Las palabras tienen peso variable.
La palabra varía según situación, entonación, contexto, elementos que le acompañen, persona que la diga, estado de ánimo, etc
Es por ello que como Project Managers debemos tomar consciencia de la importancia de lo que decimos y cómo lo decimos, es decir cómo comunicamos.
Según define el PMBOK en el capítulo de comunicaciones en el proyecto, el PM debería invertir la mayor parte de su tiempo en comunicar, al fin y al cabo uno de los importantes valores de tener a un PM en un proyecto es justamente esto, la comunicación y distribución adecuada de la información.
A continuación os adjunto un gráfico que muestra el peso de una palabra:
Leyendo el gráfico de arriba, entendemos rapidamente porque muchas veces los mails llevan a malentendidos y conflictos más o menos graves en el proyecto.
Esto es por la falta de la información del lenguaje corporal, el contexto, la entonación, etc
¿Cuál es el rol del PM en el contexto de la comunicación en un proyecto y que elementos incluye la gestión de la comunicación?
La gestión de las comunicaciones de un proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que toda la información relativa al proyecto se genera, distribuye, almacena a tiempo, correctamente y a los interlocutores adecuados
El valor añadido del gestor de proyectos está justamente en la disposición de la información, su correcto uso y su correcta comunicación
Existen 3 métodos de comunicación:
Comunicación interactiva (el más efectivo)
- Intercambio multi-direccional de información
- Reuniones, llamadas de teléfono, multi-conferencias
Comunicación “push” (unidireccional)
- Envío de información a recipientes que necesitan conocerla
- Asegura la distribución pero no certifica la comprensión de los destinatarios
- Cartas, e-mail, informes, faxes
Comunicación “pull” (unidireccional)
- Grandes volúmenes de información o grandes audiencias
- Los destinatarios acceden a discreción (e-learning, repositorios de conocimiento, intranet)
Además de definir los 3 tipos de métodos comunicativos debemos saber diferenciar entre comunicación efectiva y comunicación eficiente:
- Efectiva: La información se proporciona correctamente en cuanto a formato, tiempo e impacto.
- Eficiente: La información que se proporciona es sólo la necesaria.
Trabajar para conseguir una comunicación eficiente nos ayudará a evitar la «infoxicación», esto es, la intoxicación por exceso de información.
Actualmente tenemos impactos informativos constantes y muchos de nosotros nos encontramos con cientos de mails cada vez que iniciamos el cliente de correo por la mañana.
Como Project Managers y gestores de la información que fluye en el proyecto, tenemos ciertas responsabilidades que debemos asumir: Ser claros, intentar que nuestro mensaje sea preciso y asegurarnos que somos entendidos, estos puntos que a priori parecen sencillos, no siempre lo son y muchas veces dejan ver las carencias comunicativas de aquellos project managers menos versados en el arte de la comunicación o con poca experiencia.
Si quieres mejorar el resultado de tus proyectos piensa lo siguiente, la comunicación es primordial: que dices, a quien se lo dices y cómo lo dices puede acabar variando la percepción de éxito o fracaso de un proyecto por parte de los stakeholders independientemente de los resultados en cuanto a fechas, costes y trabajo realizado.
¿Estás de acuerdo conmigo? ¿Consideras que la comunicación es una herramienta de vital importancia en la gestión de proyectos?
Muy bueno este aporte. muchas gracias Alejandro.
Gracias Carlos Andres por tu amable comentario, un saludo! 🙂
Completamente de acuerdo, la comunicación es muy importante en un proyecto y debe ser bien gestionada para cubrir las expectativas de los interesados en un proyecto. Muy buen artículo Alejandro
Gracias Isabel por tu amable comentario y aportación. Saludos!
Excelente aporte, muchas gracias
Gracias Pedro Jesús, encantado de que hayas disfrutado con la lectura del artículo. Un saludo!
Es un artículo muy ilustrativo, pero cuando dices que «muchas veces los mails llevan a malentendidos y conflictos más o menos graves en el proyecto» no debería ser una realidad. El lenguaje escrito, puede tener tono y comunicar emociones. El problema es que en la mayoría de los casos se hace un mal uso, se tiende a extractar y se lee transversalmente.
La palabra escrita permanece, por esta razón debemos dedicarle tiempo. Tiempo al aprendizaje, tiempo a estructurar el contenido, tiempo a la sintaxis y por su puesto, tiempo a la lectura.
Y es ahí, en el factor tiempo, donde el PM tiene un papel muy importante. En la mayoría de los casos se confunde gestionar los tiempos con reducir los plazos. La comunicación requiere tiempo de igual manera que lo requiere la buena cocina o la ejecución de cada una de las actividades de una obra. De una correcta gestión y conocimiento de los tiempos necesarios para realizar una actividad, dependerá el ENTENDIMIENTO entre las partes, la SEGURIDAD de los intervinientes y por supuesto la CALIDAD de la ejecución.
Gracias Mario Ortega por tu interesante aportación! Un saludo.
Excelente articulo estimado, sin lugar a duda la comunicación, es una de las herramientas más importantes que debe manejar un DP dentro de una organización y con ello la forma cómo está se lleva a cabo, por eso esta debe ser efectiva y monitoreda.
Gracias José Antonio por tu amable comentario. Saludos!