PMP/CAPM, Project Management

Recursos Gratuitos en la web del PMI: Fórmate en Gestión de Proyectos

Ahora es un buen momento para dedicar a la formación y que mejor que poder acceder a todo tipo de recursos online gratuitos para ello.

En el artículo de hoy, te presento una selección de recursos ofrecidos sin coste por el PMI – Project Management Institute.

Incluso os traigo un pequeño pero divertido «juego» para que puedas explicar a tus hijos en que consiste la gestión de proyectos: «The Tower Game»

Estructuraré el post en 3 secciones:

Formación Gratuita | Recursos | Juego

Vamos pues con la primera sección:

Formación Gratuita:

Project Management for Beginners: Interesante curso de introducción (4.5h) donde se explican los fundamentos de gestión de proyectos y se introducen brevemente las 10 áreas de conocimiento del PMBOK Sexta Edición.

Agile in the PMO: Curso gamificado de 4h donde se explican las bases de la gestión de una PMO bajo principio ágiles.

También puedes encontrar otros cursos gratuitos en plataformas como EDX.org y Coursera.org, en este artículo te ofrezco más detalles y links a los cursos: Cursos de Gestión

Recursos:

Adicionalmente a los cursos gratuitos que te comento en la sección superior, puedes acceder a los siguientes recursos sin coste en la web del PMI:

PMI Snippets: Pequeñas cápsulas formativas sobre temas relacionados con la gestión de proyectos, personas, habilidades blandas, etc

Standard Plus: Página aún en BETA, con información complementaria al contenido del PMBOK Sexta Edición.

El Juego: The Tower Game

Y finalmente, un recurso muy interesante y divertido para usar con los mas peques de la casa, el juego de la torre.

Con este fácil y entretenido juego podrás explicar las bases de la gestión de proyectos a tus [email protected] a la vez que pasáis un buen rato.

Puedes acceder al juego aquí: The Tower Game

Esto esto todo por hoy, espero que los recursos gratuitos te resulten de interés y te ayuden a no dejar de aprender 🙂

Por favor, ayuda a difundir estos contenidos:
💬 Comparte tu opinión y deja tu comentario
👌 Pulsa «Like / Recomendar»
⏭️ Difunde y comparte entre tus contactos

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

4 Pasos a seguir para crear una PMO desde 0

No hace mucho escribí en el blog sobre las oficinas de proyectos: ¿Sabes que es una PMO y cuáles son sus beneficios para la empresa?

En el artículo de hoy, me gustaría retomar el tema y daros algunos consejos a aquellos que os hayan encomendado la nada fácil tarea de «montar una PMO» desde cero en vuestra organización.

Vamos a enfocar el reto de crear una PMO en la organización como un proyecto en si mismo, por lo tanto los primeros pasos serán:

  • Analizar la situación actual
  • Decidir el enfoque más adecuado y las herramientas a emplear («tailoring»)
  • Involucrar a los principales stakeholders

Empezaremos a planificar con más detalle la ejecución del proyecto, siguiendo estas 4 fases:

  1. Análisis de la situación: En esta primera fase nos vendrá bien conocer algunos aspectos clave como pueden ser:
    1. El nivel de madurez en Project Management de la compañía
    2. El tipo de organización (funcional, matricial o proyectizada)
    3. La involucración/interés de los interesados en el proyecto
    4. Tipo de PMO que queremos crear (de soporte, control o directiva)
  2. Fase de Diseño y toma de requirimientos: 
    1. Definir las áreas de responsabilidad de la PMO con detalle
    2. Métodos y procesos a implementar
    3. Herramientas y recursos necesarios para llevarlo a cabo
  3. Implementación de la PMO
    1. Pondremos en acción los planes, implementando los procesos y sistemas
    2.  Acciones formativas, de marketing y comunicación en relación a la PMO y sus funciones dentro de la organización
    3. La gestión del cambio será un elemento importante en esta fase, el éxito o el fracaso dependerá de si la organización entiende el valor que aporta la PMO y recibe apoyo de los principales interesados.
  4. Operaciones
    1. Mantener la PMO operativa y funcional
    2. Coaching/Mentorship a los project managers para que colaboren de manera efectiva con la PMO
    3. Seguimiento y adaptación de las funciones de la PMO, midiendo su grado de madurez y en base a las necesidades de negocio de la organización

Estos son solo algunos consejos, obviamente acometer un proyecto como este no será tarea fácil y deberemos planificar muy bien las diferentes fases y contar con el apoyo de las capas gerenciales de la organización si queremos que el proyecto llegue a buen puerto.

¿Tiene tu empresa una PMO? ¿Consideras que aporta un gran valor añadido a las tareas de los PMs? Comparte como siempre tus comentarios y experiencias abajo

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

5 Errores Graves en Gestión de Proyectos: ¿Cómo evitarlos?

Habitualmente solemos hablar de «buenas prácticas» de estándares de gestión, metodologías tradicionales o ágiles, etc

En el artículo de hoy no voy a hablar de como hacer las cosas bien, sino de como no hacerlas mal, es decir, voy a centrarme en 5 de los errores más graves que se pueden cometer en la gestión de un proyecto.

Lo importante de un error, es identificarlo a tiempo, aprender de la experiencia y adoptar una actitud de mejora, es decir, equivocarse no tiene por que ser ni bueno ni malo, siempre que identifiquemos el problema a tiempo y aprendamos de esta experiencia.

Vamos allá con la lista de los 5 Errores Graves en Gestión de Proyectos:

1) Proyectos que no aporta valor a la organización

Llevar a cabo proyectos no alineados con la estrategia de la organización. Este es un tema serio y preocupante, ya que muchas veces las empresas gastan recursos, presupuestos y tiempos en llevar a cabo proyectos que no añaden valor a la organización.

Antes de iniciar un proyecto, debemos asegurarnos que está alineado con la estrategía de negocio de la organización, de esta manera nos aseguramos el apoyo de la alta dirección y por lo tanto el disponer de los recursos necesarios para llevarlo  a cabo con éxito.

Ante proyectos que no aportan un valor claro a la empresa y que no están alineados con los objetivos estratégicos de negocio, es mejor pararse a pensar, si tiene sentido o no iniciarlos, y los impedimentos que nos vamos  a encontrar a corto-medio plazo en su ejecución.

2)  No asignar la persona adecuada para dirigir el proyecto

En muchas ocasiones se dedica mucho tiempo a elegir a los especialistas que participarán en el proyecto, pero no tanto en definir los skills necesarios del PM que lo va a gestionar.

Se suele escoger al PM en base a su disponibilidad y no tanto en base a su experiencia y/o aptitudes.

La elección incorrecta del PM que lidera el proyecto, puede hacer sin lugar a dudas, fracasar el proyecto, por lo que se debería poner más atención y cuidado en este proceso de selección.

3) No identificar correctamente a todos los stakeholders/interesados del proyecto

Este es un clásico, entre los clásicos, lo primero que deberíamos hacer una vez constituida y firmada el acta de proyecto, es dedicar tiempo al proceso de identificación de interesados en el proyecto.

Recordemos que cualquier persona/organización que impacte o recibe impacto del proyecto, es un interesado.

No dedicar el tiempo suficiente a este proceso, puede suponer, dejarnos algún stakeholder sin identificar y su impacto podría llegar a hundir el proyecto en fases más avanzadas del mismo.

4) No definir correctamente los requisitos/alcance del proyecto.

Otro clásico, y directamente relacionado con el punto anterior, ya que son los interesados los que nos aportan información valiosa sobre los requisitos del proyecto, para poder definir correctamente el alcance y acotarlo.

Si la definición de requisitos y alcance no es correcta, no podremos comparar como estamos a como deberíamos estar, por lo tanto iremos «conduciendo» por una carretera sin destino y con un final posiblemente poco atractivo 🙂

5) No darle suficiente importancia a la Gestión de los Riesgos

Este último punto, no por ello menos importante, sino todo lo contrario, es esencial para la correcta ejecución de un proyecto.

En muchos casos, se actua ante los riesgos de manera reactiva, es decir, cuando algo nos impacta, buscamos la solución. Esta no es la manera correcta de proceder.

Al iniciar un proyecto, debemos llevar a cabo un plan de riesgos, identificarlos, cualificarlos y buscar planes de respuesta a los mismos.

Este proceso de gestión de riesgos, lo deberemos hacer al inicio del proyecto y durante el desarrollo del mismo, por ejemplo haciendo uso de una matriz de riesgos y actualizándola en todas las reuniones de seguimiento de progreso.

Puedes ver más información sobre este importante tema en los siguientes artículos:

Hasta aquí la lista de los 5 Errores Graves en Gestión de Proyectos.

¿Añadirías algún otro problema con el que te hayas encontrado o que consideres esencial?

Espero tu feedback en los comentarios, y si has encontrado interesante la lectura, no olvides darle «like» y/o compartirlo para ayudar a mejorar las prácticas de gestión de proyectos 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

PMP/CAPM, Project Management

PMBOK 6 – Fechas | Contenidos | Exámenes ¿Ya estás al día?

Este es el tercer artículo que escribo en el blog en relación al PMBOK 6 (Sexta Edición).

El objetivo de este tercer update es comentar los cambios que han habido en estos últimos meses y aclarar algunas dudas que frecuentemente recibo por parte de mis lectores y alumnos en mis formaciones para la Certificación PMP.

Tal y como comentaba en mi anterior artículo publicado en Marzo del año pasado y por lo que hemos podido ir viendo en los diferentes borradores publicados, hay cambios en algunos procesos, aparecen nuevos y se eliman otros.

Estos cambios necesarios para mantener actualizado el estándar, no son el grueso del cambio, lo importante en esta ocasión es la introducción por primera vez en el PMBOK del enfoque «Agile».

El PMBOK Sexta Edición incluirá un anexo al final de cada área de conocimiento con el enfoque ágil, con detalles de prácticas y herramientas también incluidas en el apéndice de la guía.

Adicionalmente incluirá más énfasis en temas de estrategia y negocio, incluyendo más información, detalle y profundidad en los documentos de gestión.

También se añadirá información más detallada sobre el Triangulo del Talento y los skills y aptitudes necesarias para estar al día y tener éxito en el mercado actual.

Versiones PMBOK:

Dicho lo anterior me gustaría dar respuesta a las preguntas más comunes en relación a estos cambios:

¿Cuando estará disponible el PMBOK Sexta Edición y en que idiomas? 

El PMBOK será publicado en 11 idiomas en formato físico y online en Septiembre del 2017

¿Cuando estará disponible el nuevo examen de Certificación PMP? 

El nuevo examen PMP será oficialmente lanzado el 26 de Marzo.

¿Hasta que fecha podré examinarme de la actual versión del PMBOK? 

Hasta el 26 de Marzo podrás examinarte de la Quinta Edicion, a partir del 26 los exámenes estarán ya basados en la Sexta Edición.

¿Si me examino ahora, tendré que examinarme de nuevo cuando salga la nueva versión? 

No, una vez eres PMP no es necesario volver a examinarte aunque aparezcan nuevas versiones del PMBOK, lo que tendrás que hacer es mantener «en buen estado» tu certificación, reportando 60 PDUs cada 3 años (esto lo puedes conseguir manteniéndote activo en tu profesión, con formación, escribiendo en un blog, participando en eventos, etc)

¿No tiene el PMI ya su propia certificación Agile, por que incluir Agile en el PMBOK?

Asi es, el PMI cuenta con la Certificación Agile: PMI ACP (Agile Certified Practitioner), que cubre los métodos más actuales y frameworks de gestión ágil como scrum, kanban, xp, etc

La intención del PMI no es que te conviertas en un especialista en métodos ágiles, ni acreditar tu experiencia en profundidad en ese campo (para ello ya existe el PMI ACP), sino que conozcas que también cuentas con algunas herramientas útiles de otros frameworks que pueden ser usadas en el día a día en tus proyectos.

El objetivo también es ayudar a entender la visión del agilismo, en cuanto a la figura del lider, gestión de los equipos, etc

La idea es conocer diferentes enfoques y herramientas para poder hacer frente a proyectos de diversa índole, poder ser más adaptativos y gestionarlos de la manera más adecuada para obtener el éxito.

¿Me recomiendas certificarme ahora o esperar a la nueva versión?

Si ya estás estudiando con el PMBOK Quinta Edición te recomiendo encarecidamente que te pongas una fecha de examen antes de fin de año.

Si no conoces el actual estándar y prefieres esperar al nuevo examen, ten en cuenta que hasta pasado verano no empezarán a aparecer formaciones específicas con contenidos actualizados y de momento habrá mucha menos oferta (por ej, en material traducido, simuladores de preguntas, foros, etc)

Personalmente, te recomendaría si tenias pensado certificarte, hacerlo antes de fin de año y con la actual versión (de la que hay mucho material y todo actualizado), ya que si esperas te enfrentarás a un PMBOK más complejo, con más información que asimilar e inicialmente menos material de apoyo actualizado (foros, simuladores, etc).

¿Tienes alguna otra duda o consulta? No dejes de formularla en la sección de comentarios y la responderé lo antes posible.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

 

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¿Sabes que es una PMO y cuáles son sus beneficios para la empresa?

Cada vez más a menudo me encuentro con ofertas de trabajo que solicitan contratar «un PMO», me sorprende dado que un PMO no es una persona, sino un departamento dentro de la organización.

También muchas empresas creen tener una PMO, pero no es así, tienen un grupo de personas rellenando papeles, que no es exactamente la función de la PMO.

Con el fin de aclarar un poco los conceptos y dar luz sobre este tema, he decidido redactar este artículo.

Comenzaremos por lo básico, la definición de PMO: Project Management Office.

Como bien dice el nombre, una PMO es una Oficina de Gestión de Proyectos, una estructura dentro de la organización (grupo o departamento) que define y mantiene estándares para la gestión de proyectos.

Lo que no es una PMO:

  • Una persona
  • Un grupo de directores de proyecto, gestionando diferentes proyectos
  • Un grupo de becarios rellenando papeles y formularios

Una PMO como he indicado antes, es un departamento dentro de la empresa y puede ser de diferentes tipos, dependiendo el grado de control o involucración que tenga en los proyectos, siendo normalmente clasificada en 3 tipos:

La PMO de soporte (Supportive)

  • Ofrece soporte e información a los proyectos
  • Facilita plantillas y mejores prácticas
  • Suele ser recomendada cuando los proyectos no requieren de un control férreo y normalmente actua bajo demanda o petición de los directores de proyecto
  • Ejerce un grado de control mínimo

La PMO de control (Controlling)

  • Ademas de facilitar plantillas y mejores prácticas, asegura su cumplimiento, verifica que se usen los estándares, métodos y herramientas apropiados
  • Ejerce un grado de contro medio

La PMO directiva (Directive)

  • Incluye las funciones de la PMO de Soporte y de Control, pero es responsable de los resultados de los proyectos, asumiendo la dirección.
  • En este caso, los directores de proyecto, reportan directamente a la PMO y no a las áreas funcionales.
  • Gestiona recursos y mide el progreso de los proyectos.
  • Ejerce un grado de control alto

Según los últimos informes y encuestas del PMI – Project Management Institute, cada vez más organizaciones entienden la función y el valor de una PMO.

Un 71% de las empresas internaciones encuestadas cuentan ya con esta estructura dentro de la organización.

Desgraciadamente a nivel estatal queda mucho camino por recorrer, ya que en mis formaciones cuando pregunto por una PMO, son pocos los que reconocen que su empresa cuenta con ella o apoya la creación de la misma y en muchos casos se desconoce incluso el concepto o se utiliza erróneamente.

Como broche final, os adjunto esta interesante presentación en SlideShare de Cecilia Boggi sobre las experiencias en la implementación de una PMO en diferentes tipos de estructuras organizativas.

Espero que la información incluida en el artículo ayude a mejorar el conocimiento del concepto de PMO y el valor añadido que puede aportar a la organización.

¿Tu empresa dispone de una PMO? ¿Qué tipo de PMO es y que funciones ejerce? ¿Crees que es necesario para toda organización que gestione proyectos disponer de una? ¡Espero vuestros comentarios!

No olvides compartir el artículo en tus redes para que más profesionales se puedan beneficiar de la información.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

5 Aplicaciones (Gratuitas) para mejorar tu Productividad

En algunos artículos pasados ya he hablado sobre herramientas de gestión de proyectos y técnicas para ser más eficiente y no procrastinar, en el artículo de hoy me gustaría centrarme en 5 herramientas/aplicaciones que podemos usar para ser más productivos en nuestro día a día.

Estas son las 5 herramientas que personalmente os recomiendo:

  1. Trello
  2. Evernote
  3. IFTTT
  4. Buffer
  5. PomoTime

A continuación os incluyo una breve descripción/resumen de cada una de ellas:

Trello: Esta herramienta es perfecta para gestionar tus propios proyectos del día a día, te permitirá trabajar de manera muy visual, creando entornos de gestión basados en el método Kanban.

Podrás clasificar tus tareas en «to do» «doing» and «done» y la versión gratuita es muy completa y te permite realizar casi todas las gestiones necesarias para mejorar tu productividad.

Evernote: Otra herramiente clásica, también muy funcional en su versión gratuita.

Evernote te servirá para hacer «descansar a tu cerebro», es decir podrás ir dejando notas de casi todo, almacenando la información que consideres importante para su posterior consulta.

Cuenta con un potente buscador que te permitirá dar con aquel dato que necesitas en el momento preciso.

IFTTT: «If This, Then That» esto es lo que vienen a significar las siglas de esta curiosa y útil aplicación de automatización de tareas y procesos, que nos permitirá olvidarnos de algunas tareas manuales y repetitivas, Ej:

Buffer: Esta herramienta es especialmente útil si invertimos tiempo habitualmente en las redes sociales, nos permitirá automatizar la publicación de los artículos y notícias en facebook, linkedin, twitter, etc

Además nos permite crear un calendario, de manera que podemos dejar indicado en que días y a que horas queremos que se publiquen nuestros contenidos.

PomoTime: Esta aplicación os sonará a aquellos que ya trabajeis con la técnica de productividad «pomodoro».

La técnica Pomodoro usa un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos (llamados ‘pomodoros’ por la forma de tomate del clásico reloj de cocina que usó el creador de la técnica) separados por pausas.

Con PomoTime podrás poner en práctica la técnica pomodoro y comprobar su efectividad.

Espero que estas herramientas os ayuden a mejorar vuestra eficiencia y eficacia en el día a día.

Recuerda compartir el artículo en tus redes para que otros profesionales se puedan beneficiar de estas herramientas y técnicas.

¿Cónoces alguna otra herramienta útil para mejorar la productividad? No dejes de indicarla abajo en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

4 Técnicas para estimar: PERT,Delphi,Planning Poker,T-shirt

Uno de los skills más preciados en un Project Manager es su capacidad para estimar y predecir el futuro.

Estoy seguro que, antes o después, el BigData acabará por transformar estos ejercicios actuales de estimación y algún robot/IA tomará las decisiones por nosotros, pero de momento, nos conformaremos con conocer las técnicas más actuales para llevar a cabo las estimaciones en nuestros proyectos.

En el terreno más «clásico» o tradicional de estimación tenemos técnicas como Delphi y PERT, en el terreno de la agilidad contaríamos con el PlanningPoker (una versión más moderna y divertida de Wideband Delphi) y con la técnica del T-Shirt Sizing entre otras.

A continuación os dejo una breve introducción a las mismas, para que podáis comenzar a probarlas desde hoy mismo en vuestras estimaciones de proyecto:

PERT:

Sobre esta técnica ya escribí un artículo hace algún tiempo en el blog: ¿Que es PERT y como se calcula?

La técnica de Program Evaluation and Rewiew Technique o PERT fue creada en 1957 por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de EE. UU. como parte del proyecto militar Polaris.

Resumiendo es una técnica de estimación por 3 puntos, en los cuáles se toman en cuenta 3 valores:

P: La estimación en el peor de los casos (estimación pesimista)

O: La estimación en el mejor de los casos (estimación optimista)

M: La estimación esperada (o estimación más probable)

La fórmula del PERT es la siguiente: (O+P+4M)/6, aplicando esta fórmula obtendremos siempre un valor más cercano a la realidad que en el caso de haber escogido unicamente un escenario (P, O, M).

Método Delphi: 

El objetivo principal de este método es llegar a un consenso basado en la discusión entre expertos mediante un proceso iterativo.

Para llevar a cabo el método Delphi, elaboraremos un cuestionario que deberá ser contestado por los expertos en la materia a estimar.

Una vez analizados estos resultados a nivel global, se volverá a realizar otro cuestionario para ser contestado nuevamente por los expertos (pero conociendo previamente el resultado del anterior). Este proceso se puede repetir tantas veces como se quiera hasta alcanzar el consenso.

Se suele decir que es una de las técnicas más precisas, pero su ejecución lleva tiempo y la necesidad de la participación activa de los expertos, por lo que no siempre es aplicable.

Planning Poker:

La técnica de Planning Poker, no deja de ser una versión actualizada del método Delphi, pero empleando la filosofia de «juego serio».

Para llevar a cabo una estimación con el método de Planning Poker, necesitaremos un mazo de cartas de planificación o alguna app móvil que lo integre.

Un mazo típico de Planning Poker contiene tarjetas mostrando la secuencia de Fibonacci incluyendo un cero: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, incluso algunos mazos incluyen cartas con signo de interrogación (?) y otra con signo de infinito (∞), que pueden ser usadas para declarar completa incertidumbre o desconocimiento de la tarea o funcionalidad a estimar.

El proceso del «juego» es el siguiente:

  • Existe la figura de moderador, que no participará activamente pero gestionará el proceso.
  • El experto con más conocimiento de cada tarea/funcionalidad a estimar, dará primero una breve descripción de la misma, aquí el resto de participantes pueden hacer preguntas para entender mejor lo que hay que estimar.
  • Después de este debate inicial para entender la tarea, cada participante escoge una estimación y coloca boca abajo la tarjeta que representa su estimación (habitualmente, los valores representan puntos de esfuerzo necesario o «story points»)
  • A continuación todos los participantes muestran sus cartas de forma simultánea
  • A aquellos que han tenido estimaciones altas y bajas (en relación a la media) se les ofrece un tiempo para explicar y justificar sus estimaciones
  • Se repite el proceso de votación, tantas veces como sea necesario hasta llegar a un consenso
  • En algunos casos se puede utilizar un reloj de arena o cualquier otro tipo de contador para limitar los tiempos de discusión y/o el tiempo total del juego.

T-Shirt Sizing:

En algunos casos para evitar la confusión de que los «puntos» otorgados a las cartas de Planning Poker están relacionados exactamente con horas de trabajo o simplemente para permitir una estimación más abstracta y fácil de ejecutar, se puede llevar a cabo el sistema T-Shirt Sizing.

En este caso cada miembro del equipo ha de indicar si considera que la tarea a estimar es: XS (Extra Small), S (Small), M (Medium), L (Large), XL (extra-large) o XXL (Double Extra-Large).

Eliminando la implícita precisión necesaria para un modelo númerico como los anteriores, el equipo tiene más fácil la tarea y puede pensar de manera más abstracta en las estimaciones de las tareas a evaluar.

Si el artículo te ha resultado útil e informativo, recuerda que puedes compartirlo facilmente en tus redes (Facebook,Linkedin, Twitter, etc) utilizando el menú que encontrarás a tu izquierda, y así otros lectores podrán beneficiarse de la información.

¿Cónoces alguna otra técnica útil para estimar? ¡No dudes en compartirla en la sección de comentarios!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

 

 

 

 

PMP/CAPM, Project Management

5 Técnicas probadas para ser +Eficiente y no Procrastinar

Escribo este artículo, siendo hoy «el día más triste del año» o al menos eso dicen los defensores del conocido como «Blue Monday» o lunes más triste del año.

Para evitar caer en este pensamiento negativo, me he propuesto escribir hoy sobre motivación, eficiencia y productividad.

El ser humano por definición tiende a posponer las tareas que más le preocupan o que le presuponen un gran esfuerzo, lo conocido también como procrastinación.

Como bien apunta Tim Urban en su charla TED «En la mente de un maestro procrastinador» (que por cierto os recomiendo encarecidamente su visionado) todos somos de algún modo procrastinadores.

Para conseguir ser más eficientes, mejorar la productividad y acabar con la pereza, os invito a probar las siguientes técnicas/consejos:

  • Planifica tu trabajo: Este consejo es básico, pero una correcta planificación nos ayudará a solucionar muchos problemas y tener una visión clara de las tareas a realizar. Para ayudarnos en la planificación, dividiremos el trabajo en tareas pequeñas y concretas. Enfrentarnos a proyectos o tareas complejas nos puede producir un bloqueo, por ello el dividirlo en subtareas nos ayudará a ver mejor el camino y la resistencia frente a él será menor.
  • Utiliza la Regla de los Dos Minutos: Si una tarea que estás planificando la puedes llevar a cabo en dos minutos, no la planifiques, ¡hazla! (Este tiempo puede extenderse a tareas de  5-10 minutos)
  • Gestiona tu energía, no tu tiempo: Tan importante como la gestión del tiempo, es la gestión de la energia. Si trabajamos en momentos de agotamiento o de mal humor, las probabilidades de procrastinar aumentarán. Planifica, toma descansos, haz deporte y procura evitar los tóxicos en tu alimentación, para obtener unos buenos niveles energéticos.
  • Enfócate en lo importante: Aplica el principio de Pareto 80/20 ¿Qué 20% de tu trabajo produce el 80% de tus resultados?
  • La Técnica Pomodoro: Este es un método para mejorar la administración del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo a fines de los años 1980. La técnica Pomodoro usa un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos (llamados ‘pomodoros’ por la forma de tomate del clásico reloj de cocina que usó el creador de la técnica) separados por pausas. Hay cinco pasos básicos para implementar la técnica:
  • Decidir la tarea a realizar
  • Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos
  • Trabajar en la tarea de manera intensiva hasta que el reloj suene y anotar una X
  • Tomar una pausa breve (5 minutos)
  • Cada cuatro «pomodoros» tomar una pausa más larga (15-20 minutos)

Espero que estos consejos y técnicas te ayuden a mejorar tu eficiencia y disminuir tu tendencia a la procrastinación.

¿Cónoces o utlizas algún otro metodo? ¡No dudes en dejar tus comentarios!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Como crear una Efectiva Matriz de Riesgos en tan solo 3 Pasos

En algunos de mis anteriores artículos ya os he hablado de la importancia de una buena gestión de los riesgos en los proyectos.

Recordad que un riesgo no tiene por que ser algo «malo», tendemos inconscientemente a asociar la palabra riesgo con problema, pero no es una asociación certera.

Por definición, un riesgo es un evento incierto que en el caso de ocurrir tendrá un impacto (ya sea negativo o positivo) en el proyecto.

Los riesgos negativos se consideran amenazas y los riesgos con impacto positivo se consideran oportunidades.

En el artículo de hoy, os quiero mostrar los 3 pasos necesarios para generar una efectiva matriz de riesgos para vuestro proyecto.

matriz_riesgos_3pasos

Paso 1:

Lógicamente el primer paso será identificar el máximo posible número de riesgos para nuestro proyecto. Para ello nos deberemos reunir con los stakeholders que nos puedan aportar la mayor información y analizar el posible origen de los riesgos.

Para obtener el mayor número posible de riesgos y no dejarnos ninguno olvidado por el camino, podemos ayudarnos de una RBS (Risk Breakdown Structure), la RBS nos ayudará en nuestras sesiones de brainstorming con los interesados del proyecto a buscar riesgos en todas las áreas posibles.

rbs_pmp

Puedes leer este intersante artículo del sobre el uso de la RBS: «Use a RBS to understand your risks»

También os adjunto una plantilla estándar que podéis usar en con el objetivo de identificar todos los riesgos en vuestros proyectos: «RBS Standard Template»

Paso 2:

Después de la identificación de los riesgos, el siguiente paso sería hacer un análisis cualitativo y a ser posible también cuantitativo de los mismos para poder clasificarlos de mayor a menor importancia en nuestra Matriz de Riesgos.

matriz_riesgos_blog

Podéis ampliar información sobre el análisis y gestión de riesgos en el artículo que escribí el año pasado: «La importancia de la Gestión de Riesgos»

Paso 3:

Una vez analizada la probabilidad y el impacto de los riesgos del proyecto, siguiendo los pasos 1 y 2, procederíamos a cumplimentar la Matriz de Riesgos (podeís descargar una plantilla de la misma aquí).

En esta matriz indicaríamos por un lado el riesgo, y por otro su probabilidad e impacto, el resultado de multiplicar PxI (Probabilidad x Impacto) será la clasificación global del riesgo, podemos usar un código de colores para los riesgos en nuestra matriz como el siguiente: verde (riesgo bajo), amarillo (riesgo medio), rojo (riesgo alto).

Por último y no por ello menos importante, recordad que la Matriz de Riesgo es un documento «vivo», es decir deberemos actualizarla constantemente para que sea un reflejo de la realidad y nos sea una herramienta útil.

Para ello deberemos revisar la Matriz de Riesgos en todas las reuniones de reporte de estado del proyecto, y comentar los riesgos que nos han impactado, los que no, clasificarlos de nuevo, modificar la probabilidad y el impacto si estos han variado, etc.

Espero que os resulte útil la lectura del artículo y os ayude a mejorar la gestión de riesgos en vuestros proyectos.

¿Ya utilizas una matriz de riesgos en tus proyectos? Si es así, y tienes alguna aportación al proceso, no dudes en dejar abajo tus comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Las 5 causas principales de fracaso en un proyecto

En el artículo de la semana pasada enumeraba una serie de buenas prácticas para mejorar la gestión de los proyectos.

En el artículo que nos ocupa hoy, trato justo lo contrario, las causas principales del fracaso en un proyecto, pero el objetivo final es el mismo, identificar áreas de mejora en nuestro trabajo del día a día gestionando proyectos.

rip

Causa 1: Una mala planificación o la falta de la misma y de los procesos necesarios.

Todos sabemos lo importante que es planificar antes que actuar, más aún en el área de la gestión, tan solo nos hace falta echarle un vistazo el PMBOK Quinta Edición para ver que una gran parte de los procesos hacen hacen hincapié en la planificación de las distintas áreas del proyecto.

Es importante definir a día uno los objetivos del proyecto, definir que va a suponer el éxito o el fracaso del mismo y desde este punto ir avanzando en la planificación de todas las áreas antes de comenzar a realizar ningún trabajo.

Causa 2: No saber definir y gestionar las expectativas

Esto es algo importante, el definir correctamente con los interesados del proyecto y el equipo que se espera del proyecto, en terminos medibles que puedan ser luego contrastados.

Si no marcamos inicialmente y de manera adecuada las expectativas, tendremos dificultades con su gestión a medida que avance el proyecto.

Causa 3: Falta de comunicación

Este es un error bastante común en muchos proyectos, independiemtente del área de especialización. El gestor de proyecto debe estar continuamente comunicando, con el equipo, con los interesados, etc

Se debe trabajar por generar un entorno abierto y de colaboración, donde todo aquel que tenga algo que decir o aportar el proyecto, pueda hacerlo libremente y sin sentirse coaccionado.

Causa 4: Gestores de proyectos no formados y con poca experiencia

Este también es un problema común, en muchas organizaciones los gestores son perfiles técnicos no formados adecuadamente y se les exige realizar tareas para las cuáles no han sido debidamente preparados.

Haciendo un símil sencillo, es como si entrara en la sala de urgencias de un hospital un paciente con hemorragia cerebral y en la mesa de operaciones en vez de un cirujano se presentara un pediatra, nadie pone en duda los conocimientos del pediatra en su área, ¿pero está cualificado para soportar la presión de una operación? ¿conoce en profundidad las técnicas y herramientas que tendrá que utilizar? ¿ha sido formado para este tipo de situaciones?

Al igual que en el anterior símil, si ponemos a gestionar un proyecto crítico para la organización a un perfil técnico sin formarlo previamente, por mucha experiencia o buena voluntad que tenga, el proyecto dificilmente llegará a buen puerto.

Causa 5: Falta de liderazgo y soporte por parte de la organización

Muchas veces se identifica al lider del proyecto con el PM y ciertamente lo es en parte, pero la capa de senior management o ejecutivos de la organización, deben (o deberían) dar el soporte necesario al proyecto para asegurar su éxito, esto implica entre otras cosas que se entienda el porque se lleva a cabo el proyecto, y los beneficios que este aporta a la empresa.

Estos 5 puntos son para mi algunas de las principales causas de fracaso en los proyectos, pero está claro que pueden haber otros que también tengan un importante impacto.

¿Añadirías en base a tu experiencia algún otro factor importante o causa de fracaso en los proyectos?

 

Artículos Relacionados:

11 Consejos para ser mejor Project Manager

10 Aplicaciones útiles para la Gestión de Proyectos

La guía definitiva de Gestión de Proyectos

 

Saludos,

Alejandro Pérez, PMP