Negociación y Conflictos, Project Management

La «nueva normalidad» en Gestión de Proyectos (Post-COVID19)

La crisis sanitaria provocada por el COVID-19 nos ha impactado a todos de manera brutal, ya sea de manera directa o indirecta.

El golpe ha sido duro a nivel social, sanitario, económico, etc y aún no ha finalizado, dado que la crisis que provocará durante los próximos años seguirá impactando a nuestras vidas.

No solo la crisis a nivel económico que ya auguran todos los analistas, sino la «Nueva Normalidad» que nos obligará a cambiar nuestra forma de relacionarnos, trabajar y convivir.

Pero como ser humano, tenemos algo muy valioso a nuestro favor y es nuestra capacidad de resiliencia, de resistir los impactos, levantarnos de las caídas y hacernos más fuerte con cada golpe recibido.

La capacidad de aprender, mejorar y sobrevivir es innata a la naturaleza del ser humano (llevamos unos cuantos milenios haciéndolo).

Y de toda crisis se puede aprender o mejorar en algunos aspectos, por dura que esta haya sido, siempre podemos ver algo positivo y aprender para un futuro.

Sin ir más lejos, muchas familias han podido mantener estos días unos lazos muy unidos con sus hijos, padres, abuelos.. Potenciando la comunicación entre los diferentes miembros de las familias y aumentado el tiempo dedicado a cuidar, jugar o en definitiva pasar horas con los más pequeños de la casa.

Pero no solo a nivel familiar, también a nivel organizacional, a nivel de empresa, de gestión de los proyectos hemos aprendido cosas muy valiosas y que con suerte perdurarán en esta nueva normalidad.

A continuación os enumero algunas «Lecciones Aprendidas» de estas cruel crisis sanitaria y que debemos mantener y hacer nuestras para este futuro incierto que se avecina.

Saber gestionar la incertidumbre

Ahora más que nunca es importante saber gestionar la incertidumbre, tanto a nivel de organización como a nivel personal.

Por lo tanto sería positivo contar con unos buenos planes de gestión de riesgos, unas contingencias bien definidas que refuercen la capacidad de resiliencia de nuestros proyectos.

Un riesgo es un evento incierto que en caso de ocurrir tendrá un impacto en el proyecto.

Una correcta gestión de riesgos implicará un análisis de estos potenciales riesgos y definirá unos planes de actuación en el caso de que el riesgo nos impacte.

En uno de mis artículos pasados ya os hablé sobre la importancia de la resiliencia del proyecto y del propio gestor de proyectos y os daba valiosos consejos para mejorarla, podéis revisar la información aquí: La Resiliencia y su «magia» en la Gestión de Proyectos

Herramientas Colaborativas + Teletrabajo

Esta crisis sanitaria ha puesto de manifiesto lo que muchos ya veníamos defendiendo hace años, la necesidad de poder teletrabajar, evitando el «presentismo» y el concepto de «calentar el asiento» tan arraigado en nuestra cultura.

Quizás no todos los días de la semana, pero compaginar el trabajar en la oficina con el «work from home» creo que es una muy buena idea.

Aunque esto tampoco es fácil de gestionar y tiene sus pros y también sus contras como ya os explicaba en mi artículo: «Work from Home» ¿Bendición o Maldición?

Pero la realidad es que bien gestionado, el impacto de poder teletrabajar va a ser siempre positivo, en eficiencia, costes, medio ambiente, etc

Muchas empresas se han visto «obligadas» a abrazar este nuevo enfoque debido a la crisis sanitaria y posiblemente muchas se hayan dado cuenta del positivo impacto de estas prácticas.

La mayoría de herramientas de gestión de proyectos tienen ya opciones de colaboración online y contamos con multitud de opciones en el mercado: Teams, Trello, Basecamp, Slack, etc

Podéis ver algunas comentadas en este otro artículo: 3 Herramientas de Colaboración Online: Slack | Trello | Basecamp

Como todo en esta vida, se requiere de un periodo de aprendizaje e ir realizando los ajustes necesarios, pero estoy seguro que poco a poco se irá integrando cada vez más esta «nueva realidad»

Análisis de datos y Predicciones

Finalmente, debemos aprender de todo lo ocurrido y evitar que algo así nos impacte en un futuro, o si nos impacta estar ya preparados para actuar de una manera mucho más rápida y eficiente.

Y los medios tecnológicos los tenemos y van a ir mejorando con el uso de herramientas de análisis de datos, big data, machine learning e IA aplicada.

En un futuro no muy lejano, con la capacidad de cálculo de los ordenadores cuánticos y estas tecnologías que os mencionaba, será casi imposible que un a crisis sanitaria como la actual nos «pille» desprevenidos.

El cruce de millones de datos y su análisis inteligente nos permitirá predecir estos escenarios y actuar.

Incluso hay quien dice que esta crisis sanitaria no ha sido casual y que fue diseñada «a medida» para controlar los problemas de superpoblación, contaminación y evitar el colapso a nivel mundial que los sistemas de datos predecían para fechas no muy lejanas… Pero esto nunca lo sabremos..

Lo que si sabemos es que el potencial de la tecnología nos permitirá predecir algo así en el futuro, anticiparnos y gestionarlo de manera mucho más proactiva y menos reactiva.

Espero que las reflexiones de este artículo os hayan resultado interesantes.

¿Tú que opinas? ¿Crees que esta crisis a nivel mundial nos ayudará a mejorar y ser más eficientes y que sacaremos algo positivo dentro de todo lo negativo?

Espero tus comentarios 🙂

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Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

7 thoughts on “La «nueva normalidad» en Gestión de Proyectos (Post-COVID19)

  1. Miguel Angel Costumero

    Hola Alejandro, como siempre un post totalmente actual, aunque haría una puntualizacion, lo que se esta haciendo ahora no es tele trabajo como debería de ser, sino un trabaja desde casa como puedas, ya que en muchos casos la productividad se esta resistiendo porque a la vez que se trabaja se debe de atender a los niños, por ejemplo, esto hace que las jornadas laborales se alarguen para poder sacar el trabajo.

    Aun así espero que esta situación permita ver a las empresas que no hace falta tanto presencialismo ni calentar la silla y que se puede trabajar en remoto sin problemas.

    • ceolevel

      Hola Miguel Angel,

      Efectivamente, en muchos casos no se está aplicando como debería, o incluso se están haciendo «reducciones» de jornada pero facilitándole al trabajador el suficiente trabajo como para ocupar sus 8h al día, que añadiendo el tema de los niños en casa, puede provocar situaciones bastante difíciles de gestionar.

      Esperemos que esta situación nos sirva para aprender de los errores del pasado y definir un nuevo y mejor futuro.

      Gracias por comentar!

  2. Gerardo Olmos

    El mundo está adquiriendo una experiencia en lo laboral y escolar a través de la digitalización, debido a la forzada ejecución de actividades en las que se tiene que que crear o aprender, interactuando a través de este medio, así y sin opción.
    Cuando se termine la crisis, que habrá durado cuando menos 6 meses y tanto los niños, los adolescentes y adultos desde el rol que les haya tocado, de tanto repetir el comportamiento digital tendrán un expertise y costumbre que sería un desperdicio y un shock regresar al mundo anterior.
    La mentalidad del niño que tiene que aprovechar el tiempo aún estando en casa con «tentaciones» para no hacerlo o la del maestro que desconfía. Así como la del trabajador o el jefe que también desconfía, esa mentalidad estará en una zona que permita el cambio definitivo a la nueva realidad, fuera de crisis.
    Se está adquiriendo experiencia, hasta en la forma de saber del profesor de quien atendió la clase, la forma de levantar la mano. Lo mismo en lo laboral.

    El problema serán los marcos normativos rígidos.

    Las escuelas y las áreas de RH deberían de empezar un proyecto dentro de la crisis, sobre un nuevo marco normativo o reglamento que considere éstas circunstancias.
    Pero el tema no es cambiar por cambiar, es aprovechar las bondades de la nueva realidad, determinar cuáles son las más importantes y ponerlas al frente del nuevo marco normativo, como objetivos a satisfacer.
    También valorar el costo de terminar de equipar el cambio. El desarrollo de nuevas métricas o formas de medir el desempeño.
    Habrá menos tiempos muertos, lo cual, tal vez se puede pensar en nuevos horarios de trabajo y de escuela.
    Tal vez definir una forma híbrida de trabajar (presencial y a distancia).
    Tal vez, si seguir macando el inicio (lunes) y el fin (viernes) como presencial.

    En fin, creo que trabajar en la nueva relación empleado.empresa es algo que se debe de realizar en estos tiempos.

    El mundo ya cambió. Esta es una nueva revolución, se está marcando la consolidación de la etapa digital y de la información. Es el momento de quitar las cosas que no generan valor y que vienen de la era industrial.

    En fin el mundo ya cambió, ahora hay que documentarlo, para que no se nos olvide, foros como este de lecciones aprendidas, deberían de donarse a los que hagan los nuevos marcos normativos..

  3. Gerardo Olmos

    Algunas lecciones aprendidas.

    – Algunas empresas e involucrados escépticos, ya se dieron cuenta de que:

    – Un proyecto se puede manejar a distancia.
    – Los involucrados pueden dejar de desplazarse para enterarse, exponer avances.
    -Los gastos de viáticos se pueden disminuir drasticamente.
    – La mayoría de las personas en la empresa pueden atender una sesión digital y con orden.
    – Si se es preciso y directo en las sesiones de trabajo, se puede contar con más tiempo para el trabajo o las cosas personales.

    Esta en nuestras manos aprovechar este cambio para tener un nuevo mundo, el cual sin lugar a dudas será también más ecológico.

    Hagamos que esto funcione, porque es la suma de manos y voluntades, lo que consolidará esta transformación.

  4. LOURDES KRAAN

    Hay vs factores a tener en cuenta
    . Tipologia del proyecto, y si tiene etapas o no teletrabajables
    . Equipos. Si pueden responder a esta modalidad, ya q la etapa o actividad del proyecto puede teletrabajarse pero la persona q debe realizarla tiene u a pc para 5 en un monoambiente!!
    . Cultura organizacional
    . Capacidad de trabajo x objetivos
    . Capacidad del PM de gestionar equipos con tipologias mixtas de trabajo

    En fin… son varias variables

    Pero creo q covit es un tipo de influenza q llego para quedarse y por lo tanto llevara a plantear otras formas de trabajo. Quizas intermedias pero distintas.

    En lo personal, estamos totalmente operativos pero remotos, y descubrimos nuevas herramientas (como slack) y formas de trabajo q tb llegaron paea quedarse.

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