Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

“Tailoring” El secreto del éxito en tus proyectos

Hay muchos factores que pueden afectar positivamente o negativamente al éxito de un proyecto, entre los más destacados podríamos incluir:

  • Compromiso de la alta dirección
  • Correcta elección de la metodología y el equipo de gestión
  • Involucración de los interesados

Todos estos puntos son claves para llevar a cabo un proyecto exitoso, entiendo como tal aquel proyecto que acaba con el alcance, tiempo y coste esperados, entregando un resultado de calidad y con la satisfacción del cliente.

¿Gestión tradicional o Agile?

Últimamente se viene hablando mucho de las prácticas ágiles y como estas pueden ayudar a entregar valor y en muchos casos se menosprecia la gestión más tradicional por fases o waterfall.

Desde mi punto de vista, no hay ganadores ni perdedores en la batalla del método de gestión infalible, ya que como tal no existe.

Pero si que existe el buen gestor de proyectos, con experiencia, con visión, con soft skills trabajadas a lo largo de los años, con buen juicio, con ética e integridad.

Con esto quiero decir, que como he mencionado al inicio del artículo, uno de los puntos principales es la elección de un buen equipo de gestión.

Un gestor de proyectos que tenga la experiencia suficiente para gestionar la complejidad del proyecto.

Una complejidad que se puede dar a muchos niveles:

  • Gestión de los procesos
  • Gestión de las relaciones humanas
  • Gestión de la incerteza (riesgo)

Para gestionar un proyecto complejo, necesitaremos contar con un director de proyecto experimentado, que conozca bien las diferentes herramientas y métodos de gestión (tradicional y agile).

Alguien con la capacidad de elegir el mejor enfoque en cada momento, dependiendo de factores tales como:

  • Nivel de definición del alcance
  • Nivel de variabilidad en los requisitos
  • Criticidad del Proyecto
  • Deadlines de tiempo y coste
  • Complejidad del Proyecto
  • Cultura Empresarial
  • Experiencia del equipo
  • Etc

Analizando todos estos y otros muchos factores, un buen gestor de proyectos debería ser capaz de hacer un “tailoring” adecuado al proyecto.

Con el concepto de “tailoring” me refiero a la capacidad de escoger los mejores métodos y herramientas para gestionar los diferentes niveles de complejidad del proyecto.

Y no solo escogerlos, sino adaptarlos a la realidad del proyecto. Esta adaptación de las herramientas y los procesos de gestión son desde mi punto de vista un factor determinante en el éxito de un proyecto.

Al igual que no es lo mismo comprarse un traje de oferta en unos grandes almacenes que ir a una sastrería y que te diseñen uno a medida, tampoco se puede dar una solución perfecta para todo tipo de proyectos.

Es aquí donde la experiencia y el buen hacer del “sastre” marcarán la diferencia en la calidad del resultado final.

¿Qué conocimientos debería tener todo Gestor de Proyecto?

Dicho esto, un buen profesional debería tener una combinación de experiencia y conocimientos técnicos, más un conjunto de habilidades blandas bien trabajadas.

Yo personalmente recomendaría:

  • Certificarse como PMP o CAPM: Esto dará una base de conocimiento completa el profesional: Buenas prácticas, vocabulario y estructura mental.
  • Certificarse en Agilidad: Conocer el “mindset” Agile y las diferentes herramientas, prácticas y marcos de referencia tales como Scrum, Kanban, XP
  • Potenciar y formarse en habilidades blandas: empatía, inteligencia emocional, oratoria, persuasión, liderazgo, negociación, etc

Los puntos anteriores los recomendaría a cualquier profesional que esté ejerciendo como director de proyecto o aspire a ello.

Limitarse a “vivir” de la experiencia sin formarse o quedarse solo con una visión de la gestión (ya sea la tradicional o la agile), será negativo dado que no permitirá realizar un buen “tailoring” o “traje a medida” para el proyecto, al desconocer parte de las opciones disponibles.

¿Tú que opinas? ¿Añadirías alguna otra recomendación?

Como siempre, tus comentarios son más que bienvenidos en la sección dedicada a los mismos al final de este artículo.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¿Es un ERROR promocionar un perfil técnico a un puesto de gestión?

En el artículo de hoy me gustaría hablaros de aquellas capacidades que muchas veces se presuponen en los directores de proyecto, pero que no siempre se dan.

Un error muy común en las organizaciones es promocionar a perfiles técnicos que llevan años en la empresa a posiciones de gestión (sin realizar las valoraciones oportunas).

Que alguien sea un excelente técnico no implica que tenga que ser un excelente gestor.

Esto se conoce como “efecto halo” término acuñado en 1920 por el psicólogo Edward L. Thorndike y consiste en la realización de una generalización errónea a partir de una sola característica o cualidad de un objeto o de una persona.

Es decir, realizamos un juicio previo a partir del cual generalizamos el resto de características.

Desde mi punto de vista, para promocionar a alguien a un puesto de gestión de proyectos en el cuál se supone que ha de dedicar una importante parte del tiempo a gestionar la información y comunicar, creo que es MUY necesario contrastar las capacidades de este perfil para el rol en particular.

Es un grave error promocionar a alguien a un puesto de gestión, simplemente por que lleva “x” años en un puesto más técnico o por cuestiones salariales.

Se debería analizar la idoneidad del perfil para el puesto a cubrir, desde un punto de vista no únicamente “técnico” (como podría ser el análisis de su formación/certificaciones) sino también “humano”, es decir preguntarse si el perfil tiene las “soft skills” necesarias para la gestión de personas, la resolución de conflictos, la gestión de las comunicaciones, etc

El no realizar correctamente este análisis y promocionar en base a “meritocracia” de su puesto actual o “a dedo” por algún gerente, provocará más problemas que ventajas para la organización.

Dicho esto, paso a comentaros los aspectos esenciales o competencias básicas que todo Gestor de Proyectos que se precie debería trabajar y potenciar:

  • Ser un buen comunicador
  • Trabajar la gestión de emociones propias y de los demás (Inteligencia Emocional)
  • Capacidad de síntesis y análisis de problemas
  • Capacidad de negociación y resolución de conflictos
  • Ser ético e integro
  • Ser capaz de adaptar el estilo de liderazgo en base a la situación y el contexto (Liderazgo Situacional)

Estas son las habilidades que desde mi punto de vista se deberían buscar en un buen gestor de proyectos y se deberían reforzar a lo largo de su trayectoria profesional.

¿Me he olvidado alguna importante? ¿Qué otras capacidades tipo “soft skills” destacarías como principales para un buen gestor de proyectos?

Espero como siempre tus ideas y aportaciones en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¿Qué necesitas realmente para ser un buen Project Manager?

En el artículo de hoy me gustaría hacer un poco de reflexión.

Por lo general, siempre hablamos de los conocimientos técnicos que un buen project manager ha de tener, esto incluye conocer el actual estándar de gestión de proyectos, el PMBOK Quinta Edición, tener experiencia con herramientas de control de proyectos, estar en posesión de la Certificación PMP, etc

Pero poco o nada se habla de aquellos conocimientos o aptitudes muy necesarias para un buen gestor de proyectos, que no se obtienen mediante las herramientas indicadas arriba.

Me refiero a los “soft skills” que para algunos son capacidades innatas o que han ido aprendiendo en base a su formación y entorno social, pero para otros son unos grandes desconocidos.

Yo en mi experiencia profesional, me he topado más de una vez y más de dos veces con “gestores de proyectos” muy cualificados técnicamente, con dotes análiticas increibles y varias certificaciones, que en la práctica eran nefastos 🙁

¿Cómo puede ser esto posible? Pues, desde mi punto de vista, un gestor, entre otras cosas es un comunicador, su rol es el de integrar todas las partes de un proyecto, el de informar, gestionar y comunicar continuamente con todos los interesados del proyecto (esto incluye: el cliente, el equipo, los directores de área, etc)

Además de un gran comunicador, el PM debería tener ciertas aptitudes de ánalisis, no me refiero a ánalisis cuantitativo y númerico, sino ánalisis psicológico, al fin y al cabo tratamos con personas y no únicamente números,

Para gestionar y motivar al personal, se requiere algo más que una certificación, se requiere dotes de liderazgo, de escucha activa, de persuasión y negociación, habilidades comunicativas, saber presentar con claridad la información, asertividad, y un sin fin más de skills que no todos los project managers poseen.

¿Que podemos hacer para mejorar estos aspectos no técnicos de la gestión?

Podríamos separar las aptitudes necesarias para una buena gestión en las siguientes 4:

Capacidades Comunicativas

Estas aptitudes harían referencias a todo lo relacionado con la comunicación, oral y escrita. Aquí podríamos optar por realizar formaciones específicas como por ej:

  • Cursos para mejorar el habla en público.
  • Cursos para mejorar las presentaciones (herramientas tipo power point, visio, etc)

Para lo anterior hay cientos de opciones, una interesante y muy económica son los ToastMasters, son clubs de oratoria, donde los miembros se reunen semanalmente para ir mejorando estas aptitudes (la membresía es muy económica y hay clubs ToastMasters en todo el mundo).

Capacidades de Liderazgo

Trabajar nuestras aptitudes cómo líderes no es fácil, se requiere de empeño y dedicación.

Hay cursos específicos como los del “Modelo de Liderazgo Situacional” que nos ayudan a entender mejor nuestro estilo de liderazgo y como adecuarlo a cada situación específica.

Capacidades de Negociación

Esta aptitud, es básica, para la gestión de proyectos y también para nuestro día a día (ej: negociación de nuestro salario anual).

Aquí os recomiendo la técnica BATNA (también conocida como el “Método Harvard” de la que ya os hablé hace algún tiempo en otro artículo, y es el método empleado en esta famosa universidad para formar a los abogados y directivos de empresas para que consigan sus metas en la negociación de contratos.

Capacidades Relacionales

Esta última capacidad, no es por ello la menos importante, haría referencia a los aspectos relacionales, el ser capaces de ser un poco “psicólogos” y analizar el entorno y las personas con las que trabajamos para ender mejor la realidad y por lo tanto dar respuestas eficaces y eficientes a los problemas del día a día.

Para ello nos puede ayudar formación específica en PNL (Programación Neurolingüística), es un módelo que permite entender mejor nuestras conductas e incluso modificarlas, ha sido probado con éxito en muchas empresas para conseguir cambios personales y organizacionales.

 

¿Cónoces algunas otras herramientas de mejora personal útiles para la gestión de proyectos? Si es así no dejes de compartir tu conocimiento en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP