PMP/CAPM, Project Management

Las 7C’s para obtener una comunicación Efectiva y Eficiente en tu Proyecto

Como ya bien sabrás si te dedicas a gestionar proyectos, uno de los puntos claves es gestionar bien la comunicación.

Hace algún tiempo ya escribí en mi blog un artículo titulado ¿Cuanto pesa una palabra? donde explicaba el valor de lo que decimos y cómo lo decimos.

Si los interesados del proyecto están bien informados en todo momento y la comunicación es efectiva y eficiente, será mucho más fácil lograr los objetivos de proyectos marcados inicialmente.

Esto es así, tanto en la comunicación de un proyecto, con nuestras amistades o a nivel político:

Para conseguir una buena comunicación antes de nada deberemos planificar como llevar a cabo la misma, diseñando un buen plan de comunicaciones.

Después deberemos en tiempo de ejecución de proyecto, «ejecutar» este plan tal y como lo habíamos diseñado y también medir sus resultados y realizar los ajustes pertinentes.

Esto parece fácil, pero no siempre lo es, por ello os quiero facilitarte algunos consejos para mejorar las comunicaciones, que se resumen en las 7C’s de la Comunicación.

Una buena comunicación ha de ser:

  • Clara: Debemos adecuar el mensaje al oyente, adaptar el tono, vocabulario, etc para que nuestro receptor entienda el mensaje, sin dudas, ni ambigüedades.
  • Concisa: No es necesario complicar más de lo debido el mensaje, ni añadir mucha retórica, muchas veces es mejor ir directos al grano.
  • Concreta: Que el mensaje tenga un impacto, que quede claro lo que hay que hacer, sin dudas.
  • Correcta: Importante, comprobar la veracidad y corrección de los datos ofrecidos, comunicar información incorrecta, nos traerá todo tipo de problemas.
  • Coherente: Que tenga una lógica y un sentido dentro del contexto en el cuál se de.
  • Completa: Que la información contenga todo lo esencial, sin dejarnos ni omitir ningún dato importante.
  • Cortés: Intentar comunicar de una manera honesta y amable, consiguiendo un impacto y sentimiento positivo en el oyente.

Todos estos puntos parecen fáciles, pero una cosa es leerlos y otras ejecutarlos. Una comunicación efectiva y eficiente supone una correcta planificación y ejecución de la misma, y muchas horas de práctica para perfeccionarla.

Si quieres mejorar tus dotes de oratoria, que siempre ayudan a la hora de comunicar, te recomiendo las sesiones «Toastmasters» que se llevan a cabo periódicamente en la mayoría de capitales del mundo.

Concretamente el PMI Madrid tiene un acuerdo con esta organización para la mejora de la oratoria y llevan a cabo quincenalmente sesiones  para sus miembros, con charlas sobre Gestión de Proyectos, por lo que además de trabajar tus aptitudes comunicativas, compartirás experiencias con otros profesionales y mejorarás tu networking.

Más información sobre estas reuniones aquí.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

5 Útiles consejos para hablar en público

En el artículo de hoy me gustaría ofrecerte 5 útiles consejos para hablar correctamente en público.

Posiblemente en más de una ocasión te hayas tenido que enfrentar a la no siempre fácil situación de tener que exponer frente a un auditorio.

Ya sea un grupo pequeño de compañeros de trabajo o una conferencia en un evento profesional.

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Independientemente del tipo de audiencia o volumen de la misma, hay una série de consejos que vale la pena recordar siempre que nos encontremos ante este tipo de situación.

Yo personalmente comencé a impartir formaciones hace más de 13 años. Las primeras veces no son fáciles y siempre te asaltan dudas y miedos.

El estar nervioso o el tener miedo ante una situación no conocida, no tiene nada de malo, al contrario, es lo correcto ya que el cuerpo está en «modo alerta» preparándose para la acción.

Pero a veces este estado de «alerta» es excesivo o nos sobrepasa, y puede provocar situaciones no deseadas como el quedarnos en blanco, balbucear o que nos tiemblen las manos por citar algunas de las más comunes.

A modo de curiosidad os diré que muchas veces el miedo o la tensión nos hace pensar o incluso notar cosas que de cara a los demás no son tan obvias.

Como anécdota hace años, cuando me iniciaba en mis andares en la formación, participé en unos workshops de oratoria impartidos por la empresa icompani que están especializados en estos temas.

Recuerdo que en varios ejercicios prácticos nos grabaron mientras exponíamos sobre algún tema y el instructor tomaba nota de nuestro lenguaje verbal y no verbal (gestos, posiciones, movimientos, etc).

Pues bien, en una de las exposiciones noté que estaba algo nervioso y tenía la impresión que me estaban temblando las manos donde sujetaba los papeles, vamos según mi cerebro y mi percepción parecía que realmente era algo evidente y que todos los participantes lo estaban así percibiendo.

Después de finalizar la presentación y tras ver el video, quedé muy sorprendido, porque no se apreciaba apenas ese «temblor» y nadie lo había detectado, y sin embargo en el momento en el cuál estaba exponiendo me pareció algo muy evidente y perturbador.

Con esta simple anécdota, quiero recalcar el hecho que el cerebro a veces nos juega malas pasadas en este tipo de situaciones y nos puede hacer sentir algo con mucha más intensidad de lo que realmente está sucediendo o es apreciable por el resto.

Dicho esto, os quiero comentar algunos de los consejos más útiles de cara a realizar una exposición en público:

1) «Prepárate para la batalla»

Cuanto más domines el tema que has de exponer, menos nervios tendrás.

No hay nada mejor que la seguridad de saber que estás preparado para cualquier situación que se pueda dar.

Ensaya, practica, visualízate haciendo la exposición, esto te ayudará a afrontar la misma con menos tensión.

2) Haz una buena introducción

A todos nos gusta una buena «intro» ya sea en una película, un artículo o una charla.

Los primeros minutos son los que marcan si la audiencia está interesada y volcada en lo que vas a decir o si van a ponerse a pensar en la lista de la compra.

Por lo tanto no desperdicies esos primeros minutos y prepara una introducción divertida, ingeniosa, que enganche a la audiencia desde el primer minutos.

Si los consigues hacer reir mucho mejor!

3) Sé tú, sé sincero

Te podrá parecer algo obvio, pero es mejor ser lo más natural posible, no pretender «copiar» o ser otra persona distinta, muéstrate tal y como eres, ábrete a los demás, con sinceridad y humildad, esto el público lo apreciará y se interesará más por lo que tengas que decir.

4) No leas–> Explica

No hay nada más aburrido que un ponente que se limita a leer diapositivas y no aporta valor a las mismas.

En una exposición oral se espera que la persona que expone nos de información de una manera didáctica y amena, leer sabemos todos y para ello no necesitamos acudir a nadie que nos ayude con esta tarea.

5) Sonríe

Y por último, un consejo breve, sencillo y tremendamente efectivo: Sonreir

Está comprobado que un ponente que sonríe transmite mucha más empatía y provoca un mayor interés de los oyentes que uno que está serio.

Finalmente, recordaros que la práctica hace al maestro, y en este caso mucho más.

Mi consejo es que no dejéis pasar la oportunidad de exponer ante una audiencia, por pequeña que sea, ya que ello os proporcionará experiencia y poco a poco iréis mejorando vuestra técnica hasta convertiros en expertos oradores 🙂

¿Conoces algún otro consejo útil para hablar en público? ¡No dejes de compartirlo abajo en la sección de comentarios!

Saludos,

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP