Cada vez se habla más de «Big Data», empresas «data-driven» etc Pero los Project Managers hace mucho tiempo que trabajamos con datos y los analizamos, mucho antes de que estas expresiones se pusieran de moda.
Para una correcta gestión de proyectos además de una buena planificación inicial donde fijaremos las baselines, debemos estar continuamente midiendo, contrastando y realizando predicciones, para ello nos basaremos en los datos que el proyecto nos va ofreciendo.
Hay 3 steps a seguir, primero obtener los datos, luego contrastarlos con las baselines definidas durante la planificación y finalmente hacer entendibles las conclusiones obtenidas y comunicar esta información resultante a los interesados del proyecto.
Son muchos los datos que podemos recopilar en un proyecto, pero como regla general, almenos deberíamos prestar atención a las siguientes 7 métricas e indicadores:
1) Alcance : Es imperativo definir y acotar lo que entrará en el proyecto y lo que no, es importante ir midiendo el avance en cuanto a totalidad de trabajo realizado y obtención de hitos, teniendo en cuenta los posibles cambios (change requests) que se vayan generando y documentando los mismos para tener toda la información lo más actualizada posible.
2) Tiempo : Una de las principales métricas de un proyecto, especialmente cuando tenemos un hito crítico en una fecha concreta o una fecha fin inamovible. La gestión de tiempo se deberá hacer de manera frecuente durante todo el proyecto y nos va a permitir poder realizar predicciones a futuro (forecasts).
Los principales indicadores de tiempo son el SV (Schedule Variance) y el SPI (Schedule Performance Index).
3) Coste: Otra métrica de vital importancia en el proyecto, un buen seguimiento y control de los costes nos permitirá saber si nos estamos pasando del presupuesto o al contrario si vamos «sobrados» 🙂
Para la gestión del coste se suele emplear el EVM (Earned Value Management) que incluye indicadores tales como: CPI (Cost Performance Index), CV (Cost Variance), etc
4) Calidad: La calidad es muchas veces una de las grandes olvidadas y no por ser menos importante, sino por que requiere de un esfuerzo adicional y supone unos costes (ya sean costes de conformidad: formaciones, auditorias, etc como de no conformidad: errores, rehacer trabajo, garantías).
La gestión de la calidad es de una importancia imperativa si queremos obtener la satisfacción de los interesados, podríamos definir la calidad en un proyecto como el grado en el que el proyecto cumple con los requisitos.
Hay diversas herramientas de gestión de calidad tales como las Control Charts, diagramas Ishikawa, diagramas de dispersión, etc Puedes ver un detalle de todas ellas en este otro artículo: Las 7 herramientas básicas de la calidad
5) Riesgo: La gestión del riesgo es una área clave en todo proyecto, especialmente durante la fase de planificación donde analizaremos y evaluaremos todos los riesgos.
Durante el control del proyecto, deberemos ir analizando el porcentaje de riesgo, conocer el impacto de las oportunidades/amenazas que se estén dando en el mismo, revisar el total de contingencia remananente y compararla con el total de riesgo existente y mantener informado a los interesados del proyecto del resultado de estos análisis.
Herramientas de simulación de escenarios (como por ej: Simulación Montecarlo) nos permitirán conocer el porcentaje total de riesgo en un proyecto y la posibilidad de finalizar en un día determinado con un coste definido.
Para más información sobre una correcta gestión del riesgo podéis leer el siguiente artículo: La importancia de la gestión de riesgos.
6) Productividad
La productividad también es un interesante indicador a seguir, nos va permitir controlar el buen uso de los recursos y evitar los picos de trabajo o el tener personal desatendido. Para ello técnicas de control como el Leveling nos permitirán tener una gestión del personal lo más eficiente posible.
7) Margen
Finalmente, la última métrica pero no por ello la menos importante, el margen de beneficio que obtenemos del proyecto, al fin y al cabo todo proyecto se lleva a cabo tras realizar un estudio de su viabilidad, su coste de oportunidad y su ROI, por lo tanto es de esperar que el calculo del margen de beneficio durante el proyecto sea una interesante métrica a tener en cuenta, en la cuál analizaremos entre otros datos, los beneficios obtenidos menos los costes incurridos.
Las arriba mencionadas son algunas de las métricas más importantes para un proyecto ¿Añadirías alguna más?
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El cumplimiento de los planes, en cuya elaboración se invirtió importantes recursos (# hombre, tiempo y $) es fundamental para la adecuada implementación y marcha del proyecto, por lo cual deberíamos asignar métricas que nos permita visualizar su aplicación y efectividad; además esos planes nacieron de una estrategia por lo cual su incumplimiento tendría efectos además en los resultados.
Saludos a todos…
Gracias Roberto por tu aportación.
Faltan las más importantes: el éxito y la satisfacción del cliente. Aunque no sean métricas.
Hola Gonçalo, gracias por tu aportación. El éxito y la satisfacción del cliente vendrán con mucha más facilidad si hemos medido y controlado las métricas comentadas en el artículo 🙂 Saludos!
Muy buenas recomendaciones, se complementa muy bien con un post anterior sobre aplicaciones web para recoger información en forma dinámica y en tiempo real.
Los indicadores del tiempo relacionados se miden en función monetaria y no en tiempo. ¿como se podria obtener dias de retraso del proyecto?
Hola Oscar,
Gracias por tu amable comentario.
El sistema de gestión del valor ganado (EVM) fue originalmente desarrollado para la gestión del coste y no se ha usado tanto para predecir la duración de un proyecto.
Todo y eso los indicadores como SV y SPI trabajan con el valor ganado, por ej:
El SPI un índice que compara el EV (Valor Ganado), es decir lo avanzado, contra el PV (Valor Planeado) lo que se tenía pensado avanzar a un momento dado:
Si el SPI es igual a 1, quiere decir que el entregable se está avanzando al ritmo previsto durante el presupuesto.
Si el SPI es mayor a 1, quiere decir que el entregable se está avanzando a un ritmo mayor al previsto en el presupuesto.
Si el SPI es menor a 1, quiere decir que se está avanzando a un ritmo peor que el previsto.
Todo y esto para hablar de fechas hay métodos más específicos que no el EVM que no fue diseñado originalmente para esto, puedes leer mi otro artículo sobre el tema: https://www.ceolevel.com/sabes-predecir-la-duracion-de-un-proyecto-evm-vs-kffm
Espero haber resuelto tus dudas. Saludos!
Hola Alejandro. Excelente aporte. En mi opinión podríamos agregar la medición del cuidado del medio ambiente y de la integridad humana (seguridad). El proyectos de construcción y minería, estos aspectos son de los más controlados por un equipo especializado en la materia. Creo que todo proyecto de riesgos considerables en cuanto a la seguridad industrial como el cuidado del medio ambiente, deberá incluir estas métricas en la evaluación para considerarse un proyecto exitoso.
Gracias Franchesco por tu amable comentario y aportación. Saludos!
Importante observación. Suele traer consecuencias legales y económicas muy relevantes. Muchas gracias a ti y a Alejandro.
Gracias Jesus por tu comentario. Saludos!
Muy interesante el articulo, pero quedo con la duda de como calcular esta métrica.
Como podríamos calcular cuantos recursos humanos hacen falta para llevar acabo el ingreso de un nuevo proyecto?
Gracias Andres por tu amable comentario.
No hay una fórmula mágica para calcular los recursos necesarios para un nuevo proyecto. Lo habitual es basarse en analogía (experiencias en proyectos pasados), muchas empresas cuentan con herramientas automatizadas, que dado un tipo de proyecto, te calcula de manera automática, las tareas necesarias, su duración y recursos recomendados (por ej en consultoría IT es habitual el uso de estas herramientas para hacer estimaciones de recursos).
Saludos!
Alejandro
Gracias por el contenido, es muy importante y ayuda a las personas que estamos empezando a adquirir conocimientos en el tema de la calidad.
Me gustaría que me recomendaras un sistema o herramienta, que me permita medir la calidad en actividades de la construcción.
Cual es mas fácil de interpretar ? al momento de conseguir elementos de juicio que herramienta me da mas información ? en lo personal me gusta el gráfico de control, pero me resulta difícil implementarlo.
Muchas gracias por tus consejos y observaciones¡¡¡¡¡
Gracias Felipe por tus amables comentarios, me alegra saber que te resulta útil el contenido de mis artículos.
En cuanto a tu consulta sobre herramientas de calidad en construcción, no sabría orientarte específicamente dado que mi sector es el de las tecnologías de la información.
A nivel genérico la gráfica de control es muy potente, aunque no siempre es fácil de implementar. Puedes ver otras herramientas de calidad genéricas que se aplican en calidad en este artículo: https://www.ceolevel.com/las-7-herramientas-basicas-de-la-calidad
Saludos
En hora buena! mil gracias por la aportación,
considero qué se trata el tema de manera objetiva y se aborda
con profesionalismo. ¿Me recomiendas algún libro al respecto?
Gracias Juliana por tu amable comentario. El libro de referencia para la gestión de proyectos es el PMBOK publicado por PMI.org.
Saludos!
Muy buena información, Llevaba demasiado buscando esta información. Es de gran valor tu información, nos permite entender
y conocer más todo lo que incluyen los indicadores de gestión. Mil gracias.
Gracias Naomi. Saludos!
Como Project Manager, la gestión de los stakeholders es fundamental para el éxito del proyecto, por lo que algunas métricas clave adicional a las que has descrito pudieran ser:
1. Nivel de satisfacción del stakeholder: Realiza encuestas periódicas para evaluar el nivel de satisfacción de los stakeholders con respecto a su participación en el proyecto.
2. Comunicación efectiva: Medir la frecuencia y calidad de la comunicación con los stakeholders, como la cantidad de reuniones programadas, respuestas a sus inquietudes y retroalimentación recibida.
3. Cumplimiento de las expectativas: Evaluar si las expectativas de los stakeholders se están cumpliendo a lo largo del proyecto, ya sea a través de indicadores específicos o evaluaciones formales.
Saludos cordiales
Muchas gracias Arturo por tu comentario y contribución 🙂
Hola, no vendría mal aclarar el concepto de margen (beneficio sobre el precio de venta), ya que a veces se confunde con el ROI (retorno de inversión o beneficios sobre costes).
Y cuando se habla de beneficio, ya se entiende que se está hablando de las ventas menos los costes. Es decir, en el beneficio ya se han descontado los costes incurridos en la generación de las ventas.
Un saludo,
Javier
Gracias Javier por tu aportación. Saludos!
Hola muy buen foro interesante intercambio de ideas, me parece entretenido que a partir de una expresión o en este caso métricas, se arme un modelo tipo Canvas con los elementos que cada lector necesita a mi por ejemplo el Proceso mediante un flujograma y MS Project monitorear el paso a paso de la operación (cómo en la película de los Mc donals).
Gracias Felipe por tu recomendación. Efectivamente la película «The Founder» que explica la historia de los Mcdonalds y su sistema de operaciones en la cadena de comida rápida, es muy buena! 🙂
Desde el punto de vista más financiero, no echo en falta métrica. Ahora bien, para mí también son súper importantes las métricas relacionadas con el capital humano y con la satisfacción de cliente como ya han comentado.
No cuidar a los equipos puede suponer que una persona clave se vaya y haya que sustituirla por otro compañero o incluso contratar a otra persona con el coste monetario, de tiempo y pérdida de conocimiento que ello supone. Es verdad que es más complicado realizar su seguimiento, pero no nos olvidemos del papel del gestor emocional al que haces referencia en otros artículos 😉
Totalmente de acuerdo Maria Angeles, gracias por tu aportación. Saludos!
El correcto planteamiento de las métricas: «alcance, «calidad, «riesgo» y «productividad» de un proyecto, resultara en consecuencia en la optimización de «tiempos» y «costos», para finalmente traducirse todo este circulo virtuoso en un margen resultante ganador.
En la universidad nos enseñan que son los «tiempos» y los «costos» los principales parámetros -a cuidar- indicativos de una adecuada gestión, e inclusive hay quienes solo medirán el éxito de un proyecto en los términos económicos finales, pero por supuesto que todo eso es el resultado de la adecuada gestión de las otras métricas.
Por otra parte, un comentario en cuanto a lo que se dijo con respecto a la productividad; esta no solo dependerá de la adecuada gestión de los RR HH, sino del adecuado diseño y dimensionamiento de toda la plantilla que interviene en la producción: personal – materiales – equipo – maquinaria, instalaciones.
Saludos.
Ismael Quijano Miramontes
Muchas gracias Ismael por tu comentario y aportación 🙂