Una de las tareas más complejas que todo Project Manager ha de afrontar en el día a día de la vida de un proyecto es la gestión de los cambios, todo estaba perfectamente planeado pero siempre surgen imprevistos que inicialmente no estaban contemplados, algunos de ellos puede que hayan sido analizados previamente tal y como comenté en mi anterior post sobre gestión de los riesgos.
Todo y eso siempre surgen eventos inesperados y es entonces donde entra en juego la gestión de cambios, que incluye diferentes aspectos desde la identificación del cambio, su evaluación, gestión y posterior comunicación, si no queremos acabar en situaciones como la mostrada en la ilustración:
Siguiendo el estándar del PMI (Project Management Institute), la guía PMBOK Quinta Edición, los cambios se gestionan en el proceso «Integrated Change Control» del área de Integración.
¿Por qué es necesario este proceso de control y gestión de cambios y que actividades incluye?
Los proyectos raramente cumplen el plan fijado, por lo tanto necesitamos de un procedimiento para identificar, analizar y gestionar los cambios que nos ayude a:
- Identificar los cambios a ejecutar
- Revisar los cambios solicitados
- Mantener la integridad de las baselines
- Controlar y actualizar scope, cost, budget, schedule y los quality requirements basándonos en los approved changes
- Prevenir los cambios antes de que estos sean necesarios
- Documentar el impacto de los requested changes
Una vez tenemos claros los puntos anteriores, ¿como deberíamos gestionar los cambios? Las recomendaciones para llevar a cabo esta gestión son:
- Prevenir las causas de los cambios
- Identificar el cambio
- Analizar el impacto del cambio
- Crear un Change Request
- Llevar a cabo el proceso Integrated Change Control
- Ajustar el Project Management Plan, Project Documents y Baselines
- Comunicar el cambio a los Stakeholders afectados
- Gestionar el proyecto de acuerdo a los nuevos Project Management Plan y Project Documents
Una de las pregunta típicas que surge es ¿Quien aprueba estos cambios?
Esto dependerá del tipo de cambio y si el cambio afecta a alguno de los siguientes elementos:
- PMP
- Baselines
- Company procedures
- Contract
- Project Charter
- Scope Of Work
Otra de las preguntas clásicas es : ¿Que diferencia hay entre cambios aprobados y cambios validados?
- Approved Changes: Los cambios ya aprobados (ya sea por el PM o por el CCB (Change Control Board)
- Validated Changes: Cambios que han sido validados (es decir una vez ya ejecutados y verificado que se hayan realizado correctamente)
Espero que hayáis encontrado interesante el artículo sobre la gestión de los cambios, si queréis profundizar mas en el tema y conocer el estándar de gestión de proyectos del Project Management Institute (PMI) a la vez que os preparáis para obtener la Certificación PMP, os recomiendo que le echéis un vistazo a los cursos PMP que ofrecemos en CEOLEVEL.
Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP, PM²
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Cuando dices:
«Esto dependerá del tipo de cambio y si el cambio afecta a alguno de los siguientes elementos:
PMP
..»
¿Has querido referirte con esto al Plan de Proyecto (PDP)?
Gracias!
Hola Fernando,
Así es, me refería a PMP (siglas en inglés de Project Management Plan), saludos!
Seria interesante saber cuando se activa la gestión de cambios ya que en la fase de análisis detallado a menudo se cambia el alcance por una mala interpretación de los requerimientos por parte del proveedor pero ya se ha comprometido a unos costes y un tiempo. En este caso la responsabilidad de asumir esos cambios debería caer del lado del proveedor otra cosa es que en la fase de ejecución se generen cambios de alcance. En este caso la responsabilidad debería ser a cargo del cliente.
Hola Pablo,
Esto ya depende de la relación cliente/proveedor y los acuerdos que se hayan tomado a nivel contractual para gestionar estos cambios. Si está previsto que el proyecto tenga muchos cambios o el alcance no está claro, sería apropiado entonces valorar una gestión Agile y trabajar por iteraciones.
Hola,
sabrías decirme en qué proceso de validan los cambios? En el mismo que se validan los entregables: Validar el Alcance?
Tienen que ser también verificados en el proceso Control de Calidad?
gracias!