Gestión del Valor Ganado (EVM): Aprende a usar el método en 4 simples pasos

La gestión del valor ganado o Earned Value Management (EVM) se utiliza habitualmente en gestión de proyectos para medir el desempeño de un proyecto.

Nos permite entre otras cosas, comparar el total de trabajo realizado hasta una fecha con el total de trabajo planificado para esa fecha.

Estos análisis de valor ganado nos permitirán evaluar el estado del proyecto y si es necesario realizar ajustes.

Es un tema que suele generar bastantes dudas, especialmente entre los aspirantes a PMP, que en su proceso de preparación para la certificación, suelen tener dificultades para entender algunos de los conceptos clave del EVM.

Voy a intentar explicarlo en 4 simples pasos:

• Las Definiciones
• Las Varianzas
• Los Índices
• Las Previsiones

1) Las Definiciones:

Comenzaremos describiendo los conceptos básicos: Planned Value (PV), Earned Value (EV), Actual Costs (AC) y Budget At Completion (BAC)

• Budget at Completion (BAC): El presupuesto original planificado para llevar a cabo todo el trabajo del proyecto.
• Planned Value (PV): El presupuesto planificado para conseguir un objetivo en una fecha en concreto (Por ej: Teniamos planificado llegar a construir 5 casas a dia de hoy)
• Earned Value (EV): Es el valor ganado, lo que realmente hemos conseguido con el presupuesto que teníamos planificado (Por ej: Puede que a día de hoy hayamos conseguido las 5 casas, o que hayamos conseguido construir solo 3 o por lo contrario quizás hayamos podido conseguir 6)

La fórmula para calcular el EV, sería el % total de trabajo completado hasta la fecha x el BAC.

• Actual Costs (AC): Todos los costes incurridos hasta la fecha. (Por ej: El coste total de haber construido las casas: materiales, mano de obra, etc)

2) Las Varianzas:

Habiendo entendido los conceptos anteriores podremos fácilmente calcular las varianzas (Aquí si el resultado de las fórmulas es «0» es que vamos según lo planificado, todo resultado positivo, será que vamos adelantados/por debajo de presupuesto y todo resultado negativo, que vamos retrasados o por encima de presupuesto).

• Cost Variance (CV): EV – AC –>Aquí comparamos lo que hemos hecho hasta hoy (EV) con los costes incurridos para obtener ese objetivo (AC)
• Schedule Variance (SV): EV – PV–> Aquí comparamos lo que hemos hecho hasta hoy (EV) con lo que deberíamos haber hecho según la planificación (PV).

3) Los Índices:

Al igual que las varianzas, podremos facilmente calcular los índices de rendimiento (en este caso siempre que el resultado sea mayor que 1 es positivo, siempre que el resultado sea menor que 1 es negativo).

• Cost Performance Index (CPI): EV / AC –> Aquí dividimos lo que hemos hecho (EV) entre los costes reales incurridos (AC) para conseguir ese objetivo.
• Schedule Performance Index (SPI) EV / PV –> Aquí dividimos lo que hemos hecho (EV) entre lo que deberíamos haber hecho (PV) (planificado).

4) Las Previsiones (Forecasting):

Si ya sabemos cuál es la situación actual, podremos emitir previsiones de futuro realizando los siguientes cálculos:

• Estimate at Completion (EAC): BAC / CPI Este cálculo tiene en cuenta que el proyecto continuará como hasta ahora en términos de rendimiento, por ello trabaja con el el índice CPI (Nota: existen otras fórmulas para calcular el EAC, teniendo en cuenta posibles variaciones en el rendimiento).
• Estimate to Completion (ETC): EAC – AC Teniendo en cuenta los costes ya incurridos (AC), cuanto más nos va a costar el proyecto hasta su finalización.
• Variance at Completion (VAC): BAC – EAC La variación final entre lo planificado originalmente (BAC) y nuestra estimación (EAC).

Habiendo realizado estos simples cálculos de valor ganado, tendremos una visión completa y detallada del desempeño del proyecto y podremos comunicar esta información a los interesados.

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Espero que el artículo os haya resultado de interés, por supuesto hay mucho más sobre EVM, pero el objetivo de este post es cubrir las definiciones y conceptos básicos a la vez que acercar de una manera simple y efectiva el tema a los más neófitos.

Nota: Los que séais socios del PMI, podéis descargaros desde su página web el «Practice Standard for Earned Value Management – Second Edition» donde encontraréis mucha más información y detalle sobre la gestión del valor ganado – EVM.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP