PMP/CAPM, Project Management

¿Necesita tu organización una PMO Híbrida?

En el artículo de hoy quiero hablarte sobre el valor que aporta un PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) y si es necesario que esta sea híbrida para dar respuesta a los proyectos ágiles.

Antes de nada, como ya comenté en otros de mis artículos sobre esta temática, el reto de crear y gestionar una PMO no es algo simple, ni algo que podamos llevar a cabo en un par de semanas.

Hay que definir una estrategia adecuada para la organización, los 4 pasos o fases principales serían:

  1. Análisis de la situación: En esta primera fase nos vendrá bien conocer algunos aspectos clave como pueden ser:
    1. El nivel de madurez en Project Management de la compañía
    2. El tipo de organización (funcional, matricial o proyectizada)
    3. La involucración/interés de los interesados en el proyecto
    4. Tipo de PMO que queremos crear (de soporte, control o directiva)
  2. Fase de Diseño y toma de requirimientos: 
    1. Definir las áreas de responsabilidad de la PMO con detalle
    2. Métodos y procesos a implementar
    3. Herramientas y recursos necesarios para llevarlo a cabo
  3. Implementación de la PMO
    1. Pondremos en acción los planes, implementando los procesos y sistemas
    2.  Acciones formativas, de marketing y comunicación en relación a la PMO y sus funciones dentro de la organización
    3. La gestión del cambio será un elemento importante en esta fase, el éxito o el fracaso dependerá de si la organización entiende el valor que aporta la PMO y recibe apoyo de los principales interesados.
  4. Operaciones
    1. Mantener la PMO operativa y funcional
    2. Coaching/Mentorship a los project managers para que colaboren de manera efectiva con la PMO
    3. Seguimiento y adaptación de las funciones de la PMO, midiendo su grado de madurez y en base a las necesidades de negocio de la organización

Como ya sabrás hay un «boom» con el tema de las prácticas ágiles, ya no solo en el entorno de desarrollo de software sino en casi cualquier tipo de empresa y sector.

Si bien es cierto que en muchas ocasiones la agilidad puede aportar mucho valor y una gestión más eficiente, no siempre tiene cabida, ya sea por la cultura de la organización, los requisitos del cliente, el nivel de riesgo/criticidad o la tipología de proyecto.

La necesidad de contar con una PMO en tu organización es clara, aunque sea en su nivel más bajo (no de control, tan solo de soporte), para facilitar un marco de trabajo homogéneo y estructurado en la organización.

No hay nada más caótico que una organización donde no se documenta, las herramientas de gestión no están homogeneizadas, no se reporta ni comunica adecuadamente, etc

En esto una PMO nos puede ayudar y mucho.

Teniendo en cuenta que puede que algunos de nuestros proyectos se vayan a gestionar siguiendo un enfoque más tradicional o planificado (waterfall) y otros puede que se gestionen con marcos de referencia ágiles como Scrum, es interesante que nuestra PMO esté preparada:

De aquí nace la necesidad de un PMO Híbrida,flexible, multidisciplinar, que al igual que la imagen del artículo, se comporte como una bien equipada navaja suiza con diferentes opciones en base a las necesidades del proyecto/organización.

Una PMO Híbrida tiene que ser capaz de facilitar soporte tanto a proyectos tradicionales como a proyectos ágiles y ser una herramienta de apoyo para los gestores de proyectos.

Un error muy común es crear una PMO «Policía» que en muchos casos más que ayudar lo que hace es poner impedimentos y controles exhaustivos, ralentizando y entorpeciendo el avance de los proyectos.

Esto es un error, especialmente en entornos ágiles, donde he llegado a ver gestores de PMOs tradicionales solicitar Gantts y fechas exactas de entrega a los equipos de desarrollo, sin entender el entorno ni los enfoques de trabajo.

Muchos confunden una PMO con un departamento administrativo o de control, y es mucho más que eso.

Es una pieza clave dentro de la organización, que tiene que velar por los objetivos de los proyectos, programas y portfolios.

Te invito a que le des una vuelta, y valores si en tu organización tiene sentido la creación de una oficina de gestión de proyectos y si la respuesta es positiva, no lo dudes más, entra en acción! 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

One thought on “¿Necesita tu organización una PMO Híbrida?

  1. Norma Pino Del Vecchio

    Me parece de mucho interes y de un enfoque mas de apoyo y de gestion de una OPM. aqui en latinoamerica se tiene como enfoque de control. Dado que la Gerencia de Proyecto se ubica mas en Ingenieria que desde el punto de vista Administrativo.

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