En el artículo de hoy, os hablo de la Matriz Eisenhower para ayudaros a diferenciar lo «Importante» de lo «Urgente»
Lo cierto que el tema me lo sugirió uno de mis apreciados lectores y creo que es muy importante y suele llevar a confusión.
¿Cuántas veces nos hemos encontrado en nuestro día a día con múltiples tareas en cola y la dificultad de tener que priorizarlas?
Por un lado tenemos las tareas del día a día, las que son importantes, y las que son urgentes (muchas veces impuestas por terceros).
Diferencias principales:
Las tareas “urgentes” son esas que ruegan tu atención, pero no necesariamente añaden valor.
Las tareas “importantes” son las que aportan valor directo, tienden a posponerse porque no hay urgencia de completarlas.
Matriz Eisenhower
Para ayudarnos a priorizarlas podemos usar la matriz de Importancia/Urgencia.
También conocida como la caja de Eisenhower, es un marco de trabajo simple para priorizar las tareas y administrar la carga de trabajo.
Su nombre deriva de Dwight D. Eisenhower, un general del ejército y el presidente número 34 de los Estados Unidos.
Más adelante fue publicitada en el conocido libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Covey, donde se recomienda el uso de esta matriz como base para administrar lo que hacemos con nuestro tiempo.
Ejemplo de Matriz Matriz Eisenhower:
Nota: La interpretación de esta matriz dependerá de las circunstancias de cada organización, las diferentes políticas de los departamentos, de la la duración y complejidad de cada tareas, sus efectos e implicaciones, etc
Para usarla bien, debería haber un buen plan de comunicaciones en la empresa, y que todos los implicados en proyectos y gestión de tareas tenga la misma información para poder valorar con un criterio similar.
En términos generales, el orden de actuación podría determinarse en:
Tareas Nivel 1: Hecho
Estas tareas son de gran valor a la hora de alcanzar los objetivos. Deberíamos realizarlas cuanto antes y si es posible no delegarlas.
Tareas Nivel 2: Planificar
Son tareas que también son de gran valor, pero no tienen esa urgencia, por lo tanto las podemos planificar, pero también intentaremos hacerlas nosotros mismos y no delegarlas.
Tareas Nivel 3: Delegado
Estas tareas deben completarse lo antes posible, pero normalmente no es necesario que uno mismo se encargue de ellas, así que podemos delegarlas.
Tareas Nivel 4: Eliminar.
Las tareas que no aportan valor, y que no tienen prioridad. Valorar si tienen sentido o eliminarlas.
Deficiencias del Modelo y mejoras
Algunos expertos reconocen que el modelo Eisenhower está algo «caduco» y que aunque se sigue usándose en múltiples organizaciones, debería actualizarse.
Por ejemplo diferenciar entre urgencia real y urgencia subjetiva:
Las urgencias reales: Aquellas en las que si no se lleva a cabo la tarea/acción en una determinada fecha/hora, implicarían afrontar consecuencias negativas o incluso que sea imposible realizarla.
Las urgencias subjetivas: Las que se ponen para ir tirando o avanzar o que son urgencias para los objetivos de otras personas
O valorar la importancia en base a su impacto, si es o no económico:
El impacto económico: Deberíamos definir a partir de qué cifra económica una tarea o proyectos son prioritarios o establecer comparaciones entre los mismos según su impacto económico al negocio.
El impacto no económico: Todo lo que hace referencia a elementos que no tienen que ver directamente (aunque sí indirectamente) con la economía del proyecto/organización (por ej: salud de las personas , factores sociales o medioambientales, etc)
También hay quien añade que habría que valorar la «energía» necesaria para llevar a cabo la tarea, y ver en que momento del día sería más óptimo su ejecución (optimización del tiempo necesario vs optimización del esfuerzo/energía)
Y por supuesto tener en cuenta siempre la famosa Ley de Pareto 🙂
Espero que te haya resultado interesante al artículo y te ayude a la hora de priorizar tus tareas.
¿Conoces algún otro método para priorizar tareas? ¿Cómo gestionas tu la prioridad o importancia de las tareas de tus proyectos?
Como siempre tus comentarios y valoraciones serán bien recibidas.
Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²
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Muchas gracias por compartir información interesante
Gracias Enrique por tu amable comentario 🙂
Puedes utilizar la Matriz de Holmes para definir la prioridad de las actividades de un proyecto.
Gracias Alexis por tu aportación 🙂
Muchos hemos tenido, y tenemos problemas, con la priorización de nuestras actividades. Muy útil artículo. Gracias por publicarlo.
Gracias Víctor, encantado de saber que te ha sido útil el contenido del artículo. Saludos!
Muchas personas tienden a confundir estas dos palabras, creyendo que son lo mismo o que se les debe generar la misma importancia y tiempo, y no es así. Gracias por el articulo.
Gracias a ti William por seguir nuestros contenidos. Saludos!
Srs CEOLEVEL buenos dias, quisiera saber si puedo compartir el articulo; me parece que es de gran ayuda y muy aclarador; y si es así, como puedo hacerlo, ya que no encuentro un link de compartir. Slds.
Hola William,
Por supuesto que puedes compartirlo. Puedes copiar la URL y compartirlo en cualquiera de tus redes sociales:
https://www.ceolevel.com/matriz-eisenhower-aprende-a-diferenciar-lo-urgente-de-lo-importante
Saludos,
Gracias Alejandro por el aporte en este tema. Como lo indicas, dependerá del entorno en que se desarrolla un proyecto, de la experiencia y de los juicios expertos.
Este tema es muy interesante por su dinamismo, porque en algunos proyectos se puede observar que en el tiempo las tareas pueden moverse de un cuadrante a otro. Y me parece, salvo mejor opinión, el tema está ligado a las restricciones que el equipo de proyecto asigna a las tareas durante el proceso de planificación inicial o línea base y esto se da en la gestión de la integración del proyecto. Aquí el proceso de monitoreo y control juega un papel muy importante.
De mi experiencia en gestión de proyectos como en los juegos deportivos bolivarianos, varias cumbres donde participan diferentes países, como la Cumbre Iberoamericana, la Cumbre de Rio, Reunión de presidentes de América del Sur, Transmisión de mando presidencial, UNASUR, Visita del presidente de Estados Unidos, y otros, donde las fechas se deben cumplir si o si.
¿Pero que representa en una organización este tipo de proyectos de mucha visibilidad, importantes y urgentes?
Que los recursos compartidos por los demás gerentes de proyectos de la organización le den prioridad a los eventos que he mencionado. Y esto como comprenderás, puede causar malestar y tensión entre los compañeros de trabajo.
Creo que las organizaciones que se dedican a implementar proyectos deben tener presente en todo momento esta matriz y las mejoras que también has mencionado.
Muchas gracias José por tu respuesta y aportación al artículo. Saludos!
gracias 1000 por el articulo.
Interesante..
Gracias a ti por seguir nuestros contenidos! 🙂
Gracias, Alejandro. Como siempre, aportando. Saludos cordiales.
Jaime
Gracias Jaime por tu amable comentario! 🙂