PMP/CAPM, Project Management

¿Proyecto o Producto? ¿Sabes diferenciar correctamente sus ciclos de vida?

En el artículo de hoy, me gustaría ahondar en la habitual confusión que existe entre los términos proyecto y producto, así como la distinción correcta de sus ciclos de vida.

Para empezar, nos basaremos en sus definiciones oficiales según el estándar internacional de gestión de proyectos (PMBOK).

Proyecto: Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Producto: Es un artículo producido, cuantificable y que puede ser un elemento terminado o un componente.

Aclaradas las definiciones oficiales, vamos a ver las diferencias entre sus ciclos de vida:

Ciclo de vida del proyecto

Hemos indicado arriba, que un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto.

El ciclo de vida del proyecto, serán pues, todas las fases necesarias para llevar a cabo este objetivo, que el PMBOK describe en 5: Inicio, Planificación, Ejecución, Monitorización/Control y Cierre.

Ciclo de vida del producto

A diferencia del proyecto, el ciclo de vida del producto, está centrado en el entregable, el producto en si mismo, siendo sus fases diferentes: Introducción, Crecimiento, Madurez y Retiro.

Es decir, el proyecto puede haber ya finalizado, pero no así el ciclo de vida del producto que vivirá aún hasta que deje de producirse (por ejemplo si queda desfasado o es retirado del mercado).

En esta fase en la que el proyecto ya está cerrado pero sigue vivo el producto, es la que se suele denominar como gestión de operaciones/mantenimiento.

La diferencia entre el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto:

Además de lo comentado hasta ahora en al artículo, me gustaría destacar estas otras diferencias a tener en cuenta:

  • El ciclo de vida del producto es más largo que el ciclo de vida del proyecto
  • El ciclo de vida del producto podría contener varios proyectos (por ejemplo un primer proyecto para sacar el producto al mercado, y un segundo proyecto posterior para realizar alguna mejora en el producto que estaría dentro de la fase de madurez del ciclo de vida del producto).
  • El diclo de vida del proyecto tiene una fecha fin definida, el ciclo de vida del producto puede tenerla o no.
  • Las fases del ciclo de vida del producto son siempre secuenciales, las fases del ciclo de vida del proyecto no (por ej, la fase de control y monitorización es constante desde el inicio al fin del proyecto)

Espero que este artículo os haya ayudado a tener más clara la definición de proyecto y producto, así como sus ciclos de vida correspondientes.

Cualquier duda o consulta, será bien recibida en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Las 5 causas principales de fracaso en un proyecto

En el artículo de la semana pasada enumeraba una serie de buenas prácticas para mejorar la gestión de los proyectos.

En el artículo que nos ocupa hoy, trato justo lo contrario, las causas principales del fracaso en un proyecto, pero el objetivo final es el mismo, identificar áreas de mejora en nuestro trabajo del día a día gestionando proyectos.

rip

Causa 1: Una mala planificación o la falta de la misma y de los procesos necesarios.

Todos sabemos lo importante que es planificar antes que actuar, más aún en el área de la gestión, tan solo nos hace falta echarle un vistazo el PMBOK Quinta Edición para ver que una gran parte de los procesos hacen hacen hincapié en la planificación de las distintas áreas del proyecto.

Es importante definir a día uno los objetivos del proyecto, definir que va a suponer el éxito o el fracaso del mismo y desde este punto ir avanzando en la planificación de todas las áreas antes de comenzar a realizar ningún trabajo.

Causa 2: No saber definir y gestionar las expectativas

Esto es algo importante, el definir correctamente con los interesados del proyecto y el equipo que se espera del proyecto, en terminos medibles que puedan ser luego contrastados.

Si no marcamos inicialmente y de manera adecuada las expectativas, tendremos dificultades con su gestión a medida que avance el proyecto.

Causa 3: Falta de comunicación

Este es un error bastante común en muchos proyectos, independiemtente del área de especialización. El gestor de proyecto debe estar continuamente comunicando, con el equipo, con los interesados, etc

Se debe trabajar por generar un entorno abierto y de colaboración, donde todo aquel que tenga algo que decir o aportar el proyecto, pueda hacerlo libremente y sin sentirse coaccionado.

Causa 4: Gestores de proyectos no formados y con poca experiencia

Este también es un problema común, en muchas organizaciones los gestores son perfiles técnicos no formados adecuadamente y se les exige realizar tareas para las cuáles no han sido debidamente preparados.

Haciendo un símil sencillo, es como si entrara en la sala de urgencias de un hospital un paciente con hemorragia cerebral y en la mesa de operaciones en vez de un cirujano se presentara un pediatra, nadie pone en duda los conocimientos del pediatra en su área, ¿pero está cualificado para soportar la presión de una operación? ¿conoce en profundidad las técnicas y herramientas que tendrá que utilizar? ¿ha sido formado para este tipo de situaciones?

Al igual que en el anterior símil, si ponemos a gestionar un proyecto crítico para la organización a un perfil técnico sin formarlo previamente, por mucha experiencia o buena voluntad que tenga, el proyecto dificilmente llegará a buen puerto.

Causa 5: Falta de liderazgo y soporte por parte de la organización

Muchas veces se identifica al lider del proyecto con el PM y ciertamente lo es en parte, pero la capa de senior management o ejecutivos de la organización, deben (o deberían) dar el soporte necesario al proyecto para asegurar su éxito, esto implica entre otras cosas que se entienda el porque se lleva a cabo el proyecto, y los beneficios que este aporta a la empresa.

Estos 5 puntos son para mi algunas de las principales causas de fracaso en los proyectos, pero está claro que pueden haber otros que también tengan un importante impacto.

¿Añadirías en base a tu experiencia algún otro factor importante o causa de fracaso en los proyectos?

 

Artículos Relacionados:

11 Consejos para ser mejor Project Manager

10 Aplicaciones útiles para la Gestión de Proyectos

La guía definitiva de Gestión de Proyectos

 

Saludos,

Alejandro Pérez, PMP

PMP/CAPM, Project Management

11 Consejos para ser mejor Project Manager

En el artículo de hoy voy a ofrecerte algunos consejos que en base a mi experiencia personal como Project Manager y de otros compañeros de profesión os serán de gran utilidad a la hora de gestionar eficazmente un proyecto.

¿Que entendemos por un proyecto exitoso? Por lo general se entiende por proyecto exitoso aquel que cumple con el alcance, el coste y el tiempo definidos inicialmente, sin perder de vista la calidad del resultado.

ProjectManager_Consejos

Adicionalmente a esta definición estándar de proyecto exitoso, habría que añadir el factor de “percepción” es decir como los interesados del proyecto están viendo satisfechas sus expectativas e intereses en el proyecto.

Se puede dar la situación en la cuál un proyecto finalice en el plazo y con los costes marcados y aún así sea visto como un fracaso si no se han cumplido las demandas de los principales interesados del mismo.

Con el objetivo de obtener un proyecto exitoso y mejorar nuestra gestión como Project Manager te dejo a continuación 11  valiosos consejos para conseguirlo:

1) Se Transparente: Si queremos evitar conflictos y problemas mayores, lo ideal es que comuniquemos correctamente y siendo fieles a la realidad del proyecto. No manipular la información, sino mostrarla y defenderla con datos reales y las acciones preventivas/correctivas que sean necesarias.

2) Define claramente el alcance del proyecto, así como las expectativas de los stakeholders involucrados en el mismo.

3) Haz uso de los “assets” que tengas disponibles en la organización, como por ejemplo plantillas estandarizadas para la gestión de proyectos.

4) Se perseverante: no hay mejor receta para el éxito que la constancia y la perseverancia.

5) No aceptes presiones y aprende a decir que no: Esto parece algo fácil pero no siempre lo es, como project managers debemos  ser capaces de defender nuestras estimaciones y decisiones con datos y no ceder ante presiones.

6) Actua como líder positivo y colaborativo: Trabajar con un objetivo común, servir como lider/coach al equipo de trabajo, actuando como nexo de unión y colaboración. Resolver los problemas de una manera positiva, abierta y colaborativa.

7) Genera Lecciones Aprendidas: A medida que avance el proyecto ir documentando lo que funciona y lo que no, las acciones tomadas y su resultado. No es necesario esperar a final de proyecto para compartir este valioso conocimiento con otros proyectos en marcha con los que pudiera haber sinergias.

8) No tengas miedo a las situaciones complejas ni a equivocarte: Somos humanos y como tales, cometemos errores, pero un error es una experiencia de la que se aprende. No se puede llegar a ser un buen capitán de barco sin navegar en aguas tormentosas y tener que tomar decisiones difíciles.

9) Aplica la inteligencia emocional y el liderazgo situacional: Lejos han quedado ya los tiempos de líderes controladores y manipuladores, ahora se lleva un management más humano y centrado en detectar las capacidades y necesidades, dotar de poder al equipo y ofrecerles el entorno  y herramientas necesarias para que el proyecto sea un éxito.

10) Necesitas tomar tiempo para reflexionar: Si no paramos en algún momento, no podremos reflexionar y si no reflexionamos no podremos mejorar. Para que se de un ciclo de mejora continua, debemos de contar con tiempo para la reflexión, planificación y análisis.

11) Aprende a escuchar: Parece algo obvio pero no siempre lo es, debemos aprender a escuchar, a nuestro equipo, al cliente, al sponsor, a los interesados en general del proyecto. Solo a través de una buena escucha y análisis de las expectativas e intereses, podremos llevar nuestro proyecto a buen puerto.

 

¿Consideras estos consejos útiles? ¿Añadirías alguno más de tu propia experiencia?

 

Alejandro Pérez, PMP