Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

Crea tu propia (y efectiva) Matriz de Stakeholders en tan solo 3 Pasos

En el artículo de hoy me gustaría adentrarme en el interesante tema de la gestión de stakeholders.

Los involucrados o interesados (“stakeholders” en inglés) son todas aquellas personas u organizaciones que afectan o son afectadas por el proyecto, ya sea de forma positiva o negativa

Como bien sabrás, el éxito del proyecto entre otras cosas depende de nuestra capacidad para comunicarnos, relacionaros y gestionar a los interesados.

Es un terreno delicado, ya que cada individuo tiene sus propias expectativas, su propia imagen mental de lo que el proyecto debe aportarle.

En algunos casos nos encontraremos con interesados «amigos» que nos facilitarán las tareas y la consecución de los objetivos.

En otros casos nos encontraremos con interesados «no tan interesados» en el proyecto, es decir, aquellos que se ven impactados pero de manera (según su perspectiva) negativa.

Es justamente en estos casos, en los que debemos emplearnos más a fondo, identificar e involucrar cuanto antes a estos stakeholders menos interesados (especialmente si tienen poder/influencia) y trabajar para satisfacerlos y que vean que el proyecto también les puede aportar valor.

Ya sabes, el famoso dicho de: «ten a tu enemigo más cerca que a tu amigo», pues esta es la filosofía a seguir con la gestión de interesados en el proyecto.

Dado que no siempre será una tarea fácil, lo ideal es que desde el inicio del proyecto, contemos con alguna herramienta que nos permita facilitar la gestión de los interesados.

El objetivo de este artículo es justamente guiarte paso a paso en la creación de dicha herramienta, una matriz de poderes, que podremos generar en tan solo 3 pasos:

A continuación te indico los pasos a seguir:

1) Identifica correctamente a los stakeholders de tu proyecto:

Aquí invertiremos tanto tiempo como sea necesario, una de las peores sorpresas que nos podemos llevar durante el transcurso del proyecto, es no haber dedicado el tiempo suficiente a este apartado y encontrarnos de repente con «nuevos interesados» que no habíamos detectado y que tienen una bolsa bien grande de peticiones a realizar (esto nos impactará seguro a nivel de tiempo y costes).

2) Documenta sus características:

Aquí nos centraremos en documentar sus características, si son internos (empleados, socios, directores, etc) o externos (gobierno, comunidades, medios de comunicación, etc) y cuáles son sus expectativas en relación al proyecto (es decir que esperan del mismo).

3) Crea una matriz de poderes y situa a los interesados en ella:

Aquí generaremos una matriz (puede ser parecida a la que incluyo arriba en la foto), lo importante es que tenga diferentes cuadrantes para clasificar a los interesados en base a su interés (alto o bajo) y su poder/influencia (alto o bajo).

Una vez realizada la matriz, procederemos a situar a los interesados dentro de uno de los cuadrantes de la matriz de la siguiente manera:

  • Cuadro Rojo: Con interés y mucho poder, interesados con los que debemos conectar y hacer un esfuerzo para involucrarlos al máximo en el proyecto y mantenerlos satisfechos.
  • Cuadro Verde: Con poder y menor interés, estos son los más «peligrosos» ya que puede llegar a afectar muy negativamente al proyecto, por lo tanto es vital involucrarlos cuanto antes y gestionarlos activamente, mantenerlos informados en todo momento, con el objetivo de que vean con buenos ojos nuestro proyecto.
  • Cuadro Azul: Con poco poder y poco interés, en este caso nos limitaremos a monitorizarlos, ir viendo cuál es su estado para detectar cambios de actitud o percepción respesto al proyecto.
  • Cuadro Gris: Con poco poder pero bastante interés, este será un «grupo amigo», tienen interés en lo que hacemos, nos pueden aportar feedback, y nos apoyarán pero no disponen de poder suficiente como para ofrecernos un impulso al proyecto, por lo tanto simplemente les mantendremos informados.

Con estos 3 pasos ya tendremos creada la Matriz, pero ¿De qué nos sirve una herramienta si no la ponemos en práctica y actualizamos?, para ello y para que realmente sea una herramienta efectiva para la gestión de proyecto, deberemos asegurarnos de seguir los siguientes 2 pasos adicionales:

Gestionar a los interesados en consecuencia a lo documentado en la matriz

Una vez creada la matriz, deberemos actuar en consecuencia y gestionar a los interesados tal y como hemos planificado en la misma.

Actualizar la matriz en el día a día, para que su información sea válida

Lo importante de la matriz de interesados, no es únicamente crearla, sino ir manteniéndola a medida que avance el proyecto, para que siga siendo útil y válida, por lo tanto debemos recordar ir revisándola y actualizándola periódicamente.

Conclusión:

Si sigues los pasos anteriores, verás que te resulta mucho más fácil el seguimiento y la gestión de los interesados, y además si se incorpora algún miembro nuevo en el equipo, podrás facilitarle la matriz para que rapidamente entienda la foto y sepa situar a los interesados de manera correcta.

Eso si, la matriz de poderes, es un documento con información «sensible», por ello se recomienda que se distribuya a discreción del project manager (habitualmente entre los integrantes del equipo de proyecto).

Espero que te haya resultado útil el artículo de esta semana.

¿Cónoces alguna técnica o recomendación para facilitar la gestión de interesados? Si es así no dudes de dejar tu comentario abajo.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP