PMP/CAPM, Project Management

5 Efectivos Consejos para Gestionar Equipos Remotos

Muchas empresas ya estaban acostumbradas a la gestión remota, pero para otras muchas la actual crisis sanitaria les ha obligado a tener que adaptarse a nuevas formas de trabajo.

Si ya has gestionado equipos en remoto, estoy seguro que habrás notado las dificultades adicionales que esto puede suponer, especialmente en equipos distribuidos a nivel internacional.

Ya no se trata solo de saber escoger buenas herramientas de trabajo colaborativo, se trata de saber gestionar y liderar a equipos remotos.

Aquí entran en juego factores como el idioma, la cultura, zonas horarias, conciliación entre la vida personal y laboral… temas que no siempre son fáciles de gestionar.

En este artículo quiero darte algunos consejos que estoy seguro te ayudarán a mejorar tu gestión de equipos remotos, vamos a ello:

Define claramente los canales y herramientas de comunicación con tu equipo

El objetivo de este punto es definir que herramientas se usarán para mantenerse en contacto y que canales de comunicación se van a definir.

Si tienes la opción y dispones del tiempo para ello, lo ideal seria consensuar con tu equipo que herramientas utilizar, en base a sus preferencias y necesidades.

Este punto anterior puede verse limitado o restringido en algunas empresas, donde el software a utilizar ya está definido o estandarizado, pero en todo caso siempre puedes dar feedback o conseguir que alguna de las herramientas que tu equipo considera importantes sean adquiridas e integradas en la organización.

Algunas de las más usadas estos días serían:

Google Drive, Asana, Microsoft Teams,Trello,Slack, Skype, Zoom..

Para herramientas de gestión de proyectos puedes consultar este otro artículo: 10 Aplicaciones útiles para gestionar proyectos

Familiarizarse con estas herramientas de comunicación

Puedes que nuestro equipo esté integrado por perfiles de diferentes edades y conocimiento técnico, no todo el mundo está habituado al uso diario de la tecnología.

Es importante que las aplicaciones sean «User-Friendly» y compatible con el nivel de experiencia de los miembros del equipo.

Nunca está de más realizar una pequeña sesión formativa, de introducción a estas nuevas herramientas de comunicación.

Crear Reuniones Efectivas y Ágiles

Ahora más que nunca es necesario que nuestras reuniones sean efectivas y eficientes.

Algunos consejos para crea reuniones efectivas los puedes leer aquí: Reuniones de Trabajo: 3 Efectivos Consejos para Mejorarlas

Fomentar el feedback constructivo y la colaboración

Importante tener una comunicación abierta con los miembros del equipo y crear un entorno de trabajo psicologicamente seguro, donde todos puedan participar y exponer sus ideas.

La «distancia» puede agravar algunos problemas, provocar sensación de marginación o de no tener apoyo, o simplemente que los problemas se queden bloqueados y no se les de una solución rápida.

Para evitar lo anterior, una práctica interesante sería definir una sesión de «café virtual» diaria de unos 15-20 minutos, donde comentar de manera más distendida temas, que habitualmente no serían objeto de mención en una reunión de trabajo.

En este tipo de reuniones sueles obtener feedback sobre posibles áreas de mejora o descubrir elementos que no aparecen en las reuniones de seguimiento.

Lidera con el ejemplo

Finalmente no olvidemos que si tu eres el gestor del proyecto, debes dar ejemplo.

Por lo tanto gestiona el equipo adecuadamente, lidera la comunicación y organización del mismo, preséntate como un facilitador y ayuda a desbloquear cualquier problema que el equipo se encuentre por el camino.

Escucha lo que tienen que decir los diferentes integrantes del equipo, y facilita un entorno de trabajo sano y seguro.

Muestra interés y preocúpate por su situación (esto incluye asegurar que si trabajan remotamente disponen de los medios adecuados) y anticípate a los problemas.

Espero que estos 5 consejos/buenas prácticas te ayuden a mejorar la gestión y la comunicación con tus equipos de proyecto remotos.

Como siempre, tus comentarios y/o apreciaciones serán más que bienvenidos 🙂

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

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