivos del proyecto que son lograr cumplir con el alcance, tiempo, los costos y la calidad del producto.

  12. Gracias por el articulo Alejandro,

    Por experiencia propia, el no saber decir que no te lleva a los fueras de alcances y a que el proyecto se pueda ir fuera de los limites de tiempo o de costo que en un principio se tenia, con la calidad nunca he negociado al gestionar un proyecto.

    Y muy importante, no esperar hasta el final para hacer las lecciones aprendidas, creo que cada dos semanas es bueno hacer una recopilacion de ellas, porque como esperes a hitos importantes o finalizar el proyecto, ya la gente no se acuerda de ellas y es una herramienta fundamental para saber estimar proyectos futuros.

    Un saludo.

  13. Buenas tardes, de acuerdo con los consejos y los aportes de los demás colegas, solo quiero agregar uno que es vital, especialmente cuando son proyectos llevados a cabo por un un tercero externo, dejar documentadas y firmadas las actas de las diferentes reuniones que se lleven a cabo, si no se hace y lo he vivido en varios proyectos, los stakeholders de la propia empresa o del contratista pueden argumentar que algún compromiso no quedó y eludir su responsabilidad, como dice alguna frase: lo que no quede escrito no existe.
    Muchas gracias.

  14. Muy asertivo el artículo con los 11 aspectos fundamentales para un buen Director de Proyectos, por consiguiente, muy útil para quienes tengan la voluntad de aplicarlos.

  15. Hola a todos, estoy de acuerdo, con los consejos dados, y con el fin de aportar al comentario sobre la iniciación de un proyecto, el concepto del diccionario de la WBS, permite definir y aclarar el alcance real del proyecto mostrando las entradas y salidas de cada una de las áreas y las especialidades involucradas, este documento es una guía para todas las disciplinas de la ingeniería. Que además aporta información para generar el diccionario de paquetes de compra Que define el alcance de la procura.
    Otro tema importante es el manejo del cambio, que permite controlar el alcance del trabajo alertando ante cualquier cambie en este.

  16. Todo en la vida es Estudio Dedicación y Experiencia, mucha inteligencia para manejar gente hay que saber cuando castigar y cuando Elogiar ,para que funcione y solo tener gente que funcione en los equipos los demás se tienen que ir

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