PMP/CAPM, Project Management

¿Conoces la técnica de las 5W para la toma de requisitos en un proyecto?

Uno de los puntos principales para planificar correctamente un proyecto, es llevar a cabo una adecuada toma de requisitos.

A este proceso, en muchas ocasiones no se le dedica el tiempo necesario y es lo que provocará que el proyecto se desvíe de las planificaciones originales.

Si estamos trabajando en algo que no es lo que el cliente quiere, de alguna manera podríamos decir que “estamos perdiendo el tiempo”.

Entonces, ¿Cómo debemos afrontar esta fase del proyecto? ¿Que técnicas y herramientas nos pueden ayudar?

Estas y otras preguntas son las que voy a responder a continuación en el artículo de esta semana.

Lo primero que debemos realizar es revisar el acta de constitución del proyecto (Project Charter), ya que ahí deberían estar descritos a alto nivel, los objetivos del proyecto.

Una vez claros estos objetivos, deberíamos reunirnos con los diferentes interesados del proyecto para obtener más información de sus requisitos.

En estas reuniones podemos utilizar todo tipo de técnicas de facilitación y herramientas de apoyo visual, como son:

– Brainstorming o tormenta de ideas
– Delphi
– Diagramas de afinidad
– Etc

El objetivo final es obtener una lista completa y detallada de los requisitos del proyecto.

Una vez tenemos la lista, debemos asegurarnos que estos requisitos estén alineados con el acta de constitución de proyecto y clasificarlos de mayor a menor importancia en relación a lo ligados que estén a lo escrito en su momento en el SOW (Statement Of Work), que es el enunciado del trabajo o borrador inicial del alcance del proyecto incluido en el Acta de Constitución.

También deberemos generar una Matriz de Trazabilidad de Requisitos (Requirements Traceability Matrix), que nos ayudará a dos objetivos:

  • Unir cada requisito con un objetivo en particular (esto es útil para entender por que estamos haciendo según que cosas en el proyecto)
  • A medida que avance el proyecto nos permitirá tener un control de los requisitos y si estos se van completando adecuadamente

Ejemplo de Matriz de Trazabilidad:

¿Qué método puedo utilizar para realizar una correcta toma de requisitos del proyecto?

Hay muchos métodos, uno de los más interesantes, es el de las 5 Why:

  • What: ¿Qué se necesita?
  • Why: ¿Por qué es necesario este requisito/funcionalidad en el proyecto?
  • Who: ¿Quien va a ser el objetivo?
  • Where: ¿Donde se va a usar?
  • When: ¿Cuando se va a usar?

Realizar estas 5 preguntas a nuestros interlocutores, nos ayudará mucho a entender en más detalle la necesidad y el objetivo final del requisito y poder cumplimentar correctamente la Matriz de Trazabilidad.

Si te interesa el tema, el PMI (Project Management Institute) ha publicado una “Practice Guide” para gestión de requisitos del proyecto que puedes encontrar aquí: Requirements Management: A Practice Guide (Nota: Debes ser socio del PMI para poder descargar la guía).

Si conoces alguna otra técnica o método para realizar una correcta identificación y gestión de los requisitos del proyecto no dudes en dejar tu comentario.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

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