Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¿Deberían formarse los políticos en Gestión de Proyectos? Yo creo que SI

Hoy os quiero hablar sobre una tendencia que vengo observando durante estos últimos años.

Cada vez son más las organizaciones que se han dado cuenta de la necesidad de contar con profesionales bien formados y con experiencia para coordinar y dirigir sus proyectos.

Debido a esta razón se observa un demanda creciente de profesionales certificados en el mercado laboral, exigiéndose habitualmente, no solo experiencia demostrada gestionando sino estar en posesión de una certificación internacional (como por ejemplo el PMP – Project Management Professional).

Algo que yo personalmente considero sería básico para una correcta gestión política, es la formación en gestión de proyectos. Al final los ministros y asesores deben gestionar diversas carteras, con múltiples proyectos, presupuestos millonarios, gran cantidad de riesgos, conflictos, etc

La cuestión clave es: ¿Están realmente formados y preparados para gestionar? ¿Han recibido formación específica? ¿Tienen experiencia previa? ¿Están certificados por algún organismo internacional?

Estoy seguro que muchos de los principales actores de nuestro actual escenario político no podrían responder si a todas las preguntas 🙁

pmp

El planteamiento es el siguiente: Si para gestionar un proyecto de 3 meses de duración y un budget de 100.000 EUR se te exige a nivel empresarial todo lo indicado arriba y más, ¿Cómo es posible que para dirigir un país y sus diferentes carteras y presupuestos millonarios no sea necesario?

El ex-presidente de los EEUU Barack Obama ya firmó a finales del 2016 la ley 1550: Program Management Improvement and Accountability Act of 2015 (PMIAA) que fomentaba la responsabilidad y las mejores prácticas en la gestión de programas y proyectos en todas las áreas del Gobierno Federal.

Sus objetivos principales eran entre otros:

  • Crear de una carrera profesional formal para Project Managers en el Gobierno Federal de los Estados Unidos
  • Desarrollar una política de dirección de programas basada en estándares en toda la administración federal.
  • Compartir conocimiento y experiencias en gestión exitosa de proyectos a través de un consejo de agencias internas focalizado en gestión de programas y proyectos.

En España no tenemos nada parecido y considero que es algo que aportaría un gran valor añadido a los diferentes actores políticos que tienen entre sus funciones el gestionar proyectos complejos.

Existe incluso una extensión al PMBOK que define las mejores prácticas para aplicar la gestión de proyectos en el gobierno: PMBOK Government Extension 

También algunos artículos que tratan el tema en detalle como el siguiente: Implementing a project management culture in a government organization

Yo personalmente considero, que fomentar el conocimiento de gestión de proyectos en nuestros equipos políticos ayudaría y mucho a profesionalizar el sector (tal y como ya está ocurriendo en la mayoría de empresas del sector privado), además de ofrecer una imagen más profesional, seria y confiable a los diferentes partidos político y sus integrantes.

Al final, aplicar medidas de planificación, control, seguimiento, etc ayudaría a optimizar los presupuestos, a reducir la corrupción y mejorar todos los procesos que intervienen en la gestión.

Ahora que ya he expresado mi opinión, me gustaría contar con la tuya: ¿Consideras que la formación en gestión y dirección de proyectos podría ayudar a mejorar nuestro panorama político?

Por favor deja tus comentarios abajo en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP 

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¿Ya sabes decir “NO” en tu día a día como Gestor de Proyectos?

En nuestro día a día como gestores de proyectos, nos vamos a encontrar con muchas situaciones complicadas en las cuáles decir “NO” nos ayudará a mantener el proyecto alineado con sus objetivos principales.

El problema es que no siempre es facil decir “NO” especialmente cuando a quien se lo tenemos que comunicar es nuestro jefe directo, cliente o patrocinador, ya que habitualmente conlleva una connotación negativa.

Un error común es decir “SI” a todo, con la buena intención de satisfacer a todas las partes, pero corrompiendo la planificación original de proyecto (ya sea en alcance, tiempo o coste), saturando al equipo con más tareas o perdiendo el foco de lo que es prioritario y lo que no lo es, etc

Muchas veces, el problema asociado a decir “NO” a alguna petición es la desinformación o fallos en los planes de comunicación del proyecto.

Me explico, antes de negarnos a algo, deberíamos analizar bien la petición y sentarnos con la otra parte para que tenga la misma información que nosotros.

Posiblemente si lo hacemos de esta manera, muchas veces el propio peticionario acabará viendo nuestro punto de vista y aceptando el “NO” como la mejor opción.

Para ello está claro que deberemos contar con la ayuda de nuestras habilidades blandas (soft skills), como son la empatía, escucha activa, persuasión, asertividad, etc a la hora de discutir/negociar con las partes implicadas.

También nos será de gran ayuda para estas situaciones contar con buenas herramientas y procesos de control (planificaciones, sistemas de control de cambios, reportes precisos, etc)

A continuación os describo algunas situaciones “clásicas” en las que como gestores de proyectos nos vamos a tener que plantear la opción de decir “NO”:

Cuando el alcance del proyecto se ve alterado: En esta situación es importante asegurarnos que existe un sistema de control de cambios, y que el peticionario del mismo lo usa adecuadamente (esto implicaría analizar el impacto del cambio antes de nada).

Cuando aparecen otros proyectos en tu portfolio más prioritarios para la organización: Importante asegurarnos que los intereses están alineados con los de la organización/patrocinadores del proyecto.

Cuando el presupuesto del proyecto va a ser superado: En este caso deberíamos hacer uso del sistema de control de cambios (como en el primer escenario) y asegurarnos que todas las partes están bien informadas antes de aceptar descartar la petición.

Cuando los beneficios del proyecto se vean comprometidos: En esta situación deberemos comunicar el problema al patrocinador para ver si es viable la continuidad del proyecto o si se debe abandonar el mismo.

Es importante también enfocar nuestra respuesta en lo que SI que podemos hacer y describir opciones.

Una técnica que suele dar buenos resultados, es no usar la expresión negativa y si la afirmativa pero con condiciones.

Por ejemplo, imagina una situación en al que el cliente te informa que necesita añadir una funcionalidad nueva que retrasaría el proyecto en 4 días, en vez de decir: “NO, no tenemos tiempo o NO, esto va a retrasar el proyecto”, podríamos darle la vuelta y decir:

“SI, podríamos añadir esta nueva funcionalidad si retrasamos la puesta en producción 4 días, analizaré el impacto a nivel de presupuesto en breve y tan pronto apruebes el cambio podemos proceder”

Muchas veces, el como explicamos las cosas o las exponemos, puede afectar (y mucho) a como la otra parte lo percibe.

Estas son tan solo algunas ideas que te pueden ayudar a decir NO de manera positiva.

¿Te has encontrado en situaciones parecidas? ¿Cómo afrontas estas situaciones en las que tienes que decir NO?

Como siempre estaré encantado de leer vuestros comentarios para enriquecer la discusión.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

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¿Quieres ganar en tus negociaciones? Conoce tu ZOPA y tu BATNA

Hoy toca hablar de negociación 🙂

Comenzaré describiendo el término ZOPA (Zone Of Possible Agreement o Zona de posible acuerdo).

Para llegar a buen puerto en cualquier tipo de negociación, debemos analizar cuidadosamente nuestra ZOPA.

Pongamos un ejemplo: Imagina que estás en una entrevista de trabajo para un puesto de Project Manager, tu objetivo es conseguir un salario entre 50.000 y 60.000 EUR/anuales y la organización está dispuesta a pagar entre 40.000 y 55.000 entonces existe una ZOPA entre los 50.000 y los 55.000, por lo que deberíamos poder llegar a un acuerdo si los demás términos y condiciones nos encajan.

Supongamos que la organización no acepta pagar mas de 45.000 EUR/anuales, en ese caso el ZOPA no existiría  y ambas partes deberían pensar en perseguir su BATNA.

¿Qué es el BATNA en una negociación?

BATNA fue un término acuñado por Roger Fisher y William Uri en su bestseller “Llegar al sí: Negociar sin darse por vencido” .

El término significa (Best Alternative to a Negotiated Agreement) o MAPAN (en castellano: mejor alternativa posible a un acuerdo negociado)

Las BATNAs son críticas para la negociación porque no se pueden tomar decisiones inteligentes acerca de si se debe aceptar un acuerdo negociado, a menos que se conozcan las alternativas.

Siguiendo con el ejemplo anterior, si decides no aceptar menos de 50.000 EUR/anuales para el puesto de trabajo que estás buscando, y la otra parte no está dispuesta a alcanzar esa cifra, tu BATNA sería aceptar otra oferta de trabajo, invertir más tiempo en otras oportunidades o incluso plantearte invertir en una certificación profesional o posgrado que te permita llegar a esas cifras en la negociación.

Otro ejemplo válido de BATNA: El vendedor de una casa, en el caso de no alcanzar un acuerdo, puede barajar distintas opciones como el alquiler o derribarla para construir.

Si decide que la mejor alternativa es el alquiler, cualquier posible acuerdo de venta deberá enfrentarlo con la opción del alquiler.

El tener un buen BATNA permite negociar desde una posición fuerte porque hemos analizado los distintos escenarios, conocemos hasta donde podemos llegar y hemos estudiado las distintas alternativas para obtener unos resultados óptimos.

Ante cualquier negociación, lo más importante es estar bien preparado y hacer un trabajo previo de análisis del BATNA y el ZOPA, para poder llegar a conseguir nuestros objetivos.

Actualmente se imparten seminarios y formaciones ejecutivas en la Universidad de Harvard sobre estas técnicas, simulando todo tipo de negociaciones y orientado a políticos, directivos, abogados, etc

Este programa es conocido como el PON (Program on Negotiation), puedes ver más información sobre el mismo aquí: https://www.pon.harvard.edu/

¿Conocías los términos ZOPA y BATNA? ¿Has utilizado estas técnicas en alguna negociación con éxito?

Como siempre tus experiencias y/o consultas serán bien recibidas en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

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3 Técnicas probadas para obtener el SI en una negociación

Una de las tareas habituales de un Project Manager es negociar, en nuestro día a día nos encontramos con infinidad de situaciones donde poner a prueba nuestras aptitudes negociadoras.

Con el fin de mejorar las mismas, he escrito este artículo en el cuál encontrarás 3 simples pero efectivas herramientas para superar la negación y obtener el SI en tus negociaciones.

Técnica 1: BATNA

Conocer tu BATNA, este fue un término acuñado por Roger Fisher y William Uri en su bestseller “Llegar al sí: Negociar sin darse por vencido” .

El término significa, mejor alternativa posible a un acuerdo negociado (también escrito como MAPAN en castellano).

Las BATNAs son críticas para la negociación porque no se pueden tomar decisiones inteligentes acerca de si se debe aceptar un acuerdo negociado, a menos que se conozcan las alternativas.

Este concepto se puede llegar a entender mejor mediante de un ejemplo:

El vendedor de una casa, en el caso de no alcanzar un acuerdo, puede barajar distintas opciones como el alquiler o derribarla para construir. Si decide que la mejor alternativa es el alquiler, cualquier posible acuerdo de venta deberá enfrentarlo con la opción del alquiler.

Podéis consultar más detalle de esta técnica en el artículo que publiqué en mi blog: BATNA – Best Alternative to a Negotiated Agreement y leer el resumen ejecutivo del libro “Obtener el Si”

Técnica 2: El Espejo

Esta técnica es sencilla en su concepto pero no siempre nos acordamos de ella.

El nombre de la misma hace referencia a ser capaces de ser empáticos, entender los problemas de la otra parte.

Intentar compartir su situación, ser espejo de su situación para establecer similitudes y puntos de acercamiento.

En los conflictos se suele hacer lo contrario, magnificar las diferencias y minimizar las semejanzas, hay que hacer el esfuerzo y ser “espejo”, buscando metas y objetivos comunes para que ambas partes puedan caminar en la misma dirección.

Técnica 3: Aprende de los mejores

Olvida lo que sabes e intenta imitar a los mejores negociadores del mundo: los niños 🙂

Su técnica, simple pero efectiva, consiste en:

  • 1. Preguntar
  • 2. Pedir
  • 3. Insistir

Os dejo  para finalizar un video interesante y a la vez divertido, donde Alejandro Hernandez Seijo experto en negociación y autor de diversos libros sobre la materia nos explica las técnicas de los mejores negociadores:

Hasta aquí el artículo de la semana, espero que sea de tu interés y te ayude a mejorar tus tácticas negociadoras.

¿Cónoces alguna otra ténica efectiva para negociar? Si es así, no dudes en compartirla en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

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La negociación detrás de Star Wars: Lucasfilm VS Disney

Hace ya más de un año publiqué un artículo relacionado con las técnicas de negociación y el BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) y destacaba que  uno de los skills que todo Project Manager debería trabajar  y consolidar es su capacidad y aptitud para negociar y llegar a buenos acuerdos, que como resultado tengan un impacto positivo en el desarrollo del proyecto.

En el artículo de hoy vamos a relatar como se llevaron a cabo las negociaciones de compra de la marca “Star Wars” en poder de LucasFilm por Disney.

Lucas el CEO y fundador de Luscasfilm deja de ser el director para pasar a ser consultor asociado en la compañía recientemente adquirida por Disney (transacción llevada a cabo a finales del 2012 y valorada en 4.000 millones de dólares).

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Las negociaciones por parte del CEO de Disney Robert A. Iger para adquirir los derechos de Star Wars, empezaron en el 2011. El largo proceso de adquisición y negociación demuestra lo importante que es generar y ganarse la confianza de los stakeholders en estos procesos habitualmente complejos.

Si deseas ganar la confianza de un key stakeholder en procesos de negociación complejos, sigue el proceso llevado a cabo por el CEO de Disney:

1. Envia a la mesa de negociación a los pesos pesados:

  • Iger se ganó la confianza de Lucas, mostrándole que la compra de Luscasfilm era suficientemente importante para su directa y personal implicación en la mesa de negociación, sin intermediarios.

2. Se paciente:

  • Iger y Lucas negociaron el contrato durante un año y medio, recuerda la confianza requiere tiempo.

3. Ofréceles un rol

  • Pidiéndole a Lucas que incluyera sus propias condiciones para los nuevos films de Star Wars, Disney demostró que planeaban construir sobre su visión y no reemplazarla por una nueva.

Estos son solo algunos de los puntos principales a tener en cuenta en una negociación, si deseas entrar en más detalle y ampliar tus conocimientos en tácticas y estrategias de negociación te recomiendo que leas el artículo original publicado en el blog del programa de negociación de Harvard Law School.

Alejandro Pérez, PMP

 

Negociación y Conflictos

BATNA: Best Alternative to a Negotiated Agreement

Según define el Project Management Institute  en el PMBOK Quinta Edición, el project manager debe dedicar la mayor parte de su tiempo a comunicar. Esto es algo que todo aquel que ha gestionado proyectos ha podido constatar, gran parte del tiempo se invierte en comunicar, pero también es cierto que gran parte de estas conversaciones acaban siendo negociaciones con el cliente, con proveedores, con nuestro equipo, con la PMO etc Teniendo en cuenta esto, uno de los skills que todo Project Manager debería trabajar  y consolidar es su capacidad y aptitud para negociar y llegar a buenos acuerdos, que como resultado tengan un impacto positivo en el desarrollo del proyecto. Por ello hoy os voy a hablar sobre el BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement).

batna

BATNA fue un término acuñado por Roger Fisher y William Uri en su bestseller “Llegar al sí: Negociar sin darse por vencido” . El término significa, mejor alternativa posible a un acuerdo negociado (también escrito como MAPAN en castellano). Las BATNAs son críticas para la negociación porque no se pueden tomar decisiones inteligentes acerca de si se debe aceptar un acuerdo negociado, a menos que se conozcan las alternativas.

Este concepto se puede llegar a entender mejor mediante de un ejemplo: El vendedor de una casa, en el caso de no alcanzar un acuerdo, puede barajar distintas opciones como el alquiler o derribarla para construir. Si decide que la mejor alternativa es el alquiler, cualquier posible acuerdo de venta deberá enfrentarlo con la opción del alquiler.

El tener un buen BATNA permite negociar desde una posición fuerte porque hemos analizado los distintos escenarios, conocemos hasta donde podemos llegar y hemos estudiado las distintas alternativas para obtener unos resultados óptimos.

Definir un buen BATNA no es tarea fácil, Fisher y Ury describen en su libro el siguiente proceso para determinarlo:

  • Desarrollar una lista de acciones que puedas tomar si no se llega a un acuerdo.
  • Mejorar alguna de las ideas prometedoras para convertirlas a opciones prácticas.
  • Seleccionar, tentativamente, una opción que se considere la mejor

Otros consejos útiles para desarrollar un BATNA sólido son:

  • No subestimar el propio poder de negociación.
  • Estudiar el BATNA de la otra parte.
  • No confundir el BATNA con el límite inferior.

Aunque en algunos casos puede ser beneficioso por lo general se aconseja no revelar nuestro BATNA, ya que si es peor de lo que piensa nuestro contrario mostraría debilidad. Se recomienda compartirlo únicamente cuando sea mejor que lo que piensa el contrario. Pero como normalmente no sabremos lo que piensa, es mejor no arriesgarnos.

Si os interesa el tema y queréis profundizar os recomiendo la lectura del libro: “Obtenga el sí: El arte de negociar sin ceder” de Roger Fisher y William Ury.

También os pueden interesar los programas ejecutivos de negociación que se imparten en la Universidad de Harvard, también conocidos como PON (Program On Negotiation).

Espero que el post os haya resultado interesante y tengáis en cuenta vuestro BATNA en futuras negociaciones a las que os enfrentéis.

Alejandro Pérez