Negociación y Conflictos, PMP/CAPM, Project Management

5 Errores Graves en Gestión de Proyectos: ¿Cómo evitarlos?

Habitualmente solemos hablar de “buenas prácticas” de estándares de gestión, metodologías tradicionales o ágiles, etc

En el artículo de hoy no voy a hablar de como hacer las cosas bien, sino de como no hacerlas mal, es decir, voy a centrarme en 5 de los errores más graves que se pueden cometer en la gestión de un proyecto.

Lo importante de un error, es identificarlo a tiempo, aprender de la experiencia y adoptar una actitud de mejora, es decir, equivocarse no tiene por que ser ni bueno ni malo, siempre que identifiquemos el problema a tiempo y aprendamos de esta experiencia.

Vamos allá con la lista de los 5 Errores Graves en Gestión de Proyectos:

1) Proyectos que no aporta valor a la organización

Llevar a cabo proyectos no alineados con la estrategia de la organización. Este es un tema serio y preocupante, ya que muchas veces las empresas gastan recursos, presupuestos y tiempos en llevar a cabo proyectos que no añaden valor a la organización.

Antes de iniciar un proyecto, debemos asegurarnos que está alineado con la estrategía de negocio de la organización, de esta manera nos aseguramos el apoyo de la alta dirección y por lo tanto el disponer de los recursos necesarios para llevarlo  a cabo con éxito.

Ante proyectos que no aportan un valor claro a la empresa y que no están alineados con los objetivos estratégicos de negocio, es mejor pararse a pensar, si tiene sentido o no iniciarlos, y los impedimentos que nos vamos  a encontrar a corto-medio plazo en su ejecución.

2)  No asignar la persona adecuada para dirigir el proyecto

En muchas ocasiones se dedica mucho tiempo a elegir a los especialistas que participarán en el proyecto, pero no tanto en definir los skills necesarios del PM que lo va a gestionar.

Se suele escoger al PM en base a su disponibilidad y no tanto en base a su experiencia y/o aptitudes.

La elección incorrecta del PM que lidera el proyecto, puede hacer sin lugar a dudas, fracasar el proyecto, por lo que se debería poner más atención y cuidado en este proceso de selección.

3) No identificar correctamente a todos los stakeholders/interesados del proyecto

Este es un clásico, entre los clásicos, lo primero que deberíamos hacer una vez constituida y firmada el acta de proyecto, es dedicar tiempo al proceso de identificación de interesados en el proyecto.

Recordemos que cualquier persona/organización que impacte o recibe impacto del proyecto, es un interesado.

No dedicar el tiempo suficiente a este proceso, puede suponer, dejarnos algún stakeholder sin identificar y su impacto podría llegar a hundir el proyecto en fases más avanzadas del mismo.

4) No definir correctamente los requisitos/alcance del proyecto.

Otro clásico, y directamente relacionado con el punto anterior, ya que son los interesados los que nos aportan información valiosa sobre los requisitos del proyecto, para poder definir correctamente el alcance y acotarlo.

Si la definición de requisitos y alcance no es correcta, no podremos comparar como estamos a como deberíamos estar, por lo tanto iremos “conduciendo” por una carretera sin destino y con un final posiblemente poco atractivo 🙂

5) No darle suficiente importancia a la Gestión de los Riesgos

Este último punto, no por ello menos importante, sino todo lo contrario, es esencial para la correcta ejecución de un proyecto.

En muchos casos, se actua ante los riesgos de manera reactiva, es decir, cuando algo nos impacta, buscamos la solución. Esta no es la manera correcta de proceder.

Al iniciar un proyecto, debemos llevar a cabo un plan de riesgos, identificarlos, cualificarlos y buscar planes de respuesta a los mismos.

Este proceso de gestión de riesgos, lo deberemos hacer al inicio del proyecto y durante el desarrollo del mismo, por ejemplo haciendo uso de una matriz de riesgos y actualizándola en todas las reuniones de seguimiento de progreso.

Puedes ver más información sobre este importante tema en los siguientes artículos:

Hasta aquí la lista de los 5 Errores Graves en Gestión de Proyectos.

¿Añadirías algún otro problema con el que te hayas encontrado o que consideres esencial?

Espero tu feedback en los comentarios, y si has encontrado interesante la lectura, no olvides darle “like” y/o compartirlo para ayudar a mejorar las prácticas de gestión de proyectos 🙂

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

 

6 thoughts on “5 Errores Graves en Gestión de Proyectos: ¿Cómo evitarlos?

  1. Pablo Morales

    Alejandro, excelente identificación de las 5 errores más habituales en la gestión de proyectos.
    Al punto 3, agregaría que cuando un stakeholder nuevo aparece, de inmediato clasificarlo, ya que puede desconocer todos los alcances ya aprobados, y con mayor razón si tiene poder y control. Cómo experiencia lo hago notar. Es decir, la identificación de stakeholders debe ser dinámica.
    Saludos.

    • ceolevel

      Gracias Pablo por tu amable comentario.

      Efectivamente el proceso de identificación de stakeholders del proyecto es un proceso vivo, como el proceso de identificación de riesgos, se han de llevar a cabo al inicio del proyecto pero mantenerlo activo durante toda la duración del mismo.

      En cualquier momento pueden aparecer nuevos interesados y/o riesgos en el proyecto, que deberemos identificar, clasificar y gestionar activamente.

      Gracias de nuevo por tu aporte Pablo,

      Saludos,
      Alejandro.

  2. Dr Roberto Delgado

    No es posible olvidar el sistema de contratación durante el ciclo de vida del proyecto. Contrato de proceso o suministro mal elaborado implica riesgos.

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