Negociación y Conflictos, Project Management

Las 3 Claves del Éxito: Constancia, Perseverancia y Resiliencia

¿Cuál es el secreto del éxito? Esta sería una de las preguntas del millón que muchas personas se hacen.

Obviamente no tiene una respuesta sencilla, ni será la misma para todos.

Antes de nada habría que entender que sería para nosotros el éxito: hacer fortuna, ser reconocido internacionalmente, poder vivir sin trabajar…

Independientemente de lo que definamos como «éxito» y de cuáles sean nuestros objetivos en la vida (profesionales o personales) deberemos tener un plan trazado para obtenerlos.

Sin un buen plan/estrategía, está claro que no llegaremos a buen puerto ni destino alguno.

Muchos creen que para alcanzar el éxito se necesita un coeficiente intelectual muy alto, haber nacido en una familia acaudelada o tener muchos contactos..

Todo y que los puntos anteriores pueden ayudar según cuáles sean tus objetivos, no son necesariamente factores que te aseguren llegar a ellos.

Yo te voy a dar mis 3 claves, para alcanzar los objetivos que te propongas en tu vida, que a mi me han funcionado y por lo que he podido contrastar a muchos otros emprendedores también:

Lo resumiré en 3 palabras: Constancia, Perseverancia y Resiliencia

La Constancia:

“La inspiración existe, pero tiene que encontrarte trabajando”.

La constancia implicaría llevar a cabo todo lo que necesitamos para lograr nuestras metas y objetivos que nos hayamos propuesto.

Ej. Ser constantes en estudiar cada día 2h para aprobar un examen

La Perseverancia:

“Muchos fracasos de la vida han sido de aquellos hombres y mujeres que no supieron darse cuenta de lo cerca que estaban del éxito cuando se rindieron”.

La perseverancia, incluye hacer todo lo que sea posible para no de defallecer en la misión de cumplir nuestros objetivos, aunque incluya adaptaciones o cambios en el proceder del plan inicial.

Ej: Ser capaces de estudiar para el examen aún estando enfermo o bajo una situación de estress.

La Resiliencia:

«Lo que no me mata, me hace más fuerte»

La resiliencia se entiende como la capacidad del ser humano para hacer frente a las adversidades de la vida, superarlas y ser transformado positivamente por ellas.

Ej. Aún habiendo estudiado para el examen, lo suspendes, pero aprendes de tus errores y en un segundo intento lo superas y con creces.

Conclusión:

Pues bien, si eres constante, perseverante y resiliente en tu día a día, luchando por tus objetivos y sigues un plan bien definido, estoy seguro que antes o después alcanzarás tus metas.

No es necesario que seas el mejor, ni el más listo, ni el más rápido, ni el más fuerte para llegar a donde quieras llegar: tan solo define tu plan, se constante, perseverante y resiliente.

No hay ninguna fórmula mágica para el éxito, pero si analizas la trayectoria de personajes famosos, deportista de élite, emprendedores de éxito. Todos ellos tienen en común en la mayoría de casos las claves que he comentado en este artículo.

«El éxito de la vida no está en vencer siempre, sino en no darse por vencido nunca«

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

5 Útiles Consejos Para Gestionar las Expectativas en los Proyectos

Muchas veces en los proyectos nos olvidamos de un punto crítico, cumplir o superar las expectativas de los clientes.

Podemos acabar un proyecto en tiempo, coste y con el alcance definido pero tener al cliente descontento, debido a que el resultado del proyecto no era el esperado, aquí un ejemplo clásico:

¿Cómo podemos evitar esta situación?

Pues haciendo uso de una série de buenas prácticas que nos van a permitir definir correctamente, y gestionar a lo largo de todo el proyecto las expectativas de los diferentes interesados

¡Vamos a ello!

Definir unas expectativas realistas

Parece un punto lógico, pero no siempre es así, muchas veces se «promete» o se «vende» algo que luego no podemos entregar o no con con todas las funcionalidades que el cliente esperaba.

Por ello es importante dedicar tiempo al inicio del proyecto para definir correctamente lo que se pretende obtener, el resultado del proyecto y concretar con el cliente sus expectativas iniciales.

Involucración en Fase de ánalisis del PM

Es importante que el PM del proyecto, esté cuanto antes involucrado, incluso en fases de análisis o pre-venta, para que pueda aportar su conocimiento y visión.

Muchas veces se venden proyectos «imposibles», es decir que se firman y cuando llegas tú un lunes por la mañana y te «cae» el proyecto, ya a primeras ves que no tiene ni pies ni cabeza o que se ha prometido finalizarlo en fechas imposibles si tienes en cuenta los recursos actuales de los que se disponen.

Para evitar este tipo de situaciones, siempre habría que intentar que el PM pueda estar previamente informado y dar su opinión.

Documentar Requisitos

Definir con todo el detalle posible, el alcance del proyecto, documentando los requisitos. Hay que hablar con todas las partes interesadas, que impacten o que reciban impacto del proyecto.

Esto supone escuchar (sin excepción) a todos los impactados para el proyecto en concreto, desde la dirección, directores de área, usuario final, hasta el departamento de limpieza si se diera el caso (cuantas veces han caído servicios informáticos, por un «golpe de mocho» en el cableado de los racks de los servidores, por no haber comunicado adecuadamente o escuchado los «problemas» de algunos interesados, como puede ser el equipo de limpieza).

Es una tarea no siempre fácil, y en muchos proyectos se cae en el error de delegar estas «entrevistas» con los interesados a perfiles con poca experiencia, que no tienen la capacidad o los conocimientos adecuados para realizar una correcta y detallada toma de requisitos.

Comunicar Expectativas

Esto es importante a lo largo de TODO el proyecto, al inicio cuando se documentan y durante el transcurso del proyecto, si hay cambios o modificiaciones, debemos ir gestionando y comunicando estas expectativas.

Es muy importante la comunicación en todo momento y con todas las partes, para que sepan lo que va sucediendo en todo momento y si hay cambios importantes de los que tengan que estar informados, evitando así sorpresas no esperadas.

Presentar entregables intermedios

A la vez que comunicamos, a medida que avanzamos el trabajo, es interesante ir proporcionando «demos» o «muestras» al cliente para confirmar que el trabajo generado es el esperado.

Es un fallo clásico, el esperar al final de proyecto para hacer la demo final o entrega, y encontrarse con que lo que se entrega no era lo que el cliente se esperaba (con todo el problema que esto puede suponer).

Espero que estos 5 consejos/buenas prácticas te ayuden a enfocar correctamente la gestión de expectativas en tus proyectos.

Como siempre, tus comentarios y/o apreciaciones serán más que bienvenidos 🙂

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, Project Management

La «nueva normalidad» en Gestión de Proyectos (Post-COVID19)

La crisis sanitaria provocada por el COVID-19 nos ha impactado a todos de manera brutal, ya sea de manera directa o indirecta.

El golpe ha sido duro a nivel social, sanitario, económico, etc y aún no ha finalizado, dado que la crisis que provocará durante los próximos años seguirá impactando a nuestras vidas.

No solo la crisis a nivel económico que ya auguran todos los analistas, sino la «Nueva Normalidad» que nos obligará a cambiar nuestra forma de relacionarnos, trabajar y convivir.

Pero como ser humano, tenemos algo muy valioso a nuestro favor y es nuestra capacidad de resiliencia, de resistir los impactos, levantarnos de las caídas y hacernos más fuerte con cada golpe recibido.

La capacidad de aprender, mejorar y sobrevivir es innata a la naturaleza del ser humano (llevamos unos cuantos milenios haciéndolo).

Y de toda crisis se puede aprender o mejorar en algunos aspectos, por dura que esta haya sido, siempre podemos ver algo positivo y aprender para un futuro.

Sin ir más lejos, muchas familias han podido mantener estos días unos lazos muy unidos con sus hijos, padres, abuelos.. Potenciando la comunicación entre los diferentes miembros de las familias y aumentado el tiempo dedicado a cuidar, jugar o en definitiva pasar horas con los más pequeños de la casa.

Pero no solo a nivel familiar, también a nivel organizacional, a nivel de empresa, de gestión de los proyectos hemos aprendido cosas muy valiosas y que con suerte perdurarán en esta nueva normalidad.

A continuación os enumero algunas «Lecciones Aprendidas» de estas cruel crisis sanitaria y que debemos mantener y hacer nuestras para este futuro incierto que se avecina.

Saber gestionar la incertidumbre

Ahora más que nunca es importante saber gestionar la incertidumbre, tanto a nivel de organización como a nivel personal.

Por lo tanto sería positivo contar con unos buenos planes de gestión de riesgos, unas contingencias bien definidas que refuercen la capacidad de resiliencia de nuestros proyectos.

Un riesgo es un evento incierto que en caso de ocurrir tendrá un impacto en el proyecto.

Una correcta gestión de riesgos implicará un análisis de estos potenciales riesgos y definirá unos planes de actuación en el caso de que el riesgo nos impacte.

En uno de mis artículos pasados ya os hablé sobre la importancia de la resiliencia del proyecto y del propio gestor de proyectos y os daba valiosos consejos para mejorarla, podéis revisar la información aquí: La Resiliencia y su «magia» en la Gestión de Proyectos

Herramientas Colaborativas + Teletrabajo

Esta crisis sanitaria ha puesto de manifiesto lo que muchos ya veníamos defendiendo hace años, la necesidad de poder teletrabajar, evitando el «presentismo» y el concepto de «calentar el asiento» tan arraigado en nuestra cultura.

Quizás no todos los días de la semana, pero compaginar el trabajar en la oficina con el «work from home» creo que es una muy buena idea.

Aunque esto tampoco es fácil de gestionar y tiene sus pros y también sus contras como ya os explicaba en mi artículo: «Work from Home» ¿Bendición o Maldición?

Pero la realidad es que bien gestionado, el impacto de poder teletrabajar va a ser siempre positivo, en eficiencia, costes, medio ambiente, etc

Muchas empresas se han visto «obligadas» a abrazar este nuevo enfoque debido a la crisis sanitaria y posiblemente muchas se hayan dado cuenta del positivo impacto de estas prácticas.

La mayoría de herramientas de gestión de proyectos tienen ya opciones de colaboración online y contamos con multitud de opciones en el mercado: Teams, Trello, Basecamp, Slack, etc

Podéis ver algunas comentadas en este otro artículo: 3 Herramientas de Colaboración Online: Slack | Trello | Basecamp

Como todo en esta vida, se requiere de un periodo de aprendizaje e ir realizando los ajustes necesarios, pero estoy seguro que poco a poco se irá integrando cada vez más esta «nueva realidad»

Análisis de datos y Predicciones

Finalmente, debemos aprender de todo lo ocurrido y evitar que algo así nos impacte en un futuro, o si nos impacta estar ya preparados para actuar de una manera mucho más rápida y eficiente.

Y los medios tecnológicos los tenemos y van a ir mejorando con el uso de herramientas de análisis de datos, big data, machine learning e IA aplicada.

En un futuro no muy lejano, con la capacidad de cálculo de los ordenadores cuánticos y estas tecnologías que os mencionaba, será casi imposible que un a crisis sanitaria como la actual nos «pille» desprevenidos.

El cruce de millones de datos y su análisis inteligente nos permitirá predecir estos escenarios y actuar.

Incluso hay quien dice que esta crisis sanitaria no ha sido casual y que fue diseñada «a medida» para controlar los problemas de superpoblación, contaminación y evitar el colapso a nivel mundial que los sistemas de datos predecían para fechas no muy lejanas… Pero esto nunca lo sabremos..

Lo que si sabemos es que el potencial de la tecnología nos permitirá predecir algo así en el futuro, anticiparnos y gestionarlo de manera mucho más proactiva y menos reactiva.

Espero que las reflexiones de este artículo os hayan resultado interesantes.

¿Tú que opinas? ¿Crees que esta crisis a nivel mundial nos ayudará a mejorar y ser más eficientes y que sacaremos algo positivo dentro de todo lo negativo?

Espero tus comentarios 🙂

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Recursos Gratuitos en la web del PMI: Fórmate en Gestión de Proyectos

Ahora es un buen momento para dedicar a la formación y que mejor que poder acceder a todo tipo de recursos online gratuitos para ello.

En el artículo de hoy, te presento una selección de recursos ofrecidos sin coste por el PMI – Project Management Institute.

Incluso os traigo un pequeño pero divertido «juego» para que puedas explicar a tus hijos en que consiste la gestión de proyectos: «The Tower Game»

Estructuraré el post en 3 secciones:

Formación Gratuita | Recursos | Juego

Vamos pues con la primera sección:

Formación Gratuita:

Project Management for Beginners: Interesante curso de introducción (4.5h) donde se explican los fundamentos de gestión de proyectos y se introducen brevemente las 10 áreas de conocimiento del PMBOK Sexta Edición.

Agile in the PMO: Curso gamificado de 4h donde se explican las bases de la gestión de una PMO bajo principio ágiles.

También puedes encontrar otros cursos gratuitos en plataformas como EDX.org y Coursera.org, en este artículo te ofrezco más detalles y links a los cursos: Cursos de Gestión

Recursos:

Adicionalmente a los cursos gratuitos que te comento en la sección superior, puedes acceder a los siguientes recursos sin coste en la web del PMI:

PMI Snippets: Pequeñas cápsulas formativas sobre temas relacionados con la gestión de proyectos, personas, habilidades blandas, etc

Standard Plus: Página aún en BETA, con información complementaria al contenido del PMBOK Sexta Edición.

El Juego: The Tower Game

Y finalmente, un recurso muy interesante y divertido para usar con los mas peques de la casa, el juego de la torre.

Con este fácil y entretenido juego podrás explicar las bases de la gestión de proyectos a tus [email protected] a la vez que pasáis un buen rato.

Puedes acceder al juego aquí: The Tower Game

Esto esto todo por hoy, espero que los recursos gratuitos te resulten de interés y te ayuden a no dejar de aprender 🙂

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¿Conoces los 10 pasos para cerrar correctamente un proyecto?

En el artículo de hoy quiero hablarte sobre los pasos a seguir para cerrar correctamente un proyecto, incluyendo la parte contractual y la parte administrativa.

No es un tema complicado pero si delicado y que suele generar mucha confusión, especialmente para aquellos que se presentan al examen de Certificación PMP.

En el PMBOK se indica que para cerrar correctamente un proyecto, se debe llevar a cabo un cierre contractual y un cierre administrativo, ¿pero cuáles son sus diferencias?

Diferencias entre Cierre Contractual y Cierre Administrativo:

  • El cierre contractual se debe realizar antes de que el proyecto sea finalizado por completo.
  • El cierre contractual se puede realizar múltiples veces (una vez para cada contrato durante el ciclo de vida de un proyecto).
  • El cierre contractual se lleva a cabo habitualmente antes del cierre administrativo del proyecto.
  • El cierre administrativo se realiza una única vez por fase o para el proyecto entero.

Se podría incluso decir que el cierre administrativo es mas un tema interno de la propia compañía que realiza el PM y el cierre contractual la formalización del cierre del contrato entre la parte cliente y proveedora.

10 pasos a seguir para el cierre del proyecto:

  1. Confirmar que el trabajo se ha completado según los requisitos
  2. Verificar que todas las compras se han completado correctamente (cierres contractuales con proveedores)
  3. Conseguir la aceptación formal
  4. Completar el cierre financiero (Facturación del proyecto)
  5. Transferir el producto al cliente o a quien corresponda
  6. Obtener feedback del cliente
  7. Completar el informe final
  8. Indexar y archivar toda la información
  9. Obtener lecciones aprendidas y actualizar el repositorio
  10. Liberar el equipo

Plantillas para el Cierre del Proyecto

Para facilitarte el trabajo, puedes apoyarte en las siguiente plantillas descargables y editables: Descargar Plantillas de Cierre de Proyecto

En el anterior enlace podrás descargar gratuitamente 4 plantillas:

  • Aceptación del Proyecto
  • Plan de Transición
  • Revisión Post-Proyecto
  • Lecciones Aprendidas

Espero que este artículo te ayude a organizar correctamente el cierre de tus proyectos y a responder correctamente las preguntas del examen de Certificación PMP.


Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¿Qué es y para que sirve un Project Charter? + 40 Plantillas Descargables

En el artículo de hoy te quiero hablar sobre el Project Charter o Acta de Constitución del Proyecto.

Según la definición oficial del PMBOK, un Project Charter es:

«Un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere al director del proyecto la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto»

Pero no es solo un documento que autoriza el proyecto, es mucho más.

Project Charter

¿Qué incluye un Project Charter?

El Project Charter contiene información clave para el proyecto, habitualmente se suele definir lo siguiente:

  • Nombre del proyecto y descripción
  • Nombre y nivel de autorización del Sponsor o la persona que autoriza el Project Charter
  • Designación del director del proyecto y definición de su nivel de autoridad
  • Justificación del proyecto (Business Case)
  • Definición inicial de los principales stakeholders y sus intereses, así como de recursos principales para el proyecto
  • Descripción del producto o servicio a desarrollar por el proyecto
  • Definición de los objetivos del proyecto, incluyendo el cronograma preliminar y el presupuesto inicial.
  • Definición de riesgos inicial
  • Requerimientos de aprobación del proyecto
  • Otros puntos que el Sponsor considere importantes

Todo lo anterior se define a un alto nivel, como punto de partida inicial para poder autorizar el proyecto.

Será responsabilidad posterior del gestor de proyectos asignado, una vez iniciado el proyecto y durante la fase de planificación, de bajar a mucho más detalle todo el contenido del Project Charter.

¿Quién es el responsable de crear el Project Charter?

Dado que el documento se genera antes del inicio oficial del proyecto, habitualmente es el Patrocinador (Sponsor) del proyecto quien lo define y firma, todo y eso, es muy recomendable que el gestor de proyecto designado participe en su creación.

El Project Charter es el documento que oficializa el inicio del proyecto, nombra oficialmente al director del proyecto y define los principales objetivos y restricciones que este debe cumplir, por lo tanto un Project Charter mal definido puede provocar problemas en fases posteriores del proyecto.

¿Qué formato ha de tener el Project Charter?

El formato es lo de menos, lo importante es que incluya toda la información clave para el proyecto.

Para ayudarte con la tarea de creación del acta de constitución del proyecto, te dejo un link donde puedes descargar múltiples plantillas (editables) para diferentes tipologías de proyecto: 40 Plantillas de Project Charters


Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP


PMP/CAPM, Project Management

3 Factores Clave para Alcanzar el Éxito en tus Proyectos

Como ya sabrás hay muchos factores que pueden afectar al éxito o al fracaso de un proyecto.

En el artículo de hoy quiero destacar 3 factores que en mi opinión son claves para ayudarte en el objetivo de alcanzar el éxito.

Antes de nada, deberíamos entender que determina que un proyecto se defina como exitoso o no.

En términos generales, aquellos proyectos que cumplen con el alcance, el tiempo, el presupuesto y la calidad tal y como se había planificado, se denominan proyectos exitosos.

A esto habría que añadir la parte más «emocional», es decir, que hayas conseguido tus objetivos pero con una buena gestión del equipo y de los interesados (no me vale que un proyecto se defina como exitoso si el equipo ha trabajado 12h/día o hemos acabado enfadados con el cliente).

Dicho lo anterior, los principales factores clave para el éxito son los siguientes:

Compromiso de la alta dirección:

Uno de los puntos principales al iniciar un proyecto, es que se comunique adecuadamente, que todas las partes desde las capas directivas a los mandos intermedios (por ej: directores funcionales) entiendan la razón de ser (el business case) del proyecto.

Esto muchas veces se obvia o no se hace adecuadamente y luego vienen los problemas. El proyecto puede ser algo en lo que tú personalmente tengas mucho interés, pero quizás otros departamentos se vean afectados y no entiendan tan «positivamente» el impacto del proyecto.

Especialmente tenemos que dedicar esfuerzos al inicio del proyecto y en comunicar los detalles adecuadamente a lo principales interesados, especialmente aquellos que tenga mucho poder y poco interés (estos son los que nos pueden bloquear el proyecto).

Adicionalmente tenemos que asegurarnos que las capas directivas entienden el «business case» del proyecto, su valor, el ROI, el coste de oportunidad del mismo, etc para que cuando hayan problemas, podamos acudir a ellos y recibir soporte y no encontrarnos puertas cerradas.

Metodología de Trabajo / Elección del Lider de Proyecto

Esto tiene que ver con el concepto de «Tailoring» del que ya he hablado en este blog en otra ocasiones. Se trata de seleccionar y adaptar las mejores herramientas y enfoques para cada proyecto.

¿Verdad que el enfoque, herramientas y equipo de una operación a corazón abierto no son las mismas que para una operación ocular? Pues lo mismo sucede en la gestión de proyectos.

Probablemente no usarás el mismo enfoque, herramientas y equipo para un proyecto de 3 meses de desarrollo de un software de contabilidad que para un proyecto a 5 años vista de construcción de dos torres gemelas de 100 plantas en Dubai.

Por lo tanto, el enfoque ya sea más tradicional o más adaptativo tiene que ir de la mano de la complejidad del proyecto, su nivel de incerteza y riesgo, la criticidad del mismo, etc

Involucrar a toda la organización

Este punto está muy relacionado con el primero y con la comunicación del proyecto.

Una vez el proyecto es entendido por todas las partes interesadas, es importante gestionar los intereses de estas partes, hacerlos partícipes del proyecto que se sientan como «Partners» del mismo.

Un error común es avanzar por nuestra cuenta, sin preocuparnos mucho del resto de interesados, cuando justamente son ellos los que nos van a permitir avanzar, aportando información, conocimiento y desbloqueando problemas que nos vayamos encontrando.

Por lo tanto involucrar desde el inicio a todas las partes interesadas del proyecto y mantener el contacto continuo con una correcta comunicación y seguimiento de sus expectativas, es otro de los factores claves para el éxito del proyecto.

¿Estás de acuerdo con estos 3 factores claves? ¿Añadirías alguno más que consideres importante?

Tus comentarios como siempre serán bien recibidos! 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¿Sabes cuál es la herramienta de gestión más usada en las Pymes?

En muchas ocasiones se habla de gestión proyectos y de software especializado para gestionar proyectos de alta complejidad o de cifras millonarias.

No es necesario encontrarnos ante megaproyectos para aplicar las buenas prácticas descritas en el PMBOK o para utilizar herramientas de gestión apropiadas.

En mis formaciones suelo preguntar a los alumnos que herramientas profesionales utilizan en su día a día para gestionar sus proyectos.

Os sorprendería saber que siempre más del 50% del aula contesta que utiliza únicamente Microsoft Excel (incluso empresas de cierto tamaño y complejidad).

Otra situación divertida es cuando en una formación «in-company» pregunto a los asistentes por las herramientas que usan.

La respuesta más habitual a la pregunta anterior es que cada uno trabaja con una herramienta diferente, es decir que no cuentan con una herramienta «oficial» estandarizada a nivel de empresa para la gestión de los proyectos.

Esto es ciertamente preocupante, dado que Excel se queda corto en muchas áreas para el control de proyectos y peor aún el mix de herramientas sin homogeneizar a lo largo de la empresa (lo que supone contar con diferentes formatos, dificultades para compartir y contrastar información entre departamentos, etc).

Software de Gestión de Proyectos para Pymes

Hace algún tiempo escribí un artículo sobre las 24 herramientas de gestión de proyectos que según los estudios llevados a cabo por Gartner eran las más apropiadas para las Pymes: 24 Aplicaciones de Gestión de Proyectos

La empresa Capterra ha realizado una encuesta a profesionales de gestión de proyectos que trabajan en Pymes para conocer mejor sus problemáticas y el tipo de herramientas usadas.

Conclusiones de la encuesta:

  • Un 43 % de trabajadores que usa Excel y Outlook como herramienta principal (esto lo he contrastado yo personalmente en el aula)
  • Las prácticas ágiles solo están implementados en un 11 % de las Pymes
  • Cumplir con los plazos es el mayor desafío, seguido de la organización de las tareas y la reacción a los cambios que puedan surgir.

Podéis consultar el análisis completo aquí: Encuesta 2019: El software de Gestión de Proyectos

¿Con qué herramienta de gestión trabajas habitualmente o recomendarías para una Pyme?

Como siempre tus comentarios y sugerencias son bienvenidos en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, Project Management

Reuniones de Trabajo: 3 Efectivos Consejos para Mejorarlas

En el artículo de hoy quiero explicarte varías técnicas (sencillas pero muy efectivas) para mejorar el rendimiento de tus reuniones de trabajo.

Estoy seguro que al igual que yo en más de una ocasión habrás «sufrido» o te habrás desesperado en reuniones de seguimiento de proyecto totalmente improductivas.

Reuniones que se alargan por horas, a las que asisten multitud de personas (muchas de las cuáles no saben ni que están haciendo en la reunión).

Sesiones maratonianas de las cuáles apenas obtenemos un valor para la organización o el proyecto pero si un importante gasto (el coste/hora de los perfiles que asisten y el coste de oportunidad (que sería el valor de aquello que no estamos haciendo en ese momento por estar presentes en la reunión).

Para evitar situaciones como las que acabo de describir, debemos prestar atención a las cuatro fases del manejo de una reunión:

  1. Planificación (agenda y metas).
  2. Organizar la reunión (logística).
  3. Manejo de la reunión (presidir / facilitar).
  4. Seguimiento (Al finalizar la reunión).

Los puntos que menciono en la lista parecen obvios, pero no siempre se llevan a cabo correctamente, sobre ellos ya profundicé en mi anterior artículo: Las 10 Reglas para Gestionar Reuniones Efectivas

En el artículo de hoy, añadimos 3 consejos/técnicas para mejorar el rendimiento de tus reuniones de trabajo:

Alcance y Duración:

La reunión, si es de seguimiento de proyecto, no debería durar más de 30-45 minutos máximo. El objetivo de esta reunión es hacer un seguimiento del avance y detectar problemas (para analizarlos en profundidad en otras reuniones no en esta misma).

En una reunión de seguimiento de proyecto, deberemos revisar al menos las 3 líneas base del proyecto: Alcance, Tiempo,Coste y revisar la matriz de riesgos.

Para todo aquello que se salga de este seguimiento: problemas técnicos, de calidad, etc deberemos asignarles una reunión propia e invitar a los perfiles técnicos/especialistas apropiados para su análisis y resolución.

Moderación y Gestión del Tiempo

En relación al punto anterior, para controlar el tiempo nos podemos ayudar de algo tan sencillo como un reloj de arena (o en su defecto uno digital), para que de un golpe de vista los asistentes puedan saber cuanto tiempo queda y así optimizar sus intervenciones.

El moderador debe también gestionar el tiempo, los turnos de palabras y detectar cuando un tema se ha de sacar de la reunión principal y agendarlo para una reunión específica posterior.

Para ayudarte en la tarea de moderador puedes servirte de un «totem», por ej una pelota de tenis, que todo aquel que quiera intervenir, debe solicitar.

De esta manera quien no disponga del «totem» no puede intervenir en ese momento y debe solicitarlo, evitando de esta manera los «corrillos» y conversaciones alternativas.

Coste de la Reunión:

Este punto no se suele tener en cuenta, pero las reuniones además de tiempo, suponen un coste importante para el proyecto/organización, sobretodo aquellas a las cuáles asisten perfiles directivos.

Hay empresas que al entrar en la reunión, en la entrada a la sala además de aparecer la agenda y el tiempo máximo esperado, se indica el coste aproximado de esta reunión (teniendo en cuenta el coste/hora de los perfiles que asisten).

Imaginad el impacto visual, al entrar en una sala y ver «6.000 EUR» por una reunión de una hora, probablemente todos los asistentes harán un esfuerzo para intentar que sea lo más ejecutiva posible.

¿Conoces alguna otra técnica efectiva para la gestión de reuniones que puedas compartir?

No dudes en dejar tus comentarios abajo.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Project Management

5 Técnicas para mantener un alto nivel de energía en la oficina (o en casa)

El trabajo de oficina es muchas veces estresante y agotador, requiere de concentración y en ocasiones nos lleva al sedentarismo.

No podremos trabajar bien si no nos sentimos bien, por ello es importante escuchar a nuestro cuerpo.

¿Has notado ya que la primavera está aterrizando? Cambio en la luz solar, horarios, alergias, sensación de agotamiento, pereza, cambios de humor..

Si alguno de los puntos anteriores te suenan, no te asustes, es bastante habitual.

El mantener nuestros niveles energéticos en un punto óptimo a lo largo del día es algo muy importante y requiere de un buen análisis y planificación para conseguirlo.

En el artículo de hoy, te ofrezco algunos consejos que te ayudarán con ello:

Descanso:

Este es uno de los puntos principales, duerme entre 7-8 horas en un espacio oscuro y fresco.

Intenta ir a dormir y levantarte siempre a la misma hora.

Evita utilizar el móvil, tablet, ordenador al menos un par de horas antes de ir a dormir

Alimentación:

Procura comer de 3 a 5 veces al día, productos no tóxicos, evitando los azucares procesados y exceso de cafeína y el alcohol (si no puedes eliminar su consumo, almenos trata de reducirlo en la medida de lo posible)

Ejercicio:

Procura moverte cada hora, aunque sea levantarte del asiento y andar un poco o hacer algunos estiramientos básicos.

En total deberías andar un mínimo de 30 minutos diarios.

Si tienes tiempo y puedes practicar algún deporte: natación, yoga, running, mejor que mejor.

Relajación:

Tomate tu tiempo para reflexionar, meditar o simplemente hacer aquello que te gusta (leer un libro, cuidar tus plantas, ver una serie, etc) al menos una hora al día.

El tener una hora al día para ti, ayuda a mejorar tu estado de ánimo con un impacto directo en tus niveles de energía.

Adicionales:

  • Tomar el sol al menos 15 minutos al día, ayuda también a mantener los niveles enérgeticos y a sintetizar la vitamina D.
  • Intenta no aislarte: socializa, rodeate de gente interesante con intereses afines (cara a cara, no vale por FB/Whats/Instagram..)
  • Intenta cambiar el café por un zumo natural o un vaso de agua con limón nada más levantarte (notarás la diferencia a la vez que mejoras tus defensas)
  • Prueba a ducharte con música o utilizando un champú con un aroma que te guste, a veces un pequeño detalle puede cambiar tu humor de buena mañana, no lo digo yo, lo dicen los expertos en aromaterapia y musicoterapia.

Espero que estos consejos te sean útiles para comenzar el día con buen pie y mantener tus niveles energéticos durante el día.

¿Conoces alguna otra técnica o consejo para estar activo y lleno de energia? No dudes en compartirlo en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP