En el artículo de hoy quiero hablarte sobre los pasos a seguir para cerrar correctamente un proyecto, incluyendo la parte contractual y la parte administrativa.
No es un tema complicado pero si delicado y que suele generar mucha confusión, especialmente para aquellos que se presentan al examen de Certificación PMP.
En el PMBOK se indica que para cerrar correctamente un proyecto, se debe llevar a cabo un cierre contractual y un cierre administrativo, ¿pero cuáles son sus diferencias?
Diferencias entre Cierre Contractual y Cierre Administrativo:
- El cierre contractual se debe realizar antes de que el proyecto sea finalizado por completo.
- El cierre contractual se puede realizar múltiples veces (una vez para cada contrato durante el ciclo de vida de un proyecto).
- El cierre contractual se lleva a cabo habitualmente antes del cierre administrativo del proyecto.
- El cierre administrativo se realiza una única vez por fase o para el proyecto entero.
Se podría incluso decir que el cierre administrativo es mas un tema interno de la propia compañía que realiza el PM y el cierre contractual la formalización del cierre del contrato entre la parte cliente y proveedora.
10 pasos a seguir para el cierre del proyecto:
- Confirmar que el trabajo se ha completado según los requisitos
- Verificar que todas las compras se han completado correctamente (cierres contractuales con proveedores)
- Conseguir la aceptación formal
- Completar el cierre financiero (Facturación del proyecto)
- Transferir el producto al cliente o a quien corresponda
- Obtener feedback del cliente
- Completar el informe final
- Indexar y archivar toda la información
- Obtener lecciones aprendidas y actualizar el repositorio
- Liberar el equipo
Plantillas para el Cierre del Proyecto
Para facilitarte el trabajo, puedes apoyarte en las siguiente plantillas descargables y editables: Descargar Plantillas de Cierre de Proyecto
En el anterior enlace podrás descargar gratuitamente 4 plantillas:
- Aceptación del Proyecto
- Plan de Transición
- Revisión Post-Proyecto
- Lecciones Aprendidas
Espero que este artículo te ayude a organizar correctamente el cierre de tus proyectos y a responder correctamente las preguntas del examen de Certificación PMP.
Excelente artículo y provechoso sis anexos.
Gracias Williams por tus amables palabras. Saludos!
Excelente información….
Gracias Alejandro por seguir nuestro blog. Saludos!
En cada articulo entregas conocimiento, experiencia y ese don altruista de compartir. No me canso de leerte.
Muchas gracias por seguir mis contenidos y por tus amables palabras! 🙂
Agradecido por este gran articulo, el cual ayuda a mejorar los conocimientos sobre el tema.
Gracias Rafael! 🙂
Muy buen artículo para aplicar al buen manejo de los proyectos.
Algo importante que en mi experiencia no queda registrado, son las lecciones aprendidas.
Con estas plantillas en muy fácil iniciar su implementación.
Gracias por compartir
Gracias Eliana. Saludos!
Excelentes recomendaciones, de verdad una guía muy concreta y efectiva.
Gracias Simon, saludos!
Hola Alejandro,
Un 10 como siempre tu artículo.
Yo añadiría dos acciones más,
11. Auditar junto con el patrocinador el éxito del proyecto
12. Celebrar el cierre.
Un saludo,
Jesús Fernández
Gracias Jesús por tu comentario y aportación 🙂
Muy buen resumen en 10 pasos para cerrar un proyecto.
Muy pocos dependen directamente del cliente como por ejemplo Conseguir la aceptación formal. ¿Que consejo tendrías si el cliente no envía firmado la conformidad de cierre? Aún estando todas las fases del proyecto terminadas.
Teniendo confirmación del cliente que está todo correcto por teléfono pero cuando se le envía correo con la hoja de conformidad simplemente no responde ¿Se podría cerrar el proyecto?
Muchas Gracias.
Gracias Raul por tus comentarios.
En relación a tu consulta, aunque cada sector/empresa es un mundo y dependerá del nivel de confianza y relación que tengas con el cliente, desde un punto de vista legal/formal el proyecto no estaría cerrado hasta que el cliente haga el «sign-off».
Piensa que lo dicho por teléfono no tiene validez legal, y si a la semana siguiente algo «explota», por mucho que el cliente te hubiera dicho que todo estaba ok.. tendrás que hacerte responsable del problema (y cargarlo contra tu propio proyecto, no a garantías). Yo te recomendaría exigir siempre la firma final, antes de dar por cerrado ningún proyecto.
Interesante artículo de comprensión para el exámen
Gracias Rafael por tu amable comentario. Saludos!
Yo apuntaría que el orden de pasos indicado es flexible, no necesariamente el punto 10 debe de ser el último.