Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¿Ya sabes decir “NO” en tu día a día como Gestor de Proyectos?

En nuestro día a día como gestores de proyectos, nos vamos a encontrar con muchas situaciones complicadas en las cuáles decir “NO” nos ayudará a mantener el proyecto alineado con sus objetivos principales.

El problema es que no siempre es facil decir “NO” especialmente cuando a quien se lo tenemos que comunicar es nuestro jefe directo, cliente o patrocinador, ya que habitualmente conlleva una connotación negativa.

Un error común es decir “SI” a todo, con la buena intención de satisfacer a todas las partes, pero corrompiendo la planificación original de proyecto (ya sea en alcance, tiempo o coste), saturando al equipo con más tareas o perdiendo el foco de lo que es prioritario y lo que no lo es, etc

Muchas veces, el problema asociado a decir “NO” a alguna petición es la desinformación o fallos en los planes de comunicación del proyecto.

Me explico, antes de negarnos a algo, deberíamos analizar bien la petición y sentarnos con la otra parte para que tenga la misma información que nosotros.

Posiblemente si lo hacemos de esta manera, muchas veces el propio peticionario acabará viendo nuestro punto de vista y aceptando el “NO” como la mejor opción.

Para ello está claro que deberemos contar con la ayuda de nuestras habilidades blandas (soft skills), como son la empatía, escucha activa, persuasión, asertividad, etc a la hora de discutir/negociar con las partes implicadas.

También nos será de gran ayuda para estas situaciones contar con buenas herramientas y procesos de control (planificaciones, sistemas de control de cambios, reportes precisos, etc)

A continuación os describo algunas situaciones “clásicas” en las que como gestores de proyectos nos vamos a tener que plantear la opción de decir “NO”:

Cuando el alcance del proyecto se ve alterado: En esta situación es importante asegurarnos que existe un sistema de control de cambios, y que el peticionario del mismo lo usa adecuadamente (esto implicaría analizar el impacto del cambio antes de nada).

Cuando aparecen otros proyectos en tu portfolio más prioritarios para la organización: Importante asegurarnos que los intereses están alineados con los de la organización/patrocinadores del proyecto.

Cuando el presupuesto del proyecto va a ser superado: En este caso deberíamos hacer uso del sistema de control de cambios (como en el primer escenario) y asegurarnos que todas las partes están bien informadas antes de aceptar descartar la petición.

Cuando los beneficios del proyecto se vean comprometidos: En esta situación deberemos comunicar el problema al patrocinador para ver si es viable la continuidad del proyecto o si se debe abandonar el mismo.

Es importante también enfocar nuestra respuesta en lo que SI que podemos hacer y describir opciones.

Una técnica que suele dar buenos resultados, es no usar la expresión negativa y si la afirmativa pero con condiciones.

Por ejemplo, imagina una situación en al que el cliente te informa que necesita añadir una funcionalidad nueva que retrasaría el proyecto en 4 días, en vez de decir: “NO, no tenemos tiempo o NO, esto va a retrasar el proyecto”, podríamos darle la vuelta y decir:

“SI, podríamos añadir esta nueva funcionalidad si retrasamos la puesta en producción 4 días, analizaré el impacto a nivel de presupuesto en breve y tan pronto apruebes el cambio podemos proceder”

Muchas veces, el como explicamos las cosas o las exponemos, puede afectar (y mucho) a como la otra parte lo percibe.

Estas son tan solo algunas ideas que te pueden ayudar a decir NO de manera positiva.

¿Te has encontrado en situaciones parecidas? ¿Cómo afrontas estas situaciones en las que tienes que decir NO?

Como siempre estaré encantado de leer vuestros comentarios para enriquecer la discusión.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

8 thoughts on “¿Ya sabes decir “NO” en tu día a día como Gestor de Proyectos?

  1. De las lecciones más complicadas, seguro!.

    Pero también está el error de decir no, por cumplir compromisos, en vez de estar abiertos al cambio. ¿Puedes hacer esto? -> Entonces dejaré de hacer esto otro. ¿Qué es más importante? Dependerá en cada caso.
    Hay que saber decir NO cuando toca y saber decir SI cuando toca.

  2. William Villamarin Gil

    Decir NO puede contrastar con la percepción o planes de un interesado, pero con argumentos a la larga puede ser muy valorado por el mismo interesado. No se trata de decir NO o SI, ni de conllevar a un exhaustivo análisis para dar una respuesta; lo verdaderamente importante es entender la petición, buscar la viabilidad y plantear alternativas con sus respectivos impactos o incluso dar visibilidad de las condiciones bajo las cuales se puede llevar a cabo.

  3. Robert Luis Quiñones

    Alejandro, normalmente desde mi experiencia normalmente suelo pedir un tiempo (24-48 horas) para tener analizar y obtener datos sólidos sobre el impacto en tiempo y costo (dando por sentado que la calidad nunca debe sacrificarse) con el equipo de trabajo, y en función a esto presentar una propuesta al cliente o sponsor, sin embargo otra variable que considero importante se debe tener en cuenta es el impacto que puede generar el cumplimiento de la nueva solicitud dentro del cliente, como por ejemplo la apertura de nuevas oportunidades de negocio, es decir el extra mile de hoy puede ayudar a construir una relación solida y duradera en el tiempo con tus cliente, eso siempre esto debe ser bien consensuado con todo el equipo.

  4. La comunicación es una de las competencias más importantes de los gerentes de proyecto es por eso que no debemos dejar al azar la elección de los mismos. La imposibilidad de decir “NO” tiene asociados muchos elementos que no siempre son técnicos y que, en muchas ocasiones, están asociados con la persona y su estado socio emocional, en mi opinión es importante comenzar a resaltar y desarrollar lo que se llaman soft skills en los gerentes de proyecto.

    • ceolevel

      Gracias Lourdes por tu aportación a la discusión, totalmente de acuerdo con lo expuesto en tu comentario referente a las soft skills que un gerente de proyectos debe desarrollar. Saludos!

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