Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

¡¡Auditoría Fallida!! ¿Por qué el PMI ha rechazado mi aplicación a examen?

En el artículo de esta semana quiero profundizar en uno de los aspectos que más preocupa a los futuros aspirantes a PMP o CAPM, el temido proceso de aplicación a examen y la posible auditoría por parte del PMI.

Ya escribí un breve artículo donde detallaba como funciona el proceso de aplicación/auditoría, centrándome en los pasos a seguir durante el proceso: ¿Cónoces el proceso de auditoría del PMI? 

El proceso de auditoría es aleatorio y no todas las aplicaciones son procesadas y analizadas con tanto detalle (aproximadamente un 10% de candidatos son auditados) pero como buenos Project Managers que somos debemos de estar preparados y anticiparnos a los riesgos 🙂

En el artículo de hoy, me voy a centrar en aquellos casos que el PMI rechaza tras la auditoría y a explicar cuáles son las causas más comunes y lo mejor de todo, como evitarlas.

Es posible que tras enviar toda la información de experiencia requerida y documentación solicitada, recibamos por parte del PMI un correo negativo como este:

Estos son malas noticias, un “Eligibility Not Met” implica que hasta que demostremos lo contrario no somos candidatos aptos para realizar el examen.

En el caso de haber sido auditados después de haber realizado el pago, el PMI nos devolverá el importe abonado, menos una tasa de 100$ por el concepto de revisión de la aplicación.

Se pueden dar 3 escenarios:

  1. Auditoría fallida dado que la información no es exacta, falta detalle o algún documento no se ha enviado correctamente, en este caso tenemos varios intentos hasta cumplir con las demandas (eso si, nuestros 100$ por intento los vamos a perder).
  2. Auditoría fallida por no presentación de documentos, en ese caso, el PMI no nos permitirá presentarnos de nuevo hasta pasado un año
  3. Auditoría fallida por fraude, este es el peor escenario, y se daría en el caso que hayamos falsificado información o mentido en datos de nuestra experiencia, si el PMI lo constata y hay certeza del engaño, se nos prohibirá de por vida ser miembro de la asociación y poder obtener cualquier de sus certificaciones.

La mayoría de casos de auditorías fallidas se dan debido al detalle inexacto o poco preciso en la descripción de los proyectos y nuestras tareas como PM en el mismo.

La frase más importante que deberíamos recordar a la hora de cumplimentar correctamente nuestra información de experiencia en la aplicación es la siguiente:

“La descripción de nuestras tareas en el proyecto, tiene que hacer referencia a tareas de gestión, alineadas con los grupos de procesos del PMBOK (inicio, planificación, ejecución, monitorización y control, cierre)”

Algunos consejos:

  • Utiliza terminología del PMBOK al describir tu rol como PM
  • Asegurate de describir correctamente el proyecto (no confundir con mantenimientos, operaciones, etc)
  • Utiliza proyectos recientes si es posible (solo es posible presentar proyectos de los últimos 8 años) y te será más fácil de documentar y defender en caso de auditoría
  • Recuerda describir claramente tu rol como PM y no tus roles técnicos

Te recomiendo encarecidamente que leas el documento: “Things to Consider when Applying for PMP” , este es un documento oficial del PMI, que indica con detalle aquellos puntos en los que tienes que tener especial cuidado o consideración para evitar fallar la auditoria.

Si sigues todos estos pasos, estoy seguro que no tendrás ningún problema en superar el proceso y podrás presentarte a examen.

Espero que este artículo te haya resultado útil para resolver tus dudas y si tienes cualquier consulta adicional, o quieres compartir tu experiencia personal con el proceso de aplicación/auditoria puedes hacerlo en la sección de comentarios.

¡Ayuda a otros candidatos a superar su proceso de auditoría compartiendo esta información en tus redes!

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

11 thoughts on “¡¡Auditoría Fallida!! ¿Por qué el PMI ha rechazado mi aplicación a examen?

  1. GdPM

    Muy buena información! En mi caso fui auditado sin ningún problema, y de hecho no pensé que pudiera haber casos en que la candidatura fuese rechazada.

  2. Jose Huerta

    Muy buena información. Os felicito. Un post realmente útil.

    Creo que el escenario de presentarse, cumplir con los requisitos y ser rechazado por documentarlos mal… debe ser de infarto.

    Gracias por compartirlo.

  3. Adrian Hernandez

    Muy buena información, yo he enviado mis documentos en dos ocasiones y vaya que he leído varios artículos pero no he podido superar el proceso de auditoria, por la información que compartes asumo que mi descripción de experiencia no ha sido muy buena aunque he utilizado varia terminología del PMBOK y plantillas para comprobar la experiencia en este momento no se como enfrentar nuevamente la auditoria, espero puedan aconsejarme, gracias

    • ceolevel

      Gracias Adrian por tu amable comentario. Te contacto por mail para darte algunos consejos personales para que puedas finalmente superar la auditoría. Saludos!

  4. Anabel Torres

    Gracias por las recomendaciones Adrian, lamentablemente también he sido auditada varias veces y aún lo logro pasar la auditoría para poder dar el siguiente paso.
    Te agradecería si me ayuda con el procedimiento de cómo aplicar o validar mi información para poder pasar la auditoría.
    Saludos,

    • ceolevel

      Hola Anabel. Te contacto por mail para darte algunos consejos personales para que puedas finalmente superar la auditoría. Saludos!

  5. Pao Vega

    Hola,

    Perdón, pero aún no me queda claro si cuando uno es auditado solamente se envía el Formulario con lo que piden? O también hay que adjuntar toda la información documentada del proyecto de las diferentes áreas? Por que de ser así, en mi compañía esa información es confidencial, no sabría qué enviar.

    Gracias

    • ceolevel

      Hola Pao,

      No es necesario que envíes la documentación de tus proyectos, solo que la persona que hayas indicado como contacto, te firme el formulario confirmando la veracidad de lo descrito en tu aplicación a examen. Saludos!

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