PMP/CAPM, Project Management

¿Aptitud o Actitud? ¿Cuál de las dos es más importante?

En el artículo de hoy me gustaría ahondar en los conceptos de actitud y aptitud, que por desgracia en muchas empresas confunden.

No hace mucho releía uno de los artículos clásicos del crack de la comunicación Victor Küppers: 7 Diferencias entre un líder y un champiñón que os recomiendo leer, ya que además de divertido es muy ilustrativo.

En este artículo, Küppers hace énfasis en la actitud, la forma de actuar y de impactar a otros y la energía positiva que un buen líder debe reflejar. Muchas de las cosas comentadas en el artículo parecen obvias, pero no por ellos dejan de ser muy importantes.

Muchas empresas dedican tiempo y esfuerzo en mejorar las aptitudes de los profesionales que las componen y se olvidan de algo igual o quizás más importante, las actitudes.

Antes de nada para los neófitos en el tema, diferenciaremos los 2 vocablos:

  1. Aptitud: Hace referencia a los “hard skills”, a las habilidades técnicas o conocimientos. El talento, habilidad o destreza que tenemos para llevar a cabo nuestras tareas.
  2. Actitud: Hace referencia a como nos comportamos, como afrontamos las diferentes situaciones (de forma positiva, negativa, etc) y está más relacionadas con los “soft skills” y la inteligencia emocional.

Tanto la actitud como la aptitud, pueden ser innatas a la persona o adquiridas a lo largo del tiempo, ya sea vía experiencias personales o formaciones concretas enfocadas en mejorarlas.

En la mayoría de procesos de selección cuando vas a una entrevista de trabajo, se suelen centrar más en las aptitudes, dejando por lo general un poco de lado la actitud.. ERROR

Personalmente considero que la actitud es tan o más importante que la aptitud y se debería valorar y desarrollar como una capacidad más.

Especialmente para un perfil de director de equipo o gestor de proyecto, es de vital importancia la actitud, ya que estaremos lidiando con problemas, situaciones complejas y en la mayoría de casos intervendrán personas, y ya sabemos que pocas cosas más complejas hay que las relaciones humanas.

Se nos dice en el PMBOK Sexta Edición que el Gestor de Proyectos debe invertir hasta el 90% de su tiempo en la comunicación (haciendo referencia a la gestión de la información, tanto oral como escrita que se de en el proyecto). Esto implica recopilar información, analizarla, comunicarla, hacerla llegar a los diferentes interesados, llevar a cabo reuniones, resolver conflictos, gestionar al equipo, etc

Para ser un gestor de proyectos eficiente es necesario contar con una actitud positiva, optimista y afrontar los problemas de manera directa y con afán de buscar una solución colaborando con los afectados.

Yo he vivido situaciones “complicadas” a lo largo de mi vida profesional, donde he observado comportamientos totalmente erróneos, líderes amargados, con el látigo en la mano y buscando “apretar al equipo” para que cumplan los objetivos marcados (muchas veces objetivos marcados de manera unilateral por el mismo, sin tener en cuenta al equipo).

Muchas empresas que dan más importancia al “presentismo”, esto es que todo el personal esté “calentando el asiento” en la oficina hasta la hora de salida, independientemente de la carga de trabajo o de la prioridad del trabajo a realizar.

Los nuevos modelos de gestión Agile, justamente lo que buscan es potenciar la actitud positiva en todo el equipo para así obtener el máximo rendimiento con el mínimo desgaste.

Se empodera a las personas, se les da poder para tomar decisiones, resolver problemas y priorizar el trabajo, es decir, conseguir equipos autogestionables.

Aquí el Gestor de Proyectos pasa a un plano de coach, facilitador del proceso y acompañante, sirviendo en todo momento como un elemento clave para la comunicación entre el equipo y capas gerenciales.

Como bien apunta Küppers en su artículo: “Cuando uno se centra en ayudar y servir a los demás para que crezcan y se desarrollen como personas, entonces es un trabajo brutal y muy gratificante, porque logra sacar lo mejor de cada persona para que además de “saber” hacer las cosas, “quieran” hacerlas poniendo sus mejores esfuerzos en ello”

Por supuesto que las aptitudes de un profesional son importantes y básicas también, pero desde mi punto de vista personal, considero que es más fácil aprender “aptitudes” que no cambiar ciertas “actitudes”

Si que es cierto que el día a día muchas veces nos supera, la carga de trabajo, fechas límites de entrega, presiones de los patrocinadores y cliente, etc pero debemos ser capaz de parar, y “escuchar” nuestras emociones y “modularlas” para que sean las correctas.

La capacidad que tengamos para entendernos a nosotros mismos y a nuestro estado emocional será en muchos casos la clave para acabar siendo un gestor de proyectos exitoso, y que los demás nos vean como un líder y no como un champiñón 🙂

¿Y tú que opinas? ¿Es más importante la actitud o la aptitud? Espero tus comentarios en la sección que encontrarás abajo.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Las 7C’s para obtener una comunicación Efectiva y Eficiente en tu Proyecto

Como ya bien sabrás si te dedicas a gestionar proyectos, uno de los puntos claves es gestionar bien la comunicación.

Hace algún tiempo ya escribí en mi blog un artículo titulado ¿Cuanto pesa una palabra? donde explicaba el valor de lo que decimos y cómo lo decimos.

Si los interesados del proyecto están bien informados en todo momento y la comunicación es efectiva y eficiente, será mucho más fácil lograr los objetivos de proyectos marcados inicialmente.

Esto es así, tanto en la comunicación de un proyecto, con nuestras amistades o a nivel político:

Para conseguir una buena comunicación antes de nada deberemos planificar como llevar a cabo la misma, diseñando un buen plan de comunicaciones.

Después deberemos en tiempo de ejecución de proyecto, “ejecutar” este plan tal y como lo habíamos diseñado y también medir sus resultados y realizar los ajustes pertinentes.

Esto parece fácil, pero no siempre lo es, por ello os quiero facilitarte algunos consejos para mejorar las comunicaciones, que se resumen en las 7C’s de la Comunicación.

Una buena comunicación ha de ser:

  • Clara: Debemos adecuar el mensaje al oyente, adaptar el tono, vocabulario, etc para que nuestro receptor entienda el mensaje, sin dudas, ni ambigüedades.
  • Concisa: No es necesario complicar más de lo debido el mensaje, ni añadir mucha retórica, muchas veces es mejor ir directos al grano.
  • Concreta: Que el mensaje tenga un impacto, que quede claro lo que hay que hacer, sin dudas.
  • Correcta: Importante, comprobar la veracidad y corrección de los datos ofrecidos, comunicar información incorrecta, nos traerá todo tipo de problemas.
  • Coherente: Que tenga una lógica y un sentido dentro del contexto en el cuál se de.
  • Completa: Que la información contenga todo lo esencial, sin dejarnos ni omitir ningún dato importante.
  • Cortés: Intentar comunicar de una manera honesta y amable, consiguiendo un impacto y sentimiento positivo en el oyente.

Todos estos puntos parecen fáciles, pero una cosa es leerlos y otras ejecutarlos. Una comunicación efectiva y eficiente supone una correcta planificación y ejecución de la misma, y muchas horas de práctica para perfeccionarla.

Si quieres mejorar tus dotes de oratoria, que siempre ayudan a la hora de comunicar, te recomiendo las sesiones “Toastmasters” que se llevan a cabo periódicamente en la mayoría de capitales del mundo.

Concretamente el PMI Madrid tiene un acuerdo con esta organización para la mejora de la oratoria y llevan a cabo quincenalmente sesiones  para sus miembros, con charlas sobre Gestión de Proyectos, por lo que además de trabajar tus aptitudes comunicativas, compartirás experiencias con otros profesionales y mejorarás tu networking.

Más información sobre estas reuniones aquí.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¿Cuanto pesa una palabra?

Las palabras tienen peso variable.

La palabra varía según situación, entonación, contexto, elementos que le acompañen, persona que la diga, estado de ánimo, etc

Es por ello que como Project Managers debemos tomar consciencia de la importancia de lo que decimos y cómo lo decimos, es decir cómo comunicamos.

Según define el PMBOK en el capítulo de comunicaciones en el proyecto, el PM debería invertir la mayor parte de su tiempo en comunicar, al fin y al cabo uno de los importantes valores de tener a un PM en un proyecto es justamente esto, la comunicación y distribución adecuada de la información.

A continuación os adjunto un gráfico que muestra el peso de una palabra:

comunicacion_PMP

 

Leyendo el gráfico de arriba, entendemos rapidamente porque muchas veces los mails llevan a malentendidos y conflictos más o menos graves en el proyecto.

Esto es por la falta de la información del lenguaje corporal, el contexto, la entonación, etc

¿Cuál es el rol del PM en el contexto de la comunicación en un proyecto y que elementos incluye la gestión de la comunicación?

La gestión de las comunicaciones de un proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que toda la información relativa al proyecto se genera, distribuye, almacena a tiempo, correctamente y a los interlocutores adecuados

El valor añadido del gestor de proyectos está justamente en la disposición de la información, su correcto uso y su correcta comunicación

Existen 3 métodos de comunicación:

Comunicación interactiva (el más efectivo)

  • Intercambio multi-direccional de información
  • Reuniones, llamadas de teléfono, multi-conferencias

Comunicación “push” (unidireccional)

  • Envío de información a recipientes que necesitan conocerla
  • Asegura la distribución pero no certifica la comprensión de los destinatarios
  • Cartas, e-mail, informes, faxes

Comunicación “pull” (unidireccional)

  • Grandes volúmenes de información o grandes audiencias
  • Los destinatarios acceden a discreción (e-learning, repositorios de conocimiento, intranet)

Además de definir los 3 tipos de métodos comunicativos debemos saber diferenciar entre comunicación efectiva y comunicación eficiente:

  • Efectiva: La información se proporciona correctamente en cuanto a formato, tiempo e impacto.
  • Eficiente: La información que se proporciona es sólo la necesaria.

Trabajar para conseguir una comunicación eficiente nos ayudará a evitar la “infoxicación”, esto es, la intoxicación por exceso de información.

Actualmente tenemos impactos informativos constantes y muchos de nosotros nos encontramos con cientos de mails cada vez que iniciamos el cliente de correo por la mañana.

Como Project Managers y gestores de la información que fluye en el proyecto, tenemos ciertas responsabilidades que debemos asumir: Ser claros, intentar que nuestro mensaje sea preciso y asegurarnos que somos entendidos, estos puntos que a priori parecen sencillos, no siempre lo son y muchas veces dejan ver las carencias comunicativas de aquellos project managers menos versados en el arte de la comunicación o con poca experiencia.

Si quieres mejorar el resultado de tus proyectos piensa lo siguiente, la comunicación es primordial: que dices, a quien se lo dices y cómo lo dices puede acabar variando la percepción de éxito o fracaso de un proyecto por parte de los stakeholders independientemente de los resultados en cuanto a fechas, costes y trabajo realizado.

¿Estás de acuerdo conmigo? ¿Consideras que la comunicación es una herramienta de vital importancia en la gestión de proyectos?

 Alejandro Pérez, PMP