PMP/CAPM, Project Management

Las 10 Reglas para gestionar reuniones efectivas

El artículo de hoy lo voy a dedicar a comentar algunos aspectos y estrategias que nos permitirán obtener reuniones de trabajo altamente efectivas.

En la Guía PMBOK que sirve como base de estudio para la Certificación PMP se dedica un capítulo entero a la comunicación en el proyecto y otro a la gestión de los interesados (stakeholders), ambos capítulos están íntimamente relacionados y una parte importante de la comunicación y trato con los interesados se lleva a cabo en las reuniones de trabajo.

boring_meeting

A todos nos ha pasado en más de una ocasión el convocar o ser convocados a una reunión y después de estar 2-3h hablando no se ha tomado ninguna decisión o ni tan siquiera se ha hablado de lo que se debería haber hablado.

Para evitar situaciones como la descrita, debemos prestar atención a las cuatro fases del manejo de una reunión:

  1. Planificación (agenda y metas).
  2. Organizar la reunión (logística).
  3. Manejo de la reunión (presidir / facilitar).
  4. Seguimiento (Al finalizar la reunión).

Algunos puntos de particular importancia que deberemos tener en cuenta:

  • Establecer una hora de entrada y de salida
  • Avanzar el orden del día y ceñirse a él
  • Reunirse con el equipo a menudo, pero no demasiado
  • Distribuir la Agenda para la reunión
  • El Equipo debe conocer sus responsabilidades con antelación
  • Interlocutores adecuados
  • Establecer Reglas para la reunión
  • Evitar Interrupciones
  • Establecer tareas y responsables al trabajo resultado de la reunión
  • Distribuir Actas

Quizás este último punto es de los más críticos, la distribución de las tareas, responsables, fechas de ejecución y distribución/seguimiento de las actas.

Yo personalmente recomiendo enviar el acta al cabo de unas horas de la ejecución de la reunión y  dejar una nota al final del correo en la que se indique que si en 48h no se ha recibido respuesta o feedback la información contenida en el acta se considera como final y entendida/aceptada por todos los asistentes a la reunión.

De esta manera conseguiremos aumentar el ratio de feedback y respuestas al envió de la información y sino como mínino tendremos las espaldas cubiertas por si en la siguiente reunión alguien discute información contenida en el acta anterior.

conflictive_meeting

Si durante el transcurso de la reunión nos encontramos en conflicto con los interesados deberemos usar algunas de las técnicas de gestión de conflictos que describí en el artículo de la semana pasada y que os describo brevemente a continuación:

  • Apartarse/Eludir: Retirarse de una situación de conflicto real o potencial.
  • Suavizar/Reconciliar: Hacer hincapié en los puntos de acuerdo más que en las diferencias.
  • Consentir: Buscar soluciones que aporten un cierto grado de satisfacción a todas las partes.
  • Forzar: Imponer su propio punto de vista a costa de los demás; ofrece soluciones únicamente de tipo ganar-perder.
  • Colaborar: Incorporar múltiples puntos de vista y visiones a partir de perspectivas diversas; conduce al consenso y al compromiso.
  • Confrontar/Resolver Problemas: Tratar un conflicto como un problema que debe resolverse mediante el examen de alternativas; requiere una actitud de concesión mutua y un diálogo abierto.

También sería de interés antes de entrar a reuniones de negociación, conocer cual es nuestro BATNA (Mejor alternativa posible a un acuerdo negociado).

Podéis encontrar más información sobre como gestionar reuniones y evitar que estas sean aburridas en el libro «Boring Meetings Sucks» de Jon Petz que de una manera amena y didáctica nos introduce en la ciencia y arte de la gestión de reuniones.

boring_meetings_sucks

Espero que la información os sea útil y podáis empezar a usar y poner en práctica las técnicas y estrategias comentadas en el artículo.

Alejandro Pérez

4 thoughts on “Las 10 Reglas para gestionar reuniones efectivas

  1. Jean Pierre

    Hola Alejandro,
    Que recomendaciones puedes dar para elaborar las actas de reuniones. En algunos casos el moderador puede redactarlos y generar discusión o disconformidad frente a los demás. Seria bueno que, ¿cada responsable escriba en el acta su acuerdo o compromiso para que los demás lo aprueben? ¿Que herramientas conoces para ello?.
    Muchas gracias.

  2. ceolevel

    Hola Jean Pierre,

    Hay diversas maneras de gestionar las reuniones y las redacciones de las actas y eso ya dependerá de cada organización.

    Lo importante es que las actas sen leídas, entendidas y haya un feedback, en algunas empresas obligan a que las actas una vez leídas y aceptadas, sean firmadas.

    Lo de las herramientas también dependerá del software del que disponga la organización por ej el OneNote de Microsoft es muy útil para anotaciones.

    Saludos!

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