PMP/CAPM, Project Management

5 Efectivos Consejos para Gestionar Equipos Remotos

Muchas empresas ya estaban acostumbradas a la gestión remota, pero para otras muchas la actual crisis sanitaria les ha obligado a tener que adaptarse a nuevas formas de trabajo.

Si ya has gestionado equipos en remoto, estoy seguro que habrás notado las dificultades adicionales que esto puede suponer, especialmente en equipos distribuidos a nivel internacional.

Ya no se trata solo de saber escoger buenas herramientas de trabajo colaborativo, se trata de saber gestionar y liderar a equipos remotos.

Aquí entran en juego factores como el idioma, la cultura, zonas horarias, conciliación entre la vida personal y laboral… temas que no siempre son fáciles de gestionar.

En este artículo quiero darte algunos consejos que estoy seguro te ayudarán a mejorar tu gestión de equipos remotos, vamos a ello:

Define claramente los canales y herramientas de comunicación con tu equipo

El objetivo de este punto es definir que herramientas se usarán para mantenerse en contacto y que canales de comunicación se van a definir.

Si tienes la opción y dispones del tiempo para ello, lo ideal seria consensuar con tu equipo que herramientas utilizar, en base a sus preferencias y necesidades.

Este punto anterior puede verse limitado o restringido en algunas empresas, donde el software a utilizar ya está definido o estandarizado, pero en todo caso siempre puedes dar feedback o conseguir que alguna de las herramientas que tu equipo considera importantes sean adquiridas e integradas en la organización.

Algunas de las más usadas estos días serían:

Google Drive, Asana, Microsoft Teams,Trello,Slack, Skype, Zoom..

Para herramientas de gestión de proyectos puedes consultar este otro artículo: 10 Aplicaciones útiles para gestionar proyectos

Familiarizarse con estas herramientas de comunicación

Puedes que nuestro equipo esté integrado por perfiles de diferentes edades y conocimiento técnico, no todo el mundo está habituado al uso diario de la tecnología.

Es importante que las aplicaciones sean «User-Friendly» y compatible con el nivel de experiencia de los miembros del equipo.

Nunca está de más realizar una pequeña sesión formativa, de introducción a estas nuevas herramientas de comunicación.

Crear Reuniones Efectivas y Ágiles

Ahora más que nunca es necesario que nuestras reuniones sean efectivas y eficientes.

Algunos consejos para crea reuniones efectivas los puedes leer aquí: Reuniones de Trabajo: 3 Efectivos Consejos para Mejorarlas

Fomentar el feedback constructivo y la colaboración

Importante tener una comunicación abierta con los miembros del equipo y crear un entorno de trabajo psicologicamente seguro, donde todos puedan participar y exponer sus ideas.

La «distancia» puede agravar algunos problemas, provocar sensación de marginación o de no tener apoyo, o simplemente que los problemas se queden bloqueados y no se les de una solución rápida.

Para evitar lo anterior, una práctica interesante sería definir una sesión de «café virtual» diaria de unos 15-20 minutos, donde comentar de manera más distendida temas, que habitualmente no serían objeto de mención en una reunión de trabajo.

En este tipo de reuniones sueles obtener feedback sobre posibles áreas de mejora o descubrir elementos que no aparecen en las reuniones de seguimiento.

Lidera con el ejemplo

Finalmente no olvidemos que si tu eres el gestor del proyecto, debes dar ejemplo.

Por lo tanto gestiona el equipo adecuadamente, lidera la comunicación y organización del mismo, preséntate como un facilitador y ayuda a desbloquear cualquier problema que el equipo se encuentre por el camino.

Escucha lo que tienen que decir los diferentes integrantes del equipo, y facilita un entorno de trabajo sano y seguro.

Muestra interés y preocúpate por su situación (esto incluye asegurar que si trabajan remotamente disponen de los medios adecuados) y anticípate a los problemas.

Espero que estos 5 consejos/buenas prácticas te ayuden a mejorar la gestión y la comunicación con tus equipos de proyecto remotos.

Como siempre, tus comentarios y/o apreciaciones serán más que bienvenidos 🙂

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

3 Herramientas de Colaboración Online: Slack | Trello | Basecamp

En el artículo de la semana pasada te hablé de los pros y los contras del trabajar desde casa.

Uno de los principales problemas del trabajo online o a distancia es la dificultad añadida para comunicarse y mantenerte «conectado» a tu equipo y empresa.

Para paliar estas dificultades han ido apareciendo en el mercado un sinfín de herramientas de colaboración online que te pueden ayudar a mantener una correcta comunicación con tu equipo.

El artículo de hoy justamente lo dedico a comentarte algunas de las mejores opciones de herramientas para colaboración online, vamos a ello:

Slack

Una de las herramientas más potentes y conocidas para colaborar online con tu equipo.

Slack Permite la creación de salas de chat públicas, envío de mensajes privados o conversaciones grupales e integración con otras herramientas de colaboración como Trello.

Puedes verla en funcionamiento en el siguiente vídeo introductorio:

Trello

Herramienta de gestión de proyectos y colaboración que fue lanzada en el 2011 y tras cosechar un gran éxito ha sido adquirida por la multinacional Atlassian.

Trello te ayudará a mantenerte comunicado e informado, así como establecer y organizar prioridades para las tareas, etc

Una de las principales ventajas de Trello es su intuitiva interfaz y fácil curva de aprendizaje.

Puedes ver un resumen de sus funcionalidades principales en este vídeo:

Basecamp

Esta herramienta es muy útil para emprendedores, si quieres una solución todo en uno para organizar/asignar tareas, alertas, revisiones de documentos, chats, etc

Muy útil para mantener toda la información relacionada con el proyecto en un único repositorio online, fácilmente accesible y con una interfaz agradable e intuitiva.

Aunque hay muchas herramientas (tipo Gsuite, Dropbox, Office365, etc) que te permiten realizar la mayoría de tareas online, Basecamp integra las funcionalidades principales de estas en una única herramienta.

Puedes ver más sobre el funcionamiento de Basecamp en el siguiente vídeo:

Estas 3 son mis herramientas de colaboración preferidas, pero obviamente hay muchas otras en el mercado que pueden ser más o menos adecuadas dependiendo tus necesidades concretas.

Otra herramienta útil para colaboración y creación visual es Milanote, que utilizando el concepto de «visual boards» facilita la gestión de los proyectos.

Y por ejemplo si necesitas herramientas de videoconferencia, algunas de las más usadas son: Skype, GotoMeeting, Webex, Hangouts o Whereby (antes Appear.in).

¿Conoces o utilizas alguna otra herramienta colaborativa no mencionada? ¿Cuál es tu herramienta preferida para la colaboración online?

Como siempre tus comentarios serán bienvenidos!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP