La importancia de la Gestión de Riesgos

En el artículo de hoy voy a hablaros de la importancia de la gestión de riesgos en los proyectos. Además de la importancia de este proceso dentro del Project Management es también una poderosa herramienta para justificar la necesidad de un Project Manager, en más de una ocasión me he encontrado con clientes que no eran capaces de identificar o valorar el aporte que el Project Management aportaba a los proyectos y la organización, uno de mis argumentos de defensa era la gestión de riesgos, una buena identificación, valoración y cuantificación de los mismos puede ahorrar miles de euros. Un porcentaje muy elevado de los riesgos negativos (amenazas) de un proyecto pueden ser eliminados con una buena planificación.

Recordemos que el concepto de riesgo es el de un evento incierto que en el caso de ocurrir, producirá un impacto positivo o negativo en alguno de los objetivos del proyecto. Por lo tanto podemos hablar de riesgos negativos o amenazas o riesgos positivos u oportunidades.

Dicho lo anterior, vamos a introducirnos un poco más en el funcionamiento de esta gestión de riesgos, para ello me voy a basar en la Guía del PMBOK Quinta Edición del PMI (Project Management Institute), donde se identifican los diferentes procesos a seguir en esta área de conocimiento específica:

Primer Paso: Planificación de Riesgos

En esta primera fase llevaremos a cabo el plan de riesgos, esto es, como vamos abordar este proceso e integrarlo dentro de los procesos de planificación. Que documentación se generará, que roles se asignaran, categorías de riesgos etc El plan de riesgos formará parte del plan maestro del proyecto o Project Management Plan. El equipo se reunirá para generar el risk management plan, los asistentes a esta reunión pueden ser: el project manager, miembros del equipo que puedan aportar valor  y cualquiera en la organización con responsabilidad para gestionar la planificación de riesgos.

Segundo Paso: Identificación de los Riesgos

En esta segunda fase, deberemos identificar el máximo número posible de riesgos, esto lo podemos llevar a cabo con el input que obtendremos de todos los stakeholders (interesados) del proyecto. La identificación de riesgos, será una tarea que deberemos mantener viva durante toda la vida del mismo ya que ciertos riesgos pueden aparecer o desaparecer durante la ejecución del proyecto.

Tercer Paso: Análisis Cualitativo de los riesgos

En este tercera fase, recogeremos los riesgos identificados en la sección anterior y llevaremos  a cabo un análisis cualitativo basado en la experiencia y criterio del equipo (Project manager y miembros del equipo) y el input que podamos recibir de otros stakeholders o experiencias previas en situaciones y proyectos similares. Con esta información podremos definir una probabilidad e impacto para cada riesgo que incluiremos en la Matriz de Riesgos que hallamos definido para el proyecto, esta matriz será la que usaremos para llevar a cabo un seguimiento de los riesgos en la fase de control y monitorización de los mismos.

Cuarto Paso: Análisis Cuantitativo de los riesgos

En esta fase, deberemos realizar un análisis más exhaustivo y profundo de cada uno de los riesgos identificados y analizados ya cualitativamente. Para ello emplearemos métodos matemáticos y probabilísticos, herramientas y técnicas como análisis de sensibilidad, análisis Montecarlo o calcular el EMV (Valor Monetario Esperado), con el resultado de estos análisis más específicos, obtendremos ya datos cuantificados del impacto que el riesgo podría tener en uno o más objetivos claves del proyecto (ya sea coste, tiempo, etc)

Quinto Paso: Planificación de las respuestas a los riesgos

Una vez ya realizado los análisis cualitativos y cuantitativos, podremos definir los planes de respuesta a los riesgos que se ejecutarán si finalmente aparece el riesgo, con el objetivo de mitigarlo o potenciarlo dependiendo si se trata de una amenaza u oportunidad. Por ejemplo transferir el riesgo a una tercera parte (contratar un seguro) para un riesgo negativo o compartir  un riesgo positivo (como podría ser una joint-venture o partnership) para potenciar el impacto del mismo.

Sexto Paso: Monitorizar y Controlar los riesgos

Una vez ya definido el plan de respuestas a riesgos y durante toda la vida del proyecto, deberemos monitorizar y controlar los riesgos, esto es ir revisando los ya identificados para ver si su probabilidad e impacto ha variado, identificar y valorar nuevos riesgos que puedan ir surgiendo y revisar la eficiencia de los planes de respuesta  a riesgos , así como su correcta ejecución, controlando los posibles riesgos secundarios (riesgos que se podrían dar al ejecutar en plan de respuesta) y vigilar los riesgos residuales (aquellos riesgos que aún han permanecido después de ejecutar el plan de respuesta al riesgo).

Este es un breve resumen del proceso de gestión de riesgos, el objetivo del mismo es presentar esta área de conocimiento y dar algunos detalles, para más información puedes referirte a la Guía del PMBOK Quinta Edición editada por el PMI y disponible en su web: http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards/pmbok-guide.aspx

Espero que os haya resultado interesante el artículo y si tenéis cualquier duda podeis hacérmela llegar a [email protected]

Alejandro Pérez