PMP/CAPM, Project Management

4 Técnicas para estimar: PERT,Delphi,Planning Poker,T-shirt

Uno de los skills más preciados en un Project Manager es su capacidad para estimar y predecir el futuro.

Estoy seguro que, antes o después, el BigData acabará por transformar estos ejercicios actuales de estimación y algún robot/IA tomará las decisiones por nosotros, pero de momento, nos conformaremos con conocer las técnicas más actuales para llevar a cabo las estimaciones en nuestros proyectos.

En el terreno más «clásico» o tradicional de estimación tenemos técnicas como Delphi y PERT, en el terreno de la agilidad contaríamos con el PlanningPoker (una versión más moderna y divertida de Wideband Delphi) y con la técnica del T-Shirt Sizing entre otras.

A continuación os dejo una breve introducción a las mismas, para que podáis comenzar a probarlas desde hoy mismo en vuestras estimaciones de proyecto:

PERT:

Sobre esta técnica ya escribí un artículo hace algún tiempo en el blog: ¿Que es PERT y como se calcula?

La técnica de Program Evaluation and Rewiew Technique o PERT fue creada en 1957 por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de EE. UU. como parte del proyecto militar Polaris.

Resumiendo es una técnica de estimación por 3 puntos, en los cuáles se toman en cuenta 3 valores:

P: La estimación en el peor de los casos (estimación pesimista)

O: La estimación en el mejor de los casos (estimación optimista)

M: La estimación esperada (o estimación más probable)

La fórmula del PERT es la siguiente: (O+P+4M)/6, aplicando esta fórmula obtendremos siempre un valor más cercano a la realidad que en el caso de haber escogido unicamente un escenario (P, O, M).

Método Delphi: 

El objetivo principal de este método es llegar a un consenso basado en la discusión entre expertos mediante un proceso iterativo.

Para llevar a cabo el método Delphi, elaboraremos un cuestionario que deberá ser contestado por los expertos en la materia a estimar.

Una vez analizados estos resultados a nivel global, se volverá a realizar otro cuestionario para ser contestado nuevamente por los expertos (pero conociendo previamente el resultado del anterior). Este proceso se puede repetir tantas veces como se quiera hasta alcanzar el consenso.

Se suele decir que es una de las técnicas más precisas, pero su ejecución lleva tiempo y la necesidad de la participación activa de los expertos, por lo que no siempre es aplicable.

Planning Poker:

La técnica de Planning Poker, no deja de ser una versión actualizada del método Delphi, pero empleando la filosofia de «juego serio».

Para llevar a cabo una estimación con el método de Planning Poker, necesitaremos un mazo de cartas de planificación o alguna app móvil que lo integre.

Un mazo típico de Planning Poker contiene tarjetas mostrando la secuencia de Fibonacci incluyendo un cero: 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89, incluso algunos mazos incluyen cartas con signo de interrogación (?) y otra con signo de infinito (∞), que pueden ser usadas para declarar completa incertidumbre o desconocimiento de la tarea o funcionalidad a estimar.

El proceso del «juego» es el siguiente:

  • Existe la figura de moderador, que no participará activamente pero gestionará el proceso.
  • El experto con más conocimiento de cada tarea/funcionalidad a estimar, dará primero una breve descripción de la misma, aquí el resto de participantes pueden hacer preguntas para entender mejor lo que hay que estimar.
  • Después de este debate inicial para entender la tarea, cada participante escoge una estimación y coloca boca abajo la tarjeta que representa su estimación (habitualmente, los valores representan puntos de esfuerzo necesario o «story points»)
  • A continuación todos los participantes muestran sus cartas de forma simultánea
  • A aquellos que han tenido estimaciones altas y bajas (en relación a la media) se les ofrece un tiempo para explicar y justificar sus estimaciones
  • Se repite el proceso de votación, tantas veces como sea necesario hasta llegar a un consenso
  • En algunos casos se puede utilizar un reloj de arena o cualquier otro tipo de contador para limitar los tiempos de discusión y/o el tiempo total del juego.

T-Shirt Sizing:

En algunos casos para evitar la confusión de que los «puntos» otorgados a las cartas de Planning Poker están relacionados exactamente con horas de trabajo o simplemente para permitir una estimación más abstracta y fácil de ejecutar, se puede llevar a cabo el sistema T-Shirt Sizing.

En este caso cada miembro del equipo ha de indicar si considera que la tarea a estimar es: XS (Extra Small), S (Small), M (Medium), L (Large), XL (extra-large) o XXL (Double Extra-Large).

Eliminando la implícita precisión necesaria para un modelo númerico como los anteriores, el equipo tiene más fácil la tarea y puede pensar de manera más abstracta en las estimaciones de las tareas a evaluar.

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¿Cónoces alguna otra técnica útil para estimar? ¡No dudes en compartirla en la sección de comentarios!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

 

 

 

 

PMP/CAPM, Project Management

Certificación PMP – ¿Que es PERT? ¿Para que se utiliza y como se calcula?

Muchos alumnos nos preguntan sobre el PERT, entre otras preguntas las más comunes son:

¿Que significan las siglas PERT?, ¿Que uso se le da al PERT? ¿Es lo mismo una estimación por 3 puntos que PERT? ¿Por que hay varias fórmulas para calcular la estimación por tres puntos y cuál es la importante para el examen?

A continuación, os explicamos en detalle la respuesta a estas preguntas:

Las Técnicas de Revisión y Evaluación de Proyectos, comúnmente abreviada como PERT (del inglés, Project Evaluation and Review Techniques), es un modelo para la administración y gestión de proyectos inventado en 1957 por la Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de Guerra del Departamento de Defensa de EE. UU. como parte del proyecto Polaris de misil balístico móvil lanzado desde submarino

PERT es básicamente un método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar el proyecto total.

Notas de cara al examen:

Estimación por 3 puntos (3 point estimate)

Estimación basada en 3 valores para mejorar el resultado de la estimación final, aplicable tanto a coste como a duración, tomando en consideración los factores de riesgo y variabilidad asociados con el proceso de estimación. La estimación se lleva a cabo con los siguientes valores:

O (Valor Optimista)
P (Valor Pesimista)
M (Valor más problable – «Most Likely»)

Hay dos maneras de llegar al resultado de duración estimada para una actividad basándonos en la técnica de estimación por 3 puntos:

– Basado en la distribución Triangular también conocida como «Simple Average» (O+P+M)/3
– Basado en la distribución Beta también conocida como PERT (O+P+4M)/6

Está comprobado (con estudios basados en teorías de probabilidad y estadísticas) que una estimación PERT basada en un modelo de distribución Beta es más precisa y realista que la basada en el método triangular.

 

Ejemplo de ejercicio de estimación de actividad:

Un programador ha de ampliar el código de un programa introduciendo una serie de parámetros nuevos, la duración de esta actividad ha sido estimada con los siguientes valores:

Valor Optimista : 30 minutos
Valor Pesimista: 45 minutos
Valor más probable: 35 minutos

¿Cuál sería el resultado de la duración estimada para la actividad basándonos en una distribución triangular? ¿y cuál sería la duración estimada basándonos en una distribución BETA?

– Cálculo con distribución Triangular: (30+45+35)/3 = 36,6
– Cálculo con distribución BETA (PERT):(30+45+4*35/6 = 35,8

Según los cálculos, lo más probable y cercano a la realidad final será una duración de 35,8 minutos basado en la distribución BETA (PERT).

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Alejandro Pérez, PMP