PMP/CAPM, Project Management

4 Pasos a seguir para crear una PMO desde 0

No hace mucho escribí en el blog sobre las oficinas de proyectos: ¿Sabes que es una PMO y cuáles son sus beneficios para la empresa?

En el artículo de hoy, me gustaría retomar el tema y daros algunos consejos a aquellos que os hayan encomendado la nada fácil tarea de “montar una PMO” desde cero en vuestra organización.

Vamos a enfocar el reto de crear una PMO en la organización como un proyecto en si mismo, por lo tanto los primeros pasos serán:

  • Analizar la situación actual
  • Decidir el enfoque más adecuado y las herramientas a emplear (“tailoring”)
  • Involucrar a los principales stakeholders

Empezaremos a planificar con más detalle la ejecución del proyecto, siguiendo estas 4 fases:

  1. Análisis de la situación: En esta primera fase nos vendrá bien conocer algunos aspectos clave como pueden ser:
    1. El nivel de madurez en Project Management de la compañía
    2. El tipo de organización (funcional, matricial o proyectizada)
    3. La involucración/interés de los interesados en el proyecto
    4. Tipo de PMO que queremos crear (de soporte, control o directiva)
  2. Fase de Diseño y toma de requirimientos: 
    1. Definir las áreas de responsabilidad de la PMO con detalle
    2. Métodos y procesos a implementar
    3. Herramientas y recursos necesarios para llevarlo a cabo
  3. Implementación de la PMO
    1. Pondremos en acción los planes, implementando los procesos y sistemas
    2.  Acciones formativas, de marketing y comunicación en relación a la PMO y sus funciones dentro de la organización
    3. La gestión del cambio será un elemento importante en esta fase, el éxito o el fracaso dependerá de si la organización entiende el valor que aporta la PMO y recibe apoyo de los principales interesados.
  4. Operaciones
    1. Mantener la PMO operativa y funcional
    2. Coaching/Mentorship a los project managers para que colaboren de manera efectiva con la PMO
    3. Seguimiento y adaptación de las funciones de la PMO, midiendo su grado de madurez y en base a las necesidades de negocio de la organización

Estos son solo algunos consejos, obviamente acometer un proyecto como este no será tarea fácil y deberemos planificar muy bien las diferentes fases y contar con el apoyo de las capas gerenciales de la organización si queremos que el proyecto llegue a buen puerto.

¿Tiene tu empresa una PMO? ¿Consideras que aporta un gran valor añadido a las tareas de los PMs? Comparte como siempre tus comentarios y experiencias abajo

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

2 thoughts on “4 Pasos a seguir para crear una PMO desde 0

  1. Jose Huerta

    Para mi gusto te has quedado en un teaser trailer de lo que esperaba leer. Es decir, muy resumido. 🙂 Pero es verdad que este tema, como te pongas a escribir a lo mejor escribes un libro.
    A lo mejor estaría bien un post para cada uno de los 13 subpuntos de la lista.

    Desde mi humilde punto de vista hay un punto que faltaría: “¿Queremos una PMO?” Que estará muy ligado al punto 3.3, de gestión del cambio. A lo mejor lo vemos imposible antes de empezar.

    Creo que los puntos clave para el éxito son:
    1.4 ¿Qué tipo de PMO montar? No lo dejaría en los 3 tipos que dice el PMBOK, sino que lo extendería a todas las funciones que puede tomar y escogería las que queremos para nuestra PMO.
    3.3 Gestión del cambio.

    Y un último consejo: Una PMO es un cambio de cultura importante. Y la cultura es lo más lento y difícil de cambiar en una organización.

    • ceolevel

      Hola Jose,

      Gracias como siempre por tus aportaciones. Efectivamente es un “teaser” de lo que podría ser una novela, dado que este tema dar para escribir un libro.

      Lo cierto, ya que lo has mencionado, es que no tenía pensado escribir este artículo hoy, sino otro que venía trabajando, pero la campaña del Black Friday/CyberMonday unido a la formación intensiva de este fin de semana han podido conmigo y con mi schedule inicial 🙂

      Saludos!

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