Negociación y Conflictos, Project Management

Reuniones de Trabajo: 3 Efectivos Consejos para Mejorarlas

En el artículo de hoy quiero explicarte varías técnicas (sencillas pero muy efectivas) para mejorar el rendimiento de tus reuniones de trabajo.

Estoy seguro que al igual que yo en más de una ocasión habrás «sufrido» o te habrás desesperado en reuniones de seguimiento de proyecto totalmente improductivas.

Reuniones que se alargan por horas, a las que asisten multitud de personas (muchas de las cuáles no saben ni que están haciendo en la reunión).

Sesiones maratonianas de las cuáles apenas obtenemos un valor para la organización o el proyecto pero si un importante gasto (el coste/hora de los perfiles que asisten y el coste de oportunidad (que sería el valor de aquello que no estamos haciendo en ese momento por estar presentes en la reunión).

Para evitar situaciones como las que acabo de describir, debemos prestar atención a las cuatro fases del manejo de una reunión:

  1. Planificación (agenda y metas).
  2. Organizar la reunión (logística).
  3. Manejo de la reunión (presidir / facilitar).
  4. Seguimiento (Al finalizar la reunión).

Los puntos que menciono en la lista parecen obvios, pero no siempre se llevan a cabo correctamente, sobre ellos ya profundicé en mi anterior artículo: Las 10 Reglas para Gestionar Reuniones Efectivas

En el artículo de hoy, añadimos 3 consejos/técnicas para mejorar el rendimiento de tus reuniones de trabajo:

Alcance y Duración:

La reunión, si es de seguimiento de proyecto, no debería durar más de 30-45 minutos máximo. El objetivo de esta reunión es hacer un seguimiento del avance y detectar problemas (para analizarlos en profundidad en otras reuniones no en esta misma).

En una reunión de seguimiento de proyecto, deberemos revisar al menos las 3 líneas base del proyecto: Alcance, Tiempo,Coste y revisar la matriz de riesgos.

Para todo aquello que se salga de este seguimiento: problemas técnicos, de calidad, etc deberemos asignarles una reunión propia e invitar a los perfiles técnicos/especialistas apropiados para su análisis y resolución.

Moderación y Gestión del Tiempo

En relación al punto anterior, para controlar el tiempo nos podemos ayudar de algo tan sencillo como un reloj de arena (o en su defecto uno digital), para que de un golpe de vista los asistentes puedan saber cuanto tiempo queda y así optimizar sus intervenciones.

El moderador debe también gestionar el tiempo, los turnos de palabras y detectar cuando un tema se ha de sacar de la reunión principal y agendarlo para una reunión específica posterior.

Para ayudarte en la tarea de moderador puedes servirte de un «totem», por ej una pelota de tenis, que todo aquel que quiera intervenir, debe solicitar.

De esta manera quien no disponga del «totem» no puede intervenir en ese momento y debe solicitarlo, evitando de esta manera los «corrillos» y conversaciones alternativas.

Coste de la Reunión:

Este punto no se suele tener en cuenta, pero las reuniones además de tiempo, suponen un coste importante para el proyecto/organización, sobretodo aquellas a las cuáles asisten perfiles directivos.

Hay empresas que al entrar en la reunión, en la entrada a la sala además de aparecer la agenda y el tiempo máximo esperado, se indica el coste aproximado de esta reunión (teniendo en cuenta el coste/hora de los perfiles que asisten).

Imaginad el impacto visual, al entrar en una sala y ver «6.000 EUR» por una reunión de una hora, probablemente todos los asistentes harán un esfuerzo para intentar que sea lo más ejecutiva posible.

¿Conoces alguna otra técnica efectiva para la gestión de reuniones que puedas compartir?

No dudes en dejar tus comentarios abajo.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¿Qué es el GUNG HO? Aprovecha al máximo el potencial de tu equipo

Gung Ho es una palabra china que significa «Trabajar Juntos», la expresión “Gung Ho” ya forma parte del idioma inglés y describiría una actitud de entusiasmo, energía y dedicación sin límites frente a una actividad cualquiera (en castellano también la traducen a veces como: ¡A la carga!)

A partir del concepto «Gung Ho» Ken Blanchard publicó un libro del mismo título.

Blanchard es un escritor estadounidense experto en management y liderazgo, co-autor de las teorías de liderazgo situacional.

Gung Ho

En el libro, Blanchard explica como los equipos de trabajo Gung Ho basan su comportamiento en:

El espíritu de la ardilla (Squirrel).

“Trabajo que vale la pena”.

Para alcanzar el espíritu de la ardilla debemos trabajar para conseguir una meta compartida,  una meta establecida en equipo, que tenga el el interés, apoyo y compromiso de la gente que ha participado en el proceso:

1. Saber que estamos haciendo que el mundo sea un mejor lugar.
2. Todos trabajan hacia una meta compartida.
3. Los valores guían todos los planes, decisiones y acciones.

El método del castor (Beaver).

“Mantener el control para alcanzar la meta. Dejar que decidan para alcanzar la meta”.

Para obtener el estilo del castor, los jefes de proyecto deben dejar que los trabajadores hagan su juego (empoderar al equipo para que tome sus propias decisiones). Las metas y los valores definen el territorio y las reglas.

1. Un terreno de juego que tiene marcado el territorio con claridad.
2. Los pensamientos, sentimientos, necesidades y sueños se respetan, se escuchan y se actúa al respecto.
3. Capaces pero sometidos a un reto.

El Don del Ganso (Goose).

Darnos ánimos unos a otros, felicitar a nuestros empleados aun cuando no hayan llegado a su meta, los felicitamos por su avance. “Todos se felicitan”.

Para lograr el don del ganso, es necesario satisfacer las necesidades básicas del individuo con una y justa remuneración y es necesario reconocer los éxitos.

Como anécdota, «Gung ho» también es el nombre de una película cómica de 1986 dirigida por Ron Howard, distribuida por Paramount Pictures, y protagonizada por Michael Keaton y Gedde Watanabe.​

La historia se centra principalmente en la compra y adquisición de una planta de ensamble de autos americanos por parte de una corporación japonesa.

Para finalizar os dejo un breve e ilustrativo vídeo del concepto de Hung Go:

Si no podéis visualizar directamente el vídeo haced click aquí.

Espero que el artículo os haya resultado de interés y os animo a compartirlo en vuestras redes.

Alejandro Perez, PMP, PMI ACP