Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

Project Sponsor: El Protector del Proyecto (¡y mucho más!)

Muchas veces se habla de la figura de “Sponsor” o “Patrocinador” del proyecto, pero no se tienen muy claras sus funciones o el valor que realmente puede aportar al proyecto y al éxito del mismo.

El sponsor en un proyecto puede ser el mismo cliente o no, dependiendo el contexto.

La función del sponsor no es únicamente la de proveer los fondos necesarios para llevar a cabo el proyecto sino que va mucho más allá del mero patrocinio.

El sponsor es la figura que ha de asegurarse que el proyecto esté alineado con los objetivos de negocio marcados en su concepción y que se consiguen estos objetivos, entre otras cosas debería:

  • Facilitar el contexto de negocio, experiencia y soporte al equipo (incluido el PM)
  • Asegurar los presupuestos necesarios y facilitar la “venta” del proyecto internamente
  • Actuar como un punto de escalado, en aquellos casos que la autoridad del PM no sea suficiente
  • Actuar como una linea adicional de comunicación y observación entre el equipo, cliente y otros interesados del proyecto
  • Ser un línea de unión entre el proyecto, el negocio y la estrategia corporativa

Resumiendo el PM es quien ha de ejecutar el proyecto, y el Sponsor quien lo autoriza, garantiza y supervisa a lo largo del mismo.

El sponsor no debe estar pendiente de los detalles de bajo nivel, para ello está el equipo de gestión del proyecto, pero si que debe estar pendiente del proyecto en general, su estado, y servir de ayuda o actuar como desbloqueante en algunos momentos críticos del mismo.

Para que la relación sea la adecuada y en beneficio del proyecto, el PM no debe ver al Sponsor como su jefe, sino como un compañero más de viaje, con el cuál tiene objetivos comunes (lo mismo aplica para el Sponsor).

¿Cuál es el rol del PM en su relación con el Sponsor?

En un nivel inicial, el PM debe entender el rol del Sponsor en el proyecto y si este no muestra interés o no realiza correctamente sus actividades como tal, deberemos esforzarnos para involucrarlo en el mismo.

Especialmente en las fases de inicio y planificación, deberemos estar en contacto con el sponsor y ver su nivel de involucración, clarificar responsabilidades y prioridades, sino llevamos a cabo este ejercicio, puede que nos encontremos con falsas expectativas y problemas a medida que avance el proyecto.

Un sponsor poderoso y bien alineado al proyecto y a nuestros objetivos, será un gran aliado y asegurará el avance del proyecto a la vez que desbloqueará posibles situaciones complicadas que vayan surgiendo durante el transcurso del mismo.

Si os interesa profundizar en el tema os dejo el siguiente White Paper del PMI: “The Role of Sponsor

¿Qué opinas al respecto? ¿Consideras importante el impacto del sponsor para el éxito de los proyectos que gestionas? ¿Que dificultades te has encontrado habitualmente en tu relación con esta figura clave del proyecto?

Como siempre, comentarios y discusiones, serán bien recibidas en la sección de comentarios 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

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