PMP/CAPM, Project Management

¿Sabes cuál es la herramienta de gestión más usada en las Pymes?

En muchas ocasiones se habla de gestión proyectos y de software especializado para gestionar proyectos de alta complejidad o de cifras millonarias.

No es necesario encontrarnos ante megaproyectos para aplicar las buenas prácticas descritas en el PMBOK o para utilizar herramientas de gestión apropiadas.

En mis formaciones suelo preguntar a los alumnos que herramientas profesionales utilizan en su día a día para gestionar sus proyectos.

Os sorprendería saber que siempre más del 50% del aula contesta que utiliza únicamente Microsoft Excel (incluso empresas de cierto tamaño y complejidad).

Otra situación divertida es cuando en una formación «in-company» pregunto a los asistentes por las herramientas que usan.

La respuesta más habitual a la pregunta anterior es que cada uno trabaja con una herramienta diferente, es decir que no cuentan con una herramienta «oficial» estandarizada a nivel de empresa para la gestión de los proyectos.

Esto es ciertamente preocupante, dado que Excel se queda corto en muchas áreas para el control de proyectos y peor aún el mix de herramientas sin homogeneizar a lo largo de la empresa (lo que supone contar con diferentes formatos, dificultades para compartir y contrastar información entre departamentos, etc).

Software de Gestión de Proyectos para Pymes

Hace algún tiempo escribí un artículo sobre las 24 herramientas de gestión de proyectos que según los estudios llevados a cabo por Gartner eran las más apropiadas para las Pymes: 24 Aplicaciones de Gestión de Proyectos

La empresa Capterra ha realizado una encuesta a profesionales de gestión de proyectos que trabajan en Pymes para conocer mejor sus problemáticas y el tipo de herramientas usadas.

Conclusiones de la encuesta:

  • Un 43 % de trabajadores que usa Excel y Outlook como herramienta principal (esto lo he contrastado yo personalmente en el aula)
  • Las prácticas ágiles solo están implementados en un 11 % de las Pymes
  • Cumplir con los plazos es el mayor desafío, seguido de la organización de las tareas y la reacción a los cambios que puedan surgir.

Podéis consultar el análisis completo aquí: Encuesta 2019: El software de Gestión de Proyectos

¿Con qué herramienta de gestión trabajas habitualmente o recomendarías para una Pyme?

Como siempre tus comentarios y sugerencias son bienvenidos en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

6 thoughts on “¿Sabes cuál es la herramienta de gestión más usada en las Pymes?

    • ceolevel

      No me sorprende Angel, es algo que como indico en el artículo me encuentro frecuentemente en el aula. Hay mucho trabajo y camino por recorrer para profesionalizar la gestión de proyectos en las organizaciones.

  1. José Valera

    Estimado Alejandro.

    Te felicito por esta información que compartes.
    Al respecto puedo comentarte que a mis 63 años de edad y en los 15 años de experiencia que tengo en gestión de proyectos, te puedo confirmar que lo que dices es cierto porque lo he experimentado.

    Solo quisiera aportar un poquito en base a mi experiencia y recomendar que para proyectos estratégicos corporativos, se tenga en cuenta la matriz de riesgos. En esta se debe estar la herramienta de gestión. El impacto que significa que dicha herramienta deje de funcionar correctamente o por algún evento inesperado quede fuera de servicio. Más aún si dicha herramienta es el soporte de la gestión en un proyecto de alcance internacional o muy complejo.

    Para este tipo de riesgos, recomiendo mitigar teniendo respaldos locales de la información, y que al restablecerse la herramienta, esta se actualice o sincronice con la información que puede haber sido modificada en el respaldo local. Creo que algunas de las plataformas que has mencionado ya cuentan con esta facilidad.

    Y lo más importante, es la estandarización del lenguaje que se utiliza en la gestión de proyectos así como el modelo de gobernanza que debe ser responsabilidad de la PMO.

    Un abrazo y existo en esta labor que desempeñas muy bien.

    • ceolevel

      Muchas gracias José por tu valiosa aportación. Totalmente de acuerdo en incluir el correcto funcionamiento de la aplicación de gestión de proyectos corporativa en la matriz de riesgos y tener planes de contingencia preparados. Un saludo!

  2. Carmen Escribano

    Me parece increíble que alguien que pretende gestionar proyectos utilice Excel para hacerlo. Es verdad que puede ser una herramienta muy útil en otras áreas, pero en gestión de proyectos no lo veo. En mi caso particular he utilizado 2 herramientas, Jira y Wrike. Cualquiera de las dos es una buena herramienta para gestionar proyectos, Jira evidentemente más cara, pero en la etapa profesional que estoy actualmente (consultor freelance) he descubierto una herramienta muy sencilla de utilizar y de aprender que me está ayudando mucho, Trello. No sé cual será vuestra opinión sobre ella, pero yo estoy encantada y trabajo muy bien con ella

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