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10 Aplicaciones útiles para la gestión de proyectos

Muchas veces me han preguntado que herramientas existen o son usadas para la gestión de proyectos aparte del conocido Microsoft Project.

Asegurar que una aplicación es mejor que otra, o intentar hacer un top 10 de las mejores aplicaciones útiles sería tarea compleja, dado que la mejor aplicación será la que mejor se adapte a tus necesidades particulares.

Hay herramientas muy potentes pero también muy complejas donde la curva de aprendizaje es muy acentuada, en cambio tenemos otras aplicaciones que siendo también muy funcionales son más fáciles de usar y suelen tener un coste menor.

Aplicaciones PM

La idea de escribir este artículo es darte a conocer un total de 10 aplicaciones que son ampliamente usadas para gestionar proyectos y resumir que aspectos son los más destacables para que puedas tomar una decisión informada y si tienes interés, probar alguna demo de las mismas para decidir si efectivamente es la herramienta que necesitas para gestionar tus proyectos o los de tu organización.

Esta lista, no pretende ser un top 10, no están clasificadas de mejor a peor, simplemente son comentadas destacando las características más importantes de cada una.

10 Aplicaciones útiles

1) JIRA

JIRA es una aplicación basada en web para el seguimiento de errores, de incidentes y para la gestión operativa de proyectos. Jira también se utiliza en áreas no técnicas para la administración de tareas.

La herramienta fue desarrollada por la empresa australiana Atlassian. Inicialmente Jira se utilizó para el desarrollo de software, sirviendo de apoyo para la gestión de requisitos, seguimiento del estatus y más tarde para el seguimiento de errores.

Como curiosidad, el nombre de esta aplicación de gestión de proyectos se deriva del nombre japonés para Godzilla «Gojira»

2) BASECAMP

Es una popular herramienta que realiza funciones muy básicas que han sido optimizadas a lo largo de los años para gestionar y coordinar proyectos de una manera sencilla y eficaz.

Su facilidad de uso hace que en la mayoría de ocasiones no te haga falta utilizar un tutorial para aprender a utilizar sus funciones.

La aplicación funciona desde un navegador, permitiendo a los distintos usuarios conectarse desde cualquier lugar con acceso a Internet.

3) ASANA

Asana es una aplicación web y móvil diseñada para mejorar la comunicación y colaboración en equipo. Fue desarrollada por el co-fundador de Facebook Dustin Moskovitz y el ingeniero Justin Rosenstein, que tenían, entre otras ocupaciones, mejorar la productividad de los empleados de Facebook.

Es una aplicación colaborativa para la gestión de tareas y proyectos. Tiene muchas funcionalidades, como espacios de trabajo, proyectos, proyectos personales, tareas, etiquetas, notas, comentarios y un buzón que organiza y actualiza la información en tiempo real.

Está diseñada para facilitar a las personas y a los equipos la planificación y la gestión de sus proyectos y tareas. Cada equipo tiene un espacio de trabajo. Los espacios de trabajo contienen proyectos y los proyectos contienen tareas.

4) KANBAN TOOL

Kanban Tool es una solución para la gestión visual de procesos que ayuda a los equipos a trabajar más eficientemente, visualizar el flujo de trabajo, analizar y mejorar los procesos de trabajo de acuerdo con los métodos Kanban.

5) SINNAPS

Sinnaps es una herramienta de gestión de proyectos muy potente  y visual que ayuda a planificar tus proyectos y compartir la gestión de los mismos con otros componentes del equipo. Sinnaps utiliza técnicas PERT (Project Evaluation and Review Techniques) y CPM (Critical Path Method) para ayudarte a planificar tus proyectos y obtener los flujos de trabajo más óptimos posibles. Permite entre otras cosas crear flujos de trabajo de forma colaborativa y reutiliza los procesos.

6) PODIO

Citrix Podio es una herramienta de colaboración social donde puedes crear aplicaciones y configurar espacios de trabajo para apoyar tus flujos de trabajo, herramienta potente y visual que ahora formar parte del compendio de aplicaciones de la conocida empresa de tecnología Citrix. Es compatible con otras aplicaciones tipo CRM y también con ShareFile y GoToMeeting.

7) WRIKE

Es una herramienta online de gestión de proyectos y colaboración. Permite que sus usuarios ajusten sus planes de proyectos, prioricen tareas, estén al tanto de la planificación y colaboren online con sus compañeros de equipo.El objetivo principal de Wrike es ordenar el proceso de trabajo y permitir que las empresas prioricen las tareas más importantes

Todas las versiones incorporan un flujo de actividad que informa a los usuarios sobre cualquier tipo de acción llevada a cabo por otros usuarios pertenecientes a un grupo de trabajo específico.

El software de Wrike también incorpora funciones sociales y está integrado con otros programas como Google Apps, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Drive, Dropbox, Apple Mail, Box, IBM Connections, etc

8) CLARIZEN

Potente herramienta visual colaborativa para la gestión de proyectos con múltiples funcionalidades y posibilidades de integración entre las que destacan:

  • Project Planning
  • Document Management
  • Templates
  • Resource Management
  • Change Request and Issues Management
  • Social Collaboration
  • Real-Time Portfolio View
  • External Collaboration
  • Budget & Expense Management
  • Mobile Connectivity
  • Integrations: Salesforce.com, Box, Intacct, QuickBooks, Jira, SharePoint, Google Docs, ProofHQ, etc
  • Risk Management

9) SMARTSHEET

Herramienta muy fácil de usar pero con muchas posibilidades, entre otras ayuda a obtener información sobre las funcionalidades de administración del trabajo y colaboración en la nube como notificaciones de cambios, recordatorios, archivos compartidos, diagramas de Gantt y formularios web para la recopilación de datos.

Permite generar alertas y recordatorios, crear y compart diagramas de Gantt, generar informes, etc. Se emplea en empresas diversas, como por ejemplo la conocida Groupon.

10) MICROSOFT PROJECT

No por última menos importante, más bien al contrario, Microsoft Project es posiblemente la herramienta de gestión de proyectos más popular y conocida, defendida por unos y criticada por otros a partes iguales.

Con diferentes versiones que van desde el Project Lite para miembros del equipo hasta versiones en la nube (Project Online) pasando por la versión corporativa más completa (Project Server).

Microsoft Project es una herramienta muy potente de gestión de proyectos, pero para utilizara correctamente debemos formarnos adecuadamente dado que las opciones avanzadas que nos ofrece la apliacación tiene una curva de aprendizaje acentuada.

BONUS EXTRA + Aplicaciones útiles:

Dado el interés que ha despertado este artículo, he decidido actualizarlo con algunas herramientas super útiles para la gestión, en este caso de los equipos y de los clientes, que he descubierto en los últimos meses:

11) TribeScale

La principal ventaja competitiva de las empresas de éxito es su capacidad para crear grupos de personas con objetivos compartidos, y los mecanismos para coordinarse de forma ágil y efectiva para conseguirlos.

De ahí nace la idea de TribeScale. Diseñada para coordinar equipos de forma flexible y eficiente, sin perder el foco en los objetivos y prioridades.

Esta potente y visual herramienta nos permite entre otras cosas: Controlar objetivos y resultados, comunicación efectiva entre los miembros del equipos, información centralizada que ayuda a tomar decisiones ejecutivas y la gestión de tareas e informa de progresos.

12) SumaCRM

Este CRM es super útil para la gestión de contactos/clientes, es muy fácil de usar y nos permite importar información de excel,gmail, outlook, etc

Está diseñado para las Pymes y mediana empresa, permitiendo llevar un seguimiento de todas las ventas, clientes, gestión de tareas e incluso gestionar el e-mailing.

Desde SumaCRM te ofrecen la opción de probar la aplicación sin coste e incluso tienes la opción de solicitar una demo gratuita en la cuál te explican el funcionamiento y como adaptar la aplicación a tu negocio.

13) Efficy

Es un CRM pensado para todos los departamentos de la empresa: ventas, facturación, recursos humanos, soporte, etc

Una de sus principales características es que permite un grado de personalización muy elevado y desde la empresa dan formación a tu equipo para sacarle partido a la herramienta.

Por ello, esta especialmente indicado para aquellas empresas que necesitan un CRM con muchas posibilidades para adaptarse a sus procesos.

14) ProofHub

Es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración en equipo todo en uno, que reúne todo lo que un equipo necesita para realizar un seguimiento de sus tareas, proyectos, clientes y comunicaciones en un solo lugar.

Hace que sea más fácil para los equipos manejar sus tareas y proyectos diarios, ya sea que trabajen de forma remota o en la misma oficina.

____

Hasta aquí el repaso a estas  herramientas de gestión de proyectos y colaboración. Obviamente ni son todas las que están ni están todas las que son, pero si que es un buen ejemplo del importante abanico de opciones disponibles en el mercado.

A la hora de escoger una u otra, deberos analizar cuáles son nuestras necesidades particulares, las funcionalidades ofrecidas por la herramienta y el coste de licenciamiento de las mismas.

Espero que os haya resultado interesante el artículo y no olvidéis de compartirlo en vuestras redes! 🙂

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Alejandro Pérez, PMP

64 respuestas

  1. Gracias por la información es muy importante estar al día de los nuevos sistemas, al analizarlos a fondo se ve cual es el que se adapta más a nuestras necesidades
    Gracias

    Responder

        1. Gracias Raul por la aportación, efectivamente Primavera P6 es una herramienta de gestión muy utilizada en algunos sectores como la construcción.

          Responder

  2. Excelente articulo, muy descriptivo, efectivamente hay varias en el mercado el uso de una u otra depende de las necesidades y del presupuesto.

    Responder

  3. Hola buenas estoy leyendo artículos de gestión de proyectos y en los comentarios de la gente no paro de leer dos herramientas. Una es Kanbal y la otra efectivus z. Si alguno las conoce por experiencia propia agradecería que lo comentara. Muchas gracias.

    Responder

    1. Hola Sergio,

      Gracias por tu comentario.

      En relación a tu pregunta, «Kanban» no es una herramienta, es un método para la gestión de tareas, puedes ver más sobre el sistema Kanban en este otro artículo: https://www.ceolevel.com/3-modelos-de-gestion-para-proyectos-agiles/, otra cosa es que haya apps que incorporen el método kanban en ellas.

      En relación a Efectivus, no había escuchado hablar de esta app, pero parece que es para el control de horas y productividad de los empleados por lo que he podido investigar.

      Saludos!

      Responder

    1. Hola Maria del Carmen,

      No hay una respuesta universal, todas las aplicaciones pueden ser usadadas en diferentes entornos, dependiendo de las necesidades de cada proyecto, tampoco todos los despachos trabajan de la misma manera, por lo que para responder a esta pregunta, habría que hacer antes una auditoría y entender vuestros procedimientos internos de cara a poder recomendar herramientas específicas para mejorar vuestro desempeño.

      Dicho esto, de las aplicaciones mencionadas, algunas son más de control y gestión (como MS Project) y otras más de colaboración y trabajo en equipo (como Basecamp), estas herramientas son en muchos casos complementarias y no excluyentes, pero como te indicaba, el recomendar unas u otras, dependerá de vuestras necesidades, las del proyecto y vuestros procesos internos.

      Saludos!

      Responder

  5. De suma utilidad este artículo, gracias Alejandro. En lo personal, he usado Wrike, con sus limitaciones, sigue siendo muy util y estuve evaluando en algún momento Daptiv, muy potente, pero también un poco más compleja de usar.
    Saludos

    Responder

  6. Hola Sergio,

    bajo mi punto de vista Microsoft está dando pasos de gigante con la implementación de Office 365, Sharepoint, One Note y TFS puesto que ofrecen una solución cada vez más completa para la gestión integral de los proyectos.
    Además faltaría la herramienta por excelencia que se utiliza para absolutamente todo: Excel!
    Saludos,
    GdPM

    Responder

    1. Buenas,

      Gracias por tu aportación, efectivamente la integración de los diferentes productos de BackOffice de Microsoft, son una potente solución para la gestión de proyectos.

      Ciertamente con Excel se puede hacer casi de todo, pero personalmente considero que hay herramientas específicas más potentes, usables y escalables.

      Saludos!

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    2. Buen día. No soy especialista en esta valiosa disciplina, he sido quizás un poco autodidacta, mi hijo actualmente toma un diplomado; considero resumen es muy valioso.

      Responder

  7. Muy bien artículo. Estoy bajando varias aplicaciones para celular para probar. Estamos lanzando un nuevo producto al mercado y trabajamos desde distintos lugares físicos. La idea es que todos los miembros del equipo tengan responsabilidades que puedan ir actualizando en un Gantt. Cual me recomiendas?? Un abrazo y muchas gracias por la información compartída.

    Responder

    1. Hola Oliveri,

      Gracias por tu amable comentario, encantado de saber que te ha resultado útil el artículo.

      Las aplicaciones para gestión de tareas y comunicaciones que están muy de moda son: Slack y Trello, para gestión visual de Gantt te recomiendo que pruebes Sinnaps.

      Saludos!

      Responder

    1. Hola Carolina,

      Pues probé una demo hace ya algún tiempo y me pareció una herramienta muy potente y versátil, conozco a sus creadores en el caso que pudieras estar interesada en obtener más información sobre la misma o probarla. Saludos!

      Responder

  10. Os recomiendo que echéis un vistazo a Sapenta. Además de integrar la gestión de proyectos con la de tareas, tiene gestión de tiempo, planificación de recursos, gestión de vacaciones y muchas más funcionaldiades. Muy completo y a la vez fácil de usar.

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  11. Buenas noches, han sentido hablar de Easy Project, una herramienta con origen en República Checa ? Les agradezco si tienen comentarios sobre la misma. Muchas gracias.

    Responder

    1. Hola Alvaro,

      Pues sobre Easy Project no puedo darte mi opinión dado que la desconozco, pero por lo que he podido ver en la web del producto, parece una herramienta bastante sencilla de usar y muy visual.

      Saludos!

      Responder

  15. Buena lista. Muy bien escrito. Me gustaría sugerir una herramienta más para la lista, es decir, ProofHub. Su sistema de administración de trabajo reúne sus proyectos, equipos remotos y clientes bajo un mismo techo, lo que le permite mantener las cosas siempre bajo su último control.

    Responder

  16. Creo que falta hablar de Primavera y sus productos. En lo particular creo que Primavera ofrece mejores alternativas de programación

    Responder

  17. Buenas,

    Ando buscando un software OnLine de Gestión de proyectos a nivel industrial,..(Diseño, fabricación y montajes finales)

    Pero todos los ejemplos que veo son de ámbitos muy lejanos al mio.

    Alguna sugerencia para empezar a buscar?

    Responder

    1. Hola Xavi,

      Desconozco si hay algún software específico para tu sector, pero para gestionar proyectos no es necesario un software sectorial, es decir, cualquier software de gestión tipo Ms Project, Sinnaps, etc te debería servir para tal efecto. Saludos!

      Responder

  19. Gran lista. Me gustaría agregar ProofHub. La interfaz fácil de usar y la curva de aprendizaje casi nula la hacen perfecta para los equipos que buscan trabajar directamente sin invertir demasiado tiempo en el entrenamiento y en cómo usar la herramienta.

    Responder

  20. Saludos, muy buena la información, muchas gracias. Tambien les comparto que estoy desde hace un tiempo utilizando una herramienta gratuida de gantt online y me ha parecido muy buena: Asakaa

    Responder

  21. Saludos,
    Me ha parecido muy interesante y bien explicado el tema. Estoy por organizar una conferencia internacional de tres días con equipos de trabajo de personas ubicadas en diferentes países y necesito una herramienta fácil de usar que me ayude a organizar, ejecutar y verificar todas las tareas. Sabes cuál me podría servir, por favor?

    Responder

    1. Hola Arturo,

      No conocía la herramienta, aunque parece estar más enfocada al control de equipamientos y no tanto a la gestión integral del proyecto, no?

      Saludos.

      Responder

    1. Hola Diego,

      Trello es una buena herramienta de comunicación y de gestión de información y tareas, no es tan potente como algunas de las mostradas en el artículo, pero para según que tipología de proyectos puede ser una herramienta apropiada y útil. Saludos!

      Responder

  27. Gracias por enumerar tantas opciones. Para mi la mejor es mencionada Kanban Tool. Hice un “switch” de Asana el año pasado y pienso que fue buena decisión- me gusta mucho mas el diseño gráfico y que no me cuesta mucho para aprender como usarla.

    Responder

  28. Que herramienta de proyectos free (no por prueba sino permanente) me recomiendas? lo que deseo es que pueda ser tan sencilla e intuitiva como el Tom’s Planner. Gracias

    Responder

  30. Muy buen post, yo también incluiría ClickUp que también sirve para gestionar proyectos y procesos de tu negocio.

    Aunque también coincido: la app es seleccionada de acuerdo a las necesidades de cada persona, cliente o negocio.

    La intención es explorar y probar nuevas tecnologías para saber seleccionar la herramienta adecuada a la situación adecuada.

    Saludos!

    Responder

    2. Hola.

      Muy buen articulo y sobretodo explicado cada sistema.

      Yo añadiría también Kanbanize. Sistema para gestión de proyectos con diferentes visiones del mismo (integrantes equipo, PMO, dirección…).

      Un saludo

      Responder

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