PMP/CAPM, Project Management

10 Aplicaciones útiles para la gestión de proyectos

Muchas veces me han preguntado que herramientas existen o son usadas para la gestión de proyectos aparte del conocido Microsoft Project.

Asegurar que una aplicación es mejor que otra, o intentar hacer un top 10 de las mejores sería tarea compleja, dado que la mejor aplicación será la que mejor se adapte a tus necesidades particulares.

Hay herramientas muy potentes pero también muy complejas donde la curva de aprendizaje es muy acentuada, en cambio tenemos otras aplicaciones que siendo también muy funcionales son más fáciles de usar y suelen tener un coste menor.

Aplicaciones PM

La idea de escribir este artículo es darte a conocer un total de 10 aplicaciones que son ampliamente usadas para gestionar proyectos y resumir que aspectos son los más destacables para que puedas tomar una decisión informada y si tienes interés, probar alguna demo de las mismas para decidir si efectivamente es la herramienta que necesitas para gestionar tus proyectos o los de tu organización.

Esta lista, no pretende ser un top 10, no están clasificadas de mejor a peor, simplemente son comentadas destacando las características más importantes de cada una.

Empecemos pues:

1) JIRA

JIRA es una aplicación basada en web para el seguimiento de errores, de incidentes y para la gestión operativa de proyectos. Jira también se utiliza en áreas no técnicas para la administración de tareas.

La herramienta fue desarrollada por la empresa australiana Atlassian. Inicialmente Jira se utilizó para el desarrollo de software, sirviendo de apoyo para la gestión de requisitos, seguimiento del estatus y más tarde para el seguimiento de errores.

Como curiosidad, el nombre de esta aplicación de gestión de proyectos se deriva del nombre japonés para Godzilla “Gojira”

2) BASECAMP

Es una popular herramienta que realiza funciones muy básicas que han sido optimizadas a lo largo de los años para gestionar y coordinar proyectos de una manera sencilla y eficaz.

Su facilidad de uso hace que en la mayoría de ocasiones no te haga falta utilizar un tutorial para aprender a utilizar sus funciones.

La aplicación funciona desde un navegador, permitiendo a los distintos usuarios conectarse desde cualquier lugar con acceso a Internet.

3) ASANA

Asana es una aplicación web y móvil diseñada para mejorar la comunicación y colaboración en equipo. Fue desarrollada por el co-fundador de Facebook Dustin Moskovitz y el ingeniero Justin Rosenstein, que tenían, entre otras ocupaciones, mejorar la productividad de los empleados de Facebook.

Es una aplicación colaborativa para la gestión de tareas y proyectos. Tiene muchas funcionalidades, como espacios de trabajo, proyectos, proyectos personales, tareas, etiquetas, notas, comentarios y un buzón que organiza y actualiza la información en tiempo real.

Está diseñada para facilitar a las personas y a los equipos la planificación y la gestión de sus proyectos y tareas. Cada equipo tiene un espacio de trabajo. Los espacios de trabajo contienen proyectos y los proyectos contienen tareas.

4) KANBAN TOOL

Kanban Tool es una solución para la gestión visual de procesos que ayuda a los equipos a trabajar más eficientemente, visualizar el flujo de trabajo, analizar y mejorar los procesos de trabajo de acuerdo con los métodos Kanban.

5) SINNAPS

Sinnaps es una herramienta de gestión de proyectos muy potente  y visual que ayuda a planificar tus proyectos y compartir la gestión de los mismos con otros componentes del equipo. Sinnaps utiliza técnicas PERT (Project Evaluation and Review Techniques) y CPM (Critical Path Method) para ayudarte a planificar tus proyectos y obtener los flujos de trabajo más óptimos posibles. Permite entre otras cosas crear flujos de trabajo de forma colaborativa y reutiliza los procesos.

6) PODIO

Citrix Podio es una herramienta de colaboración social donde puedes crear aplicaciones y configurar espacios de trabajo para apoyar tus flujos de trabajo, herramienta potente y visual que ahora formar parte del compendio de aplicaciones de la conocida empresa de tecnología Citrix. Es compatible con otras aplicaciones tipo CRM y también con ShareFile y GoToMeeting.

7) WRIKE

Es una herramienta online de gestión de proyectos y colaboración. Permite que sus usuarios ajusten sus planes de proyectos, prioricen tareas, estén al tanto de la planificación y colaboren online con sus compañeros de equipo.El objetivo principal de Wrike es ordenar el proceso de trabajo y permitir que las empresas prioricen las tareas más importantes

Todas las versiones incorporan un flujo de actividad que informa a los usuarios sobre cualquier tipo de acción llevada a cabo por otros usuarios pertenecientes a un grupo de trabajo específico.

El software de Wrike también incorpora funciones sociales y está integrado con otros programas como Google Apps, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Drive, Dropbox, Apple Mail, Box, IBM Connections, etc

8) CLARIZEN

Potente herramienta visual colaborativa para la gestión de proyectos con múltiples funcionalidades y posibilidades de integración entre las que destacan:

  • Project Planning
  • Document Management
  • Templates
  • Resource Management
  • Change Request and Issues Management
  • Social Collaboration
  • Real-Time Portfolio View
  • External Collaboration
  • Budget & Expense Management
  • Mobile Connectivity
  • Integrations: Salesforce.com, Box, Intacct, QuickBooks, Jira, SharePoint, Google Docs, ProofHQ, etc
  • Risk Management

9) SMARTSHEET

Herramienta muy fácil de usar pero con muchas posibilidades, entre otras ayuda a obtener información sobre las funcionalidades de administración del trabajo y colaboración en la nube como notificaciones de cambios, recordatorios, archivos compartidos, diagramas de Gantt y formularios web para la recopilación de datos.

Permite generar alertas y recordatorios, crear y compart diagramas de Gantt, generar informes, etc. Se emplea en empresas diversas, como por ejemplo la conocida Groupon (ver caso de éxito aquí)

10) MICROSOFT PROJECT

No por última menos importante, más bien al contrario, Microsoft Project es posiblemente la herramienta de gestión de proyectos más popular y conocida, defendida por unos y criticada por otros a partes iguales.

Con diferentes versiones que van desde el Project Lite para miembros del equipo hasta versiones en la nube (Project Online) pasando por la versión corporativa más completa (Project Server).

Microsoft Project es una herramienta muy potente de gestión de proyectos, pero para utilizara correctamente debemos formarnos adecuadamente dado que las opciones avanzadas que nos ofrece la apliacación tiene una curva de aprendizaje acentuada.

Hasta aquí el repaso a estas 10 herramientes de gestión de proyectos y colaboración. Obviamente ni son todas las que están ni están todas las que son, pero si que es un buen ejemplo del importante abanico de opciones disponibles en el mercado.

A la hora de escoger una u otra, deberos analizar cuáles son nuestras necesidades particulares, las funcionalidades ofrecidas por la herramienta y el coste de licenciamiento de las mismas.

Espero que os haya resultado interesante el artículo y no olvidéis de compartirlo en vuestras redes! 🙂

Alejandro Pérez, PMP

 

 

 

8 thoughts on “10 Aplicaciones útiles para la gestión de proyectos

  1. Carlos J. Pérez S

    Gracias por la información es muy importante estar al día de los nuevos sistemas, al analizarlos a fondo se ve cual es el que se adapta más a nuestras necesidades
    Gracias

  2. Ana Gomez

    Excelente articulo, muy descriptivo, efectivamente hay varias en el mercado el uso de una u otra depende de las necesidades y del presupuesto.

  3. Sergio Rodríguez

    Hola buenas estoy leyendo artículos de gestión de proyectos y en los comentarios de la gente no paro de leer dos herramientas. Una es Kanbal y la otra efectivus z. Si alguno las conoce por experiencia propia agradecería que lo comentara. Muchas gracias.

    • ceolevel

      Hola Sergio,

      Gracias por tu comentario.

      En relación a tu pregunta, “Kanban” no es una herramienta, es un método para la gestión de tareas, puedes ver más sobre el sistema Kanban en este otro artículo: http://www.ceolevel.com/3-modelos-de-gestion-para-proyectos-agiles, otra cosa es que haya apps que incorporen el método kanban en ellas.

      En relación a Efectivus, no había escuchado hablar de esta app, pero parece que es para el control de horas y productividad de los empleados por lo que he podido investigar.

      Saludos!

    • ceolevel

      Hola Maria del Carmen,

      No hay una respuesta universal, todas las aplicaciones pueden ser usadadas en diferentes entornos, dependiendo de las necesidades de cada proyecto, tampoco todos los despachos trabajan de la misma manera, por lo que para responder a esta pregunta, habría que hacer antes una auditoría y entender vuestros procedimientos internos de cara a poder recomendar herramientas específicas para mejorar vuestro desempeño.

      Dicho esto, de las aplicaciones mencionadas, algunas son más de control y gestión (como MS Project) y otras más de colaboración y trabajo en equipo (como Basecamp), estas herramientas son en muchos casos complementarias y no excluyentes, pero como te indicaba, el recomendar unas u otras, dependerá de vuestras necesidades, las del proyecto y vuestros procesos internos.

      Saludos!

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