Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

Crea tu propia (y efectiva) Matriz de Stakeholders en tan solo 3 Pasos

En el artículo de hoy me gustaría adentrarme en el interesante tema de la gestión de stakeholders.

Los involucrados o interesados (“stakeholders” en inglés) son todas aquellas personas u organizaciones que afectan o son afectadas por el proyecto, ya sea de forma positiva o negativa

Como bien sabrás, el éxito del proyecto entre otras cosas depende de nuestra capacidad para comunicarnos, relacionaros y gestionar a los interesados.

Es un terreno delicado, ya que cada individuo tiene sus propias expectativas, su propia imagen mental de lo que el proyecto debe aportarle.

En algunos casos nos encontraremos con interesados «amigos» que nos facilitarán las tareas y la consecución de los objetivos.

En otros casos nos encontraremos con interesados «no tan interesados» en el proyecto, es decir, aquellos que se ven impactados pero de manera (según su perspectiva) negativa.

Es justamente en estos casos, en los que debemos emplearnos más a fondo, identificar e involucrar cuanto antes a estos stakeholders menos interesados (especialmente si tienen poder/influencia) y trabajar para satisfacerlos y que vean que el proyecto también les puede aportar valor.

Ya sabes, el famoso dicho de: «ten a tu enemigo más cerca que a tu amigo», pues esta es la filosofía a seguir con la gestión de interesados en el proyecto.

Dado que no siempre será una tarea fácil, lo ideal es que desde el inicio del proyecto, contemos con alguna herramienta que nos permita facilitar la gestión de los interesados.

El objetivo de este artículo es justamente guiarte paso a paso en la creación de dicha herramienta, una matriz de poderes, que podremos generar en tan solo 3 pasos:

A continuación te indico los pasos a seguir:

1) Identifica correctamente a los stakeholders de tu proyecto:

Aquí invertiremos tanto tiempo como sea necesario, una de las peores sorpresas que nos podemos llevar durante el transcurso del proyecto, es no haber dedicado el tiempo suficiente a este apartado y encontrarnos de repente con «nuevos interesados» que no habíamos detectado y que tienen una bolsa bien grande de peticiones a realizar (esto nos impactará seguro a nivel de tiempo y costes).

2) Documenta sus características:

Aquí nos centraremos en documentar sus características, si son internos (empleados, socios, directores, etc) o externos (gobierno, comunidades, medios de comunicación, etc) y cuáles son sus expectativas en relación al proyecto (es decir que esperan del mismo).

3) Crea una matriz de poderes y situa a los interesados en ella:

Aquí generaremos una matriz (puede ser parecida a la que incluyo arriba en la foto), lo importante es que tenga diferentes cuadrantes para clasificar a los interesados en base a su interés (alto o bajo) y su poder/influencia (alto o bajo).

Una vez realizada la matriz, procederemos a situar a los interesados dentro de uno de los cuadrantes de la matriz de la siguiente manera:

  • Cuadro Rojo: Con interés y mucho poder, interesados con los que debemos conectar y hacer un esfuerzo para involucrarlos al máximo en el proyecto y mantenerlos satisfechos.
  • Cuadro Verde: Con poder y menor interés, estos son los más «peligrosos» ya que puede llegar a afectar muy negativamente al proyecto, por lo tanto es vital involucrarlos cuanto antes y gestionarlos activamente, mantenerlos informados en todo momento, con el objetivo de que vean con buenos ojos nuestro proyecto.
  • Cuadro Azul: Con poco poder y poco interés, en este caso nos limitaremos a monitorizarlos, ir viendo cuál es su estado para detectar cambios de actitud o percepción respesto al proyecto.
  • Cuadro Gris: Con poco poder pero bastante interés, este será un «grupo amigo», tienen interés en lo que hacemos, nos pueden aportar feedback, y nos apoyarán pero no disponen de poder suficiente como para ofrecernos un impulso al proyecto, por lo tanto simplemente les mantendremos informados.

Con estos 3 pasos ya tendremos creada la Matriz, pero ¿De qué nos sirve una herramienta si no la ponemos en práctica y actualizamos?, para ello y para que realmente sea una herramienta efectiva para la gestión de proyecto, deberemos asegurarnos de seguir los siguientes 2 pasos adicionales:

Gestionar a los interesados en consecuencia a lo documentado en la matriz

Una vez creada la matriz, deberemos actuar en consecuencia y gestionar a los interesados tal y como hemos planificado en la misma.

Actualizar la matriz en el día a día, para que su información sea válida

Lo importante de la matriz de interesados, no es únicamente crearla, sino ir manteniéndola a medida que avance el proyecto, para que siga siendo útil y válida, por lo tanto debemos recordar ir revisándola y actualizándola periódicamente.

Conclusión:

Si sigues los pasos anteriores, verás que te resulta mucho más fácil el seguimiento y la gestión de los interesados, y además si se incorpora algún miembro nuevo en el equipo, podrás facilitarle la matriz para que rapidamente entienda la foto y sepa situar a los interesados de manera correcta.

Eso si, la matriz de poderes, es un documento con información «sensible», por ello se recomienda que se distribuya a discreción del project manager (habitualmente entre los integrantes del equipo de proyecto).

Espero que te haya resultado útil el artículo de esta semana.

¿Cónoces alguna técnica o recomendación para facilitar la gestión de interesados? Si es así no dudes de dejar tu comentario abajo.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

14 thoughts on “Crea tu propia (y efectiva) Matriz de Stakeholders en tan solo 3 Pasos

  1. Antoni

    Muy interesante, a veces los usuarios del grupo verde nos ayudan a salvar el proyecto. Pero «cuidadin» con el grupo rojo, ellos solitos son capaces de hundir un buen proyecto.

    [ pd: creo que hay una falta de ortografia en el punto 1) …no a ver dedicado.. no seria …no haver dedicado… ]

    Un saludo

    • ceolevel

      Muchas gracias Antoni por tu amable comentario y aportación y por indicarnos lo de la falta de ortografía, ya lo hemos corregido, curiosamente en tu propia notificación de la misma también había un error tipográfico, ya que sería «haber» y no «haver» 😉

      Saludos!

  2. Jose Huerta

    Representar en una matriz o una gráfica al conjunto de interesados es una buena técnica para saber en dónde focalizar mejor tus esfuerzos. Pero siempre he pensado que poder e influencia no son suficientes. Me faltan dos variables más, de entre el conjunto que se recomiendan en PMBOK: influencia y amistad. Un interesado con poco interés no tiene por qué ser peligroso. A lo mejor, simplemente pasa de todo y no le afecta tu proyecto. Por otro lado la influencia, como una variante del poder, pero sólo en nuestro proyecto. Puede haber gente poco poderosa en la organización, pero que son claves para el éxito (como un responsable funcional que necesitamos para una parte del proyecto, en una organización matricial). Y luego la amistad que indican si están a favor o en contra del proyecto. Yo suelo usar un tipo de gráfica que me permite ver las cuatro variables: poder, influencia, interés y amistad de un plumazo. Por si queréis profundizar: http://gestionati.es/gestion/proyectos/interesados/dibujando-la-matriz-de-interesados

    • ceolevel

      Hola Jose,

      Antes de nada agradecer tu aportación a la discusión.

      En relación a lo que indicas en tu comentario, el presente artículo pretende mostrar uno de los modelos indicados en el PMBOK que es el más apropiado para proyectos no muy complejos, obviamente no es el único modelo, existiendo entre otros: poder/interes, poder/influencia e impacto/influencia.

      Además es posible tal y como indicas generar un modelo más complejo que incluya más variables en la ecuación (conocido como «cubo de stakeholders»).

      No recuerdo que en el PMBOK aparezca el concepto de «amistad» para referirse a las relaciones con los stakeholders durante el proceso de identificación, sino más bien: poder, interés, impacto e influencia.

      Si que es cierto que un posible análisis posterior, durante la fase de planificación, nos puede mostrar el nivel de involucración del stakeholder y nos puede dar más información en relación si es resistente, neutral o apoya al proyecto (lo que aparece descrito en el PMBOK como la «stakeholder engagement matrix»).

      Pero al fin y al cabo una clasificación de stakeholders es esto, una clasificación y queda en manos del PM en decidir como realizarla y que adjetivos o valores quiere cuantificar y representar en la misma.

      Saludos!

      • Jose Huerta

        Es cierto que la amistad como tal no sale en PMBOK. Pero en el punto 13.1.3.1 (versión 5) habla de tener a los interesados clasificados y uno de los puntos de clasificación es partidario/neutral/reticente. No le pone nombre, pero es lo que yo le llamo «Amistad» o «Afinidad».
        En cualquier caso, creo que hacer el trabajo que expones, que es identificar y clasificar a los interesados, es la gran diferencia entre hacer una gestión de interesados profesional o hacerla «por intuición».

        Aparte de esto, estoy navegando por tu blog, y hay muchas «perlitas» por aquí escondidas (en el buen sentido de la palabra).

        • ceolevel

          Hola Jose,

          Te agradezco sinceramente tu aportación a la discusión y tus amables palabras sobre el blog, me alegra y mucho saber que lo encuentras útil 🙂

          Un saludo!

  3. Jeniffer Mendez

    Considero que la descripción del cuadro rojo no es «menor interés», ya que esta en el extremo de cada cuadrante, en mi concepto seria mucho poder y mucho interés.

  4. Claudio Bermúdez

    Muy amable de exponer el método.
    Se aplica también en la gestión de continuidad operacional, pero ahí, de alguna forma flaquea el modelo…no alcanza a recoger la variabilidad organizacional que causan las re estructuraciones .
    Tal factor no se haya claramente visitado, en mi opinión.
    Slds

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