PMP/CAPM, Project Management

«Work from Home» ¿Bendición o Maldición?

Se acabaron las vacaciones (para aquellos que hayan tenido la suerte de disfrutarlas) y la mayoría hemos vuelto a nuestras rutinas habituales.

Varios estudios demuestran que hasta un 30% de la población sufre de ansiedad, malestar o apatía al tener que reincorporarse en su puesto de trabajo tras un periodo más o menos largo de desconexión vacacional.

El tener que madrugar, volver a los atascos matutinos (o esperas en el transporte público), las prisas, el ruido, la vuelta a la oficina, etc no ayuda a que nuestro cuerpo se habitúe a la nueva realidad.

La primera semana suele conllevar un proceso de adaptación (hay quien ha desconectado tanto, que ni recuerda el password de su pc).

Para evitar estas situaciones y con la idea de facilitar el poder compaginar trabajo y familia, algunas organizaciones están virando al modelo de teletrabajo o «work from home» invitando a sus empleados a trabajar desde casa ya sea la jornada laboral completa o algunas horas/días.

Desde el punto de vista de la empresa, tiene algunos beneficios económicos obvios (de espacio, dietas, etc).

También para el trabajador se pueden observar bastantes beneficios, ¿pero es todo tan bonito como parece a priori?

La Realidad del Teletrabajo:

Yo desde mi experiencia, considero que la mejor opción es un punto intermedio, es decir que la organización permita al trabajador trabajar desde casa 2-3 días por semana.

Y es que aunque inicialmente pueda parecer una panacea, el trabajar desde casa también tiene sus inconvenientes, por ej:

  • Menor interacción humana: Esto lo sabe quien ha pasado semanas trabajando desde casa, por mucho que tengas herramientas colaborativas, estas no sustituyen al 100% el contacto humano.
  • Perdida de valores corporativos: Este punto va relacionado con el primero. Si la organización no tiene unos buenos planes de comunicación e involucración del empleado, pueden darse situaciones de aislamiento y perdida de «pertenencia a la empresa».
  • Distracciones Constantes: Si no disponemos de un buen entorno de trabajo y aplicamos cierto nivel de disciplina, podemos vernos tentados por distracciones (tv/radio de fondo, ruidos, interrupciones de la familia, etc)
  • No desconectar: Aunque a priori hay quien piensa que desde casa se trabaja menos al no tener una supervisión constante, la realidad suele ser la contraria, se acaba trabajando más horas y sin un horario fijo (esto sucede especialmente en el caso de ser autónomo, donde te puedes encontrar fácilmente trabajando a las 2.00 de la mañana sin darte cuenta).

Por ello, es importante si se tiene pensado valorar la opción de trabajar desde casa, de buscar un equilibrio adecuado.

Mis consejos para el teletrabajo:

  • Trabajar 2-3 días desde casa (el resto en la oficina o en un coworking).
  • Separar claramente el espacio de trabajo del espacio de ocio y evitar cualquier tipo de interrupciones no deseadas.
  • Disponer de herramientas de colaboración adecuadas al trabajo (Skype, TeamViewer, Trello, SharePoint, Basecamp, etc)
  • Marcarse horarios y respetarlos en la medida de lo posible
  • Evitar levantarse de la cama y trabajar en pijama (podemos trabajar con ropa cómoda), pero el quedarse con el pijama no ayuda a separar los entornos de ocio/descanso y trabajo (ni físicamente, ni mentalmente).

Hasta aquí mi visión del teletrabajo y mis consejos para no «morir en el intento», ahora me gustaría saber tu opinión:

¿Consideras el trabajar desde casa como una buena opción? ¿Tu empresa te ofrece esta facilidad? ¿Tienes alguna experiencia que quieras compartir con los lectores?

¡Como siempre espero tus comentarios!


Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¿Sabes cuál es la herramienta de gestión más usada en las Pymes?

En muchas ocasiones se habla de gestión proyectos y de software especializado para gestionar proyectos de alta complejidad o de cifras millonarias.

No es necesario encontrarnos ante megaproyectos para aplicar las buenas prácticas descritas en el PMBOK o para utilizar herramientas de gestión apropiadas.

En mis formaciones suelo preguntar a los alumnos que herramientas profesionales utilizan en su día a día para gestionar sus proyectos.

Os sorprendería saber que siempre más del 50% del aula contesta que utiliza únicamente Microsoft Excel (incluso empresas de cierto tamaño y complejidad).

Otra situación divertida es cuando en una formación «in-company» pregunto a los asistentes por las herramientas que usan.

La respuesta más habitual a la pregunta anterior es que cada uno trabaja con una herramienta diferente, es decir que no cuentan con una herramienta «oficial» estandarizada a nivel de empresa para la gestión de los proyectos.

Esto es ciertamente preocupante, dado que Excel se queda corto en muchas áreas para el control de proyectos y peor aún el mix de herramientas sin homogeneizar a lo largo de la empresa (lo que supone contar con diferentes formatos, dificultades para compartir y contrastar información entre departamentos, etc).

Software de Gestión de Proyectos para Pymes

Hace algún tiempo escribí un artículo sobre las 24 herramientas de gestión de proyectos que según los estudios llevados a cabo por Gartner eran las más apropiadas para las Pymes: 24 Aplicaciones de Gestión de Proyectos

La empresa Capterra ha realizado una encuesta a profesionales de gestión de proyectos que trabajan en Pymes para conocer mejor sus problemáticas y el tipo de herramientas usadas.

Conclusiones de la encuesta:

  • Un 43 % de trabajadores que usa Excel y Outlook como herramienta principal (esto lo he contrastado yo personalmente en el aula)
  • Las prácticas ágiles solo están implementados en un 11 % de las Pymes
  • Cumplir con los plazos es el mayor desafío, seguido de la organización de las tareas y la reacción a los cambios que puedan surgir.

Podéis consultar el análisis completo aquí: Encuesta 2019: El software de Gestión de Proyectos

¿Con qué herramienta de gestión trabajas habitualmente o recomendarías para una Pyme?

Como siempre tus comentarios y sugerencias son bienvenidos en la sección de comentarios.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¡Importante! Nueva fecha para el cambio de examen PMP (+ Contenidos)

Rectificar es de sabios y así lo ha entendido el PMI.

Después de haber pillado a muchos por sorpresa anunciando cambios de gran calado en el examen PMP para mediados de Diciembre, ha decidido cambiar la fecha límite.

Después de recibir feedback de los diferentes interesados, el PMI (Project Management Institute) ha decidido postergar la fecha del cambio de examen hasta el 30 de Junio del 2020.

Es decir, el nuevo examen entrará en juego el 1 de Julio del 2020, por lo que hay mucho más tiempo para preparar los cambios (tanto de cara a los aplicantes como los centros de formación).

Este cambio no tiene que ver con una nueva versión del PMBOK (sigue siendo válida la actual Sexta Edición), sino con el actualizado «ECO» (Exam Content Outline).

Nuevo ECO (Exam Content Outline)

Ya escribí el mes pasado sobre ello (podéis consultar el artículo aquí), pero resumiendo: cada 3-5 años y basándose en el análisis del mercado, el PMI publica una actualización del ECO.

La actual versión databa del 2015 y por lo tanto requería ya de una revisión.

El nuevo ECO recoge los resultados de los últimos análisis de mercado, dando énfasis a las prácticas ágiles y por lo tanto empoderando el rol de las personas y equiparándolo en peso al de los procesos.

Hasta ahora, el examen PMP apenas recogía esta parte, siendo solo un 5-10% de preguntas las que hacían referencia a conceptos relacionados con la filosofía Agile.

A partir del 1 de Julio, el 42% de preguntas harán referencia a ello, por lo que es necesario reforzar esta parte, a la hora de estudiar y no quedarnos únicamente con el contenido del PMBOK.

La foto de contenidos de examen quedaría de la siguiente manera:

  • People: 42% del contenido
  • Process: 50% del contenido
  • Business Environment: 8% del contenido

Mapeo de Contenidos del nuevo Examen PMP

Para facilitar el entendimiento de los cambios, el PMI ha publicado lo que denomina el «Exam Content Crossover Map v1» que está de momento en modo borrador y será actualizado con nueva información en Diciembre.

Este documento ayuda a «mapear» el contenido del actual PMBOK Sexta Edición con el contenido del examen, y entender que áreas hay que reforzar o son contenidos que directamente no aparecen en el manual y que habrá que obtener de otros medios.

Mis recomendaciones personales:

  1. Si ya has comenzado a estudiar para el examen o tienes previsto obtener la certificación en breve, hazlo antes del cambio (es decir antes del 1 de Julio del 2020).
  2. El examen como puedes ver tendrá más contenido por lo que será más complejo estudiarlo y los primeros meses habrá menos material de preparación actualizado (ya no solo contenidos, sino simuladores de examen, etc)
  3. Si no tienes previsto obtener el PMP hasta el año que viene, y ya vas enfocado al nuevo examen, te recomiendo que además del PMBOK Sexta Edición, descargues y estudies la PMI Agile Practice Guide, ya que la mayoría de nuevos contenidos quedan cubiertos en la misma.

Mi enfoque de formación:

Yo personalmente en las formaciones que imparto siempre trabajo desde el punto de vista que es el PM quien debe aplicar un enfoque más predictivo o adaptativo dependiendo de múltiples factores tal y como he descrito en diversos artículos como este: Tailoring «El secreto del éxito en tus proyectos»

En mi caso el cambio de enfoque para el nuevo examen es sencillo, dado que llevo años impartiendo formación sobre agilidad (estoy certificado como PMI ACP – Agile Certified Practitioner) y siempre trabajo en el aula con un enfoque teórico-práctico exponiendo situaciones reales y experiencias que he vivido en proyectos nacionales e internacionales.

Si te quieres formar, te recomiendo que investigues el CV del formador y su conocimiento tanto de la gestión predictiva como agile, dado que este nuevo contenido de examen, requiere un buen dominio de ambas.

Por mi parte he ayudado a formarse y certificarse a más de 2.000 profesionales, puedes ver sus opiniones sobre la calidad y efectividad de la formación aquí: Opiniones Alumnos o buscando por «CEOLEVEL» en Google.

De momento esto es todo, espero que este artículo te haya ayudado a entender el alcance de los cambios y como prepararte para ellos.

Tan pronto haya alguna novedad, te mantendré como siempre informado (si no estás suscrito al blog, te recomiendo que lo hagas ahora para no perderte ninguna de mis notificaciones y artículos de interés).

Por supuesto, si tienes cualquier duda o consulta, puedes dejarla en la sección de comentarios o contactarme directamente para resolverla.

Referencias Consultables en la web oficial del PMI:

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Un regalo para ti, Vacaciones y ¡mucho más en Septiembre!

El calor ya está empezando a apretar y toca recargar pilas, para volver en Septiembre con nuevas y frescas ideas para los artículos de mi blog.

Pero para no dejaros con un sabor agridulce en la boca, os traigo un regalo:

  • Para todos aquellos que seguís mi blog de gestión de proyectos y queréis aprovechar las vacaciones de verano para mejorar vuestro CV y obtener una certificación profesional con validez internacional, os ofrezco durante Julio y Agosto, un 10% de Descuento en todos los cursos Online (Curso PMP/CAPM | Curso Agile PMI ACP + Scrum)

Tan solo mencionar la oferta «Verano2019» del blog durante el proceso de inscripción y os aplicaré el descuento. Podéis inscribiros desde la sección de contacto de la web.

Recordaros que CEOLEVEL, es un centro formativo especializado en gestión de proyectos patrocinador oficial del PMI en España  y hemos sido escogidos por Emagister (portal de referencia en formación) como centro “Cum Laude” por las recomendaciones de nuestros alumnos, con un 9,6 sobre 10 de media en las valoraciones: Opiniones Curso PMP/CAPM

Todos los cursos otorgan PDUs para aquellos que ya seáis PMPs y necesitéis ir manteniendo vuestra certificación en buen estado.

Aunque el blog estará “parado” hasta septiembre, yo estaré en activo, así que me podéis escribir sin problemas, si tenéis cualquier duda o consulta, o queréis que os asesore personalmente en relación a que certificación os conviene más, etc

Por otro lado, la última convocatoria de cursos presenciales en Madrid y Barcelona será este mes de Julio (no habrá en Agosto) y para los cursos presenciales en Septiembre y Octubre las plazas ya están abiertas y cubriéndose rápidamente, por lo que si tienes interés en participar, reserva la tuya cuanto antes! 

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

Negociación y Conflictos, Project Management

Reuniones de Trabajo: 3 Efectivos Consejos para Mejorarlas

En el artículo de hoy quiero explicarte varías técnicas (sencillas pero muy efectivas) para mejorar el rendimiento de tus reuniones de trabajo.

Estoy seguro que al igual que yo en más de una ocasión habrás «sufrido» o te habrás desesperado en reuniones de seguimiento de proyecto totalmente improductivas.

Reuniones que se alargan por horas, a las que asisten multitud de personas (muchas de las cuáles no saben ni que están haciendo en la reunión).

Sesiones maratonianas de las cuáles apenas obtenemos un valor para la organización o el proyecto pero si un importante gasto (el coste/hora de los perfiles que asisten y el coste de oportunidad (que sería el valor de aquello que no estamos haciendo en ese momento por estar presentes en la reunión).

Para evitar situaciones como las que acabo de describir, debemos prestar atención a las cuatro fases del manejo de una reunión:

  1. Planificación (agenda y metas).
  2. Organizar la reunión (logística).
  3. Manejo de la reunión (presidir / facilitar).
  4. Seguimiento (Al finalizar la reunión).

Los puntos que menciono en la lista parecen obvios, pero no siempre se llevan a cabo correctamente, sobre ellos ya profundicé en mi anterior artículo: Las 10 Reglas para Gestionar Reuniones Efectivas

En el artículo de hoy, añadimos 3 consejos/técnicas para mejorar el rendimiento de tus reuniones de trabajo:

Alcance y Duración:

La reunión, si es de seguimiento de proyecto, no debería durar más de 30-45 minutos máximo. El objetivo de esta reunión es hacer un seguimiento del avance y detectar problemas (para analizarlos en profundidad en otras reuniones no en esta misma).

En una reunión de seguimiento de proyecto, deberemos revisar al menos las 3 líneas base del proyecto: Alcance, Tiempo,Coste y revisar la matriz de riesgos.

Para todo aquello que se salga de este seguimiento: problemas técnicos, de calidad, etc deberemos asignarles una reunión propia e invitar a los perfiles técnicos/especialistas apropiados para su análisis y resolución.

Moderación y Gestión del Tiempo

En relación al punto anterior, para controlar el tiempo nos podemos ayudar de algo tan sencillo como un reloj de arena (o en su defecto uno digital), para que de un golpe de vista los asistentes puedan saber cuanto tiempo queda y así optimizar sus intervenciones.

El moderador debe también gestionar el tiempo, los turnos de palabras y detectar cuando un tema se ha de sacar de la reunión principal y agendarlo para una reunión específica posterior.

Para ayudarte en la tarea de moderador puedes servirte de un «totem», por ej una pelota de tenis, que todo aquel que quiera intervenir, debe solicitar.

De esta manera quien no disponga del «totem» no puede intervenir en ese momento y debe solicitarlo, evitando de esta manera los «corrillos» y conversaciones alternativas.

Coste de la Reunión:

Este punto no se suele tener en cuenta, pero las reuniones además de tiempo, suponen un coste importante para el proyecto/organización, sobretodo aquellas a las cuáles asisten perfiles directivos.

Hay empresas que al entrar en la reunión, en la entrada a la sala además de aparecer la agenda y el tiempo máximo esperado, se indica el coste aproximado de esta reunión (teniendo en cuenta el coste/hora de los perfiles que asisten).

Imaginad el impacto visual, al entrar en una sala y ver «6.000 EUR» por una reunión de una hora, probablemente todos los asistentes harán un esfuerzo para intentar que sea lo más ejecutiva posible.

¿Conoces alguna otra técnica efectiva para la gestión de reuniones que puedas compartir?

No dudes en dejar tus comentarios abajo.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Nuevo PMP Exam Content Outline 2019: ¿Como afectará al examen?

Después de varios años sin actualizarse, el PMI ha decidido que ya era hora de revisar el documento que rige la certificación PMP, el «Exam Content Outline» que databa del 2015, más de 4 años sin actualizarse.

Para esta tarea ha contado con el equipo de Alpine Testing Solutions que son especialistas en gestión de certificaciones, desarollo de tests, etc

El PMI facilitó a los equipos de trabajo de Alpine los resultados de los diferentes análisis de mercados y tendencias que se han ido efectuando durante los últimos años para que el contenido del documento fuera lo más realista y coherente con las actuales necesidades del mercado.

¿Cuáles son los cambios en el nuevo PMP Exam Content Outline?

Los 5 dominios de la edición anterior (que se basaban en los 5 grupos de procesos) han pasado en este nuevo documento ha ser 3:

  • PEOPLE – Enfatizando los skills y las actividades asociadas al liderazgo de personas y equipos.
  • PROCESS – Reforzando los aspectos más técnicos de la gestión de proyectos
  • BUSINESS ENVIRONMENT – Destacando las conexiones entre los projectos y la estrategia empresarial

El porcentaje de preguntas que aparecerán en el examen de cada área son los siguientes:

Adicionalmente, en el documento oficial se menciona que el 50% de preguntas se enfocarán en el marco de gestión de proyectos predictiva (tradicional o en cascada) y el 50% se centrará en las prácticas y marcos de referencia ágiles.

Es decir que de los 3 dominios de arriba, encontraremos preguntas mezcladas de los diferentes tipos de enfoque y estrategias de gestión.

Tiene todo el sentido del mundo, dado que aún habiendo cambiado el PMBOK, y ya incluir en su Sexta Edición referencias a las prácticas ágiles, su presencia en preguntas de examen era totalmente residual.

¿Cómo afectarán estos cambios al examen de Certificación PMP?

De momento sabemos que hasta el 15 de Diciembre de 2019 no habrá ningún cambio en los exámenes, por lo que si estás estudiando o tienes pensado certificarte antes de Diciembre, te aconsejo que hagas un sprint y no lo dejes para última hora 🙂

A partir del 15 de Diciembre el examen PMP se basará en el nuevo «exam content outline» por lo que podemos esperar cambios, especialmente en el % de preguntas que hagan referencia a las prácticas ágiles.

Puedes acceder al nuevo documento publicado por el PMI aquí: PMP Exam Content Outline 2019


Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

Aberraciones de la «moda» Agile | No todo lo que brilla es oro

En el artículo de hoy quiero profundizar en algunos conceptos o ideas erróneos que circulan por las redes.

Antes de nada el concepto «moda» lo he puesto entre comillas, ya que no considero la Agilidad una moda (lleva muchos más años en el mercado de lo que muchos piensan), pero si que está de moda.

Como toda tendencia ha generado un «boom» de formaciones, certificaciones, proyectos de cambio en las organizaciones, PMO Agiles, etc

Pues bien, si todo lo de arriba ha servido para que nuestros proyectos aporten más valor y se hayan optimizado los procesos y herramientas de trabajo, entonces nada más que decir, adelante con ello si te funciona.

Pero si no es el caso, si no te está aportando valor, ¿tiene sentido continuar con ello simplemente por que es tendencia y a otros les funciona? Creo que esta pregunta es fundamental y muchos ni se la plantean.

¿Que está sucediendo en el mercado? Pues como lo Agile está de moda y es tendencia se está saturando y desvirtuando, aquí es donde aparece el concepto de «fake agile»

Es fácil encontrarse con lo siguiente:

  • Proyectos ágiles con contratos a precio fijo (llaves en mano)
  • Quien afirma que Scrum es Agile y Agile es Scrum o no distingue la diferencia entre ambos conceptos
  • Quien considera que Project Manager = Scrum Master independientemente de los skills o aptitudes que pudiera tener
  • Scrum Masters de titulín que hace 6 meses eran programadores y ahora son «excelentes gestores emocionales» sin formación alguna, más que un curso de día y medio con el certificado de turno.
  • Agile Coaches que predican el cambio en las organizaciones a base de PPTs, juegos y mucho LEGO, sin aportar experiencia, lo que suele dejar más problemas que soluciones.
  • Ofertas de trabajo que buscan «Project Managers Juniors Agile»
  • Empresas que dicen que aplican Scrum y luego te das cuenta que no hacen seguimientos, ningún tipo de daily , ni retrospectivas.

Y un sin fin más de afirmaciones erróneas o con conceptos aberrantes.

A mi personalmente lo que mas me «duele» es escuchar cada dos por tres la frase de «El PMP está obsoleto, ahora los proyectos se gestionan todos con Scrum»

Esta simple afirmación tiene tantos errores conceptuales juntos, que si te paras a pensar te puede explotar la cabeza..

  1. El PMP no es más que una certificación del PMI, ni es un método de trabajo, ni una filosofía, ni un estándar: es un examen. En tal caso se debería hablar del estándar en el que se basa mayormente esta certificación: el PMBOK.
  2. Se compara un estándar internacional reconocido en gestión de proyectos como es el PMBOK que recoge desde hace muchos años las mejores prácticas del sector, con un marco de referencia agile como es Scrum (es decir están mezclando peras con manzanas)
  3. Ni mucho menos todos los proyectos se gestionan con Scrum, ni tan siquiera tiene sentido aplicar Scrum en muchos casos.
  4. El PMBOK ya en su Sexta Edición reconoce la utilidad de las prácticas ágiles bajo ciertas circunstancias y aparece el concepto de «tailoring» donde se indica que dependiendo de las circunstancias tendrá más sentido aplicar un enfoque u otro.

Yo personalmente recomendaría a cualquier profesional del área de gestión de proyectos, independiemente del sector, conocer el estándar PMBOK, aunque luego vayas a trabajar como ScrumMaster.

Esta recomendación anterior la hago desde mi experiencia, teniendo en cuenta que el PMBOK te habla de integración, te habla de gestión de costes, te habla de gestión de riesgos, de la calidad en el proyecto, el proceso contractual y de adquisiciones, etc

Conceptos los anteriores que son básicos para cualquier profesional del sector y sin los cuáles vas a ir muy perdido en un ambiente empresarial (a no ser que los hayas ido adquiriendo a base de experiencia a lo largo de los años).

En un curso de Scrum, te van a explicar el marco de referencia Scrum y de lo de arriba en muchos casos ni se va a mencionar.

Esto nos deja con perfiles sin experiencia en gestión, que hacen una formación de Scrum, y al día siguiente ya están aconsejando a empresas en como hacer la gestión del cambio de entornos tradicionales a ágiles sin tan siquiera haber gestionado nada en toda su carrera profesional.

Y lo peor, las empresas que los contratan a ciegas con la esperanza de poder ponerse cuanto antes el «sello Agile» en sus proyectos y estar «a la moda».

Precisamente un ScrumMaster debería ser un perfil con cierta experiencia, con sólidos conocimientos de gestión y sobretodo y por encima de todo esto, un buen nivel de «habilidades blandas» o «soft skills» para poder acompañar al equipo y desbloquear problemas.

Dicho lo anterior ¿Qué opinas de la «moda» Agile? Te has encontrado en tu día a día con situaciones similares a las que describo en este artículo?

Como siempre tus opiniones y comentarios serán bien recibidos.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

El Gestor de Proyectos «Emocional»

En el artículo de hoy quiero hablarte sobre la importancia de una correcta gestión de las personas, la comunicación y las emociones en un proyecto.

El 90% del tiempo del gestor de proyectos está enfocado en la gestión de la información y su correcta comunicación.

Pero comunicar es mucho más que hablar o explicar algo tal y como ya lo describí en mi artículo: ¿Es lo mismo explicar que comunicar?

Para una correcta comunicación se necesitan entre otros:

  1. Un alto grado de conocimiento de la lengua.
  2. Un alto grado de conocimiento de aquello sobre lo que se va a comunicar
  3. Excelente capacidad de organización de las ideas y sintetizar el mensaje

Pero además de comunicar como gestores del proyecto debemos relacionarnos con personas y saber gestionar las emociones (las de los demás y las nuestras).

Nos encontraremos con muchas situaciones con resistencia al cambio, diferencias de intereses, conflictos internos, egos, etc

Para ello no bastará con nuestras buenas dotes de comunicación o conocimientos de gestión, sino que entran en juego la gestión de las emociones personales.

Para mi es más importante esto último que todo lo demás.

No puedes ser un buen PM o un buen ScrumMaster si no sabes gestionar emociones.

Esto puede parecer un tanto radical pero es así y lo he podido comprobar a lo largo de mis años de experiencia.

Un proyecto puede acabar «éxitosamente» según la definición de éxito de los manuales (esto es: cumpliendo los objetivos de alcance, tiempo, coste y calidad) pero haber generado un ambiente enrarecido o agravado conflictos existentes o generado de nuevos.

Lo anterior no es un proyecto exitoso, es un desastre, independientemente de lo que digan los manuales de gestión.

Un proyecto bien liderado y gestionado tiene que cumplir con las métricas establecidas pero haciéndolo de manera correcta, gestionando las personas, las emociones y los conflictos de manera adecuada.

Cada vez se dan más situaciones como las siguientes:

  • Líderes técnicos que promocionan a gestores de proyecto sin tener ni idea de gestionar personas (y sin que la empresa les forme adecuadamente para sus nuevas funciones)
  • Oficinas de Gestión de Proyectos que no gestionan nada, son puros departamentos administrativos que actúan más como policias o «controllers» que no como herramienta de apoyo a los proyectos.
  • Agilistas y ScrumMasters de «titulín» sin experiencia previa que por haber hecho un curso de 2 días y superado un examen online, creen que ya pueden gestionar proyectos (y empresas que buscan y contratan este tipo de perfiles esperando que les solucionen los problemas)

Y un largo etc que no mencionaré para no aburrirte. En definitiva antes que para gestionar proyectos, nos deberíamos formar como personas hábiles emocionalmente para ser capaces de liderar, inspirar, guiar y acompañar a otros y crecer conjuntamente en nuestro día a día.

¿Crees que es importante una correcta gestión emocional en los proyectos? ¿Puedes compartir experiencias positivas o negativas al respecto?

Como siempre tus comentarios y opiniones serán bien recibidos.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

¿Necesita tu organización una PMO Híbrida?

En el artículo de hoy quiero hablarte sobre el valor que aporta un PMO (Oficina de Gestión de Proyectos) y si es necesario que esta sea híbrida para dar respuesta a los proyectos ágiles.

Antes de nada, como ya comenté en otros de mis artículos sobre esta temática, el reto de crear y gestionar una PMO no es algo simple, ni algo que podamos llevar a cabo en un par de semanas.

Hay que definir una estrategia adecuada para la organización, los 4 pasos o fases principales serían:

  1. Análisis de la situación: En esta primera fase nos vendrá bien conocer algunos aspectos clave como pueden ser:
    1. El nivel de madurez en Project Management de la compañía
    2. El tipo de organización (funcional, matricial o proyectizada)
    3. La involucración/interés de los interesados en el proyecto
    4. Tipo de PMO que queremos crear (de soporte, control o directiva)
  2. Fase de Diseño y toma de requirimientos: 
    1. Definir las áreas de responsabilidad de la PMO con detalle
    2. Métodos y procesos a implementar
    3. Herramientas y recursos necesarios para llevarlo a cabo
  3. Implementación de la PMO
    1. Pondremos en acción los planes, implementando los procesos y sistemas
    2.  Acciones formativas, de marketing y comunicación en relación a la PMO y sus funciones dentro de la organización
    3. La gestión del cambio será un elemento importante en esta fase, el éxito o el fracaso dependerá de si la organización entiende el valor que aporta la PMO y recibe apoyo de los principales interesados.
  4. Operaciones
    1. Mantener la PMO operativa y funcional
    2. Coaching/Mentorship a los project managers para que colaboren de manera efectiva con la PMO
    3. Seguimiento y adaptación de las funciones de la PMO, midiendo su grado de madurez y en base a las necesidades de negocio de la organización

Como ya sabrás hay un «boom» con el tema de las prácticas ágiles, ya no solo en el entorno de desarrollo de software sino en casi cualquier tipo de empresa y sector.

Si bien es cierto que en muchas ocasiones la agilidad puede aportar mucho valor y una gestión más eficiente, no siempre tiene cabida, ya sea por la cultura de la organización, los requisitos del cliente, el nivel de riesgo/criticidad o la tipología de proyecto.

La necesidad de contar con una PMO en tu organización es clara, aunque sea en su nivel más bajo (no de control, tan solo de soporte), para facilitar un marco de trabajo homogéneo y estructurado en la organización.

No hay nada más caótico que una organización donde no se documenta, las herramientas de gestión no están homogeneizadas, no se reporta ni comunica adecuadamente, etc

En esto una PMO nos puede ayudar y mucho.

Teniendo en cuenta que puede que algunos de nuestros proyectos se vayan a gestionar siguiendo un enfoque más tradicional o planificado (waterfall) y otros puede que se gestionen con marcos de referencia ágiles como Scrum, es interesante que nuestra PMO esté preparada:

De aquí nace la necesidad de un PMO Híbrida,flexible, multidisciplinar, que al igual que la imagen del artículo, se comporte como una bien equipada navaja suiza con diferentes opciones en base a las necesidades del proyecto/organización.

Una PMO Híbrida tiene que ser capaz de facilitar soporte tanto a proyectos tradicionales como a proyectos ágiles y ser una herramienta de apoyo para los gestores de proyectos.

Un error muy común es crear una PMO «Policía» que en muchos casos más que ayudar lo que hace es poner impedimentos y controles exhaustivos, ralentizando y entorpeciendo el avance de los proyectos.

Esto es un error, especialmente en entornos ágiles, donde he llegado a ver gestores de PMOs tradicionales solicitar Gantts y fechas exactas de entrega a los equipos de desarrollo, sin entender el entorno ni los enfoques de trabajo.

Muchos confunden una PMO con un departamento administrativo o de control, y es mucho más que eso.

Es una pieza clave dentro de la organización, que tiene que velar por los objetivos de los proyectos, programas y portfolios.

Te invito a que le des una vuelta, y valores si en tu organización tiene sentido la creación de una oficina de gestión de proyectos y si la respuesta es positiva, no lo dudes más, entra en acción! 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

PMP/CAPM, Project Management

El PMI ha publicado un nuevo estándar para la Gestión de Riesgos

En el artículo de hoy te quiero informar sobre la reciente publicación de un nuevo estándar de gestión de riesgos: “The Standard for Risk Management in Portfolios, Programs, and Projects”

Recordemos que el concepto de riesgo tal y como aparece definido en el PMBOK Sexta Edición, es el de un evento incierto que en el caso de ocurrir, producirá un impacto positivo o negativo en alguno de los objetivos del proyecto.

Hasta ahora estaba disponible una versión más light del estándar con el nombre «The Practice Standard for Project Risk Management», pero ha subido de categoría tras varias revisiones y se ha convertido en un nuevo «Foundational Standard» del PMI.

Esta guía será de especial ayuda para aquellos que estén preparando la certificación PMP y el PMI RMP (Risk Management Professional) ya que profundiza en el área de gestión de riesgos.

La principal diferencia con el contenido de gestión de riesgos ya incluido en el PMBOK, es la inclusión de varios capítulos donde se específica la gestión de riesgos a nivel de programas y de portfolios.

También entra en mucho más detalle en las herramientas cualitativas y cuantitativas, para valorar los riesgos.

La buena notícia es que el nuevo estándar de gestión de riesgos es de descarga gratuita para todos aquellos que seais socios del PMI.

Puedes acceder al mismo aquí: “The Standard for Risk Management in Portfolios, Programs, and Projects”

Si no tienes acceso, dado que no eres miembro del PMI, no te preocupes, te dejo algunos artículos que he ido escribiendo en mi blog sobre la temática:

Como siempre, espero que el artículo te sea útil para mantenerte actualizado en las últimas tendencias en gestión de proyectos.


Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP