Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

3 Técnicas Probadas Para Mejorar la Concentración

En el artículo de hoy analizo una serie de técnicas y consejos para mejorar tu concentración en tus tareas del día a día.

Como sabrás para poder hacer bien nuestro trabajo como gestores de proyectos, requerimos en muchos casos de altas dosis de concentración, ya sea para analizar unas métricas, buscar soluciones a un problema o asimilar la información recibida en las reuniones con los interesados.

El día tiene 24 horas y contamos solo con 2 manos, aunque la tecnología nos permite muchas veces multiplicarlas, y hacer el trabajo de 3 o 4 personas nosotros solos.

Algunas de las técnicas que te comentaré en el artículo te pueden parecer obvias, pero es importante tenerlas en cuenta si queremos llegar a obtener elevados niveles de concentración durante la jornada laboral:

Descansar las horas suficientes:

Esto es muy importante, cada cuerpo es un mundo pero los médicos y especialistas del sueño, aconsejan dormir entre 7-8h al día.

Cuando dormimos nuestro cerebro realiza diversas funciones de limpieza, elimina aquello que no nos hace falta y ayuda a fijar la información que realmente nos interesa.

Dormir las hora necesarias, ayuda a la concentración, evita el stress y nos ayuda a estar menos irritables y responder correctamente ante situaciones complicadas.

El dormir mal o menos de 7h puede provocar estado de irritabilidad, menor capacidad de concentración, problemas para gestionar las emociones, incluso problemas oculares (irritación y visión borrosa) entre otros.

Además la falta de horas de sueño desencadena la segregación de cortisol, la hormona del estrés
y reduce los niveles de leptina, una hormona que suprime el apetito. Y, por el contrario, aumenta la cantidad de grelina, encargada de estimular el apetito (si, además de ser malo para la salud, no dormir engorda!)

El dormir bien y las horas necesarias, nos ayuda incluso a resolver problemas o tener ideas creativas que de otra manera sería imposible obtenerlas.

Cuando entramos en la fase REM (Rapid Eye Movement), nos acercamos a un estado de inconsciencia inusual que puede alterar la manera de pensar o nuestros patrones habituales.

Los sueños (incluso las pesadillas) nos puede ayudar a afrontar al día siguiente problemas y situaciones de una manera diferente o más creativa, sin que seamos conscientes de ello.

Planifica tus tareas y pon orden:

Otro punto importante, es planificar las tareas y ordenar nuestro espacio de trabajo.

Si contamos con una buena agenda/calendario, tenemos bien ubicadas las tareas a realizar y gestionamos correctamente los tiempos, esto nos permitirá enfocarnos en lo que estamos haciendo y evitar constantes interrupciones.

Para ello nos podemos ayudar con el calendario de la aplicación de correo o con algún software específico de gestión de tareas tipo “to-do” list.

En cuanto al orden, es importante tratar de tener todo lo necesario para trabajar a mano, evitando así interrupciones y contar con un espacio de trabajo despejado y limpio, sin objetos distractores cerca.

Tomar pausas cada 90 Minutos:

Está comprobado que pasados 90 minutos, la concentración se pierde, por lo que, transcurrido ese tiempo, es mejor tomar un respiro y distraerte.

Adicionalmente es recomendable moverse (aunque sea dentro de la oficina) y realizar algunos ejercicios corporales (tipo estiramiento de brazos, cervicales, etc).

Esto además de reducir la tensión muscular y relajar la vista, nos ayudará bombear más sangre hacía el cerebro (principal portador de oxígeno a nuestro cuerpo) mejorando de esta manera nuestra concentración y estado energético en general.

¿Conoces otras técnicas para ayudar a mejorar la concentración en el día a día? Si es así, no dudes en compartirlas en la sección de comentarios.

Alejandro Perez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Proyecto Aristóteles en Google: 5 Técnicas Infalibles para el Team Building

En 1965 el Dr. Tuckman publicó un modelo de desarrollo de equipos y distinguió inicialmente cuatro fases por las que atraviesan los grupos en su desarrollo, llegando a la conclusión que todos los grupos tienen que alcanzar estas etapas antes de alcanzar su máxima efectividad.

Este modelo lo traté a fondo en un artículo que publiqué en mi blog hace ya un par de años: Modelo de desarrollo de equipos de Bruce Tuckman

Pues bien, hoy os hago entrega de otro artículo que también trata sobre el desarrollo de equipos y como llegar a obtener un equipo de alto rendimiento.

Para ello me gustaría hablaros del proyecto de investigación de Google, llamado Proyecto Aristóteles, en honor a su dicho: “el todo es más que la suma de sus partes”

Este estudio se llevó a cabo durante 2 años y supuso más de 200 entrevistas con trabajadores de Google, analizando más de 250 atributos diferentes  en unos 180 equipos de trabajo.

El resultado de este estudio les permitió a los investigadores definir cuáles eran las claves principales para obtener  un equipo de alto rendimiento y fueron las siguientes:

  1. Seguridad psicológica: ¿Podemos tomar riesgos sin sentirnos inseguros o avergonzados?
  2. Confianza ¿Podemos contar los unos con los otros para realizar un trabajo de calidad en tiempo?
  3. Estructura y Claridad ¿Están los objetivos, roles y planes de ejecución claros en el equipo?
  4. El sentido del trabajo ¿Estamos trabajando en algo que nos importa a cada uno de nosotros?
  5. El impacto del trabajo ¿Creemos que el trabajo que realizamos importa?

Estas 5 claves son básicas para obtener un equipo de alto rendimiento.

Todas ellas son especialmente importantes, pero me gustaría centrarme en el concepto de seguridad psicológica, ya que es posiblemente el factor más importante y que en la mayoría de ocasiones no se tiene en cuenta.

Un equipo puede ser creativo, probar cosas nuevas y rendir a su máxima potencia si se encuentra en un entorno “seguro”, en el cuál sabe que no va a ser castigado si las cosas no salen como deberían.

Por lo general la tendencia humana es la de no hacer según que cosas, o no probar o preguntar por miedo a una reprimenda o simplemente miedo a sentirse avergonzado/quedar en evidencia.

Cuando un entorno de trabajo es competitivo pero no amenazante es cuando estamos en el buen camino, incluso hay empresas que fomentan el uso del humor (en dosis adecuadas claro está) en sus oficinas o reuniones, para evitar que la “toxicidad” predomine en el ambiente.

Está científicamente comprobado que los niveles de oxitocina crecen en nuestro cerebro cuando se ha conseguido generar un ambiente no amenazante y “divertido” donde se premia la creatividad, participación y las ideas nuevas, esto favorece la creación de nuevos lazos y niveles de confianza que permiten al equipo llegar mucho más lejos.

La pregunta entonces es:

¿Cómo puedo potenciar la seguridad psicológica en mis equipos y/o organización?

Puedes comenzar con estos puntos:

1) Enfoca el conflicto como un colaborador, no como un adversario:

Este punto va muy alineado con la idea de colaboración y resolución de problemas, ante un conflicto, plantear preguntas del tipo: “¿Cómo podemos entre todos conseguir un resultado deseable?

2) Hablar de persona a persona, teniendo en cuenta el factor empático:

Recordar que tratamos con personas como nosotros, con emociones, debemos intentar ponernos en situación del otro, confiando en su opinión como si fuera nuestra para entenderlo mejor.

3) Prevenir reacciones y tener planes de contingencia

Anticiparnos a posibles reacciones negativas o escenarios complicados, por ej: si me posiciono de esta manera, ¿cuáles pueden ser sus objeciones, cuáles deberían ser mis planteamientos entonces?

4) Reemplazar crítica no constructiva por curiosidad

Si te crees siempre en posesión de la razón absoluta o que ya sabes todo lo que el otro está pensando, no estás preparado para una buena conversación.

Debemos esforzarnos en enfocar una conversación desde el punto de vista de la curiosidad, haciendo preguntas que nos lleven a obtener más información sin que la otra parte se sienta criticada o molesta.

5) Pedir feedback aún en situciones delicadas

Podemos realizar preguntas a nuestro interlocutor tales como:

¿Cómo te sentiste después de escuchar este mensaje?

¿Cómo hubieras dado tu esta información de manera más efectiva?

¿Qué crees que ha funcionado o no de mi exposición?

Muchas veces, esto ayuda a que la otra persona vea nuestra exposición con otros ojos y quizás nos aporte feedback interesante que nos ayude a mejorar nuestra manera de entregar la información.

6) Medir la seguridad psicológica

Preguntar de tanto en tanto al equipo como se siente, en relación a su sentimiento de seguridad, esto puede ser en charlas “1 to 1” o mediante cuestionarios que nos den información más detallada y nos permita actuar de manera consecuente.

Como puedes ver, crear un ambiente positivo, de colaboración, incluso con un punto de humor en las relaciones del día a día, es algo muy sano y que tendrá un impacto directo en el rendimiento del equipo y por ende en los resultados del proyecto.

Te invito a leer más y profundizar en el tema con estos 2 artículos:

¿Qué opinas tu al respecto? ¿Utilizas alguna de estas técnicas en la gestión de tu equipo? ¿Mides la seguridad psicológica?

Tus comentarios y aportación a la discusión serán bien recibidos como siempre.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

5 Técnicas de Liderazgo para obtener un Equipo de Alto Rendimiento

Mucho se ha escrito sobre las diferentes teorías de liderazgo y motivacionales. Yo mismo en mi blog escribí hace ya algún tiempo un artículo sobre el modelo de liderazgo situacional de Hersey-Blanchard.

Este modelo se basa en el análisis de una situación determinada, teniendo en cuenta el nivel de madurez de los componentes del equipo, para luego adoptar un estilo de liderazgo acorde con esa situación.

También en este mismo blog, os hablé sobre el modelo de desarrollo de equipos del Dr. Tuckman en el cuál se describen las cuatro fases por las que atraviesan los grupos en su desarrollo, llegando a la conclusión que todos los grupos tienen que alcanzar estas etapas antes de alcanzar su máxima efectividad.

Relacionado con los posts anteriores, hoy os quiero comentar 5 útiles técnicas para conseguir un equipo de alto rendimiento (como el de la foto ;)).

1) Establecer unas metas y objetivos claros: Desde el minuto 0, nos interesa dejar claro los roles, tareas, expectativas de los miembros del equipo, los equipos ganadores saben lo que quieren y están bien organizados.

Aquí es muy importante trabajar la comunicación desde el inicio.

2) Autonomía: El equipo si ha sido bien seleccionado, estará preparado para abordar las tareas que se le encomienden, por lo tanto hay que darle cierta autonomía y flexibilidad, incluso permitirles que se autogestionen.

El PM aquí actuará como un facilitador y ayudará a desbloquear problemas.

3) Team-Building: Nos interesa fomentar y fortalecer las relaciones y sinergias entre los diferentes miembros del equipo.

Desde organizar una cena de proyecto hasta montar sesiones de LSP (Lego Serious Play), nos permitirá conseguir un equipo mucho más cohesionado y efectivo.

4) Reconocer el buen trabajo: Parece algo obvio, pero no siempre se trabaja este punto, tendemos a destacar y criticar lo que está mal, pero pocas veces dedicamos tiempo a resaltar y reconocer lo que está bien.

Prueba a hacerlo más a menudo y verás los positivos resultados de esta técnica.

5) Lidera con el ejemplo – Inspira al equipo: Predica con el ejemplo, si esperas algo de tu equipo, sé tu el motor del cambio. Demuestra que tu eres el primero en involucrarte en el trabajo y la solución de problemas, liderando con el ejemplo.

Un equipo inspirado por su lider, es imbatible 🙂

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Espero que os hayan resultado interesantes estos consejos de liderazgo para conseguir un equipo de alto rendimiento.

¿Que otras técnicas de liderazgo y  gestión de equipos conoces? No dejes de compartir tus experiencias y conocimiento en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

3 Técnicas probadas para obtener el SI en una negociación

Una de las tareas habituales de un Project Manager es negociar, en nuestro día a día nos encontramos con infinidad de situaciones donde poner a prueba nuestras aptitudes negociadoras.

Con el fin de mejorar las mismas, he escrito este artículo en el cuál encontrarás 3 simples pero efectivas herramientas para superar la negación y obtener el SI en tus negociaciones.

Técnica 1: BATNA

Conocer tu BATNA, este fue un término acuñado por Roger Fisher y William Uri en su bestseller “Llegar al sí: Negociar sin darse por vencido” .

El término significa, mejor alternativa posible a un acuerdo negociado (también escrito como MAPAN en castellano).

Las BATNAs son críticas para la negociación porque no se pueden tomar decisiones inteligentes acerca de si se debe aceptar un acuerdo negociado, a menos que se conozcan las alternativas.

Este concepto se puede llegar a entender mejor mediante de un ejemplo:

El vendedor de una casa, en el caso de no alcanzar un acuerdo, puede barajar distintas opciones como el alquiler o derribarla para construir. Si decide que la mejor alternativa es el alquiler, cualquier posible acuerdo de venta deberá enfrentarlo con la opción del alquiler.

Podéis consultar más detalle de esta técnica en el artículo que publiqué en mi blog: BATNA – Best Alternative to a Negotiated Agreement y leer el resumen ejecutivo del libro “Obtener el Si”

Técnica 2: El Espejo

Esta técnica es sencilla en su concepto pero no siempre nos acordamos de ella.

El nombre de la misma hace referencia a ser capaces de ser empáticos, entender los problemas de la otra parte.

Intentar compartir su situación, ser espejo de su situación para establecer similitudes y puntos de acercamiento.

En los conflictos se suele hacer lo contrario, magnificar las diferencias y minimizar las semejanzas, hay que hacer el esfuerzo y ser “espejo”, buscando metas y objetivos comunes para que ambas partes puedan caminar en la misma dirección.

Técnica 3: Aprende de los mejores

Olvida lo que sabes e intenta imitar a los mejores negociadores del mundo: los niños 🙂

Su técnica, simple pero efectiva, consiste en:

  • 1. Preguntar
  • 2. Pedir
  • 3. Insistir

Os dejo  para finalizar un video interesante y a la vez divertido, donde Alejandro Hernandez Seijo experto en negociación y autor de diversos libros sobre la materia nos explica las técnicas de los mejores negociadores:

Hasta aquí el artículo de la semana, espero que sea de tu interés y te ayude a mejorar tus tácticas negociadoras.

¿Cónoces alguna otra ténica efectiva para negociar? Si es así, no dudes en compartirla en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

Project Management

Modelo de desarrollo de equipos de Bruce Tuckman

Recientemente publicamos un artículo en nuestro blog donde definíamos el modelo de liderazgo situacional de Paul Hersey y Ken Blanchard, basado en el análisis de una situación determinada, teniendo en cuenta el nivel de madurez de los componentes del equipo para luego adoptar un estilo de liderazgo acorde con esa situación y nivel de madurez:

Modelo de liderazgo situacional (Hersey-Blanchard)

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Pues bien, hoy os hablaré sobre un modelo que data de fechas similares, el de desarrollo de equipos de Bruce Tuckman.

En 1965 el Dr. Tuckman publicó un modelo de desarrollo de equipos y distinguió inicialmente cuatro fases por las que atraviesan los grupos en su desarrollo, llegando a la conclusión que todos los grupos tienen que alcanzar estas etapas antes de alcanzar su máxima efectividad. En 1977 Tuckman junto con Mary Ann Jensen redefinió y desarrolló su modelo al que agregó una quinta fase.

Las cuatro fases principales del modelo de desarrollo de equipos definidas por Tuckman son las siguientes:

 

Modelo de desarrollo de equipos de Tuckman

tuckman2

 

Fase 1: Forming (Formación)

En esta etapa el grupo está formándose por lo que se le llama también como etapa de Preparación o de Orientación. Se caracteriza principalmente porque la gente trata de destacar, asimismo se denota inseguridad y deficiencia entre los miembros del equipo.
Hay una alta dependencia en el líder en cuanto a guía y dirección. El líder dirige.

Fase 2: Storming (Enfrentamiento/Conflicto)

Los miembros luchan entre sí para adquirir posiciones mientras tratan de establecer por si mismos relaciones con otros miembros del equipo y con el líder. Se forman pandillas y agrupaciones y se pueden dar luchas de poder. El líder actúa como coach.

Fase 3: Norming (Normalización)

Los conflictos se reducen y el grupo está ahora en la mente de sus miembros. Se forma acuerdo y consenso dentro del equipo, el cual responde bien a la enseñanza del líder. Roles y responsabilidades son claros y aceptados. El equipo lleva a cabo reuniones para discutir y desarrollar sus procesos y su forma de trabajo. El líder es respetado por el equipo y parte del liderazgo es compartido por el equipo. El líder actúa como facilitador.

Fase 4: Performing (Desempeño)

El equipo trabaja con un buen rendimiento y pocos conflictos, está ya preparado para tomar decisiones sin la necesidad de la participación del líder. El enfoque está en lograr resultados, el equipo tiene un alto grado de autonomía. Los desacuerdos ocurren pero son resueltos positivamente dentro del equipo y los cambios necesarios al proceso y a la estructura son realizados por el mismo.

El equipo requiere que el líder delegue tareas y proyectos pero no necesita ser instruido o asistido. El líder delega.

Fase 5: Adjourning (Finalización/Disolución)

Esta última etapa, incluida en 1977, doce años después del modelo original ve al grupo desde una perspectiva global e integradora, mas allá del propósito de las cuatro primeras fases. En esta fase el grupo contempla su disolución y sus miembros se pueden mover a nuevas tareas o proyectos, sintiéndose bien por lo que han conseguido.

Desde una perspectiva organizacional es importante destacar el reconocimiento de la vulnerabilidad de las personas que se puede originar en la quinta etapa de Tuckman, particularmente si los miembros del grupo han estado muy unidos y sienten  inseguridad o amenaza ante este cambio.

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Espero que el artículo sea de vuestro interés. De cara el examen de certificación PMP – Project Management Professional del PMI (Project Management Institute) es importante conocer el modelo de desarrollo de equipos de Tuckman ya que más de una pregunta o respuesta puede hacer referencia al mismo. Si estáis pensando en obtener la certificación, os recomiendo nuestros cursos intensivos PMP (en formato Online y Presencial) .

Alejandro Pérez